1、公司檔案管理辦法 目錄 第一章總則 0.b.5E2RGbCAP 第二章紙質檔案管理 p11EanqFDPw 第三章聲像檔案管理 D2XDiTa9E3d 第四章檔案查借閱管理制度 3.RTCrpUDGiT 附件一、部門檔案管理人員的職責 50PCzVD7HxA 附件二、檔案資料立卷歸檔規則 0. jLBHrnAILg 附件三、聲像檔案整理、保管規則 0 xHAQX74J0X 附件四、光盤檔案管理細則 0.LDAYtRyKfE 附件五、光盤標簽 Z2zz6ZB2Ltk 附表一、計劃工作資料單 3.dvzfvkwMI1 附表二、查（借）閱文件資料申請單 4rqyn14ZNXI 附表三、借閱檔案催還單

2、 4.EmxvxOtOco 附表四、打（復）印文件資料申請單 5SixE2yXPq5 附表五、領用文件資料申請單 5.6ewMyirQFL 附表六、檔案交接清單 6.kavU42VRUs 附表七、聲像器材借用申請表 6.y6v3ALoS89 2 / 36 第一章 總則 第一條 為了規范和嚴肅公司檔案管理， 根據國家檔案法有關規定結合公司的具體 情況，制定本規章制度。 第二條 檔案工作的宗旨：收集齊全、及時歸檔、完好保存，方便利用。 第三條 檔案管理的基本原則及要求： 一、歸檔原則 1集中保管：公司各檔案材料由行政部集中保管。 2主動上交和積極催收相結合：各部門主動上交和行政部主動催收相結合。

3、3詳細登記：各部門將原文或其他各種介質的預歸材料整理完好，標著清楚，以 便分類歸檔。 二、交接原則 1 員工離職或請假超過 15 個工作日，當事人必須主動將經辦的檔案材料向接辦人 員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 檔案材料有損壞或缺失的，根據檔案材料的重 要性，每損壞或缺失一份，在考核結果中對相關責任人進行責任處理； M2ub6vSTnP 2 檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件，沒有合法的檔案材 料交接單，公司不予辦理相關手續。 （檔案交接單見附表六） 0YujCfmUCw 第四條 檔案管理的組織機構及責任劃分 檔案管理實行集中管理。 行政部集中統一管理，各部門負責部門檔案工作

4、，維護檔案的完整與安全。 一、行政部 行政部全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括： 1收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料； 2檔案材料的保管和銷毀； 3檔案材料的借閱、催還； 4指導部門檔案管理人員的工作； 5領導交辦的其他檔案管理工作。 二、部門檔案管理人員 1各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。 2 部門檔案管理人員在行政部的業務指導下，負責本部門檔案材料的具體管理工 作。其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。 eUts8ZQVRd 第五條 檔案管理分類 對檔案的管理，按照載體分為紙質檔案、聲像檔案。 第二章 紙質檔案管理 第六條 紙質檔案的內容 紙質檔案指一切以

5、紙質形式存在的檔案資料，對應于聲像檔案資料。 第七條 檔案的收集 檔案的收集按照以下兩種情況執行： 1、需要經行政部流轉的文件資料收集，正式文件一經產生，在流出行政部之前， 先交行政部歸檔（具體見“發文管理辦法”和“收文管理辦法”）。sQsAEJkW5T 2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經行政部流轉文件、檔案（如工 程圖紙、技術資料等）的收集，采到以下辦法收集： GMsIasNXkA 事先登記 A. 部門在每年制定工作計劃時均要同時注明各項任務要產生的檔案目錄清單， 并不得出現明顯漏報， 在制定完工作計劃 3 天內必須報送行政部， 行政部秘書根據部門 上報的情況， 結合以往工程或工

6、作情況和歷史經驗， 編制當年各部門應該上交的檔案材 料目錄并確定上交時間，下發各部門執行； TIrRGchYzg B. 公司各項目部在項目竣工驗收結束后 2 個月之內上交檔案材料； C. 對于公司部門會議文件， 各部門在召開會議前須到行政部申請會議室借用登 記，行政部按照登記向相關部門催收會議文件。 行政部秘書根據會議登記表向各部門催 收文件； 7EqZcWLZNX 事后查收 A. 行政部秘書根據各部門上報的檔案目錄清單和既定時間，及時向相關部門催收 檔案； B. 各部門須嚴格按規定主動、及時向行政部上交檔案材料； C. 對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時補齊外，根據資料 重

