黨政機關公文格式及注意事項 1 一 公文用紙主要技術指標 公文用紙一般使用紙張定量為60g m2 80g m2的膠版印刷紙或者復印紙 2 二 公文用紙幅面尺寸及版面要求 1 幅面尺寸公文用紙采用GBT148中規定的A4型紙 其成品幅面尺寸為 210mm 297mm 2 頁邊與版心尺寸公文用紙天頭 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為 156mm 225mm 3 4 3 字體和字號如無特殊說明 公文格式各要素一般用3號仿宋體字 特定情況可以作適當調整 4 行數和字數一般每面排22行 每行排28個字 每面共計616個字 并撐滿版心 特定情況可以作適當調整 5 文字的顏色如無特殊說明 公文中文字的顏色均為黑色 5 6 制版要求版面干凈無底灰 字跡清楚無斷劃 尺寸標準 版心不斜 誤差不超過1mm 7 印刷要求雙面印刷 頁碼套正 兩面誤差不超過2mm 黑色油墨應當達到色譜標準 印品著墨實 均勻 字面不花 不白 無斷劃 8 裝訂要求公文應當左側裝訂 不掉頁 兩頁頁碼之間誤差不超過4mm 裁切后的成品尺寸允許誤差 2mm 四角成90 無毛茬或缺損 6 騎馬裝訂或平訂的公文應當 1 訂位為兩釘訂眼距版面上下邊緣各70mm處 允許誤差 4mm 2 無壞釘 漏釘 重釘 釘腳平伏牢固 3 騎馬訂釘均訂在折縫線上 平訂釘與書脊間的距離為3mm 5mm 7 公文格式各要素的劃分本標準將版心的公文格式各要素劃分為版頭 主體 版記三部分 公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭 公文首頁紅色分隔線 不含 以下 公文末頁首條分隔線 不含 以上的部分稱為主體 公文末頁首條分隔線以下 末條分隔線以上的部分稱為版記 頁碼位于版心外 三 公文格式要素編排規則 8 1 版頭 1 份號 如需標注份號 一般用6位3號阿拉伯數字 頂格編排在版心左上角第一行 2 密級和保密期限 如需標注密級和保密期限 一般用3號黑體字 頂格編排在版心左上角第二行 保密期限中的數字用阿拉伯數字標注 3 緊急程度 如需標注緊急程度 一般用3號黑體字 頂格編排在版心左上角 如需同時標注份號 密級和保密期限 緊急程度 按照份號 密級和保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 9 10 4 發文機關標志由發文機關全稱或者規范化簡稱加 文件 二字組成 也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱 發文機關標志居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用小標宋體字 顏色為紅色 以醒目 美觀 莊重為原則 聯合行文時 如需同時標注聯署發文機關名稱 一般應當將主辦機關名稱排列在前 如有 文件 二字 應當置于發文機關名稱右側 以聯署發文機關名稱為準上下居中排布 11 12 5 發文字號編排在發文機關標志下空二行位置 居中排布 年份 發文順序號用阿拉伯數字標注 年份應標全稱 用六角括號 括入 發文順序號不加 第 字 不編虛位 即1不編為01 在阿拉伯數字后加 號 字 上行文的發文字號居左空一字編排 與最后一個簽發人姓名處在同一行 13 6 簽發人由 簽發人 三字加全角冒號和簽發人姓名組成 居右空一字 編排在發文機關標志下空二行位置 簽發人 三字用3號仿宋體字 簽發人姓名用3號楷體字 如有多個簽發人 簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右 自上而下依次均勻編排 一般每行排兩個姓名 回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊 14 2 主體 1 標題一般用2號小標宋體字 編排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時 要做到詞意完整 排列對稱 長短適宜 間距恰當 標題排列應當使用梯形或菱形 中共中央辦公廳國務院辦廳關于印發 黨政機關公文處理工作條例 通知 中共中央關于印發 黨內法規制定條例 的通知 15 2 主送機關編排于標題下空一行位置 居左頂格 回行時仍頂格 最后一個機關名稱后標全角冒號 如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時 應當將主送機關名稱移至版記 3 正文公文首頁必須顯示正文 一般用3號仿宋體字 編排于主送機關名稱下一行 每個自然段左空二字 回行頂格 文中結構層次序數依次可以用 一 一 1 1 標注 一般第一層用黑體字 第二層用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標注 16 4 附件說明如有附件 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標全角冒號和附件名稱 如有多個附件 使用阿拉伯數字標注附件順序號 如 附件 1 XXXXX 附件名稱后不加標點符號 附件名稱較長需回行時 應當與上一行附件名稱的首字對齊 17 18 5 發文機關署名 成文日期和印章加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排 