某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司檔案管理制度（草案）為確保某某農(nóng)村商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡稱“本行”）檔案資料的完整，提高本行檔案的科學化和規(guī)范化管理水平，特制定本制度。一、總行、各支行、各分理處應指定專人管理文書檔案，會計檔案和業(yè)務檔案。二、本行在黨務，行政，業(yè)務以及財務，人事等工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料均應立卷和歸檔。本行各部門負責本部門文件立卷、歸檔和保管。其余所需立卷和歸檔的文件材料均由行政綜合部直接處理，行政綜合部經(jīng)理和專職文書，檔案管理員應對部門和下屬機構的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。三、檔案的立卷和歸檔要求：(一)應歸檔的文件材料齊全、完整；(二)文件和電報按其內(nèi)容的聯(lián)系、合并整理、立卷；(三)歸檔的文件材料，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切、便于保管和利用。四、各部門應根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案的利用工作，為本行各項工作服務，并注意掌握檔案的利用效果。六、歸檔范圍、保管期限和檔案銷毀(一)歸檔的文件材料的范圍：凡是反映本行黨務工作和業(yè)務工作活動，具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。1上級機關或業(yè)務主管部門的文件材料；(1)上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；(2)上級頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；(3)上級領導等視察,檢查我行工作時的重要指示、講話、賀詞、照片和有特殊保存價值的錄音,錄像等材料；(4)代上級草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；(5)代上級轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件(包括報紙,刊物轉(zhuǎn)載)。2本行的文件材料：(1)本行組織召開工作會議、專業(yè)會議的全套文件材料以及各種聲像材料；(2)本行黨委，行政領導會議(行務會議)材料；(3)本行頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他行政部門聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿，印制稿，重要文件的修改稿；(4)本行的請示與上級機關或主管部門的批復文件，下級機構的請示與本單位的批復文件；(5)本行及其內(nèi)部職能部門業(yè)務運行活動形成的工作計劃、總結、報告、年度目標管理考核實施方案和考核評比結果等；(6)反映業(yè)務活動和業(yè)務規(guī)范化管理的文件材料；(7)反映業(yè)務活動原始資料和基礎數(shù)據(jù)資料(重要基數(shù)),信息化處理(上傳和下載)和信息系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)資料(包括備份的計算機盤，片)，工作記錄等；(8)需建立和反映的各業(yè)務險種的個人帳戶資料；(9)對下級檢查,調(diào)查研究形成的重要文件材料；(10)統(tǒng)計原始臺帳，統(tǒng)計報表，匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(備份的計算機電子數(shù)據(jù)等)；(11)本單位形成的憑證，帳薄，財務報表，其他財務資料和匯總的財務報表(備份的計算機電子數(shù)據(jù)等)；(12)審計工作中形成的審計通知書,審計調(diào)查通知書,審計工作底稿,審計報告,審計意見書和審計決定等；(13)本行購建辦公樓，重大修繕項目，征用土地以及基本建設工程施工，竣工，購置大中型設備的文件材料，信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設等文件材料等；(14)本行制定的條例，準則，章程和各項管理制度等文件材料；(15)本行成立,合并,撤銷,更名,啟用印信及組織簡則,人員編制等文件材料；(16)本行,本系統(tǒng)的歷史沿革,大事記,反映重要活動事件的剪報,聲像材料,榮譽獎勵證書等文件材料；(17)本行(包括上報,下批)干部任免(包括備案),調(diào)配,