7、要性，在考核結果中對相關部門經理進行責任處理； lzq7IGf02E 1 / 36 D. 對于行政部秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結果中對行政部 秘書進行責任處理。 第八條 檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二， “檔案資料立卷歸檔規則” 。 第三章 聲像檔案管理 第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片 （母片）、照片（含底片 ）、光 盤和文字說明兩部分組成。 zvpgeqJ1hk 第十條 聲像檔案資料的收集 一、收集范圍 1反映公司主要職能活動，業務、工程等工作成果和存在問題的聲像資料； 2各級領導人參加的與公司有關的重大活動的聲像資料； 3公司有關人員組織或參加的

8、重要會議、會見以及外事活動的聲像資料； 4其它單位形成的與公司有關的重要聲像資料； 5其它具有保存價值的聲像資料。 二、收集方法及要求 1事先確認 制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 （合底片 ）的部門和人員，在 借用聲像器材時，經辦人認真填寫聲像器材借用申請表 ，詳細說明本次制作所 要形成的聲像檔案所制作的內容，數量和質量要求，完成時間。 （見附表八、聲像 器材借用申請表） NrpoJac3v1 2嚴格審核 經辦人經部門經理審核后，交行政部主任審批后，行政部即轉交聲像器材借 用申請表至行政部秘書，行政部秘書登記后借出器材； 1nowfTG4KI 3積極催收、嚴格檢查、驗收 A. 對

9、到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的， 行政部秘書積極催 收。 B. 行政部原則上只接收原版、原件。 C. 經辦人按規定上交的歸還器材時， 必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它 載體形態的檔案， 凡涉及公司重大事件的， 相關部門和人員應向行政部報送目錄和必要 的文字說明。fjnFLDa5Zo D. 行政部秘書嚴格按規定檢查經辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文 字說明內容要真實；底片、原件與影像、復制品要相符。tfnNhnE6e5 E. 如果因特殊原因未能按規定提交聲像資料，除非經部門經理、行政部主任審 核，總經理審批，否則視為私用公司財物，其形成費用不予報銷，在考核結果中對相關

10、 責任人進行處理。HbmVN777sL 第一條聲像檔案的整理和保管（見附件三、聲像檔案整理、保管規則） 第四章檔案查借閱管理制度 第十二條 公司員工可以根據公司確定的查閱權限，查閱有關文件。 第十三條由行政部秘書按相應的查閱權限原則上執行，如需越權查閱，需上一級 主管領導批準。 序號 職位 查閱權限 （A級一絕密，B級一機密，C級一秘密，D級一公開） 1 執行董事、總經理 A、B、C、D級文件資料 2 公司咼層管理人員 B級（含）以下文件資料 3 部門經理 C級（含）以下文件資料 4 一般員工 D級文件資料 A級文件（絕密）:指最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文 件資料，包

11、括：財務分析報告、工程決算材料；合同、協議文本；對高層管理者的考核 報告、評議等；對工資分配方案及所屬文件；涉及項目成本、利潤的報告或論證材料； 如投資計劃與分析、項目可研報告等；公司尚未實施或正在實施的經營戰略決策、公司 項目技術的核心資料；公司其它認為應列入絕密范疇內的文件資料及聲像材料。V7l4jRB8Hs B級文件（機密）：指重要的公司文件，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料， 包括：公司注冊及相關文件；技術資料、工程建設的重要圖紙；立項報告、業務進度分 析報告；各種末正式批復或采取的計劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來 83ICPA59W9 往文書，政府部門對公司的處罰

12、決定等；公司其它認為應列入機密范疇內的文件材料及 聲像材料。如經濟糾紛、工程招投標文件等。 C 級文件 （秘密 ），包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應列為秘密 的文件資料及聲像材料，如給領導的函件、竣工圖、竣工資料等。 mZkklkzaaP D 級文件 （普通）：指一般性的， 可以提供給所有的員工查考利用的文件資料， 包括： 平時各種工作條例、規章制度；一般業務工作來往文件（不涉及絕密、機密的文件 ）；各 類一般性的請示、通知、會議紀要，簡報、情況反映等；行政管理工作的計劃、總結、 報告；一般性的月、季工作計劃與總結報告；有關干部任免、調配、定級等的文件；財 產、物資、檔案等各類

13、行政交接手續憑證，其它。 AVktR43bpw 查（借）閱檔案（包括資料、文件、光盤）必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可 查（借）閱； 密級檔案在行政部查閱，不能帶出，必須帶出行政部查閱的，需行政部主任審核報 總經理簽字才可。 第十四條 檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時間不超過十天，密級檔 案不超過一星期。并且必須得到行政部主任審批并辦理相關手續（見附表二）ORjBnOwcEd 第十五條 借閱檔案的人必須愛護檔案， 要保護檔案的安全與保密， 不得擅自涂改、 勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉借或損壞。 2MiJTy0dTT 第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄

