內蒙古小肥羊餐飲連鎖有限公司物流配送分公司信息系統初步需求編制單位物流配送分公司編制人計劃部楊璐采購部郭勇強倉儲部朱慶華調度部劉建民審核日期2007年7月5日第一章項目背景11物流分公司概況12物流分公司組織架構圖13物流信息化現狀14物流分公司信息化建設目標第二章系統需求21物流分公司系統需求概述22物流分公司系統需求具體現狀及需求221計劃管理222采購管理223倉庫管理224銷售管理225配送管理第一章項目背景11物流分公司概況內蒙古小肥羊餐飲連鎖有限公司物流配送中心成立于二000年，中心成立以來始終以滿足店面需求、保證店面供給、降低采購成本、控制物料質量為宗旨。經過四年的不懈努力，逐漸發展成為小肥羊公司堅實的后勤保障系統。二00五年更名為物流配送分公司。目前公司擁有三支可達全國各地的合作長途運輸車隊擁有冷藏車四十三輛、普通大型貨車十六輛；擁有近五千平米的冷庫、兩千平米的外租冷庫以及總量在兩千噸以上的常溫庫房；擁有分布在北京、上海、深圳、山東、西安、河南的六個分撥中心；擁有三個加工配送中心和三十一輛箱式配送車。業務品種包括八類、一百三十多個品種的全國統配物料和分布在五個分撥中心的近一千五百個品種的地方供應物料小肥羊物流配送中心將伴隨小肥羊公司的不斷壯大，逐步發展成為集內部物流和第三方物流為一身的專業化物流公司。12物流分公司組織架構圖上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上1上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上1上上上上上上上1上上上1上上上上上上上上上1上上上1上上上1上上上上上上上上上上上上上上上上2上上上上1上上上上1上上上上1上上上1上上上2上上上1上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上上1上上上上上1上上上上2上上上上1上上上上1上上上上1上上上上1上上上上上上上上上2上上上上上13物流信息化現狀。目前，物流分公司在財務處理和管理方面使用的金蝶K3系統，能滿足日常帳務處理和管理，業務方面主要使用易商2000，進行日常的進、銷、存管理，信息傳遞還是主要以傳真、電話、電子郵件等方式進行。14物流分公司信息化建設目標采用先進的供應鏈管理理念，按照業務流程的最優化準則、成本最小化、效益最大化準則，建立一套適合內蒙古小肥羊物流配送分公司管理模式的企業管理信息系統。（1）構建物流分公司高效的供應鏈。建立物流、資金流、信息流的“三流一體”的體系，建立物流分公司統一的信息平臺。實現信息的集成和共享、數據的及時更新和查詢，為公司提供強大的及時成本核算、業務數據統計和分析功能，實現對人力、物資等成本的分類控制和對營運動態的及時監督。通過對業務數據的深度挖掘，不斷提高工作效率和降低運營成本。（2）物流分公司對各分倉及分店所需的正確產品，能在約定的時間、約定的數量、送到指定的地點，并實現成本最小。（3）為物理分公司構建一個高質量、低成本、快速決策的自動運作體系，提高物流分公司的企業效益。（4）搭建一個物流協同商務信息平臺，物流分公司能夠對上游的供應商和下游的分店進行協同商務和管理，提供運營效率，降低運營成本，提升企業的協同競爭力。（5）項目實施能夠緊扣物流分公司具體情況量力而做，逐步建立符合現代管理要求、架構合理、適度超前、具有小肥樣物流特色的信息系統，以此逐步實現精、細、化管理，提高整個物流分公司對市場需求的快速應變能力。第二章物流信息系統需求21物流分公司系統需求概述隨著小肥羊公司餐飲業務的快速發展和壯大，業務范圍的不斷增加和擴大，作為保障主要物料的采購、配送、倉儲、銷售等業務的物流配送分公司日漸感到已無法滿足企業高速的發展需求，具體表現為（1）總部、各分倉等相關業務歸口目前還有大量業務進行手工處理，造成效率低、準確率低、信息反應速度遲緩。（2）大量的業務數據、財務數據不能共享，不能有效的使用和維護。（3）無法有效的掌握各異地分倉的倉儲、銷售等情況（4）無法對供應商進行科學有效的激勵和管理。（5）無法實現動態的成本控制和費用管理。（6）無法及時掌握資金運轉，不能有效的管理和控制資金（7）現有信息內容、深度、廣度已無法提高運營管理水平，提供有效管理依據，無法進行更深層次的精、細化管理。基于以上現狀和需求，物流分公司迫切感到需要有一套科學、有效的信息系統，為企業決策層提供即時準確的經營數據，并對數據進行科學的組織和分析，幫助經營管理者感知和把握業務趨勢，做出正確、及時的市場對策與決策。22物流分公司具體需求描述221計劃管理2211業務流程描述1、各店及各倉報送計劃。（1）各店面每年4月20日前報送所用產品年度申購計劃至管轄分倉統計員處；各分倉統計員于5月10日前匯總、編制分倉年度申購計劃經分倉主管審核簽字，報至物流配送分公司計劃銷售部計劃員處。（2）各店面每月10日前報送所用產品分倉月度申購計劃至管轄分倉統計員處；各分倉統計員于每月12日前匯總、編制分倉月度申購計劃經分倉主管審核簽字，報至物流配送分公司計劃銷售部計劃員處。（3）各店及各倉發貨量與月度申購計劃不一致的，需提前10天報送即時申購計劃至計劃銷售部計劃員處。