漢江制藥項目漢江制藥項目 項目實施任務書項目實施任務書 陜西漢江藥業集團股份有限公司 金蝶軟件 中國 有限公司 2007 年一月 II 前言前言 尊敬的客戶 感謝您選擇金蝶軟件 幫助顧客成功 是金蝶公司永恒的服務理念 如 何幫助客戶快速 高效 優質地完成項目實施工作 使金蝶軟件能夠盡快為企業帶來效益 是金蝶實施顧問一直以來不懈的追求 經過廣大顧問長期的摸索與實踐 提煉了很多資深 顧問的項目實施經驗 編寫了本 項目實施任務書 從而實現了實施過程的規范化 標準 化 流程化 本任務書主要適用于 K 3 財務 物流產品模塊的實施 任務書采用了標準化的工作模 式 按 Kingdee Way 實施方法論的結構將實施過程分為八項工作 每項工作內容都按照 PDCA 循環的要求 采用 工作要求 工作執行 工作檢查 這樣的標準結 構進行 各項工作相互銜接 循序漸進地完成整個項目的實施過程 本任務書的使用方法 任務書一式兩份 一份由企業項目經理掌握 按手冊中的指引 完成項目實施工作 另一份由金蝶實施顧問掌握 對企業進行指導 在項目實施過程中 每項工作開始前都會由實施顧問講解本項工作需處理的內容 要點 與企業項目經理共同 討論確定本項工作所需的工作時間 約定完成日期 企業項目經理則參照每項工作的 工 作內容 工作方法 注意事項 有效地進行當前工作 確保按計劃進度執行 在約定 完成時間內保質保量地完成項目實施工作 III 目目 錄錄 1 項目基本情況 4 2 項目準備 5 2 1 制訂項目公約 5 2 2 制定并確認實施計劃 14 2 3 環境準備及軟件安裝 17 2 3 1 硬件配置表 18 2 3 2 軟件環境要求 18 2 3 3 其他環境要求 18 2 3 4 當前存在問題 21 3 藍圖設計 22 3 1 軟件標準功能培訓 22 3 2 確認關鍵應用流程 26 3 2 1 總賬部分業務流程 財務 27 3 2 2 報表系統業務流程 財務部分 35 3 2 3 現金管理系統業務流程 財務部分 37 3 2 4 應收款管理系統業務流程 財務部分 40 3 2 5 應付款管理系統業務流程 財務部分 42 3 2 6 現金流量表系統流程 財務部分 48 3 2 7 供應鏈流程 51 3 2 8 存貨核算管理系統業務流程 供應鏈部分 59 4 系統實現 63 4 1 建立基礎資料管理原則 63 4 2 數據準備 66 4 2 1 靜態數據責任表 67 4 2 2 動態數據準備 70 4 2 3 系統參數表 73 4 2 4 重要參數設置備忘 84 4 3 系統上線 87 5 驗收交付 91 5 1 實施完畢確認 91 4 1 項項目基本情況目基本情況 企業名稱 基本情況 陜西漢江藥業集團股份有限公司前身為陜西漢江制藥廠 成立于 1970 年 經過 30 多 年的發展已成為擁有總資產 3 7 億元 生產經營化學原料藥 醫藥中間體 中西藥制劑產 品和中藥 GAP 規范種植為主的大型醫藥集團公司 參股控股企業 12 戶 其中中外合資企 業 4 戶 控股企業 5 戶 地址 陜西省漢中市漢臺區北郊李家橋 楊鳳財務總葉頂萬 0916 2212964 551713468645237 購買產品模塊及站點數 請詳細列明 總帳5 報表2 應收1 應付1 固定資產1 現金1 成本1 采購2 銷售2 倉存8 存貨核算2 5 2 項項目準目準備備 2 12 1制訂項目公約制訂項目公約 工作內容工作內容 確定項目責任 落實人員 簽署項目公約 工作方法工作方法 由主管實施的高層牽頭 組織各業務部門負責人討論并確定項目小組成員 落實工 作 明確責任 通過并簽署 項目公約 注意事項注意事項 企業項目經理必須具備相應的計劃控制能力和協調能力 熟悉公司管理運作實務 1 并且能夠與金蝶顧問方建立良好的關系 應當仔細選擇合格的人員參加項目實施 2 小組 確保項目實施小組成員有足夠的時間參與項目實施 確保項目實施小組成員 能有效地轉變管理工作方式 接受新的管理思想與方法 公司應建立和完善項目 3 運作管理方式 內部溝通及與金蝶顧問組的溝通機制 顧問現場時間顧問現場時間 0 5 天 完成時間完成時間 2006 年 12 月 27 日 6 漢漢漢漢江江江江藥業藥業藥業藥業 集 集 集 集團團團團 有限公司 有限公司 有限公司 有限公司 實施實施實施實施 K3K3K3K3 系統系統系統系統項目公約項目公約 漢漢江江藥業藥業 集 集團團 有限公司 有限公司 企企業業信息化信息化領導領導小小組組 金蝶金蝶軟軟件 