1、管理規范靠臺賬：好臺賬勝過好助手做好行政臺賬，內部管理井然有序2 .文件收發記錄行政收發文件管理相關記錄表格，見表 4-2表4-7。表4-2文件投遞單年 月 日文件類型密 級件 數收件部門/收件人備 注收件人：表4-3受控文件發放編號管理表序 號分發編號派發對象序 號分發編號派發對象101總經理808倉管部202管理者代表909行政人事部303iso辦公室1010采購部404生產部1111銷售部505工程部1212咨詢公司606質量部1313認證機構707財務部表4-4 收文登記表編號：年度:收文號收文日期來文單位來文字號文件標題附件份數密級緩急承辦單位簽收入復文號歸卷日期歸入卷號備注月日填表

2、:審核:表4-5收文處理單編號：來文單位日期字號內容摘要附件主辦部門擬辦意見領導批示辦理結果歸卷日期歸入卷號填表：審核：表4-6 發文登記表編號：年度：發文序號日期發文部門文件類別文件標題/事由收文部門份數印章用印人批準歸卷日期歸入卷號備注月日填表:審核:表4-7公文會簽單編號:發文單位發文文號發文日期年月日時限口普通件口急件 口特急件密級口普通 口秘密口機密 口絕密內容（續）會簽順序單位接文時間交文時間行政部轉呈時間1月日時月日時月曰時2月日時月日時月曰時3月日時月日時月曰時備注做好行政臺賬，內部管理井然有序3 .會議文件及記錄企業會議臺賬的相關表格，見表 4-8表4-18。表4-8 會議計

3、劃表編號：年度:月份會議相關信看1月2月3月4月5月6月7月8月12月會議名稱會議性質開會地點（續）月份會議相關信1一一- _1月2月3月4月5月6月7月8月12月開會日期會議時間參會部門預計人數主持人會議宗旨及議題根據公司當月情況進行規定審核人:表4-9會議議程安排表編號：會議主題會議類型會議主辦單位會議負責人會議主持人會議摘要:會議議題/內容議題1議題名稱：序號時間內容發言人議題2名稱：序號時間內容發言人出席人員會議記錄員會議注釋:表4-10會議通知單通知日期： 年 月 日接收部門發文部門會議名稱會議時間會議地點會議聯系人會議參加人員名單:會議注意事項：1.2.會議聯系人：會議聯系電話：簽

4、章處：通知回執聯會議通知已收到，內容詳細了解，口能 口不能 屆時參加。謝謝！簽名：年 月 日表4-11會議程序表編號：會議程序會議時間： 年 月 日會議地點：1 .記錄出席人姓名2 .統計缺席人姓名（附理由）程 序內 容發言人1入座，宣布開會2闡述經營理念3會議最高職位人致詞4說明議題、議案5補充說明、報告6討論問題（質疑應答）7決議事項確認8下次會議討論事項確認9散會致詞10會議結束一（續）主管審核：領導審批：年月日年月日表4-12 會議記錄表編號：填寫日期:會議時間地點主持人記錄人會議名稱參加者會議議題會議過程會議決策記錄審核人審核結果表4-13 會議紀要表編號：會議主題：會議主席會議主持

5、會議記錄人核準頁數列席人員名單：出席人員名單:會議決議內容序號決議事項負責人決議提出人完成時間表4-14會議用品明細表使用日期：年 月日會議名稱：會議主持人：參加單位：參加人員：會議必備用品名稱單 位數 量規 格備 注文具筆支便條紙本一般設備桌子張椅子個黑板面黑板架個講臺個茶杯個煙灰缸個會議特定用品電器錄音機臺錄像機臺音響臺投影機臺電影放映機臺幻燈機臺麥克風個特定會議用品相關說明：表4-15 決議事項確認表決議事項決議內容達到目標所需支持執行措施執行負責人備注表4-16決議事項實施表會議名稱:決議事項決議日期決議負責人部門執行負責人實施目標實施進度等評 價各部門每個月的實施檢查表月份實施進度評

6、 價月份實施進度評 價142536表4-17 會議室使用申請表填寫日期：使用日期使用時間會議名稱具體地點參會人數所需設備備注申請使用單位管理單位名稱填表人主管管理人主管經理表4-18 會議記錄目錄臺賬年度：會議日期會議形式會議主題內容摘要頁碼i己錄人備注管理規范靠臺賬：好臺賬勝過好助手4 .檔案管理工作臺賬檔案管理臺賬的相關表格，見表 4-20表4-28。表4-20 檔案檢索工具統計表編號：年 度數量（本）項目案卷目錄歸檔文件目錄會計檔案目錄科技檔案目錄照片檔案目錄聲像檔案目錄業務檔案目錄表4-21 卷內目錄檔號:順序號文號責任者題名日期頁號備注表4-22 卷內備考表單位名稱立卷時間案卷目錄號