（4）各分倉在即時申購計劃傳至計劃銷售部后所做的增補申購計劃，在不影響調度部辦理單據、找車以及所需貨物為現貨時，盡可能滿足客戶需求，增補計劃不得多于2次，如造成單據重開，費用增多等后果，計劃銷售部應對分倉進行考核。2、各倉統計員接收轄區內各連鎖店面申購計劃。3、各倉統計員編制申購計劃，經分倉主管審核簽字后，報計劃銷售部計劃員處。4、計劃銷售部計劃員根據各倉報送的申購計劃編制年或月的采購計劃，報計劃銷售部主管審核。5、計劃銷售部主管將年或月的采購計劃報供銷部經理審核，總經理審批。6、計劃銷售部計劃員將審核后的采購計劃轉相關部門。（1）轉采購部執行采購流程。（2）轉調度部執行調度配送流程。（3）轉相關基地進入生產流程。（4）轉倉儲部執行倉儲流程。7、計劃銷售部將所有相關資料整理、存檔。8、相關單據A、年度申購計劃B、月度申購計劃C、即時申購計劃D、增補申購計劃9、相關報表1（合并）計劃分析表2212業務流程圖年度月度計劃申報流程計劃主管其他部門總經理分倉計劃員客戶客戶計劃單編制分倉計劃單編制計劃單計劃審批否審批計劃單轉入采購流程轉入調度流程是轉入財務準備資金是收取預付款是審核即時增補計劃流程總部財務分倉庫房分倉主管分倉統計員客戶否匯款是是否開銷售單是否通過申購計劃單編制計劃單是否庫存滿足是否收到付款審核計劃單發貨分倉要貨流程審核銷售單視同為采購訂貨分倉要貨流程總庫調度總部主管總部計劃員分倉主管分倉統計員NYYN發貨備車轉總倉采購流程編制申購計劃單編制計劃單是否庫存滿足是否通過審核計劃單審核調撥單編制調撥單審核申購計劃2213業務需求描述1、計劃信息收集管理。各分倉收集信息方法仍以傳統的方式進行，并且工作量大，數據準確性相對較低，時效性差，需要提供一個信息平臺，能夠高效、準確、及時地將各單位的銷售計劃上報到上級機構。2、計劃信息數據共享管理。各店面報分倉計劃、分倉報物流分公司計劃數據都需要手工重復錄入、計算數據，造成大量的重復勞動。3、計劃信息智能化管理。各分倉、分公司計劃無法根據銷售計劃、現有庫存快速生成申購計劃，需要手工進行較長時間的計算。4、計劃信息的追溯性。分公司計劃、分倉對各店面銷售計劃的數據追溯性較差，無法進行快速的查看相關信息。5、計劃信息快速流轉。分公司各崗位如采購、倉儲、配送無法對銷售計劃信息進行數據共享，需要手工相互流轉銷售計劃，效率低下。6、計劃信息數據的分析管理。無法對銷售計劃、實際銷售情況進行科學有效的分析和考評，對銷售數據不能進行更深、更廣的分析，給決策層提供有利的數據依據。7、計劃信息數據的跟蹤、完成情況。222采購管理2221業務流程描述1、自采業務流程（1）計劃銷售部計劃員編制申購計劃單轉采購部采購員。（2）采購部采購員根據申購計劃單編制采購訂貨單，經部門主管審核，總經理審批。（3）采購員將經過總經理審批后的訂貨單存根聯傳真至供貨廠家，財務聯留存以備月底給供貨商結賬，計劃聯轉計劃銷售部計劃員，庫管聯轉倉儲部倉儲內勤。（4）貨物到達后由庫管員按相關物資的驗收標準對貨物進行驗收，對不合格品進行退貨或換貨，合格品辦理入庫手續。（5）合格品入庫由庫管員填寫入庫單后，將結算聯和財務聯轉采購員，客戶聯轉供貨商。（6）采購員依據入庫單結算聯填寫結算單經部門主管簽字審核并加蓋結算章，月底前將入庫單財務聯、結算單財務聯轉財務部成本會計。（7）供貨商結賬時，采購員填寫用款申請單經部門主管、財務部經理審核、總經理審批后，附發票、訂貨單財務聯、結算單轉財務部出納員，由出納員給供貨商結賬（如有匯款的，出納匯款后，將銀行的匯款回執單轉采購員給廠家發傳真后收回）。（8）月底將所有相關資料整理、存檔。（9）相關單據A、申購計劃單B、訂貨單C、入庫單D、結算單E、用款申請單（10）相關聯的流程A、計劃流程B、委托發運銷售業務流程C、包頭倉業務流程（11）相關報表A、采購物資統計表2、廠家直發業務流程（1）計劃銷售部計劃員編制申購計劃單轉采購部采購員；（2）采購部采購員根據申購計劃單編制采購訂貨單，經部門主管審核，總經理審批；（3）采購員將經過總經理審批后的訂貨單存根聯傳真至供貨廠家，財務聯留存以備月底給供貨商結賬，計劃聯轉計劃銷售部計劃員，庫管聯轉倉儲部倉儲內勤；（4）有些貨物需要給廠家打預付款（如雞精、味精、切肉機），采購員需要填寫用款申請單，經部門主管、財務部經理審核、總經理審批后，附訂貨單財務聯轉財務部出納員，由出納員給廠家匯款；（5）出納員匯款后將銀行的匯款回執單轉采購員，給廠家發傳真后收回；（6）廠家按照訂貨單的訂貨明細、地址發貨后，將發貨單傳真至采購部；（7）采購員將廠家的發貨單轉倉儲部倉儲內勤，倉儲內勤根據廠家的發貨單填寫入庫單，將結算聯和財務聯轉采購員；（8）貨物到達用貨單位后，按相關物資的驗收標準對貨物進行驗收，對不合格品進行退貨或換貨，合格品辦理入庫手續；（9）采購員依據入庫單結算聯填寫結算單經部門主管簽字審核并加蓋結算章，月底前將入庫單財務聯、結算單財務聯轉財務部成本會計；（10）供貨商結賬時（發票到后才能結賬）采購員填寫用款申請單經部門主管、財務部經理審核，總經理審批后，附訂貨單財務聯轉財務部出納員，由出納員給供貨商結賬（如有匯款的，出納匯款后，將銀行的匯款回執單轉采購部給廠家發傳真后收回）。（11）月底應將所有相關資料整理、存檔。