某某國際投資基金管理（北京）有限公司行政管理制度總則為使公司行政管理規范化、制度化，保證各項工作的順利進行，提高工作效率，結合本公司實際，制定本辦法。本規定適用于某某國際投資基金管理（北京）有限公司全體員工。本規定包括以下內容第一章工作職責第二章基本行為規范第三章會議制度第四章辦公環境行為管理第五章電話及郵件管理第六章辦公設施及辦公用品管理第七章報刊、書籍管理第八章公司公文處理方法第九章保密工作條例第十章印章管理第十一章鑰匙管理第十二章檔案管理第一章行政部工作職責一、目的加強公司辦公管理，提高辦公效率，降低辦公成本二、原則行政管理貫徹“規范、效率、效益”的理念規范以制度規范行政管理效率有助于提高整體工作效率效益減少資源耗費，降低成本三、行政部的工作目標做好輔助、服務工作。輔助做到以服從為基本標準，充分發揮主觀能動性，在不越權、不越職的前提下，正確領會領導意圖，客觀地估計實際情況。在日常工作中把握方針、路線、政策，不斷開拓創新，做到輔助性與創新性高度統一。服務就是為一線服務，為各部門服務，為領導服務。做到準確、迅速、保密、實事求是、公平公正。讓一線滿意、各部門滿意、領導滿意。第二章基本行為規范一、遵守國家的法律法規和公司的規章制度、規定。二、各部門要發揚團體精神,加強理解與溝通,在工作與生活中互相支持，和諧合作。員工之間要互相尊重，以禮相待。三、尊重領導，按職責辦事，按分工辦事，服從安排，積極按時做好工作。如工作中有異議，下級首先服從上級，下級可以保留意見或逐級反映，不準推諉，拖延，不得當眾與上級爭執，不得無正當理由不完成工作，由此而造成工作中的失誤由當事人負責。四、公司內與同事相遇應點頭行禮表示致意；五、上班時間不得隨意閑逛,串崗,聊天,嬉戲打鬧，不得討論與公司業務無關的其他事情六、不得在職場內大聲喧嘩,兩個員工互相討論時，可放低聲音三個或三個以上員工討論問題時,須到培訓室進行討論,以免影響其他員工的工作七、在日常工作中,做到“對事不對人“,而非“對人不對事“八、走通道、走廊時要放輕腳步，不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。九、愛護公物、節約用電、用水、用紙，反對浪費。十、辦公區域內禁止吸煙，吸煙須到指定地點。十一、員工服裝要整潔干凈。工作時間不準穿拖鞋，不準穿戴與工作環境不相符、不協調的服裝或飾品，不準穿運動裝，男性職員不準穿短褲；女員工著裝不可太過暴露。周一至周五員工須著正裝。十二、員工頭發要經常清洗、勤理，保持清潔，男性職員頭發不宜太長；指甲應經常注意修剪，涂指甲油要盡量用淡色；口腔要保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品；女員工化妝應給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。第三章會議管理制度一、公司辦公會議分為管理工作會和部門工作會。二、每周一下午300召開公司經理級以上管理工作會議，由總裁（或指定公司其他領導）主持，必要時指定人員列席。主要內容為各部門經理對上周工作的回顧和檢討；出現問題后的解決方案及本周的工作安排和落實業務計劃的達成。三、每周五下午召開部門工作會議，由部門經理主持。主要內容是總結和改進本部門的工作情況，落實下周工作計劃。四、指定專人作好各類工作的會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要，印發有關單位或人員。行政部人員對需貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。第四章辦公環境安全管理規定一、每天早900前各部門人員必須按考勤規定到指定地點指紋打上班卡，1800后指紋打下班卡。二、原則上所有員工必須在晚上20點前全部離開公司，有特殊情況需要延后離開公司的，須報部門經理同意后，提前通知行政部人員。三、維護辦公職場的衛生。各部門應主動做好辦公場所的清潔,使用過的紙張,廢物不得隨意亂扔。每位員工有義務清理并保持辦公區域的干凈整潔,井然有序。四、原則上不準在辦公場所內就餐，或吃零星食品。五、職場行政管理人員看到職場內地上有污漬應立即指示保潔員處理干凈，當保潔員不在時，應親自處理。確保公司衛生、整潔。