油類記錄簿的管理和填寫第一、船舶油類記錄簿的配備和管理一、關于油類記錄簿MARPOL73/78附則的第20條規定：“凡150總噸及以上的油船和400總噸及以上的非油船，應備有油類記錄薄第一部分（機器處所的作業）”，本文提及的油類記錄簿正是指適用于這種非油輪船舶。1、油類記錄簿由國際公約統一規范，為國際通用法定文書，所有油類記錄簿必須與MARPOL 73/78及其修正案附則I 第IV章附錄III規定的格式一致。各海事主管機關核發的油類記錄簿，其記錄項目，代碼等原則性要求都是一樣的。雖然公約本身并未一定要求使用船旗國自己印制并蓋章的油類記錄簿，但是，巴拿馬旗船舶必需使用由其印制并簽章后的油類記錄簿；中國旗船舶必需使用中國海事局監制且簽章的油類記錄簿；香港旗船舶的油類記錄簿不需簽章，也沒有硬性規定要用香港印制的記錄本。（編者注：巴拿馬印制的，800港元/本；香港印制的，26港元/本；國內印制的，50元人民幣/本）。2、啟用新本，首先在首頁上填寫船名、呼號、總噸位及使用起始日期，并有船籍港海事局的蓋章（香港旗船舶不要求蓋章）。每頁記錄前，首先將該頁上部填寫船名、呼號，并將不適合的內容刪去。3、油類記錄簿是船上的法定文書之一，必須嚴格、認真、正確、及時地記錄。根據7378防污公約附則I第20條（4）的規定，對于持有國際防止油污證書的國際營運船舶，油類記錄簿應使用船旗國的官方文字記錄，還必須有英文或法文的記錄（編者注:我司的國際營運船舶，除中國旗船舶須有中/ 英文對照記錄外，其它船舶用英文記錄即可）。遇有爭議或不相一致的情況時，以船旗國的官方文字記錄為準。4、油類記錄簿在填寫完最后一頁后，應在船保存3年。5、MARPOL 73/78締約國政府主管當局，可以對停靠本國港口或近海裝卸站的任何船舶檢查油類記錄簿，并可將該油類記錄簿中的任何記錄復制成副本（可要求主管當局在根據本項規定而制作副本時，應盡快進行，避免造成船舶不當延誤），也可要求船長證明該副本是該項記錄的真實副本。凡經船長證明為船上油類記錄簿中某項記錄的真實副本后，該副本（文件）將在任何法律訴訟中成為該項記錄中所述事實的證據。二、油類記錄簿的管理和填寫要求建立防污工作的法制意識，提高防污工作的自覺性和主動性，熟悉相關公約法規及所屬船旗國海事主管部門的要求，特別是充分理解了MARPOL73/78公約附則I第II章第9、10、11、12、20等條款，才能真實、正確、規范使用油類記錄簿。1、認真負責，如實填寫油類記錄簿的各個細目。正如前文中所分析的原因，油類記錄簿必須是船舶在處理所有油類物質的真實記錄簿，“欺瞞”總會露出破綻，早晚會帶來嚴重后果。2、正確填寫油類記錄簿，不漏記、不錯記。1）凡是涉及添加燃、滑油（添加桶裝滑油不必記）、污油水排岸接收、艙底水排出（散貨船僅指“機器處所”的艙底水）、艙底水駁進污水柜、污油（泥）柜污油（泥）的變化、污油（泥）柜之間的轉駁等均應記錄。記錄中涉及的污水、油（油渣）柜必需是IOPP證書附錄中標有的，且柜名要相同。2）填寫筆劃清晰，不得涂、抹。如有記錯，應將錯誤字句劃一橫線刪去，被刪去字句仍應清楚可見，更正字句寫在錯誤字句的下面，并簽字確認更正情況。如有漏寫，程度不嚴重時，可在原文上面寫上補充字句，并在其后簽字，簽字要標以括號。如果過后才發現有嚴重錯誤，就必須提供同期的證據來證明沒有實質上的錯誤操作，確實是屬于無意中的錯寫。3）油類記錄簿應依時間順序記錄，不允許整行留空（沒有填滿整行，則不算遺留的空行），可允許轉行繼續填寫。如發現有整行空行，應用橫線或斜線刪去。每記完一項作業，應由輪機長簽署姓名和日期，每記完一頁，應由船長審閱并簽字。