（12）相關單據A、申購計劃單B、訂貨單C、用款申請單D、入庫單E、結算單（13）相關聯的流程A、計劃流程B、廠家直發銷售業務流程C、廠房庫業務操作流程3、退換貨流程（1）根據收貨人對貨物驗收的結果，合格品入庫，不合格品轉入本流程。（2）收貨人將貨物驗收結果的詳細情況填寫貨物驗收反饋表。（3）貨物驗收反饋表傳真至采購部。（4）采購部根據具體情況與各供方聯系退換貨事宜。A、屬合同內采購物資質量問題。B、貨款已打、發票已開，則依據稅收制度辦理退換貨。C、貨款已打、發票未開，由采購部直接聯系供方退換貨。D、貨款未打、發票未開，由采購部直接聯系供方退換貨。E、屬合同內采購物資的包裝或數量問題，則由采購部聯系供方隨下次訂貨補足數量或補發包裝。F、屬合同外零采物資，由庫房當場驗收，不合格直接退換貨并通知采購部。（5）采購員負責退換貨的跟蹤監督。（6）程序結束后，將相關記錄整理歸檔。（7）相關單據A、貨物驗收反饋表（8）相關聯的流程B、包頭倉業務流程2222采購主要業務流程圖采購流程采購主管總經理總倉采購主管采購員計劃主管總部計劃員編制申購計劃單是否通過編制訂貨單是否通過審核計劃單審核訂單NY下達訂單收貨審批訂單2223采購業務需求描述1、物品資料的管理。建立物品資料庫，對物品的編碼、產地、保質期、品種、分類、特性、簽定方法等信息進行詳細記錄。2、物品類別的管理。可以依據不同指標對物品進行靈活劃分，如根據物品的性質進行類別劃分，根據物品采購數量、金額等信息進行類別劃分。3、采購詢價、比價管理。建立一套科學、有效的詢價、比價系統平臺，形成網上詢價平臺、自制詢價單處理，建立詢價、比價數據庫，提供采購數據依據。4、供應商管理。建立供應商資料檔案庫，詳細記錄供應商信息資料；對供應商進行類別管理，如按照所供物品類別分類、按所供物品數量、金額分類等；供應商合同價格管理合同價格的制訂處理、價格變更處理、歷史價格查詢等；通過對供應商業績、交付能力、產品質量等進行標準的供應商選擇系統、通過質量、供應、經濟等指標進行供應商的績效考核管理，為維護供應商關系提供依據。5、采購計劃與訂單管理。采購計劃制訂的申購單自動轉為采購訂單、采購訂單可由相應的供應商查詢和執行。6、采購商品物流管理。采購及時查詢物品的流轉情況，可以及時了解到物品的驗收、物品質量信息。7、采購結算管理。及時將采購信息傳遞財務、進行物品的付款業務辦理。結賬時如果庫管不生成入庫單、發票不錄入時不能生成時不能結賬8、共享計劃部的申購計劃單，并將申購計劃單直接轉為采購訂單，在采購訂單上面能夠體現到貨地址、聯系人、聯系電話以及最晚到貨時間，需要系統自動生成。9、在供應商的采購訂單中，體現要求發貨日期以及供應商的發貨日期，并以此作為供應商考核的一種依據。10、在系統中記錄供應商的各種合同、資質、證書等，并對即將到期的證書向業務員進行提醒。11、查詢功能對采購物品進行多條件、立體、交叉等方式進行查詢和分析223倉庫管理2231業務流程描述1、廠方庫業務流程（1）計劃銷售部計劃員將申購計劃單庫管聯轉倉儲部內勤。（2）采購部采購員將訂貨單庫管聯轉倉儲部內勤。（3）倉儲部內勤將申購計劃單和訂貨單進行留存，待到貨后以此為依據進行驗收貨品數量、規格、品名；（4）采購部采購員收到廠家的發貨單后，轉倉儲部內勤。（5倉儲部內勤根據附有發貨單的申購計劃單和訂貨單辦理入庫手續，同時打印入庫單共四聯經倉儲部主管簽字后，加蓋“出入庫專用章”，其中存根聯留存作為倉庫臺賬記賬依據，計劃聯轉計劃銷售部計劃員，結算聯及財務聯轉采購部采購員。（6）計劃銷售部計劃員依據入庫單辦理調撥單或銷售單。同時將調撥單或銷售單的財務聯和庫管聯轉倉儲部內勤；（7）倉儲部內勤在調撥單或銷售單單據上簽字確認，將庫管聯留存作為倉庫臺賬記賬依據，財務聯轉財務部會計（銷售單需附計劃銷售部統計員開具的發票記賬聯）；（8）月末根據入庫單調撥單銷售單匯總編制廠方庫進銷存明細表經倉儲部主管審核簽字后轉財務部；（9）當月未辦理入庫的申購計劃單和訂貨單轉入下月流程。（10）倉儲部內勤將相關單據進行整理、存檔。（11）相關單據A、申購計劃單B、訂貨單C、調撥單D、銷售單E、入庫單F、廠方庫進銷存明細表（12）相關聯的流程A、廠家直發業務流程B、廠家直發銷售業務流程（13）相關報表A、進銷存報表B、存貨盤點表C、入庫貨品匯總表D、庫存貨品生產日期明細表E、存貨周轉率分析表2、河南分倉業務流程（1）貨物的調撥A、根據河南分倉（雙匯物流）客戶的要貨計劃，由計劃銷售部計劃員開具調撥單，計劃銷售部計劃員將調撥單的財務聯和庫管聯轉給倉儲部內勤。倉儲部內勤將調撥單登記到電腦中備查，并隨時與調度部溝通，及時掌握貨物的發運情況并與河南分倉（雙匯物流）聯系，確定貨物到達河南分倉（雙匯物流）時，河南分倉（雙匯物流）辦理相應的入庫手續；（2）入庫流程A、貨物到河南分倉（雙匯物流）后由庫管員根據隨車交接單及調撥單所列貨品品項和數量進行核對和驗收；B、貨物核對驗收后辦理入庫，同時河南分倉（雙匯物流）開具入庫單并由河南分倉（雙匯物流）指定專人在入庫單上簽字并蓋章確認；C、河南分倉（雙匯物流）將簽字并蓋章確認的入庫單傳真給倉儲部內勤辦理相關流程，次月3日前河南分倉（雙匯物流）將入庫單原件寄回倉儲部內勤；D、辦理完入庫手續后，河南分倉（雙匯物流）庫管員在隨車交接單上簽字蓋章確認，（如實收貨物出現質量或數量問題，需在交接單上注明并及時通知倉儲部內勤），承運商以庫管員簽字蓋章確認的交接單，作為與小肥羊物流分公司的運輸費用結賬依據。