理工學院協同辦公系統用戶培訓手冊一、系統環境配置相關1、如何登錄系統u 打開IE，首先將OA服務器的域名（）加入到信任站點；操作步驟：打開IE瀏覽器，點擊IE菜單欄的“工具”-“Internet選項”-“安全”-“受信任站點”，將“http:/ ”添加到可信站點中，如圖1所示： u 打開IE瀏覽器，在IE地址欄中輸入OA服務器的域名（）；2、控件的下載和安裝u 正常情況下，系統會自動安裝控件。如果你登陸成功，則說明控件安裝成功；u 彈出控件下載安裝窗口u 點擊圖上紅色框上的文字部分，則會彈出如圖1-3所示的安全警告：圖1-3 安全警告u 在圖中點擊安裝按鈕，系統自動將該控件下載并安裝到X：WINNT（Windows）Downloaded Program Files目錄下。u 如果發現登陸不了系統，則說明控件沒有正常安裝。可通過手動安裝解決：n 首面頁左上角“第2點”，請點擊這里查看原因，在彈出的幫助頁面里，點擊8.控件安裝包下載，進行手動安裝。n 控件卸載程序4、首頁功能說明圖1-6 OA主界面u 首頁待辦工作：顯示的文件是其它人員提交過來的，等待您辦理的工作u 首頁通知公告：顯示您有權限查閱的各部門發布的通知公告u 首頁校內辦公：顯示您有權限查閱的校內辦公信息u 首頁公文發布：顯示您有權限各部門發布的公文發布；u 首頁校內新聞：顯示您有權限各部門發布的校內新聞；u 首頁今日值班：顯示值班信息；u “”，用戶注銷，可以用來切換用戶；u “”，返回主界面，即首頁；u “”， 系統幫助；5、關閉系統u 點擊IE窗口的關閉按鈕，即可關閉系統。二、工作流程操作以校院辦學校發文和收文為例，首先是學校發文，如圖：1申請人擬稿具體操作如下：u 擬文 點最左邊的快捷模塊中的“新建工作”按鈕，在彈出框中選擇【院長辦公室流程】-【學校發文】的流程如圖2-1，點【確定】后出現學校發文處理單如圖2-2，輸入表單的基本內容信息。圖2-1新建工作消息框圖2-2 行政發文申請表單 如果學校發文需要上傳附件,點擊最下面的附件框中的【添加】,選擇你要上傳的文件.如圖2-3圖2-3 添加附件 學校發文需要有正文，點擊表單操作來編輯或插入發文正文內容。或者正文備注內的藍色按鈕。圖2-4 在編輯正文中插入正文內容備注：只有使用編輯正文功能才能保存修改痕跡，如以附件形式則無法保留領導修改痕跡。u 提交工作 點擊表單操作【提交】。系統會自動判斷當前擬稿人是屬于什么部門的,是科員或者是領導。科員將送給本部門領導核稿；領導將送文秘科辦理。u 跟蹤工作點擊導航欄里的【已辦工作】，便可跟蹤您提交的工作目前處于哪個環節由誰在辦理。若有需要修改文檔，則可點擊操作條上的【撤回】按紐，系統將會自動撤回您的工作，您便可修改，接著再提交。2擬稿單位領導修改核稿具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 審核擬稿內容，必要時可以對擬稿內容進行修改。 點【編輯正文】查看和編輯發文正文內容 點【簽署意見】，填入對擬稿的審核意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環節辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉過的環節的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉過的環節。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發文的流程圖。u 提交或退回工作 點【退回】， 可退回上一辦理環節，也可以選擇你要退回前面已辦理過的任意一個環節。 點【提交】， 系統將彈出流向選擇框，有提示3個流向可以走：1、校領導審批；2、送相關部門會稿；3、文秘科預審。u 其他 點擊表單操作【轉辦】。系統會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉辦的人員注意：轉辦是將自己的權限轉給將要交辦的人員。 點擊表單操作工具中的【會簽】。系統會跳出組織結構讓你選擇。 注意：交辦是將文檔拷貝一份給將要選擇的人員，屬本流程之外的，對本流程的流轉沒有影響。3相關部門會稿 會稿：是讓相關部門簽署意見，相關部門在簽署意見后提交，將提交給擬稿人。具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 點【編輯正文】查看和編輯發文正文內容 點【簽署意見】，填入對本發文的會簽意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環節辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉過的環節的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉過的環節。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發文的流程圖。