1、XX 化妝品有限公司文件和資料管理1. 目的本規(guī)程對公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準、發(fā)放、作廢、文件編號的申請、記錄管 理等進行了規(guī)定， 確保公司所有文件都受控， 各部門及各崗位都使用文件的有效版本， 并在實際工 作中有效實施。2. 適用范圍本規(guī)程適用于公司各部門及所有文件和資料的管理。3. 術(shù)語和定義參見 ISO9000:2000 之規(guī)定。4. 職責(zé)4.1 各部門按職能負責(zé)行使文件和資料的歸口管理工作， 總經(jīng)理辦公室負責(zé)對各部門的文件管理進 行指導(dǎo)和監(jiān)督；各部門負責(zé)所起草文件和資料的統(tǒng)一標識、協(xié)調(diào)、發(fā)放、回收、銷毀等控制工作；4.2 各部門按其主管業(yè)務(wù)范圍負責(zé)有關(guān)公司文件的編寫 /審

2、核/ 批準，負責(zé)貫徹執(zhí)行批準發(fā)布的文 件；4.3 各部門負責(zé)本部門記錄表格的審核、批準和發(fā)放；4.4 各部門負責(zé)對本部門持有文件進行有效管理并保證其有效實施；4.5 各部門應(yīng)密切關(guān)注文件的執(zhí)行情況和反饋信息并及時組織修改；4.6 全員執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)文件存在問題時，應(yīng)及時填寫信息反饋表交其部門負責(zé)人審閱后，由其傳 送文件編制的責(zé)任部門。5. 工作程序5.1 文件的分類5.1.1 一級文件：質(zhì)量手冊；5.1.2 二級文件：程序文件；5.1.3 三級文件：作業(yè)指導(dǎo)書；5.1.4 記錄表格5.1.5 規(guī)范、標準5.1.5.1 公司內(nèi)部技術(shù)標準a. 包裝材料檢驗標準（包括包裝材料通用標準、包裝物料產(chǎn)品標

3、準等） ；b. 化工原、輔料檢驗標準；c. 成品質(zhì)量標準 / 產(chǎn)品內(nèi)控標準；d. 已備案的企業(yè)標準；e. 工藝技術(shù)文件；f. 引用國家、行業(yè)或其它標準，目前正作為公司產(chǎn)品的執(zhí)行標準；g. 國家強制執(zhí)行的有關(guān)標準；5.1.5.2 公司外部參考標準（包括可收集到的國際、國內(nèi)先進標準，同行企業(yè)標準等） ；5.1.6 顧客提供的文件和資料（包括圖樣）5.1.7 法律、法規(guī)（包括產(chǎn)品質(zhì)量法、消費者權(quán)益保護法等） 。5.1.8 公司內(nèi)部各項管理規(guī)范、制度5.1.9 公司內(nèi)部各部門之間、與公司外部之間的發(fā)出公文。其中 5.1.1-5.1.9 所描述的文件為受控文件。5.2 文件的編寫、審核和批準5.2.1

4、文件的編寫5.2.1.1 品質(zhì)/ 技術(shù)部組織編寫質(zhì)量手冊管理規(guī)程 、程序文件管理規(guī)程 、作業(yè)指導(dǎo)書管理規(guī) 程、表格管理規(guī)程，對文件編寫的格式、文件內(nèi)容要求及表格格式等進行規(guī)定，并下發(fā)到各職 能部門，同時組織各部門指定的文件編寫人員學(xué)習(xí)以上文件。5.2.1.2 各部門按照質(zhì)量手冊管理規(guī)程 、程序文件管理規(guī)程 、作業(yè)指導(dǎo)書管理規(guī)程 、記錄表格管理規(guī)程及本規(guī)程的相關(guān)規(guī)定進行文件編寫工作和表格的設(shè)制，編寫人員應(yīng)熟悉ISO9001：2000 標準要求和本文件所規(guī)定的內(nèi)容，對所編寫的文件的全面性、準確性、符合性、適用性和有 效性負責(zé)；5.2.1.3 對 5.1.5.1 所規(guī)定的公司內(nèi)部技術(shù)標準由品質(zhì) /技