7、案卷號立卷人監督人本卷內的文件張數本卷內需說明的情況表4-23 案卷索引表序號案卷號案卷題名建檔日期儲存位置保存期限表4-24 分類文件目錄表順序號案卷號文件號文件標題（文件內容）責任人歸卷日期備注表4-25 檔案調閱申請單編號:申請部門部門負責人調卷人/經辦人檔案名稱及代碼用途是否設密及密級調閱時間行政部經理審批總經理審批歸檔記載管檔人表4-26 檔案索引表編號:序號檔案號檔案名稱建檔日期儲存位置檔案內容處理表4-27 檔案明細表編號：全宗號目錄號案卷號移出歸還日期單位名稱經手人姓名管理人員簽字日期管理人員簽字表4-28 檔案調閱單編號：填寫日期： 年 月 日類 別調卷部門調卷人文件內容摘要

8、調閱用途調閱期限自年月日起至年月日止，計日原收文編號借出日期檔 號歸還日期備 注保管人簽章5 .辦公用品管理臺賬辦公用品管理臺賬的相關表格，見表 4-29表4-47。表4-29 辦公用品采購清單編號:部門辦公用品數量單位規格備注總經理室研發部業務部財務部人事部辦公區填表：審核:表4-30 辦公用品需求計劃表部門：月份： 年 月辦公用品品名代號部門單價數量金額辦公用品品名代號部門單價數量金額小 計小 計預算金額實際金額個人領用類（每人每月 50元）業務領用類部門主管:經理:經辦人:做好行政臺賬，內部管理井然有序表4-31 辦公用品采購申請單編號：填單日期：年 月日物品名稱規格用途單位數量需用日期

9、估計價值簽注總經理批準年月日辦公室主任意見年月日請購部門負責人意見年月日表4-32辦公用品入庫登記表編號：年 月日期用品名稱數量米購人員收貨人員（保管員）備注填表：審核：表4-33 庫存物品分類記錄表編號：類別:品名單位數量入庫日期出庫日期領用單號當前庫存填表:審核:表4-34 庫存記錄卡編號：填表日期:物品名稱庫存參考號單位數量最大庫存量最小庫存量再訂貨量具體項目記錄日期接收發放余額數量發票號供應商數量申請號個人部門記錄人:表4-35 辦公用品申領單編號：日期： 年 月 日項次辦公用品品名規格單位數量金額特殊要求1234合計保管員：領用部門經辦人：部門主管：表4-36 辦公用品發放領用臺賬（

10、登記表）編號：年 月物品名稱部門數量規格領用人領用日期備注合計保管人員:表4-37辦公用品配發一覽表編號：填寫日期： 年 月 日 品名 數量、姓名二、備注合 計行政部主管：辦公用品保管員：填表人:表4-38 部門辦公用品統計表編號：部門：填表日期： 年 月 日名稱規格/型號數量金額存放地點負責人備注審核人：填表人:表4-39辦公用品盤點報告表編號：盤點日期年 月日編號名稱規格單位單價上期結存本期購進本期 發放數本期結存備注數量金額數量金額財務主管:行政主管：保管員：表4-40 工服配置管理表編號：品名/類別規格編號購入日購入價格配發日配發對象上交日換發日換發負責人審核人:復核人:填表人:表4-

11、41 員工工服領取單編號：填表日期：年 月日領取人姓名工作證號所屬部門職別入司日期領取原因口新員工口職位調動口原工服破損口原工服丟失工服明細品名/類別規格型號編號領取數量備注審批記錄行政部經理行政主管部門負責人工服庫管員申領人表4-42 辦公用品一覽表辦公用品名稱規格單位單價（元）代號辦公用品名稱規格單位單價（元）代號表4-43 辦公用品使用情況登記表使用部門管理部門：名稱編號規格廠名或牌號構造附屬設備存放地點耐用年限原價增加價值日期摘要憑證號數單位數量增加減損結存填表：審核：表4-44辦公用品耗用統計表年月（單位:元）部門上月耗用金額本月耗用金額差異額差異率（）人數說明代號名稱主管:經辦人:

12、表4-45 辦公設備故障登記表編號：年 月故障日期設備名稱故障情況故障報告人采取的措施維修日期主管：經辦人：表4-46 辦公設備故障維修記錄編號：年度：設備名稱所在位置購買 日期單價供應商生產商故障類型損壞 記錄維修 協議維修 費用使用人員經辦人主管：經辦人：表4-47 辦公設備檢修記錄表編號：年 月檢修日期設備名稱檢修項目檢修原因檢修結果檢修員備注主管:經辦人:管理規范靠臺賬：好臺賬勝過好助手6 .行政辦公費用清單行政辦公管理臺賬的相關表格，見表4-51表4-60。表4-51 辦公費用明細表編號：年 月序號日期辦公用品通信費業務接待費差旅費交通車管費會務費裝修費廣告費其他名稱金額名稱金額名稱

