貴鶴科技【貴鶴】征稿管理專家說明書1.概介軟件名稱：征稿管理專家版本編號：V1.0版權(quán)所有：黔中客征稿管理專家專為組稿代理設(shè)計，是完全針對組稿代理工作實際而設(shè)計的一款管理軟件，以征稿管理為核心，輔以作者管理、下級合作人管理、期刊聯(lián)系人管理、期刊管理、郵件群發(fā)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計以及用于廣告短信群發(fā)的手機(jī)號批量提取等功能，是期刊雜志或報紙組稿代理們的理想工具。軟件耗時兩年多，積聚了十余名軟件工程師的心血，還有數(shù)十名組稿代理的積極建議，以及兩年來參與測試的組稿代理們的辛勤勞動。鑒于此，懇求各用戶一定注冊正版軟件，以支持我們團(tuán)隊的發(fā)展，以便有資金進(jìn)一步優(yōu)化該軟件。軟件界面友好，功能布局既美觀，又實用，在測試中獲得了一致好評。界面如下圖：2.軟件操作指南2.1 征稿管理征稿管理功能是軟件的核心功能，包括文稿處理流程、收款交款處理、信息修改等主要操作。2.1.1 征稿管理概介征稿管理為軟件核心功能，包括新稿登記、代寫安排、稿件送審、收款登記、交款登記、撤退稿登記、退款登記、寄刊登記等常用功能。界面如下：2.1.2 稿件處理流程操作【新稿登記】新稿登記時，作者名和文章標(biāo)題為必填項。如果是代寫的文章，就暫時用一個臨時標(biāo)題來代替，如某作者要寫有關(guān)高中語文的論文，你就可記為“高中語文論文”。文章編號會在點新增后自動生成。其他項目可以根據(jù)自己的實際需要選填。“推薦人”欄目如果是本人親自收稿，可以留空，也可以填上其他個性的標(biāo)記，如“本人”之類的，但一定要與其他真正的推薦人相區(qū)別。這樣以便于統(tǒng)計時準(zhǔn)確。稿件登記一定“一文一記”，不能“一記多文”。如果一個人要發(fā)兩篇文章，就應(yīng)該記錄兩條數(shù)據(jù)。【代寫安排】需要安排代寫的文章才進(jìn)入此環(huán)節(jié)。只有新登記的標(biāo)識為“新稿件”的記錄才能進(jìn)入代寫安排，在界面中依次填入“代寫人”和“送寫時間”即可。至于產(chǎn)生的代寫費(fèi)用，可以通過【交款登記】或【其他開支】登記來記錄。【代寫完成登記】安排了代寫的文章才會進(jìn)入此環(huán)節(jié)。代寫完成的稿件，如果還要安排發(fā)表，只需要選中“代寫完成登記”。如果只安排代寫，不安排發(fā)表的稿子，需要選中“已完結(jié)稿件”。（【注】只有標(biāo)注為“已完結(jié)稿件”的稿子才能進(jìn)入統(tǒng)計范圍。）代寫完成的稿件，如果需要改標(biāo)題，可通過【信息修改】按鈕打開修改界面進(jìn)行修改。【送審登記】如果把文章交給期刊聯(lián)系人（上級代理或雜志編輯等，統(tǒng)稱期刊聯(lián)系人），就需用到此項。只有標(biāo)記為“新稿件”、“代寫完成稿件”、“待出刊稿件”（有的文章送A刊不過，然后轉(zhuǎn)送B刊，所以“待出刊稿件”也可以重新送審）等的文章才能執(zhí)行此操作。送審登記中，期刊聯(lián)系人、審稿結(jié)果、送審時間、安排刊期等項目應(yīng)當(dāng)如實填寫。【出刊登記】出刊登記項目只能針對待出刊稿件。包括出刊時間和樣刊數(shù)量兩項。【寄刊登記】本操作只能針對“待寄刊稿件”。對同一個作者，可多次寄刊，相應(yīng)地可記錄多次。記錄前點“新增”按鈕，即可自動生成編號、寄刊人等信息。