5、術(shù)部組織編寫 技術(shù)文件管理規(guī)程（或 分別制定標準管理規(guī)程 、工藝管理規(guī)程、配方管理規(guī)程等技術(shù)文件） ，由品質(zhì)/技術(shù)部按照 本規(guī)程進行相應(yīng)文件的編寫工作。5.2.1.4 各部門依據(jù)工作需要按照公司制定的模版， 自行進行日常公文的起草、 審核、批準和傳遞 工作。5.2.2 文件審核5.2.2.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核；程序文件、管理規(guī)范由各責(zé)任部門經(jīng)理審核；作業(yè)指導(dǎo) 書由各部門業(yè)務(wù)負責(zé)人審核；公司內(nèi)部技術(shù)標準由品質(zhì) / 技術(shù)部負責(zé)人審核；審核人對所審定的文 件（包括所涉及的表格）進行簽名確認，同時要簽具審核日期；5.2.2.2 審核人對文件的有效性、適用性、系統(tǒng)性負責(zé)；5.2.2.3 當(dāng)文件涉

6、及多個部門執(zhí)行時， 由文件編寫部門組織相關(guān)部門對文件內(nèi)容進行會審， 會審人 員對審定通過的文件進行簽名確認并簽具會審日期；5.2.3 文件批準5.2.3.1 質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準；程序文件、管理規(guī)范由總經(jīng)理 / 管理者代表批準；作業(yè)指導(dǎo)書 由各部門負責(zé)人批準； 公司內(nèi)部技術(shù)標準由管理者代表或指定人員批準； 表格隨文件的類別所規(guī)定 的權(quán)限進行批準，如涉及程序文件、管理規(guī)范的表格則由總經(jīng)理 / 管理者代表批準，以此類推。5.2.3.2 批準人對文件所涉及的資源配置需要增加給予有效支持，對文件的可操作性及有效性負 責(zé)。5.2.3.3 公司所有質(zhì)量體系文件必須按照 5.2.3.1 的規(guī)定進行批準，然后

7、到品質(zhì) / 技術(shù)部備案后才 能下發(fā)實施；5.2.3.4 所有文件經(jīng)規(guī)定的權(quán)限批準時， 批準人必須簽署本人姓名和批準日期， 否則視為無效文件， 執(zhí)行部門有權(quán)拒絕執(zhí)行。5.3 文件標識文件標識的內(nèi)容包括文件編號、 受控狀態(tài)及文件的有效性標識， 以上所有標識對該文件而言都是唯 一的。531文件編號531.1 公司內(nèi)部通用標準和產(chǎn)品標準編號格式為：Q/BB XXX-YYYY其中：Q-企業(yè)內(nèi)部標準代號BB-公司代碼：GL xx化妝品有限公司（廣州工廠）SL xx化妝品有限公司（汕頭工廠）LC-xx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）XXX-順序號（001-999）丫丫丫丫年號（以自然年號為準）5.3.1

8、.2 一般性技術(shù)標準、管理規(guī)范和制度編號格式為BBDDAAATTXXX格式。部門下一級機構(gòu)（TT）部門代號（AAA文件類別（DD）公司代碼（BB）其中: BB公司名稱代號：GL xx化妝品有限公司（廣州工廠）SL xx化妝品有限公司（汕頭工廠）LCxx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠） DD文件類別（詳見附表 1本公司一般性技術(shù)標準、管理規(guī)范和制度編號） AAA提出該作業(yè)指導(dǎo)書的部門 TT 部門下一級機構(gòu)的編號（如車間、科、室等）可以是從01 99之間的任何數(shù)字 XXX順序號，可以是從000 999之間的任何數(shù)字 VV修正號，如是新作業(yè)指導(dǎo)書，則定義 VV為00,作業(yè)指導(dǎo)書每修正一次，VV則