13、金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額名稱金額填表：審核：表4-52行政費用申請單編號：部門：填寫日期：（單位:元）費用類別金額用途說明附件張數合計人民幣（大寫）報銷人：審核人：主管領導：表4-53各部門行政費用統計表年度：統計日期：（單位：元）序號部門人員差旅費交通費燃油費通信費備注1銷售部2填表:審核:表4-54購置禮（贈）品清單編號:業務名稱物品名稱購買數量單價規格備注填表：審核:表4-55 禮（贈）品領取登記表編號:物品名稱總數量單價領取人領取數量領取時間禮品用途備注合計填表：審核:表4-56 業務招待費用申請表表4-57 辦公電話安裝申請表申請日期：月日申請人部門職務申請理由申

14、請數量用途說明備注申請人：部門經理：行政經理：表4-58 電話充值卡領用登記表編號：序號領用人領用部門數量面額上次領用時間本次領用時間充值號碼填表：審核:編號：表4-59 員工出差申請表申請日期：出差人姓名部門職務費用預算出差起止時間年月日至年月日長途交通費陪同人員住宿費業務招待費地點與事由其他合計擬定借款金額萬仟 佰 拾 元角 分長途交通工具部門：申請日期：年月日表4-60 公司車輛出行記錄表編號：序號駕駛員出行時間初始地點目的地點行駛里程用途燃油費用備注填表:審核:7 .工作人員報銷記錄員工報銷管理臺賬的相關表格，見表 4-63表4-73。表4-63 報銷記錄表編號:序號日期報銷人報銷內容

15、金額（元）確認簽名填表：審核:表4-64報銷單據記錄臺賬編號：日期序 號內 容金 額備 注1有票2無票總計填表：審核：表4-65報銷票據接收記錄編號：序號交票日期姓名返還日期簽收入票據份數票據金額本人簽字備注總計填表:審核:表4-66費用報銷申請單編號：填報日期：年 月日姓名部門職務附件張費用項目內容說明費用金額千百十萬千百十元角分金額（大寫）合計財務審批部門主管審批財務復核部門審核經辦人報銷人表4-67差旅費用報銷單編號：填報日期：年 月 日（單位：元）姓名職務出差事由部門起止日期年_一月日年_月一日共計一天備注交通費用日期起止交通費住宿費餐費其他金額合計附地點補助費用十萬千百十元角分件張金

16、額（大寫）財務審批部門主管審批財務復核行政部審核經辦人報銷人表4-68外勤費用報銷單編號：填表日期： 年 月 日員工姓名所屬部門報銷時間備注序號費用類別大寫小寫0001交通費0002資料費0003交際費0004補貼費0005其他費用合 計財務審批部門主管審批財務復核部門審核經辦人報銷人表4-69車輛費用報銷單編號：填表日期：年 月日駕駛員部門車號預支期間年月日年月日車型項目張數金額（單據粘貼處）合計金額（大寫）財務審批部門主管審批財務復核部門審核經辦人報銷人表4-70通信費用報銷單編號：填表日期：年 月日部門使用人通信工具類別口固定電話口移動電話口其他號碼費用（合計）大寫費用明細總經理（簽字）

17、主管領導（簽字）審核（簽字）表4-71電話費用報銷統計臺賬姓名所屬部門3小岡位報銷金額備 注表4-72招待費用報銷單編號：填表日期： 年 月 日姓名職務招彳寺事由部門招待對象招待人數客人人，箔同人備注日期招待餐飲費住宿費禮品其他金額合計地點禮金費用十萬千百十元角分附件張金額（大寫）合計財務審批部門主管審批財務復核部門審核經辦人報銷人年 月日年 月日年 月日年 月日年月日年 月a表4-73 部門費用報銷明細表編號：填表日期： 年 月 日序號報銷時間報銷人員所屬部門費用類別入額（元）出額（元）余額（元）備注123做好行政臺賬，內部管理井然有序8 .印章使用及管理記錄企業印章管理臺賬的相關表格，見表

18、4-74表4-80。表4-74 用印登記簿編號:用印日期文件名稱發文號印章類別蓋章次數使用人批準人用印事由填表：審核:表4-75 印章使用審批表編號:編號用章部門蓋章時間印章類別蓋章次數文件發文號文件名稱備注用章人（簽章）批準人（簽章）注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途表4-76 印章使用申請單編號:部門申請日期年 月日用印類別用印份數文件名稱文件說明申請人核準人表4-77 印章管理登記表編號：種類區分名稱印章內容管理責任人辦理責任人備注公司印章名印公司名印公司全稱行政部經理行政部經理部門印章部門印行政部印公司名、部門名行政部經理行政事務主管分店工廠名分店印公司名、分店名xx分店經理分店行政科長職務印章董事、經理職務名稱行政部經理行政事務主管金屬制部長印財務部經