次月3日前河南分倉（雙匯物流）將交接單原件及運輸發票寄回倉儲部內勤；E、辦理完入庫手續后同時填寫貨物驗收反饋表并傳真給倉儲部內勤；F、河南分倉（雙匯物流）庫管員依據入庫單登記倉庫臺賬，以便日后與倉儲部內勤進行對賬；G、倉儲部內勤收到河南分倉（雙匯物流）傳回的入庫單后，在“E”商系統上辦理相應的入庫單，一式二聯，經倉儲部主管審核后，存根聯倉儲部內勤留存、財務聯轉財務部；（3）貨物計劃及銷售流程A、河南轄區客戶需在每月10日前將次月的月度申購計劃傳真至計劃銷售部計劃員，以便為河南分倉（雙匯物流）備貨。在規定時間內未報送計劃的，視為無需求；B、河南轄區客戶制訂即時申購計劃，若即時申購計劃與月度申購計劃相同，則可電話通知計劃銷售部計劃員。若即時申購計劃較月度申購計劃有更改，則各客戶需將即時申購計劃傳真至計劃銷售部計劃員；C、計劃銷售部計劃員根據要貨計劃通知轄區客戶按公司要求將貨款匯入物流配送分公司指定賬戶；D、客戶匯款后將匯款回執單傳真給計劃銷售部計劃員，計劃銷售部計劃員記錄后轉財務部，財務部收到客戶匯款后開具客戶款項到賬通知單轉計劃銷售部計劃員，計劃銷售部計劃員開具銷售單；E、計劃銷售部計劃員將銷售單庫管1聯、庫管2聯、財務聯轉倉儲部內勤，倉儲部內勤依據銷售單上的客戶名稱，跟客戶聯系，詢問具體的到貨時間和具體送貨要求等（為了使送接貨能夠順利的進行，我們為河南分倉（雙匯物流）提供客戶的手機和固定電話兩種聯系方式），與客戶溝通好之后，把客戶的具體要求寫在銷售單庫管1聯上，然后傳真至河南分倉（雙匯物流），電話確認傳真是否收到并核對貨物的種類和數量，說明客戶的具體要求。河南分倉（雙匯物流）根據銷售單和客戶的要求制定配送計劃，倉儲部內勤詢問河南分倉（雙匯物流）是否能按照客戶的要求到貨，若不能按照客戶要求時間到貨，應及時與客戶溝通；F、貨物發出后倉儲部內勤在次日跟客戶聯系，詢問到貨情況，對此次所收貨物的數量和種類進行核對，詢問是否有新的意見和建議，并將所有的業務過程錄入到電腦中備查，以便對每張銷售單都做及時的跟蹤；G、次月初倉儲部內勤將上月所開具的銷售單庫管2聯、客戶聯及計劃銷售部統計員所開具的相應的銷售發票附在一起郵寄給河南分倉（雙匯物流），河南分倉（雙匯物流）在接到銷售單及發票后，將郵寄清單簽字確認并傳真給倉儲部內勤，河南分倉（雙匯物流）在下次送貨時將銷售單客戶聯與相應的發票送達店面；H、倉儲部內勤將銷售單財務聯與發票記賬聯轉財務部；I、在每月最后一天河南分倉（雙匯物流）向倉儲部內勤傳真本月所發生的費用明細清單，倉儲部主管核對無誤后簽字回傳河南分倉（雙匯物流），同時倉儲部內勤根據費用明細做“河南分倉費用預算明細表”轉財務部，河南分倉（雙匯物流）根據明細開具發票并在次月3日前郵寄回倉儲部內勤；J、倉儲部主管對費用發票審核無誤后辦理打款手續；（4）配送流程A、河南分倉（雙匯物流）根據計劃銷售部計劃員開具的銷售單制定配送計劃，同時開具出庫單；B、貨物配送到店面后經雙方驗收核對無誤后，店方收貨人在出庫單上簽字確認；C、河南分倉（雙匯物流）將客戶簽字確認的出庫單于次月3日前寄出，郵寄回倉儲部內勤；D、河南分倉（雙匯物流）庫管員依據出庫單登記倉庫臺賬，以便日后與倉儲部內勤對賬；（5）月末盤點A、每月的最后一天河南分倉（雙匯物流）對庫房進行盤點，分公司派專人對其進行監盤，河南分倉（雙匯物流）出具庫存盤點表，由庫管和物流分公司監盤人員簽字并蓋章，次月3日前一并郵寄回倉儲部內勤，小肥羊物流分公司財務部不定期抽盤。B、盤點過程中出現差異時，雙方依據交接單或調撥單、入庫單、銷售單、出庫單進行核對。（6）倉儲部內勤將相關單據進行整理、存檔；（7）相關單據A、調撥單B、銷售單C、入庫單（河南分倉開具）D、出庫單（河南分倉開具）E、入庫單（倉儲部開具）F、交接單G、河南分倉費用預算明細表H、貨物驗收反饋表I、存貨盤點表（8）相關聯的流程A、調度內供物資配送流程3、包頭倉業務流程（1）倉管員依據計劃銷售部計劃員提供的申購計劃單、采購部采購員提供的訂貨單進行收貨核對；（2）對到庫物資進行驗收；（3）經驗收為不合格的物資，不予接收。如外地來貨不得不收的，暫存入不合格品區，不辦理入庫手續。將進貨驗收單轉采購部采購員進行退貨返回處理；（4）驗收合格物資入庫后及時辦理入庫手續，開具入庫單；（5）將入庫單財務聯和結算聯轉采購部采購員辦理結算業務，將計劃聯轉計劃銷售部計劃員；（6）對所有庫存物資根據其性能，進行分區分類管理（7）倉管員對銷售單或調撥單進行核對后辦理出庫業務（8）如發現銷售單或調撥單有疑問時須及時通知計劃銷售部計劃員（9）倉管員在貨物發出后在銷售單或調撥單上簽字確認將財務聯轉財務部；（10）倉管員依據入庫單和銷售單或調撥單的庫管聯登記倉庫臺賬；以便核實庫存；（11）對關于流程的所有記錄整理、存檔（12）相關單據A、申購計劃單B、訂貨單C、調撥單D、銷售單E、入庫單F、進貨驗收單（13）相關聯的流程A、自采業務流程B、包分店配送流程4、分倉業務流程A、分倉匯總各終端店所報申購計劃并進行分析編制月度申購計劃表報計劃銷售部計劃員B、分倉根據各終端店發貨時間要求并結合庫存情況在發貨前十日編制即時申購計劃報計劃銷售部計劃員，若即時申購計劃與月度申購計劃相同，可電話通知計劃銷售部計劃員；C、分倉對到庫物資進行驗收；D、經分倉驗收為不合格的物資，不予接收。