9、遞增01, VV可以是從00 99之間的任何數(shù)字。531.3 公文FE 字（BBBB XXX號其中：F-部門英文縮寫MG總經(jīng)理辦公室；PD-生產(chǎn)部；PMC-PM部；HR-人力資源/行政部；MRK銷售部；FIN-財務(wù)部；QT-品質(zhì)/技術(shù)部E-公文種類簡稱，如：聯(lián)絡(luò)書簡稱為聯(lián)。BBBB公元年號XXX順序號5.3.2文件受控狀態(tài)所有文件必須標識受控狀態(tài)，蓋藍色5.3.2.1所有文件分為兩種狀態(tài)，即“受控”和“非受控”“受控”或藍色“非受控”章。印章格式如下：XX XX文件管理專用章XX XX文件管理專用章5.322所有受控文件只能為使用者在工作崗位上使用，一律不允許對外（包括公司內(nèi)與本崗位無 關(guān)的人

10、和公司外部）；非受控文件可以對外，但必須有發(fā)放登記，領(lǐng)取人需辦理相應(yīng)的簽領(lǐng)手續(xù)。5.3.3文件有效性標識 5.3.3.1所有文件必須到品質(zhì)部備案，并在文件封面加蓋文件管理專用章、同時對文件進行唯一編號方為有效。5.3.3.2若為作廢文件，由各部門回收，文件管理員加蓋紅色“作廢”章；印章格式如下:XX XX文件管理專用章5.4文件發(fā)布、發(fā)放5.4.1所有質(zhì)量體系文件必須經(jīng)編寫人、審核人、批準人簽名確認，報品質(zhì)/技術(shù)部備案對文件進行標識后才能發(fā)布，否則視為無效文件；5.4.2所有質(zhì)量體系文件的發(fā)放由品質(zhì)/技術(shù)部文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到各部門文件 管理員，各部門文件管理員按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單

11、再發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手中。5.4.3所有管理文件由各部門文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到相應(yīng)部門文件管理員，再按部 門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應(yīng)的工作崗位人員手中；5.4.4 公司所有的文件管理員必須建立文件管理臺帳，發(fā)放文件時，要求文件領(lǐng)取人在管理臺帳上 完成簽名及簽署領(lǐng)取日期手續(xù)；5.4.5 當(dāng)文件、 資料有嚴重的損壞等不能正常使用時， 使用部門應(yīng)申請更換， 經(jīng)部門負責(zé)人批準后 交回破損文件，由原始文件發(fā)放部門文件管理員用原件復(fù)印并完成標識后按 5.4.2 和 5.4.3 規(guī)定發(fā) 放，并在文件管理臺帳上注明補發(fā)原因； 文件發(fā)放部門的文件管理員對破損文件加蓋“作廢” 章并 妥善保存；5

12、.4.6 當(dāng)使用部門丟失文件，使用者必須說明原因經(jīng)部門負責(zé)人核實后提出補發(fā)申請，然后按發(fā)放 規(guī)定進行；5.5 文件更改5.5.1 質(zhì)量體系文件、資料需更改、更新時，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責(zé)人填 寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證據(jù) , 將所有 與文件更改相關(guān)的資料匯總， 提交品質(zhì) / 技術(shù)部，再由品質(zhì) / 技術(shù)部將需更改的信息傳達到文件的原 編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按 5.2 規(guī)定進行；5.5.2 管理文件需更改、 更新時，應(yīng)由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責(zé)人填寫 “文件更 改申請單”說明

13、更改原因， 將所有與文件更改相關(guān)的資料匯總， 提交原編寫部門，由編寫部門提出 更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按 5.2 規(guī)定進行；5.5.3 文件、資料更改的審批應(yīng)由原審批人或相應(yīng)職權(quán)的人員進行，同時應(yīng)獲得原始審批資料。5.5.4 文件、資料更改批準后，才允許發(fā)布。文件更改時注明更改標記和更改生效時間，由品管部 文件管理員按照 5.4 規(guī)定的原發(fā)放清單發(fā)放修正后的文件、 資料，同時回收原文件、 資料并對回收 文件進行“作廢”標識。對重要更改還應(yīng)發(fā)放“文件更改通知單”告知文件、資料使用人。5.5.5 所有文件更改在未獲批準前一律執(zhí)行原文件的規(guī)定。5.6 文件作廢及處理5.6.1 各部門文