如船長本人熟悉公約規定和記錄要求，在簽字時就能真正把好關，油類記錄簿雖然是由輪機長記載，但與船長的重視程度和清楚記錄規定也有很大的關系：可以查錯補漏，減少在港口國檢查中的缺陷批注；即使有一點小問題，事前心中有數，屆時也便于向檢查官員解釋，妥善解決問題。4）輪機長接班后應對油類記錄簿進行認真查核。新任輪機長到任后，除了自己要正確無誤的填記外，應對以前的記錄情況進行認真的查核：記錄方式、涉及的污水（油）的數量和去向等是否合理、正常。通常港口檢查員只對現任輪機長記錄中的錯誤追究責任，如對以前的記錄情況進行過認真的查核，做到心中有數，一是避免自己出錯，二是如港口檢查員提出以前記錄有誤時，便于解釋和應對。3、細化管理，建立油類記錄簿專用文件夾。油類記錄簿填寫與檢查，都必然會聯系到國際防止油污證書（以下簡稱IOPP證書）、有關圖紙、實際艙柜布置和設備狀況等一系列問題。因此，建議各船舶建立油類記錄簿專項管理檔案。可由船長牽頭、輪機長負責，根據本輪的實際情況，收集整理如下資料，與油類記錄簿一起，整理成一個專用文件夾。日常由輪機長管理、使用，抵港前，交船長審核、保存，以便于接受有關方面的檢查。1）燃、滑油艙布置圖，同時應標明艙柜的名稱和容積數，并制作燃、滑油艙柜容積表。2）機艙污油水系統及艙柜的布置圖，應標明艙柜的名稱和容積數。3）國際防止油污證書（IOPP證書）附錄的復印件。船長、輪機長都應熟悉本船的IOPP證書。有時檢驗、修船后換發的IOPP證書的附錄中個別原標列的污水（油）柜會有變更。船長、輪機長務必要核對證書內容有何變更，尤其新上船的船長和輪機長更要注意。輪機長應復印留存現行有效的IOPP證書及其附錄，以便隨時查閱。4）每次排入接收設備的有效收據或證明。另外，油水分離器、油份濃度監控裝置、焚燒爐的說明書和型式認可證書也是檢查官核查的重要資料，即使未列入專用文件夾，也應清楚存放位置，隨時備查。良好的文件管理，在被檢查防污設施和油類記錄簿時，本身就會給檢查員留下好印象。三、油類記錄簿填寫中常見的問題在實際工作中，經常出現填寫方面的差錯，典型問題有如下幾種情況：1、沒有如實記錄。有些船舶的記錄看上去很全、很正規，但稍加推敲，就會發現有明顯的“不合理”。若被檢查官查到，很難推脫“作偽”之嫌。如：艙底水通過油水分離器向舷外排放，油分器最大排量1m3/h，記錄為經過2個小時，油分器處理2.5m3艙底水；船舶最大航速為10節，按記錄的油水分離器作業前后經緯度計算距離，2個小時卻航行28海里。又如：記錄顯示油水分離器設備長期、正常使用，但分離器的濾芯是清潔干凈，很難使人相信是長期作業過的。2、存在油泥去向不明的嫌疑。船舶在正常營運中油泥的生成量究竟有多少？當然首先取決于所用燃油的機械雜質含量和燃油的總耗量，事實上燃油凈化設備不可能將這些雜質全部“分”出，且在分濾中一定會把不是雜質的“油泥”帶了出來。在MARPOL73/78附則統一解釋中給出了有關船舶應有的最小油泥艙艙容的計算公式，雖然該解釋明確說明這不是給定時間內產生油泥總量的依據，但依此推算，對于使用需凈化重質燃油的船舶，每日產生的油泥量有日燃油消耗量的 1.0-1.5%，是合理的，也與現實相近的。通過H項加油記錄選擇1-2個月的時間，推算出船上產生的油泥量，如推算值與船上C項記錄或實際測量結果誤差較大，則懷疑船上油泥去向不明。如C項記錄，一般講，靠港頻繁的應每周記錄一次，遠途航行時間較長，應中間加記若干次：分油機分離的油泥應記入C項 11.1；油水分離器分離的殘油及機器處所、油管滴漏收集應記入C項11.2；檢查員常常通過C項記錄來估算和驗證一段時間內船舶污油的生成量和去向。4、記錄欠缺。如船舶進塢修理時，清洗油艙或船舶根據航行需要，在特定的條件下進行油艙壓載，應該有A、B兩項的記錄。5、錯誤更正不規范。有的船舶在填寫時出錯，便用墨水涂黑，使之不能辨別。應用一條直劃