六、保潔員在規定的時間內清理辦公職場衛生，處理垃圾。七、安全管理主要針對防盜、防火災、防失泄密等事故。八、安全管理以部門為單位，重要資料（如電子版文檔、紙質版文檔等）、設施設備、貴重物品等請各部門員工妥善保管，如因疏忽導致的資料、物品丟失、損壞或泄密的，由當事人負直接責任，公司將視其情況給予處罰。九、注意用電安全。每位員工每天上班時打開電腦前要先檢查電線、插座是否良好。如發現不符合規范的，應及時通知行政部人員更換；嚴禁擅自私接電源和使用額外電器，不準在辦公場所使用電爐等。下班時要關閉電腦、顯示屏等辦公設備。確保關閉無誤后再離開席位。十、各部門辦公區域負責人每天早上來公司后應立即檢查并打開辦公區域空調、復印機、飲水機、加濕器等設備的電源。下班離開公司前檢查關閉其電源。十一、靠近窗戶的員工要隨時根據工作環境開關窗戶，下班時關好窗戶方可離開。十二、未經本人同意禁止翻動他人物品。如發現有偷拿別人錢物者，輕者給予批評教育，重者通報批評并除名，并視情況按國家法律法規承擔相關法律責任。十三、禁止攜帶易燃易爆危險物品進入辦公場地。第五章電話及郵件管理規定一、電話管理1、本公司的電話，主要是為工作及方便開展業務之用，禁止員工打私人電話。2、員工打電話時盡量簡明扼要，抓住關鍵，并盡可能降低音量。3、當電話鈴響時，在不超過第三聲響鈴時接聽電話。首先說“您好，這里是谷銀國際投資基金管理有限公司”。4、接聽電話時，應面帶微笑，謙虛真誠，說話應稍慢而清晰。對方在電話中講述時要留心聽，并記下要點。未聽清時，及時告訴對方，結束時禮貌道別，待對方切斷電話，自己再放話筒。5、對不指名的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上將電話交給能夠處理的人。在轉交前，應先把對方所談內容簡明扼要的告訴接聽人。6、暫時離座時,同部門或鄰座同事應主動接聽來電并作好電話記錄。7、所有員工應訓練自己的聽辨能力，當老客戶打來電話時，應能立即使用合適的稱謂問候對方。8、若無特殊理由,上班時間內盡量避免拔打私人電話。公司員工禁止使用固定電話和傳真機撥打私人長途電話和各種聲訊臺，一經發現，違反者處以300元至1500元的獎金扣發，并補交電話費；嚴禁使用傳真機給客戶打銷售電話，如發現違反者處以200元至1000元的獎金扣發。9、與工作無關的來電應盡快結束通話，或告知對方另約時間通電話。10、如果此時不便談話，應直言相告，或者稍后再回電話，并說明回電話的準確時間。11、正在與客人交談時接來電，應先向客人致歉并盡快結束通話。12、接聽客戶的投訴和抱怨電話切忌不可爭辯和隨意承諾，而應先致歉然后再通過相關人員解決問題。二、郵件及信件管理1、公司收發的所有郵件及信件都應登記在冊，并注明詳細時間。2、對于重要的,保密的,緊急的文件可用特快專遞寄發,對于不緊急的郵件則用掛號或普通包裹寄發。3、寄往相同地址的郵件請放在同一信封一起寄出,以免發生不必要的開支。4、公司寄發的郵件均為公司往來文件或單據,切勿在公司郵件中加入私人郵件5、對于重要的信件，在轉送至收信人前保留電子版備份，以備查詢。第六章辦公設施及辦公用品管理規定一、公司各類辦公設施及辦公用品是保障公司正常工作的重要用具，是發揮員工才智的主要平臺，必須加強管理提高其利用率，保證其正常使用，使之達到自然壽命。二、本規定所指辦公設施及辦公用品為公司購置或贈送的所有東西。三、辦公設施及辦公用品管理要求（一）職責1、行政部負責公司辦公設施及辦公用品的保管、發放、統計、登記、檔案、檢查、維修等管理工作。2、財務部負責固定資產的計價、帳冊管理工作。3、技術部負責電腦、顯示屏的采購及機房物資的使用、維護等。4、各業務部門負責本部門配發物資的管理。各部門經理為第一責任人，使用人為直接責任人。（二）要求1、需添置辦公用品的部門，每月25日前填寫辦公用品申購表，報行政部，由行政部人員匯總后，交行政部經理審核，行政部統一購買，并登記入庫。2、行政部于每月5日前發放各部門所需要的辦公用品，各部門應派專人領取。所有辦公用品及辦公耗材的領用,須按實際領用數量登記并簽字確認。合理發放個人辦公用品數量,不得囤積和浪費。部分文具領用需以舊換新（如各種筆類）。3、各部門臨時需要的緊急物品，應經分管領導批準后方可購買。