“郵遞單位”是指負(fù)責(zé)郵遞包括的單位，如中國郵政、圓通、順豐等。其他需填項目一看即可明白，此不贅言。特別需要強(qiáng)調(diào)的是，如果刊物已經(jīng)寄送完畢并且確認(rèn)作者已收到，可點“稿件完結(jié)標(biāo)注”按鈕，將稿件標(biāo)注為“已完結(jié)稿件”，這樣才能使文章進(jìn)入統(tǒng)計范圍。【撤退稿登記】本操作只能針對“新稿件”或“待出刊稿件”。注明撤退稿原因和應(yīng)退款金額等信息即可。2.1.3 賬務(wù)處理流程【收款登記】收款登記可針對任何一個環(huán)節(jié)中的文章進(jìn)行。每篇文章可對應(yīng)多條收款記錄，因此可有效記錄分期付款的情況。收款合計值形成每一篇文章的總收入。收款登記中，“交款人”往往是文章作者或推薦文章的人，即為文章出資金的人；交款方式包括銀行網(wǎng)點存入、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬、支付寶轉(zhuǎn)賬等多種方式，可通過下拉列表選擇，也可手動輸入；收款事由根據(jù)自己的喜好來填，如“版面費(fèi)”、“代寫費(fèi)”等；收款賬號指系統(tǒng)用戶本人收款的賬號，可以是銀行卡號，也可以是支付寶、財付通等特別號。至于“備注”，就隨你便。【交款登記】此項也可針對任何一篇文稿進(jìn)行。一般主要記錄向期刊聯(lián)系人（期刊編輯或上級代理）繳交的費(fèi)用，或請寫手寫稿的費(fèi)用。可多次繳交，對應(yīng)就有多次記錄。每篇文章對應(yīng)的將款總額形成該文的主要支出，即數(shù)據(jù)表中的“實交款”，加上【其他開支】項，形成總支出。【其他開支登記】所謂其他開支，是圍繞一篇文稿所形成的零星支出，比如快遞費(fèi)、交通費(fèi)、電話費(fèi)等。只要你愿意記，所有零星的開支都可以記入。但所記一定要與對應(yīng)的文章相關(guān)。【退款登記】此操作只針對已撤退稿件，所以退款之前一定要先執(zhí)行【撤退搞登記】操作。稿件撤退了，錢當(dāng)然是要退給別人的，至于退多少，就由你和對方商定，并在撤退稿登記時注明。退款可一次性退清，也可多次退清，反正記一次還是記多次，隨性。總計退了多少，還差多少，你不用管，系統(tǒng)會幫你計算。（但原各位組稿人實踐中都不會遇到撤退稿的事件！煮熟的鴨子都飛走，畢竟非人所愿。不過現(xiàn)實中總會有這種可能，所以軟件還是增加了此功能。）2.1.4 其他操作【信息修改】如果登記后有信息需要修改，可通過此功能完成。打開界面后，相關(guān)的操作一看就懂，不用贅述。此功能可針對任何一個環(huán)節(jié)的稿件。【打印數(shù)據(jù)】這個操作也要說明么？呵呵，就不用了。傻傻的點擊按鈕即可，然后根據(jù)提示操作。【查看詳細(xì)信息】這個沒有按鈕，是在右鍵菜單中。在表單上點右鍵可看到。【刪除當(dāng)前記錄】如果某篇稿件你想刪除掉，請在表中單擊右鍵，點“刪除當(dāng)前記錄”看看什么效果。【導(dǎo)出到EXCEL】如果想把表中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到EXCEL表格中編輯作他用，很簡單，在表上右鍵。【恢復(fù)當(dāng)前稿件】此操作只針對已撤退的稿件。如果飛走的熟鴨子又飛回來咋辦呢？即某篇已撤退的稿件突然之間又要你進(jìn)行安排，咋整？重新記錄當(dāng)然廢神廢事，那就右鍵，選擇“恢復(fù)當(dāng)前稿件”。