暫不能退回的不合格物資，先存入不合格品區且不辦理入庫手續。將貨物驗收反饋表轉采購部采購員進行退貨返回處理；E、驗收合格的物資應及時辦理入庫手續；F、分倉對庫存物資進行合理有效的管理；G、倉管員根據分倉開具的銷售單辦理出庫手續；H、各終端店委托分倉進行配送的，由分倉負責統一配送I、轉入配送流程；J、對于配送物資出現串貨或混貨的問題，各分倉應按實收物資數量辦理入庫手續；K、整理并匯總相關記錄，在次月3日前將入庫單銷售單財務聯寄回倉儲部內勤。L、相關單據A月度申購計劃表B貨物驗收反饋表C入庫單D銷售單M、相關聯的流程A分倉銷售業務流程B調度內供物資配送流程5、分倉配送流程（1）市內范圍的日常配送A、市內各店按規定時間，須將物料申購單傳真倉統計員。各店每次傳真訂購單后需通過電話方式確認分倉是否收到訂購單及是否有異常。如超過規定時間未收到各店的訂購單，視為次日不需要配送貨物B、分倉根據當地實際情況確定配送時間，如有特殊情況需臨時配送或更改配送時間，分倉視情況臨時安排或通知各店實際到貨時間C、分倉統計員收到各店物料申購單后，由分倉車輛配送的根據各店的申購量和款到通知單代物流計劃處計劃員開具銷售單D、配送業務由倉管員、搬運工、司機相互配合，根據銷售單數量裝貨。所配貨物需由倉管員、司機當面清點各類物品的品名、數量,并在當日配送物品的銷售單上雙方簽字確認F、到達各店時司機需與各店倉管員進行交接，各店倉管員確認無誤后，在銷售單上簽字,留客戶聯給各店,司機將銷售單其他聯帶回分倉交于分倉統計員保管G、當地的配送業務由冷藏公司車輛負責的，分倉統計員根據各店的申購量和款到通知單填寫配送單，審核蓋章后傳真至冷藏公司，冷藏公司根據分倉要求的送貨時間安排車輛及時送貨并開具一式三聯的發貨通知單H、分倉物資由冷庫代為配送的，各店收到冷藏公司配送的貨物后,在冷藏公司的發貨通知單上簽字確認,并傳真至分倉統計員,月末將原始單據轉回分倉保管I、分倉物資由冷庫代為配送的，分倉統計員收到客戶已簽字的冷藏公司發貨通知單的傳真件后開具銷售單J、各店在交接貨物時遇到的各種問題，需經配送司機確認或當日及時反饋至分倉,分倉統計員須填制客戶投訴登記、處理表并將有關肉品質量和調味品的反饋信息傳真至計劃銷售部計劃員（2）市外所轄直營店及加盟店物料配送；A、各店按分倉規定時間，應在規定日期前傳真訂購物品的計劃單至分倉，與分倉統計員聯系提貨方式、提貨時間、并匯款到物流配送分公司賬戶上B、分倉統計員收到各店款到通知后，結合分倉庫存開具分倉銷售單C、由分倉發貨至所轄各地貨物的運輸方式由各店和分倉協商確定。對于不同運輸方式而產生的運輸費用，分倉本著盡量降低客戶運輸成本，與多個貨運部協商、對比，取最低且合理價并獲得客戶同意后發貨D、市外配送各店采用自提的方式,須持匯款單下訂購單的需將訂購單一并帶上到分倉取得銷售單到倉庫提貨,分倉倉管員依據銷售單與提貨人當面點清貨物,且雙方在銷售單上簽字E、市外配送各店要求采用委托汽運發貨方式的,分倉的配送流程參照物流配送分公司的委托發貨配送業務流程F、市外配送各店采用火車或水運發貨方式的,由倉員、搬運工、短途司機相互配合，根據銷售單數量裝貨。所配貨物需由倉管員、司機當面清點各類物品的品名、數量,并在銷售單上雙方簽字確認G、司機將貨物運至火車站或碼頭辦理托運手續銷售單需隨貨一并帶走,辦理完畢后將托運單據轉分倉統計員,分倉統計員將銷售單和托運單傳真至訂貨單位,以備訂貨單位隨時查詢貨物到達情況H、貨物運到后訂貨單位應在銷售單上簽字確認貨物已收到并傳真至分倉統計員,分倉統計員將單據存檔。I、相關單據無J、相關聯的流程2232倉庫主要業務流程圖出入庫調撥流程總倉分倉庫管計劃部采購部訂貨單到貨通知單到貨驗收入庫單Y接收訂貨單到貨通知單N進入采購退貨流程調撥單銷售單出庫單轉入配送流程2233倉庫業務需求描述1、共享采購的訂貨單信息資料。2、采購收貨入庫業務處理。3、庫存調撥業務處理。4、盤點與報損業務處理。5、采購退貨出庫業務處理。6、銷售出庫業務處理。7、庫存最高存量和安全庫存管理。可以設置庫存的最高存量以防止造成物品積壓、設置安全庫存保障物品的充分供應。8、物品批次管理。對物品進行有有效的批次控制管理，對物品的質量能夠有效的管理和追溯。9、物品保質期、預警管理。對具有保質期、或保質期比較短的物品進行保質期限的設置，并進行預警處理，有效的控制和管理物品的質量。10、倉庫、庫區、庫位管理。根據不同的需要設置不同的倉庫、根據每個倉庫的特點進行庫區、庫位的設置，通過設置，對各倉庫、庫區、庫位的物品數量、倉庫的空間等信息進行有效的管理和控制。11、在途物品管理。能夠對在途物品的發出時間、數量、到達日以及在途信息、實際到達的時間、數量、差異等信息進行有效的管理。12、庫存物品分析。對物品進行多條件、立體、交叉等方式的進銷存信息的查詢和分析，從數據、表、圖等形式上反映庫存物品的在庫信息和可用信息情況。13、在庫物品狀態管理。在庫物品有正品、不合格產品、過期物品、殘次品等不同的狀態、需要對不同狀態的物品進行有效的進、銷、存處理。14、成本管理。