u 提交工作 點【提交】，有提示2個流向：1、校領導會簽；2、擬稿單位領導再次核稿。u 其他 點擊表單操作【轉辦】。系統會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉辦的人員 點擊表單操作工具中的【交辦】。系統會跳出組織結構讓你選擇。4校領導審批具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 審核擬稿內容，必要時可以對擬稿內容進行修改。 點【編輯正文】查看和編輯發文正文內容 點【簽署意見】，填入對擬稿的審核意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環節辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉過的環節的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉過的環節。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發文的流程圖。u 提交或退回工作 點【退回】， 可退回上一辦理環節，也可以選擇你要退回前面已辦理過的任意一個環節。 點【提交】，將返回擬稿單位領導辦理。 u 其他 點擊表單操作【轉辦】。系統會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉辦的人員注意：轉辦是將自己的權限轉給將要交辦的人員。 點擊表單操作工具中的【會簽】。系統會跳出組織結構讓你選擇。 注意：交辦是將文檔拷貝一份給將要選擇的人員，屬本流程之外的，對本流程的流轉沒有影響。5校領導會簽具體操作與“校領導審批”環節一樣。 點【提交】，有提示2個流向：1、返回擬稿單位修改；2、送文秘科預審。6擬稿單位領導再次核稿具體操作與“擬稿單位領導核稿”環節一樣。 點【提交】，有提示2個流向：1、再次返回擬稿人修改；2、送文秘科預審。7文秘科預審具體操作與“校領導審批”環節一樣。 點【提交】，有提示2個流向：1、送校辦主任審稿；2、返回擬稿單位領導審稿。8校辦主任審稿具體操作與“校領導審批”環節一樣。 點【提交】，將呈送校領導簽發。9校領導簽發具體操作與“校領導審批”環節一樣。 點【提交】，將送擬稿單位根據意見修改并校對。10擬稿單位根據意見修改并校對具體操作與“校領導審批”環節一樣。 點【提交】，將送文秘科編號打印。11編號打印具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 編號 點【查閱正文】查看發文正文內容 根據內容對文件編號，沒有編號系統不讓提交工作。如圖2-5圖2-5 選擇發文文號u 套紅頭 點【打印】，選擇紅頭文件模板，點擊后，系統會自動將紅頭文件上傳到OA系統的當前處理單的附件里面 在附件框里，選中附件，點擊附件框【編輯】，對紅頭文件進行調整，調整后保存Word紅頭文件；u 提交 點【退回】，可退回上一辦理環節。 點【提交】，系統將會自動歸檔到校院辦的學校發文庫里面.接著我們來看下學校收文，如圖：1 申請人擬稿：在發文流程中我們已經介紹過如何進行擬稿操作，此處不在重復，重點還是提醒大家區分好“編輯正文”和“添加附件”。u 提交工作 點擊表單操作【提交】，將送給校院辦主任進行擬辦。2校辦主任擬辦具體操作如下：u 打開工作 點首頁【待辦工作】窗格里的工作，或者在消息框里【點擊查看】，打開工作。u 審批工作 審核擬稿內容，必要時可以對擬稿內容進行修改。 點【編輯正文】查看和編輯發文正文內容 點【簽署意見】，填入對擬稿的審核意見。u 查閱信息 點【查閱】【辦理意見】，可查看前面所有環節辦理人的辦理意見。 點【查閱】【文本流轉歷史】，可查看前面此筆文檔所流轉過的環節的文本說明。 點【查閱】【圖形流轉歷史】，可以圖像的形式查看前面此筆文檔所流轉過的環節。 點【查閱】【流程說明】，可查看整個發文的流程圖。u 提交或退回工作 點【退回】， 可退回上一辦理環節，也可以選擇你要退回前面已辦理過的任意一個環節。 點【提交】，將有2個流向的提示：1、送文秘科辦理；2、送校領導批辦。 u 其他 點擊表單操作【轉辦】。系統會跳出你本部門的人員出來讓你選擇,如果你想轉給其他部門的,可以在那個框框的上面選擇我的單位,再選擇你要轉辦的人員注意：轉辦是將自己的權限轉給將要交辦的人員。 點擊表單操作工具中的【會簽】。系統會跳出組織結構讓你選擇。 注意：交辦是將文檔拷貝一份給將要選擇的人員，屬本流程之外的，對本流程的流轉沒有影響。3校領導批辦具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 點【提交】，將有2個流向的提示：1、送文秘科分發；2、返回校辦主任辦理。4文秘科分發具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 點【提交】，將有2個流向的提示：1、送校領導批辦；2、送職能部門承辦。