14、文件，須經行政部主任批準 并辦理相關手續。（見附表四）并由行政部秘書負責打印、復印。但須進行技術處理， 保證復印件與原件有明顯的區別， 并且只復印文件上相關的部分， 其他與其查閱無關的 內容在復印時必須進行遮蔽處理； gIiSpiue7A 第十七條 借用的檔案，當事人必須在規定時間歸還行政部；如確需延期，當事人 必須提前一個工作日辦理續借手續（見附表三） 。否則視為無故不及時歸還，在考核結 果中對責任人進行責任處理。 uEh0U1Yfmh 第十八條 借閱檔案交還時，必須當面點交清除，與發現遺失或損壞，應立即報告 領導，并根據文件性質、損壞程度在考核結果中對責任人進行處理。 IAg9qLsgBX

15、 第十九條 外部合作單位查閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能查 閱，但不能將檔案帶離行政部。 第二十條 外部合作單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的資料要進行審 查、簽章。 4 / 36 附件一、 部門檔案管理人員的職責 部門檔案管理人員要接受公司行政部的業務指導、監督和檢查，學習公司的檔案管 理制度，按公司檔案管理制度管理本部門的檔案資料，其主要職責如下： WwghWvVhPE 一、對部門已結案工作所產生的文件及時收集、整理，按規定向行政部移交（各種資料、 上級批文、圖紙、聲像資料等 ） ； asfpsfpi4k 二、負責部門文件資料的整理、統一編號及提供利用； 三、負責部

16、門檔案資料的安全保密工作，每月進行安全保密檢查，向行政部匯報工作， 接受行政部的監督檢查，并定期（一般為三個月一次）和行政部秘書進行清單核對； ooeyYZTjj1 四、根據檔案管理制度規定各部門要建立檔案登記本，嚴格規范檔案交接收發手續（見 附表六、檔案交接清單） ； BkeGuInkxI 五、負責對部門的電子文件資料進行備份整理，保證各種文件的安全可靠； 六、負責本部門計算機的正常運行和使用，每周堅持殺病毒。 0 / 36 附件二、檔案資料立卷歸檔規則 檔案資料立卷歸檔規則 為了完整、準確、系統地保留公司生產活動中形成的具有保存價值的文件材料，保 持文件之間的歷史聯系，便于查找和利用，依據

17、有關國家標準和規范，結合公司具體情 況，特制定本規則。PgdOOsRIMo 第一條、本規則規定了公司文件材料歸檔整理的原則、方法和基本范圍，并以工程項目 資料為例。 第二條、本規則依據國家檔案局工業企業檔案分類試行規劃 ，自治區檔案局企業 事業單位管理文件材料歸檔整理試行規劃 和國家質量技術監督局頒布的 科學技術檔 案案卷構成的一般要求國家標準（GB/T11822- 2000）,結合公司具體情況制定。 3cdXwckm15 第三條、名詞 一、立卷-公司本部各部門或項目部的文件資料管理工作人員，將平時收集、保管的 文件，對其中已形成結果齊全的文件、技術資料按歸檔的標準和要求，進行分類整理， 裝訂

18、成冊的工作過程，稱之為立卷。h8c52WOngM 二、 移交-是指項目部在工程竣工后二個月內或公司本部各部門在每年1月底前將上 年度本部門工作形成的文件資料立卷、造冊，移交公司檔案室保管的過程。v4bdyGious 三、歸檔-凡是反映本公司工作（含工程施工）生產活動，具有查考利用價值的文件 材料，通過相關人員移交檔案室檔案管理人員管理，稱之歸檔。J0bm4qMpJ9 四、銷毀-是指由檔案部門負責人和檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進 行鑒別、登記后，會同公司指定的監審部門人員一道將保管到期的檔案進行處理（一般 焚燒、粉碎處理）的工作過程。XVauA9grYP 第四條、文件材料整理排放的

19、要求。 文件材料的整理以件為單位進行分類、裝訂（整理、裝訂排放要求見下表），再按 分類進行排列、編號、編目，裝盒，按此順序進行，直至編入總目錄中上架擺放、保管、 利用（參閱）bR9C6TJscw 整理單位：一般以每份文件材料為一件，每項工程圖紙為一件。 整理時要求 裝訂時排放要求 文件正本與定稿為一件 正本在前，定稿在后 文件正文與附件為一件 正文在前，附件在后 文件原件與復印件為一件 原件在前，復印件在后 轉發文與被轉發文為一件 轉發文在前,被轉發文在后 來文與復文為一件 復文在前，來文在后 報表、名冊、圖冊等 每冊（本）為一件 第五條、文件、資料、圖表立卷、歸檔的要求 一、移交公司檔案室文件、資料、圖表份數為一份，有原件者應交原件，承包的工程如 業主或甲方另有要求時，按其要求移交他們所需的份數。pN9LBDdtrd