4、購買大宗物資（2000元以上（含），由所需部門提出書面申請，列明所需物資的型號、規格、數量，交行政部，經分管領導審核批準后，由行政部或技術部負責進行市場詢價，選擇性價比較好的產購買。5、各部門應對所使用的辦公設施進行維護和保養，所用設備要了解性能，會維護、會使用、會檢查、會保管，確保處于正常狀態。如因人為原因使辦公設施遭到損壞的，應照價賠償。6、為防止同樣物品出現混用，禁止任何人亂拿亂用別人物品，嚴禁物資互拆串用。7、物資損壞、丟失、報修要及時報本部門經理和行政部，并填寫物損單（如不及時報告者，經檢查發現帳物不符者，責任自負并承擔賠償、維修等費用）。8、辦公設備及辦公用品丟失者照價賠償。9、禁止任何人攜帶物品出門。需要經常攜帶物品外出者，以部門為單位提出書面申請，報公司分管領導批準，行政部備案。10、員工在調崗或離職時,憑人力資源部出具的崗位變動單或離職單，行政部根據員工變動情況，收回或補充相關物品（如計算器,直尺,訂書機等耐用物品），并進行注銷或領用登記，禁止私自交換和擅自處理。不交接者或交接不清楚的，行政部、人力資源部有權拒絕辦理有關手續。如有遺失,需賠償遺失物購置價格后方可辦理調動或離職手續。11、公司對所有辦公設施按類別統一建賬、統一編號、統一張貼標識，做到人物對號，帳物相符。12、公司每年11月底前（根據情況隨時檢查）對各部門使用的辦公設施設備情況進行檢查。發現不按規定使用或不維護保養設備者給予批評。13、對于墨盒、色帶、打印紙等辦公耗材,需預先準備適量備用,避免由于耗材的不足而影響正常運作。14、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。15、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。16、公司打印機、復印機等，使用時打開開關，不使用則應關閉電源。17、堅持勤儉節約，對于還未完全定稿仍需打印出來的文稿，可利用已用過一面的打印紙。也可把打印過的紙張裝訂起來在公司內部用作便箋紙。18、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。19、文件、郵件等應及時發送給有關人員,不可拖延。20、行政部負責統一對外聯絡印制印刷品。第七章報刊、書籍管理一、公司的報刊、書籍的管理部門為行政部。二、公司的報刊架及圖書閱覽室設在培訓室。三、以公司名義訂閱的報紙，由行政部人員按照日期將每天的報紙依次夾好置于報架處,大家閱讀請在報架旁就座,不要將報紙帶出培訓室。四、借書人在借書前應仔細檢查書刊是否有損壞,如有破損請借書人主動提出并讓圖書管理員確認并做出證明否則借書人將承擔賠償責任。五、借書時間一律不得超過兩周，借書冊數以一冊為限。到期應即歸還。六、請注意愛護書刊,保持書刊的整潔及完整性書刊超過規定借閱時間,請主動辦理續借或歸還手續,避免書刊的遺失對于遺失的書刊,借閱人應照價賠償。七、借書及還書時間每周三12001230。第八章公司公文處理辦法一、公司的公文是公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹公司領導的意圖和決策，發布規章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。二、公文一般由發文單位、秘密等級、緊急程度、發文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發文時間、抄送單位等部分組成。三、公司行政部是公文處理工作的管理機構，負責公司公文處理工作。四、在公文處理工作中，必須嚴格執行公司保密工作條例，確保公司文件的安全。五、公司的公文種類主要包括1、規定對特定范圍內的工作、業務及其他事務制定帶有約束性的措施；2、制度在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；3、通知發布規章制度，傳達公司領導指示及要求各所屬部門周知、辦理或執行的事項，人事任免、調動及其他事務性內容的傳達；4、通報表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況；5、請示向政府有關部門提出請示、申請；下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準；6、報告下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問；7、批復對請示事項予以答復；8、會議紀要記載和傳達會議情況及主要議定事項；9、函同級或與業務往來單位相互之間商洽工作等。