需要對物品的支持多種計價方法、目前使用的是全月一次加權平均法，以方便對物品的成本計算和管理。15、贈品管理。贈品的進、銷、存的特殊處理。16、庫存商品能夠按照不同業務單位、不同部門進行財務核算類別和單品的查詢、分析管理。17、上系統后需要更改的流程。庫管接收采購部轉來的書面訂貨單留檔，當供應商通知采購部貨品發出后，采購部根據供應商提供的貨品信息編制入庫通知單轉倉管員進行物品驗收，并辦理入庫手續、開辦入庫單并轉交采購留檔、轉交財務辦理結算業務；計劃銷售部根據分倉或客戶的要貨需求辦理銷售單或調撥單，倉管員依據銷售單或調撥單辦理出庫單并出庫。224銷售出庫管理2241銷售業務流程1、內供銷售業務流程描述（1）各店面向管轄分倉報送申購計劃；各分倉統計員向計劃銷售部計劃員報送申購計劃；（2）計劃銷售計劃員部接收包頭倉、河南分倉客戶及分倉申購計劃編制計劃單，與財務部往來會計提供的賬務往來核對無欠款后（財務部每月5日前提供上月賬務往來）,報部門主管審核；（3）計劃員將計劃單轉調度部調度員；（4）計劃員將計劃單與庫存核對，庫存無貨的產品，編制申購計劃單，報部門主管審核后，將采購聯轉采購部采購員，庫管聯轉倉儲部內勤；（5）計劃員將審核后的計劃單及匯款賬戶傳真給客戶通知客戶匯款；A、分倉核算出價格后通知管轄店面按公司要求將貨款匯入公司指定賬戶；（6）客戶按公司要求將貨款匯入指定賬戶；（7）客戶匯款后將匯款單回執聯回傳至計劃銷售部計劃員處；A、分倉客戶匯款后將匯款單回執聯回傳至分倉；（8）計劃員將匯款傳真件記錄后轉財務部出納員；（9）同時調度部調度員收到計劃單開始備車；（10）采購部采購員接到物資申購單轉入采購流程；（11）倉儲部內勤或庫管員接到計劃單轉入倉儲業務流程（依據系統）；（12）財務部出納員收到客戶匯款后編制客戶款項到賬通知單轉計劃銷售部計劃員；（13）計劃員接到客戶款項到賬通知單后開具銷售單；在核對分倉申購量全部入庫后，開具調拔單，報部門主管審核后，轉統計員開具銷售發票（調拔單不開發票）；（14）計劃員將審核后的銷售單或調拔單財務聯、庫管聯、客戶聯與發票轉給調度部調度員執行配送流程，調度員將發車及到貨時間告知計劃銷售部計劃員；當客戶自提時將銷售單客戶聯轉客戶,客戶持銷售單去倉庫提貨；（15）計劃員每月1日編制上月銷售明細匯總表，轉統計員審核后，上報部門主管；A、分倉統計員每月1日編制上月銷售明細匯總表，報分倉主管審核后，轉統計員復審，報部門主管；（16）計劃銷售部計劃員、統計員將所有票據、報表整理、歸檔；（17）市場專員對所管轄區域店面的計劃、銷售、統計流程與計劃員相同。（18）相關單據A、計劃單B、銷售單C、調撥單D、申購計劃單E、客戶款項到賬通知單F、銷售明細匯總表（19）相關聯的流程A、計劃流程B、自采業務流程C、調度內供物資配送流程2、廠家直發銷售業務流程（1）計劃銷售部計劃員接收店面或分倉報送的申購計劃；（2）計劃員核對賬務往來確定無欠款，編制申購計劃單經部門主管審批后，將采購聯轉采購部采購員備貨，庫管聯轉倉儲部內勤。（3）同時通知客戶將貨款匯入公司指定賬戶后，將銀行回執傳至公司計劃銷售部計劃員記錄后轉財務部出納員；（4）財務部出納員收到客戶匯款后編制客戶款項到賬通知單轉計劃銷售部計劃員，由計劃員編制發貨通知單轉采購部采購員說明可發貨；（5）廠家在我公司申購的貨物發出后，需將發貨單回傳至我公司采購部，采購員審核后轉倉儲部開據入庫單；（6）計劃員將倉儲部開具的入庫單與申購計劃單、訂貨單核對無誤后，開具銷售單或調撥單；（7）銷售單或調撥單報主管審核后，轉統計員開具銷售發票（調拔單不開發票），銷售單財務聯轉倉儲部庫管審核后轉財務部會計；（8）計劃員對相關票據進行統計；（9）計劃員對所有統計資料歸檔存放；（10）市場專員對所管轄區域店面的廠家直發計劃、銷售、統計流程同上。（11）相關單據A、計劃單B、銷售單C、調撥單D、申購計劃單E、客戶款項到賬通知單F、銷售明細匯總表（12）相關聯的流程A、計劃流程B、廠家直發業務流程C、廠方庫業務流程（13）相關報表A、年度店面明細表B、2007年總庫出庫明細匯總表C、店面銷售額統計表（按性質D、分倉年度銷售統計表E、分倉銷售額對比跟蹤F、分倉銷售分析報表（2007）G、分倉銷售匯總表I、分倉月銷售統計報表075J、客戶銷售額對比跟蹤K、月度分倉申購計劃完成情況報表3、分倉銷售業務流程（1）分倉統計員接收客戶申購單匯總、分析后，在每月10日前編制次月分倉月度申購計劃傳真至計劃銷售部計劃員處。A、分倉統計員根據各終端店發貨時間要求并結合庫存情況在發貨前十日編制即時申購計劃報計劃銷售部計劃員處，若即時計劃與月計劃相同，可電話通知計劃銷售部計劃員。（2）分倉通知轄區客戶按公司要求將貨款匯入指定賬戶。（3）客戶匯款后將匯款回執傳真給分倉統計員；由分倉統計員統計匯總編制匯款傳真明細統計表傳真給財務部。（4）調度部調度員依據計劃銷售部計劃員開具的調撥單發貨,出納員收到分倉管轄店面匯款后，給分倉統計員下達款到通知；（5）分倉統計員收到款到通知后代計劃銷售部開具銷售單。（6）統計員將銷售單報分倉主管審核。