執(zhí)行此操作后，對應(yīng)稿件又變成“新稿件”。2.2 期刊管理2.2.1 期刊操作期刊管理首頁是期刊詳情展示，包括的期刊信息很多，你一看便知，都是組稿代理組稿過程中經(jīng)常需要參考或及時向作者提供的信息。其中包括期刊公章圖片。此功能僅供參考。期刊公章如涉及違法，請勿隨便添加。由此產(chǎn)生的法律后果，概于本軟件無關(guān)。如果添加新期刊，直接點擊“添加新期刊”按鈕，如果是修改已存在的期刊信息，則點擊“修改期刊信息”按鈕。期刊信息也可以導(dǎo)出到EXCEL中進(jìn)行編輯。比如你想制作一個期刊宣傳列表單，就可使用此功能將數(shù)據(jù)導(dǎo)出。2.2.2 期刊收款賬號點擊“添加或修改賬號”，可進(jìn)入期刊收款賬號管理界面，可在此界面中添加或修改期刊的收款賬號，一般主要指上級代理的個人賬號或雜志社編輯部財務(wù)賬號等。2.3 期刊聯(lián)系人管理期刊聯(lián)系人包括期刊編輯、上級代理或組稿人等，此模塊的管理其實就是針對他們的通迅錄管理，當(dāng)然也包括了誠信等級及其他個性信息管理等內(nèi)容。此模塊數(shù)據(jù)也可以導(dǎo)出到EXCEL中進(jìn)行編輯作他用。2.4 下級合作人管理下級合作人指用戶發(fā)展的下級組稿代理人，即下家。管理的主要內(nèi)容包括基本信息和其他個人信息等。其他個人信息可以添加或修改界面中直接從RTF文件中導(dǎo)入。2.5 作者管理作者管理主要是作者的基本信息和通迅聯(lián)絡(luò)信息，以備寄刊時聯(lián)系或以后作征稿宣傳。2.6 數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析要了解一段時間中盈利情況，可通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析來進(jìn)行。一共有三個角度的統(tǒng)計：按推薦人統(tǒng)計，按期刊統(tǒng)計，按年月統(tǒng)計。每個角度的統(tǒng)計又可分為全范圍統(tǒng)計和時間段統(tǒng)計。默認(rèn)為全范圍統(tǒng)計。但當(dāng)數(shù)據(jù)時間跨度很大時，或統(tǒng)計項目特別多時，全范圍統(tǒng)計的結(jié)果在統(tǒng)計圖中顯示將因為很密而看不清。系統(tǒng)提供了三種統(tǒng)計圖，分別是柱圖、餅圖、曲線圖。三種圖不能共現(xiàn)，每次只能顯示一種圖。選中需要顯示的圖，取消其他圖的選中狀態(tài)，即可顯示需要的圖。在統(tǒng)計圖上單擊右鍵，可以打印圖表。如需要將圖用于電子文檔，可通過截圖實現(xiàn)。2.7 廣告郵件群發(fā)很多廣告郵件群發(fā)軟件是要收費(fèi)的，本系統(tǒng)免費(fèi)附贈此功能。不過該功能是通過后臺端口發(fā)郵件，很容易被殺軟識別為木馬或風(fēng)險軟件。對此請用戶自己斟酌使用。迷信殺軟的用戶最好不要使用此功能。如果非要使用此功能，最好將軟件添加為信任文件。郵件群發(fā)時，發(fā)信服務(wù)器根據(jù)自己的郵箱所在網(wǎng)站進(jìn)行選擇，軟件中內(nèi)置了常用的郵件服務(wù)器。端口號一般默認(rèn)為25，少數(shù)有差異。具體可在網(wǎng)上查閱有關(guān)資料。發(fā)信服務(wù)賬號即是你的郵箱符號之前的部分。發(fā)送服務(wù)密碼呢，你如果不知道的話，我就更不知道了。收件信箱可以手動一條一條地加入，也可以直接從TXT文檔中載入，不過TXT文檔中的郵箱一定要一個郵箱占一行，否則導(dǎo)入會出錯。