六、公司文件文頭的含義凡以公司名義發出的條例、規定、制度、通知、通報、請示等均冠以“谷發X號”文頭；凡人力資源部發出的公司人事任命文件，均冠以“谷人X號”文頭；凡行政部發出的有關行政類文件，均冠以“谷辦X號”文頭；其余類推。凡同級或與業務往來單位相互之間商洽工作類文件，均冠以“谷函X號”文頭；凡公司的會議紀要，均冠以“谷會紀X號”文頭七、發文時間以領導簽發的時間為準；聯合行文的，以最后簽發單位領導的簽發日期為準。八、公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括簽收登記、分發傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、發送、原件歸檔及銷毀等程序。九、公文簽收由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。十、收文拆封后應對文件進行認真清點，按內部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題（簡要內容）、來文單位、密級等并編號。十一、公司行政部收文后，呈送公司總裁，根據總裁批示送公司有關領導及部門傳閱，最后收回存檔。十二、文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。十三、因業務需要查閱某文件須經行政部同意，必要時須報有關領導批準。涉及密級文件，按照公司保密工作執行條例。十四、密級高的文件，應鎖在保險柜內，不得鎖在辦公桌抽屜內過夜。十五、公司正式文件須經公司總裁簽發。總裁不在北京時，一般事務性行文報請臨時主持工作的領導酌定；凡涉及資金轉移、資金挪用、聯營參股、下設機構等重要事宜的，必須經董事長核準，上報董事會批準。十六、各部門以公司名義上報或下發的業務性文件，需將打印稿送行政部審核后制文，按上條規定簽發。十七、各部門在本身職能和工作范圍內下發的業務性通知，經分管領導同意，可以以本部門名義發出，但應送行政部進行文字審核、備案。十八、會議通知、轉發有關文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知（限于公司內）經總裁或有關領導批準同意，以行政部名義發出。十九、發文的密級按公司保密工作條例有關規定確定。二十、歸檔。公文辦理完畢，應及時將公文定稿（包括領導的修改或批示稿）、正本和有關材料立卷歸檔。二十一、調取、查閱存檔公文須經公司總裁或公司相關領導批準。二十二、沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和公司相關領導批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。第九章保密工作條例一、為保守公司有關機密，加強公司的業務管理，確保公司文件、業務資料的有效利用，制定本條例。二、公司秘密是指涉及公司利益、依照一定程序確定、在一定時間內只限一定范圍內的人員知悉的事項。三、公司行政部是公司保密工作職能部門，負責指導各部門的保密工作，進行保密教育，調查處理失密、泄密事件。四、公司每個員工均有保守公司秘密的義務和制止他人泄密的權利。五、公司保密范圍劃分的原則是如被不應知悉者獲知，將會對公司利益造成下列后果的各類事項，均屬公司秘密。1、損害公司經濟利益；2、損害公司聲譽；3、損害公司對外關系；4、妨害公司業務的開展；5、妨害公司有關規定、制度、計劃的實施；6、危害公司秘密業務情報來源的安全。六、密級劃分公司秘密文件的等級劃分為絕密、機密、秘密三級。1、絕密級如被不應知悉者獲知，會給公司造成特別嚴重經濟損失或特別嚴重不良影響，如公司的戰略發展規劃、重大項目的決策、整體財務情況以及公司領導的變動等。2、機密級如被不應知悉者獲知，會給公司造成嚴重經濟損失或嚴重不良影響，如公司領導會議的決定、公司的年度規劃、總體經營狀況、機構調整和部門負責人的人事變動等。