（7）審核后的銷售單轉統計員進入分倉配送流程；（8）分倉統計員將銷售單財務聯在次月3日前連同其他單據一并寄至倉儲部；（9）分倉統計員每月1日將上月分倉銷售明細匯總表報送計劃銷售部統計員；（10）計劃銷售部統計員對各分倉所報報表與系統進行核對；（11）計劃銷售部統計員將核對無誤的分倉銷售明細匯總表轉財務成本會計后,依據分倉銷售明細表開據發票；（12）財務部依據發票、匯總表進行帳務處理,次月初分倉寄回銷售單后,經倉儲部內勤審核后轉財務部；（13）計劃銷售部計劃員、統計員將所有相關資料整理、存檔。（14）相關單據A、計劃單B、銷售單C、調撥單D、客戶款項到賬通知單E、銷售明細匯總表F、分倉月度申購計劃（15）相關聯的流程A、計劃流程B、調度內供物資配送流程C、分倉業務流程D、分倉配送流程4、賒銷業務流程（1）客戶要求賒銷時，計劃銷售部計劃員要對客戶進行信譽額度評定，如對象在可賒銷范圍內，則傳賒銷申請單給客戶；（2）客戶將填寫好的賒銷申請單傳回計劃銷售部計劃員，計劃銷售部計劃員將客戶歷史信譽資料整理后，一并報計劃主管、供銷部經理審核、總經理審批；（3）計劃銷售部計劃員將總經理審批后的賒銷申請單存檔，并轉復印件至財務部經理；（4）在賒銷申請單指定的歸還日期，計劃銷售部計劃員需要向店面電話催款，如催款無效，需編制書面催款單傳予客戶進行催討，直至客戶匯款。（5）相關票據A、賒銷申請單5、統計業務流程（1）統計員在每月2日審核分倉銷售明細匯總表轉財務部；（2）統計員在每月3日匯總編制全國銷售明細表轉財務部；（3）統計員在每月5日編制部門分析所需的系列銷售明細表與匯總表、各種分類匯總表，報部門主管；（4）在每月末依各分倉所報的分倉銷售明細匯總表，開具發票；（5）在次月初開具發票明細清單；（6）在每月15日前將各倉的銷售發票全部以特快專遞形式發出，并附回函要求；（7）編寫上月公司銷售分析報表，并在15日前報部門主管審核；（8）統計員對相關資料整理、存檔。6、促銷業務流程（1）申請A、各分倉促銷申請須在活動前715天填寫統一的促銷活動申請表，并傳回公司計劃銷售部市場專員處；B、計劃銷售部市場專員對促銷活動申請表所涉及的產品、時間核對可執行后，報部門主管、供銷部經理審核，總經理審批；C、市場專員將審批通過的促銷活動申請表，轉相關部門后，通知分倉主管可執行；D、市場專員對資料整理、歸檔。（2）執行A、分倉主管接到總經理審批后的促銷活動申請表，即可開始促銷活動；B、促銷活動由分倉主管全程負責，計劃銷售部市場專員對活動進行抽查；（3）結案核銷A、促銷活動結束后，分倉統計員將結案材料整理后，報分倉主管審核；B、分倉主管審核結案資料無誤后，在次月4日前將資料寄出，超期不予核銷；C、計劃銷售部市場專員對分倉寄回的資料進行核對，核對無誤后報供銷部經理審核，報財務部核銷，報總經理審批；D、計劃銷售部市場專員對相關資料整理、存檔。E、相關票據A促銷活動申請表2242銷售主要業務流程圖分倉銷售流程總部財務分倉庫房分倉主管分倉統計員客戶否匯款是是否開銷售單是否通過申購計劃單編制計劃單是否庫存滿足是否收到付款審核計劃單發貨分倉要貨流程審核銷售單總倉銷售流程總部財務總倉庫房計劃主管計劃員客戶否匯款是是否開銷售單是否通過申購計劃單編制計劃單是否庫存滿足是否收到付款審核計劃單發貨總倉申購流程審核銷售單2243銷售業務需求1、客戶管理。建立客戶檔案信息庫、消息記錄客戶信管信息客戶的進貨周期、最低的進貨量都得跟蹤分析。客戶分類按照不同指標對客戶進行分類，如按照店面性質、區域、重要性等。店面的簽約、續簽、停貨、解約、名稱變更及性質變更信息的紀錄及匯總統計。2、銷售價格管理。銷售價格依據不同客戶的性質和關系形成不同的價格策略和體系；并對銷售價格進行有效的管理和控制。（統一修改，各級統一變更）3、自動接收計劃的分倉計劃用量明細表4、銷售業務處理。銷售開單處理、虛擬發票等具體業務處理5、銷售退回。銷售退回業務處理。6、客戶貨款查詢管理。能夠對客戶的付款信息進行實施查詢。7、促銷管理。對促銷方案制訂、申請、執行、結案進行有效的管理和控制。8、樣品、贈品銷售管理。對樣品的進、銷、存進行有效的管理和控制。9、銷售分析。對對物品進行多條件、立體、交叉等方式的銷售信息的查詢和分析。10、客戶信息變更追蹤。要求系統中能夠跟蹤記錄客戶的重要信息變更情況，并提供相關報表統計查詢。客戶的進貨周期、最低的進貨量都得跟蹤分析。11、庫存信息的及時查詢。在錄入訂單的時候，錄入用戶可以及時的查詢到項目在本庫房的庫存數量、已訂貨未發貨數量（已錄入訂單，未付款，未開銷售單，未發貨）、已銷售未發貨數量（已付款，已開銷售單，未發貨）等信息。12、提醒功能。客戶的實際業務中，有多級的業務審核需求，希望在各個功能中提供消息通知功能，以便及提醒業務流程中各個人員及時處理各種業務單據。13、訂單發貨前，必須保證訂單的銷售款已經到帳。促銷、賒銷、退回的銷售流程。14、銷售商品能夠按照不同業務單位、不同部門進行財務核算類別和單品的查詢、分析管理。