注意，此處需根據領導擬辦意見，可選送校領導批辦，也可選送職能部門承辦，也可以同時送給校領導和職能部門辦理。5職能部門承辦具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 點【提交】，將送文秘科辦理。6文秘科監控具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 點【查閱】【協辦意見】，可查看校領導批辦和職能部門承辦這兩個環節是否完成辦理。如果已完成，點擊確定即可。系統會自動彈出更新后的表單，顯示校領導批辦意見或職能部門承辦意見。點關閉。 點【提交】，將送文秘科辦理。7文秘科辦理具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 點【提交】，將有3個流向的提示：1、送傳閱至相關校領導；2、送職能部門承辦；3、送校辦清理歸檔8傳閱至相關校領導具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 點【提交】，將有2個流向的提示： 1、送職能部門承辦；2、送校辦清理歸檔9校辦清理歸檔具體操作與“校辦主任擬辦”環節一樣。 系統將會自動歸檔到校院辦的學校收文庫里面.三、公共信息1. 通知公告主要用于發布各種通知、通告等信息，是一個發布公共信息的綜合場所。u 查閱通知公告n 在系統首頁上就可以直接查閱近期通知公告；n 進入公告模塊：在系統首頁上點擊菜單【公共信息】-【通知公告】選項，打開通知公告模塊。如圖3-1 圖3-1 進入通知公告入口n 點擊導航欄中的【近期文檔】就可以瀏覽近期發布的通知公告；點擊導航欄中的【全部文檔】就可以瀏覽所有通知公告。如圖3-2圖3-2 查看近期通知公告、全部通知公告u 新建分類管理：點擊導航欄中的【分類管理】，再點擊操作條中的【新建】選項，填寫完表單相應的內容點擊【保存】選項，就可以完成通知公告分類的事項；點擊【關閉】選項，取消此次操作。如圖3-3圖3-3 新建通知公告的分類u 發布通知公告：點擊導航欄中的【近期文檔】或【全部文檔】，再點擊操作條中的【新建】選項，填寫完表單內容點擊【發布】選項，就可以完成發布通知公告的操作；點擊【關閉】選項，取消此次操作。注意不是所有的用戶都有發布公告的權限。如圖3-4圖3-4 新建通知公告2. 電子論壇主要用于OA內部人員的話題討論與休閑娛樂。進入論壇：在系統首頁上點擊菜單【公共信息】-【電子論壇】，進入電子論壇。3. 公共通訊錄、政策法規、規章制度進入公共通訊錄模塊：在系統首頁上點擊菜單【公共信息】-【公共通訊錄】；進入政策法規模塊：在系統首頁上點擊菜單【行政事務】-【政策法規】；進入規章制度模塊：在系統首頁上點擊菜單【行政事務】-【規章制度】；4. 在線短信主要用于內部用戶信息傳遞和在線交流。u 進入在線短信模塊：在系統首頁右上角，點擊后，便可彈出下拉框，選擇相關選項。也可以直接點擊快捷模塊的按鈕u 查看在線用戶：選擇【發送信息】菜單，就可以查閱在線人數及人員了。如圖3-4圖3-4 查看在線人數u 發送短信息： 選擇一個或多個用戶（部門、崗位、群組等），在編輯框內填寫信息內容，點擊【發送信息】按鈕，系統將信息立即發送給指定的用戶，當指定的用戶登陸OA時，系統自動彈出消息內容。查看歷史紀錄：點擊窗口中【已收消息】按鈕后，在系統界面可以瀏覽查看短信息歷史記錄。四、知識中心主要用于存放歸檔的資料，如發文、收文、事項簽報等歸檔資料u 查閱文件：點擊導航欄中的【流程歸檔】，進入相關分類，如查閱校院辦歸檔的行政發文，則選擇【流程歸檔】-【校院辦流程】，進入“行政發文”，點擊全部文件，可查閱所有的發文文件，也可點擊相關的文件夾。u 查詢文件：點擊全部文件或相關的部門文件夾，在窗口的底部，點擊“搜索”，輸入關健字，點擊“搜索”進行查詢，如果要更精確查詢，則可點擊高級搜索，如圖5-3所示，按標題、創建時間、作者等查詢。圖5-2 文件搜索圖5-3 高級查詢六、我的事務1. 我的工作用于處理所有通過流程審批的工作。包括：新建工作、待辦工作、已辦工作、工作草稿、工作督辦、工作監控、工作委托，如圖6-1所示。圖6-1新建工作：新建一項要通過領導審批的工作，如發文、收文、工作聯絡等待辦工作：主要是其它人員提交給您，等待您辦理的工作。已辦工作：顯示自己已經辦理并還在繼續流轉的工作，以便跟蹤辦理情況。同時還可以將自己已經提交但下一辦理人還沒有辦理的工作撤回。工作草稿：新建工作，還沒有處理完成，可保存工作草稿中，等處理完成后再提交。工作督辦：有督辦權限的用戶，可在這里跟蹤工作處理情況，并填寫相關督辦意見。工作監控：有流程管理權限的用戶可以在這里對其管理權限內的工作進行監控，并具有催辦當前辦理人、特送個人辦理及特送環節等權限工作委托：允許自行設定相應的時間內相應的工作自動轉交給自行定義的委托人辦理。此功能常用于在審批人需要出差或請假等審批不便時使用。2. 我的日程u 模塊進入：在系統首頁上選擇【我的事務】【我的日程】【查看日程安排】，進入我