3、秘密級如被不應知悉者獲知，會給公司造成經濟損失或不良影響，指第1、第2項以外的公司內部規定、計劃、經營、財務、工資、人事等情況。七、公司各類文件、資料密級由起草部門提出密級建議并由公司有關領導確定，由行政部印制時加蓋“絕密、機密、秘密”字樣的印章。如行政部有異議，可與有關領導商議改變密級。八、根據工作需要和情形變化，密級可以變更或解除，其審定權限與確定密級權限相同。九、知曉范圍第六條所定內容除公司領導有權全部知曉外，絕密級只限公司總裁指定的人員知曉，機密級只限負責該項工作的主管領導以及該領導認為必須知道的人員知曉，秘密級只限相關人員知曉。十、備份絕密級資料原則上不能摘抄或復印，確需摘抄或復印者須經總裁批準，機密級資料需經公司分管領導批準，秘密級資料須經所屬部門的負責人批準，交由行政部復印并登記，復印者應詳細填寫清單，并注明復印件份數及去向用途，原則上年終應交回行政部銷毀。十一、保密工作的基本要求1、不該說的話不說；2、不該問的事不問3、不該看的文件不看；4、不該記錄的秘密不記；5、不攜帶保密材料外出；6、不隨便談論保密事項；7、不在不利于保密的地方存放需保密的文件、筆記本。十二、如發生或發現泄密情況，應立即報告公司領導及行政部，以便及時采取補救措施。十三、對于模范遵守本條例的部門和個人將予以表揚，對于制止他人泄密行為或發現他人泄密及時報告、使公司能及時采取措施補救的員工，將視情況予以表揚和獎勵。十四、對于違反本條例，玩忽職守，造成失密、泄密，使公司受損失者，給予處罰、行政處分，直至依法追究法律責任。對有過失及時報告并積極協助采取措施補救的，可酌情減輕處罰；對造成泄密后故意隱瞞不報的，將予以從重處罰。第十章印章管理規定一、印章包括公章、財務專用章、合同專用章、法人人名章及各職能部門專用章。二、公司公章、合同專用章由行政部保管；財務部負責保管支票專用章、財務專用章、法人人名章；各職能部門負責保管本部門所需用章。三、因工作需要申請各職能部門專用章時，由需求部門填寫印章制發申請表，經總裁核準后送交行政部刻制。四、公司印章要求專人管理，印章保管人必須認真履行用印登記制度，注明用印人姓名、用印事由內容、用印日期、領導簽字、借印歸還日期等主要事項。未按規定執行或用章審批手續不全的，印章保管人有權拒印。各類印章使用申請表要認真填寫，并妥善保存。五、印章保管人的責任與權利1、對于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監督的辦法。印章保管人具有使用、監督、保管等多重責任與權力，具體劃分如下（1）職能部門印章保管人對印章具有獨立使用權力，同時負全部使用責任。（2）公章、財務章的保管人無獨立使用權力，但具有監督及允許使用權力，因此公章、財務章的保管人對印章的使用結果負主要責任，經手人則負部分責任；未經審批同意擅自使用的，保管人對使用結果負全部責任并按公司有關規定進行處分。（3）法人私章的保管者既是保管者又是使用者，但其無獨立使用權力，需依據財務部負責人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負全部責任。六、凡以公司名義制發的文件及需要蓋公司印章的資料，須先填寫用印登記表，并由總裁簽字確認（或總裁授權或指定的人）方予用印。七、合同（協議）的用印應經公司總裁簽批（或總裁授權或指定的人簽批），方可加蓋公司合同專用章。八、公司原則上不出具空白用印件。確需空白加印件時必須經總裁或有關公司領導審批。九、開具個人相關證明，需由分管領導以上人員簽批后方能使用。十、借用公司印章外出辦事必須經公司總裁簽批，攜章外出必須雙人及以上，并按所規定的時限交還。十一、公司印章只適用于與公司相關業務，不得從事有損公司利益之行為。對于私自使用印章或借出印章后使用超出簽批范圍的，要根據情節輕重予以處理。十二、其他部門如需使用印章，應向有關領導申請。各部門不得將印章帶出職場，也不得委托他人代蓋印章，更不得隨意交給他人拿走使用。十三、未按公司上述規定執行，情節輕者，處以行政處分及罰款處理；若發生損害公司利益，給公司造成損失及不良后果者，給予辭退、開除，并保留其追究法律責任的權利。第十一章鑰匙管理一、公司所有鑰匙由行政部統籌管理、復制。二、如因公需要使用備用鑰匙，須向保管人說明使用目