印章用紅色 不得出現空白印章 單一機關行文時 一般在成文日期之上 以成文日期為準居中編排發文機關署名 印章端正 居中下壓發文機關署名和成文日期 使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應當上距正文 或附件說明 一行之內 19 20 6 成文日期中的數字用阿拉伯數字將年 月 日標全 年份應標全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 7 特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l人簽名章 成文日期時 可以采取調整行距 字距的措施解決 8 附注如有附注 居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行 21 22 9 附件附件應當另面編排 并在版記之前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件標題居中編排在版心第三行 附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件與正文不能一起裝訂 應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注 附件 二字及附件順序號 23 24 3 版記 1 版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬 首條分隔線和末條分隔線用粗線 推薦高度為1磅 中間的分隔線用細線 推薦高度為0 7磅 首條分隔線位于版記中第一個要素之上 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合 25 2 抄送機關如有抄送機關 一般用4號仿宋體字 在印發機關和印發日期之上一行 左右各空一字編排 抄送 二字后加全角冒號和抄送機關名稱 回行時與冒號后的首字對齊 最后一個抄送機關名稱后標句號 如需把主送機關移至版記 除將 抄送 二字改為 主送 外 編排方法同抄送機關 既有主送機關又有抄送機關時 應當將主送機關置于抄送機關之上一行 之間不加分隔線 26 3 印發機關和印發日期印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字 編排在末條分隔線之上 印發機關左空一字 印發日期右空一字 用阿拉伯數字將年 月 日標全 年份應標全稱 月 日不編虛位 即1不編為01 后加 印發 二字 版記中如有其他要素 應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開 27 28 4 頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字 編排在公文版心下邊緣之下 數字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁碼居右空一字 雙頁碼居左空一字 公文的版記頁前有空白頁的 空白頁和版記頁均不編排頁碼 公文的附件與正文一起裝訂時 頁碼應當連續編排 29 30 一 公文標題中標點符號的用法公文標題中除法規 規章名稱加書名號外 一般不用標點符號 在實際工作中 標題中確有除書名號之外的其他標點符號存在 如頓號 括號 引號 破折號 標題中標點符號的使用應注意以下兩點 1 法律 法規 規章名稱全稱應加書名號 2 如果在事由部分出現多個機關 人名等并列時 每個機關名稱 人名之間應用頓號分開 不使用空格 標題要盡量簡短 不要占的行數太多 最好不超過三行 采用梯形或菱形排列 四 說明及注意事項 31 公文正文中的結構層次 一般不超過四層 其層次序數依次可用 一 二 1 1 標注 第一層一般用黑體字 第二層一般用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標注 需要強調的是 第一層 一 后面跟的是頓號 第二層次 一 后面不跟標點符號 第三層 1 后面跟的是一個小圓點 第四層次 1 后面不能跟標點符號 層次序數可以越級使用 如果公文結構層次只有兩層 第一層用 一 第二層既可用 二 也可以用 1 二 公文中的結構層次 32 在使用數字進行計量 編號的地方 已定型的含阿拉伯數字的詞語 如3G MP3等 應該使用阿拉伯數字 作為非公歷紀年 概數 如三四個月 一二十個 已定型的漢字數字的詞語時 應該使用漢字數字 如果表達計量或編號所需要用到的數字個數不多 選擇漢字數字還是阿拉伯數字在書寫的簡潔性和辨識的清晰性兩方面沒有明顯差異時 兩種形式均可使用 如17號樓 十七號樓 3倍 三倍 如果要突出簡潔醒目的表達效果 應使用阿拉伯數字 如果要突出莊重典雅的表達效果 應使用漢字數字 正文中的數字間不能回行 同一類型的表述必須用同一種數字 三 公文中關于阿拉伯數字和漢字數字的用法 33 四 公文常見的幾種錯誤 1 主送機關中的常見錯誤 1 主送機關不規范 2 主送機關混亂 3 分類排列時未按類內用頓號 類間用逗號 4 排格不正確 多行排列時在單位名稱處頓開 而不是書寫至行末才回行 回行不頂格 34 2 附件標識錯誤 1 有附件不標注 2 附件名未標全稱 3 標注不規范 附件 二字頂格標注 正確的是左空2字 只標一