14、件管理員必須控制現(xiàn)場的作廢文件、 資料，所有使用現(xiàn)場不允許出現(xiàn)任何作廢的文 件（包括已經(jīng)作廢但未標識的文件）。5.6.2 作廢或換版前的文件、資料由各部門文件管理員按“文件管理臺帳”收回并記錄，進行“作 廢”印章標識；質(zhì)量體系文件由各部門文件管理員上交品質(zhì) / 技術(shù)部文件管理員進行“作廢”印章 標識；絕不允許現(xiàn)場出現(xiàn)任何“作廢”文件，以防誤用。5.6.3 各部門文件管理員每年的 7 月份匯總所有的作廢文件，統(tǒng)一填寫 “文件銷毀申請單” ，說明 作廢及銷毀原因，報各部負責(zé)人審核后，需有兩人在場完成銷毀工作。需作資料保留的作廢文件， 文件管理員需填寫“作廢文件留用申請單”，經(jīng)各部負責(zé)人同意后，方能

15、留檔備存，原則上所作廢 銷毀的文件都必須保留 2 份作為歷史檔案以備查。5.7 文件保管、復(fù)制、貯存、歸檔5.7.1 文件管理員對文件的管理必須建立文件管理臺帳 ，文件的收、發(fā)、銷毀、更改的信息都 必須在臺帳上進行登記。5.7.2 文件的復(fù)制者必須申請，填寫文件復(fù)制、補發(fā)申請表 ，經(jīng)部門負責(zé)人審核批準后，由文 件管理員登記并向各部文件管理員索取文件原件進行復(fù)制，任何單位和個人不得隨意復(fù)制任何文 件，所有文件上只允許原始的文件管理專用章出現(xiàn)，而不允許有任何復(fù)印的文件管理專用章出現(xiàn)， 否則視為違規(guī)。5.7.3 文件的使用者和管理者對于所有文件都必須妥善保存，確保文件完好，并注意保密工作，不 得隨意

16、借與他人進行復(fù)制。5.7.4 所有文件的原件都必須統(tǒng)一由各部文件管理員進行歸檔管理， 文件管理員建立相應(yīng)的文件檔 案，并有適宜的環(huán)境條件以保證歸檔的文件保持完好，符合國家規(guī)定的檔案管理要求。5.7.5 文件管理員必須堅持原則， 認真管理好所有文件， 確保文件的有效性， 同時應(yīng)注意保密工作， 不得將文件任意復(fù)制和傳播。5.8 文件存載的媒體本公司所有文件所采用的媒體可以是計算機軟件、 軟盤、光盤和書面文件， 在目前公司 MIS 系統(tǒng)不 健全的情況下，一律使用書面文件形式，同時完成簽名手續(xù)。6. 支持性文件6.1 質(zhì)量手冊管理操作規(guī)程6.2 作業(yè)指導(dǎo)書管理操作規(guī)程6.3 表格管理操作規(guī)程7. 質(zhì)量

17、記錄標準表格7.1 文件管理臺帳7.2 文件更改申請、審批表7.3 文件作廢留用銷毀申請表7.4文件分發(fā)清單 7.5文件復(fù)制、補發(fā)申請表7.6文件更改通知單8. 引用文件IS09001: 20009. 附件9.1附表1:本公司一般性技術(shù)標準、管理規(guī)范和制度編號附表1:本公司一般性技術(shù)標準、管理規(guī)范和制度編號AAATTDD01-經(jīng)營決策02-市場調(diào)研03-產(chǎn)品銷售04-廣告宣傳05-售后服務(wù)800-總經(jīng)理辦公室0006-資金管理07-價格管理08-會計管理09-統(tǒng)計工作10-審計工作11-外事工作12-程序文件13-作業(yè)指導(dǎo)書14標準表格15-質(zhì)量記錄16-計量檢測17-儀器設(shè)備18-質(zhì)量信息19-質(zhì)量培訓(xùn)20-人事管理21規(guī)章制度22-薪資勞保23-教育培訓(xùn)24-后勤管理25-行政事務(wù)26安全保衛(wèi)27-計劃調(diào)度28-車間管理29-安全管理30-設(shè)備管理31-工藝管理32-環(huán)境保護33-能源管理34-采購管理35-倉儲管理36-產(chǎn)品管理37-科技管理38-