培訓,專業(yè)技術職務申報,考試和評定,考核聘任,黨員,團員,干部工勤人員名冊,報表,以及工作人員的考試,考核,考勤,評聘,錄用,轉(zhuǎn)正,定級,調(diào)資,退職,退休,離休,評殘,撫恤,死亡等工作及干部評優(yōu)獎懲等文件材料；(18)本行和按干部管理權限規(guī)定的為下級單位辦理的干部,員工的轉(zhuǎn)移工資,行政,黨,團,工會組織介紹信及存根；(19)財產(chǎn)物資,檔案等的交接憑證,清冊；(20)本單位的業(yè)務宣傳,“CI”策劃的定稿和印本,編印的情況反映,簡報,宣傳冊等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿,樣本；(21)本單位與外單位簽訂的各種合同,協(xié)議等文件材料；(22)其他按有關規(guī)定應予歸檔的文件材料。3同級行政部門或業(yè)務主管部門和非隸屬機關的文件材料。(1)同級行政部門或業(yè)務主管部門和非隸屬機關頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；(2)有關業(yè)務機關對本單位工作檢查形成的重要文件；(3)同級行政部門和非隸屬機關與本單位聯(lián)系,協(xié)商工作的重要往來文件。4下級單位的文件材料：(1)下級單位報送的重要工作計劃,報告,總結,典型材料統(tǒng)計報表，財務預算,決算報表等文件；(2)下級單位（支行、分理處）報送的政策性備案文件。(二)保管期限檔案的保管期限由檔案的保存價值確定,根據(jù)國家檔案局的有關規(guī)定,檔案的保管期限定為永久，長期和短期3種,長期為16-50年左右,短期為15年以下,專門檔案另有保管期限和銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行，本行檔案的保管期限除會計檔案另作規(guī)定外,其他檔案均列為永久，長期和短期保存。1永久保存的檔案：本行制定的屬于政策性的文件；處理重要問題形成的文件、材料；召開的重要會議的重要文件材料；重要的請示、報告、總結、會計決算報表、綜合統(tǒng)計報表；機構演變、單位領導人任免的文件材料；直屬上級機關頒發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關針對本單位業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料;構成數(shù)據(jù)庫的基礎數(shù)據(jù)和系統(tǒng)運行的重要業(yè)務資料(備份的計算機電子數(shù)據(jù))及各基本險種的個人帳戶資料等。2屬于長期和短期保存的檔案由行政綜合部會同應立卷和歸檔的部門共同制定保管期限,報主管或分管領導批準后執(zhí)行;屬于文件檔案的由行政綜合部根據(jù)有關規(guī)定制定保管期限,報主管領導或分管領導批準后執(zhí)行。(三)檔案銷毀管理按保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無存查價值的檔案可定期鑒定和銷毀。屬于業(yè)務或?qū)I(yè)檔案的由相關的業(yè)務部經(jīng)理鑒定確認；屬文書檔案的由檔案管理員和行政綜合部經(jīng)理共同確認。銷毀前要登記造冊，報單位主管領導或分管領導批準后,由兩人在指定地監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。七、會計檔案的管理會計檔案的管理由總行財務會計部根據(jù)有關規(guī)定制定相關管理制度。八、檔案保管制度(一)存放檔案必須有專門庫房,并設有專柜,架,排架,排柜要科學和便于查找,做到科學管理,排列整齊,并健全檢索工具。(二)微縮膠片,照片,磁帶,光盤,磁盤的保管要符合規(guī)定要求。備份的磁盤,光盤等重要業(yè)務數(shù)據(jù)資料要做到異地存放和保管。(三)要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳,物相符。(四)庫房要經(jīng)常通風,做到整潔衛(wèi)生。庫房內(nèi)不準吸煙,以免發(fā)生火災,并做到七防:防火,防盜,防潮,防鼠,防蟲,防塵,防光,以確保安全和延長檔案壽命。(五)接收,借閱檔案必須認真驗收,并辦理交接和借閱手續(xù)。(六)要經(jīng)常檢查永久性檔案和會計檔案的安全及保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。九、檔案借閱制度(一)借閱檔案一律履行借閱手續(xù),借閱人有借閱檔案和歸還檔案時應簽名并注明日期。(二)借閱的檔案不得中途轉(zhuǎn)借他人。(三)會計檔案只能由財務部門和審計部門憑手續(xù)外借，其他部門和人員一律不予借閱。(四)所有檔案要注意保管，不得弄臟和亂劃、涂抹、剪裁和拆毀。(五