發(fā)送郵件前別忘了填主題和內(nèi)容。你要發(fā)空郵件我們倒也沒有意見。2.8 手機(jī)號提取考慮到短信群發(fā)要另外交錢給運(yùn)營商，我們在軟件中沒有加入短信群發(fā)功能。但考慮到用戶可能要購買某些運(yùn)營商的群發(fā)服務(wù)，為此我們設(shè)計了手機(jī)號批量提取功能。該功能可分類將需要的手機(jī)號全部提取出來，用戶復(fù)制后可直接用于有關(guān)短信群發(fā)軟件。此功能從主頁【輔助功能】中進(jìn)入。2.9 征稿記事該功能也在輔助功能中。主要用于征稿管理過程中的一些臨時記事，該功能界面其實就是一個記事本，不過多了加密功能，所記內(nèi)容可以加密存盤，使別人無法查看真實信息。要查看加密過的內(nèi)容，也可通過此界面解密打開。3系統(tǒng)基本信息配置管理3.1 從EXCEL導(dǎo)入數(shù)據(jù)該功能執(zhí)行前，請確保有EXCEL表格中的數(shù)據(jù)列名與接收數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫字段名一致。數(shù)據(jù)庫字段信息會在界面中顯示。載入EXCEL表格時，請一定填寫列名所在行號，而且要填準(zhǔn)確，要不然就會讀出錯誤的列名。在執(zhí)行導(dǎo)入前，請確保導(dǎo)出的列和接收數(shù)據(jù)的字段數(shù)量一致，名稱一致。3.2 用戶管理此功能從【系統(tǒng)功能】中打開。界面一看就懂，只是要強(qiáng)調(diào)的是：新添加的用戶不能是“admin”。其他用戶也不能重名。每個用戶都應(yīng)授予相應(yīng)的權(quán)限。3.3 期刊信息配置期刊管理中有關(guān)期刊類別、期刊級別、出刊周期的選項源于此，請務(wù)必在使用系統(tǒng)前進(jìn)行配置。3.4 系統(tǒng)用戶轉(zhuǎn)款賬號配置自己的賬號管理，主要用于將款登記中轉(zhuǎn)出賬戶列表選擇。先配置好，登記時就能節(jié)約不少時間。3.5 密碼修改修改密碼前，一定要輸入舊密碼。用戶初始密碼與用戶名相同。3.6 其他系統(tǒng)功能數(shù)據(jù)備份：一鍵備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫到指定的位置。數(shù)據(jù)恢復(fù)：將備份的數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入到系統(tǒng)，覆蓋系統(tǒng)中原有的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)初始化：清空系統(tǒng)中的除系統(tǒng)用戶之外的所有數(shù)據(jù)。此操作一定要小心，執(zhí)行之前一定要確保系統(tǒng)中沒有需要保留的數(shù)據(jù)。4.注冊說明軟件有兩種版本，一是機(jī)器碼注冊版，二是加密狗版。機(jī)器碼注冊版需要用戶安裝軟件后，將軟件所獲取的機(jī)器碼復(fù)制發(fā)給我們，我們生成注冊碼后發(fā)還給用戶，用戶注冊后即可使用。一個注冊碼只能注冊一臺電腦。這種注冊方式使用時受制于具體的某臺電腦。加密狗版直接購買USB加密狗，使用時只要插上加密狗即可，不受電腦限制。軟件有試用版本，試用版本有很多功能限制。注冊后即可使用所有功能，而且還能享受永久免費(fèi)升級服務(wù)即其他