15、上系統后希望實現的銷售業務流程（1）各店面向管轄分倉報送申購計劃；各分倉統計員向計劃銷售部計劃員報送申購計劃；（2）計劃銷售計劃員部接收包頭倉、河南分倉客戶及分倉申購計劃編制計劃單，報部門主管審核；（3）計劃員將計劃單轉調度部調度員（系統共享）；（4）計劃員將計劃單與庫存核對，庫存無貨的產品，編制申購計劃單，報部門主管審核后，將采購聯轉采購部采購員；（5）計劃員通知客戶將貨款匯入公司指定賬戶；A分倉核算出價格后通知管轄店面按公司要求將貨款匯入公司指定賬戶；（6）客戶按公司要求將貨款匯入指定賬戶；（7）客戶匯款后將匯款單回執聯回傳至計劃銷售部計劃員處；A分倉客戶匯款后將匯款單回執聯回傳至分倉；（8）計劃員將匯款傳真件記錄后轉財務部出納員；（9）同時調度部調度員收到計劃單開始備車；（10）采購部采購員接到物資申購單轉入采購流程；（11）倉儲部內勤或庫管員接到計劃單轉入倉儲業務流程（依據系統）；（12）財務部出納員收到客戶匯款后，在系統中錄入預收款金額；（13）在系統提示計劃單金額滿足后，計劃員開據發貨單通知單，報部門主管審核后轉調度部調度員。A計劃員在核對分倉申購量全部入庫后，開具分倉發貨單通知單，報部門主管審核后轉調度部調度員；（14）調度員安排好車后，編制提貨單轉倉儲部庫管；（15）在產品出庫后，庫管審核提貨單生成出庫單，統計員依據出庫單開發票；（16）計劃員/分倉統計員每月1日編制上月分倉月銷售統計報表，轉統計員審核后，上報部門主管；（17）計劃員/分倉統計員、統計員將所有票據、報表整理、歸檔；（18）市場專員對所管轄區域店面的計劃、銷售、統計流程與計劃員相同。225配送業務管理2251配送業務流程1、內供物資配送流程（1）調度員接到計劃銷售部計劃員的計劃單后備車（2調度員接到計劃銷售部計劃員的銷售單后，調度員根據銷售單訂車。各分倉走貨，調度員根據計劃員下的調撥單訂車；（3）調度員在確定運輸價格、路線等后，要與客戶進行電話溝通,客戶對這些信息給予口頭肯定后方可發車；如客戶不滿意，調度員應重新找車（4）調度員訂好車后，開具交接單；（5）調度部主管進行審核，（審核是否為合格的承運商、是否符合招標報價），如有特殊原因高于報價須注明原因，經總經理審批；（6）裝車時，調度員應至少提前半天通知各相關部門人員（倉管員、采購員）。（7）調度員組織裝車發貨，提貨經辦人持交接單、銷售單或調撥單（庫房聯、財務聯、客戶聯）到庫房或基地提貨。（8）調度員要派人對車輛的裝貨、在途情況、及到貨時間進行監督。（9）貨物為火車、客運發運時,調度員把發火車、客運的相關信息通知客戶，有票據的要傳真給客戶。（10車輛在途時如有突發事件，按在途車輛突發事件處理的規定進行處理。（11）客戶驗收貨物后，將簽字確認的交接單回傳至調度部，調度員接收存檔。（12）貨到付款的客戶驗收清點物品后，直接給司機結算運費。（13）由公司結算運費的，司機憑客戶簽收的第二聯交接單結算。結算票據經調度部主管、儲運部經理及財務部經理審核，總經理審批后結算。（14）調度員編制內供物資發運月匯總表次月3日上報調度部主管，編制內供物質發運匯總表次年1月3日上報調度部主管。（15）調度員應將相關記錄整理、存檔。（16）相關單據。A、計劃單B、銷售單C、調撥單D、交接單（17）相關報表A、內供物資發運月匯總表B、內供物資發運匯總表2、肉業倒運物資配送流程（1）調度員接到肉業公司計劃調度專員到達地為物流或標有肉業結算的內蒙古小肥羊肉業有限公司裝車單時，調度員應與肉業計劃調度專員核對品名、數量后備車。（2）調度員接到肉業公司計劃調度專員到達地為物流的內蒙古小肥羊肉業有限公司裝車單備車，同時與物流公司計劃銷售部主管核實此貨品是否可以調運入庫，如可以入庫（在裝車單右上角注明“同意入庫”），調度員開交接單并在右上角注明“倒運”字樣，在收到標有肉業結算的內蒙古小肥羊肉業有限公司裝車單后，可直接定車開具交接單，在右上角注明“肉業結算”字樣。調度員要在接單后二個工作日內完成；如有特殊情況不能完成的，調度員要及時上報調度部主管。（3）調度部主管進行審核（審核是否為合格的承運商、是否符合招標報價），如有特殊原因高于報價須注明原因，經總經理審批。（4）調度員要在裝車時提前半天通知相關裝貨部門及收貨部門的倉管員和負責人（臨河基地、錫盟基地、肉業庫房、包頭倉等客戶）。（5）調度員組織裝車發貨，司機持交接單去指定的基地裝車，如異地調貨司機不能拿到交接單的，可憑傳真件裝車。（6）車輛在途時如有突發事件，按在途車輛突發事件處理的規定進行處理。（7）客戶驗收貨物后，將簽字確認的交接單回傳至調度部，調度員接收存檔。（8）交接單回執聯（注明倒運）由物流分公司結算運費，結算票據經調度部主管、儲運部經理及財務部經理審核，總經理審批后結算。（9）交接單回執聯（注明肉業結算）由肉業公司結算，結算票據應由調度部主管和儲運部經理審核后，郵寄小肥羊肉業公司結算。（10）調度員將走車情況登記在倒運月匯總表、肉業發運月匯總表上，次月3日前上報調度部主管。（11）調度員要在次年1月5日前將倒運匯總表、肉業發運匯總表上報調度部主管。（12）調度員將記錄整理、存檔。（13）相關單據；A、內蒙古小肥羊肉業有限公司裝車單B、交接單C、倒運月匯總表D、肉業發運月匯總表E、倒運匯總表F、肉業發運匯總表3、退換物資配送流程（1）調度部接到相關部門（物流、肉業、調味品等公司及客戶）的退換貨函件后（應以書面形式），根據貨物的品名、數量進行備車。（2）調度員向相關部門負責人詳細了解所退貨品的情況（貨品的包裝、質量、數量及起運地、到達地等情況）；如特殊情況不能完成的，調度員要及時上報調度部主管。（3）調度員安排好車輛后，將相關信息通知相關部門負責人確認后，開交接單裝貨，并在右上角標注“某某分公司退貨或換