中國 有限公司重件 中國 有限公司重慶慶分公司分公司 K3ERP 項項目目實實施小施小組組 二零零六年十二月二零零六年十二月 7 項項目目公公約約 K3 項目是公司今年重大管理信息技術改造項目 該項目的實施將使公司快速利用先進技術手段和 管理思想把人流 物流 資金流和信息流有機集成 從而贏得市場 贏得競爭 但是 這些項目的實 施將牽涉公司的方方面面 很多業務流程 日常習慣會有相關變化 為確保項目實施按計劃 進度 目標 質量進行 現決定成立公司項目組織機構 全面領導和組織實施 K3 項目 公司要求項目組織 機構認真履行其職責 各部門密切配合 保證各項目圓滿成功 并在實施中不斷優化程序 組織結構 為公司長遠發展打好堅實的基礎 一一 組組織織機機構構 金蝶公司項目實施小組 金蝶公司項目實施小組 組長 劉大志 重慶金蝶副總經理 項目經理 曾祥均 重慶金蝶 ERP 實施顧問 實施顧問 范 俊 重慶金蝶實施顧問 培訓顧問 曹 梅 重慶金蝶講師 客戶經理 龍小武 重慶金蝶技術二部經理 漢漢江江藥藥業業信信息息化化K K 3 3 項項目目實實施施小小組組 組長 總負責人 張佳副總 項目經理 楊鳳總監 系統管理員 張波 李強 實施小組 各部門負責人或業務骨干 姓 名說 明 劉光利財務部經理 劉宏物流部經理 張麗華 國外銷售部經理 吳邁 國內銷售部經理 8 候海錄倉儲負責人 二二 金金蝶蝶項項目目組組成成員員職職責責 一一 領領導導小小組組組組長長 1 檢查考核項目實施工作 確保項目實施正常進行 2 督促 協調金蝶公司各項資源 調度必要的實施支持 3 根據實施計劃 提供高層管理咨詢 二二 項項目目經經理理 1 負責項目調研工作 起草驗收標準 實施方案 組織項目的實施 嚴格按實施計 劃控制項目進度 2 向金蝶項目小組組長匯報工作 負責申請實施所需各項資源 負責與漢江藥業公司 項目實施小組組長 項目經理進行溝通 控制項目實施工作 3 與漢江藥業公司項目實施小組組長 項目經理一起協商確立項目實施目標 制訂項 目實施計劃 協調解決項目實施中發生的問題 4 根據實施需要 組織并參加項目工作會議 解決項目實施中的問題 5 負責項目驗收和系統上線運行 6 確認實施工作記錄 簽署各種實施文檔 三三 實實施施顧顧問問 1 嚴格 認真工作 提供項目實施指導 確保自己工作的合理性 有效性 2 按金蝶公司的實施方法 根據實施計劃進行項目實施 3 尊重漢江藥業每位項目工作人員 并與其進行友好和有效的協商與交流 4 按項目解決方案 結合實際業務處理 通過使用軟件實現新的業務操作 及時解決 實施過程中的技術問題 5 負責實施過程中的文檔編制 保存接收各種文檔 6 負責確認實施工作記錄 簽署各種實施文檔 7 與企業實施小組共同制訂物料編碼規則 并進行溝通和確認 三三 漢漢江江藥藥業業項項目目組組成成員員職職責責 一一 項項目目實實施施小小組組組組長長 1 審定項目 實施規劃方案 考核方案 驗收標準 嚴格按實施計劃控制項 9 目實施進度 2 配合 協助金蝶公司的項目組織實施工作 保證項目投資的落實 確保項目實施按 計劃進行 3 制定對與項目相關部門及責任人的獎懲 4 負責項目組驗收和系統上線運行 二二 項項目目經經理理 1 協同組長審定 實施規劃方案 考核方案 驗收標準 嚴格按實施計劃 控制項目實施進度 2 協同組長配合 協助金蝶公司的項目組織實施工作 保證項目投資的落實 確保項 目實施按計劃進行 3 協同組長負責部門與項目組 項目組與技術支持單位的工作協調 4 負責實施項目形成的管理制度 規程的審批 5 協同組長制定對與項目相關部門及責任人的獎懲 6 負責項目組驗收和系統上線運行 7 組織項目階段實施鑒定 8 負責每月召開一次實施專題會議 協調解決實施問題 三三 K K 3 3 項項目目實實施施領領導導小小組組 K3 項目實施領導小組是漢江藥業該項目的實施機構 全面負責 K3 項目的實施工作 1 嚴格 認真工作 按照項目經理的要求完成所分配的任務 確保自己工作之數據 的準確性 有效性 2 尊重技術支持單位的顧問 并與其進行友好和有效的協商與交流 3 依據項目經理要求提供本部門的資源 4 依據項目進展要求和工作要求對項目開展予以支持與配合 5 保障本部門小組成員的員工的日常工作不與項目工作的開展發生沖突 6 負責給最終用戶進行系統培訓工作 保障終端用戶能夠利用系統正常開展工作 10 四四 K K 3 3 項項目目實實施施執執行行小小組組 K3 項目實施執行小組是漢江藥業該項目的實施執行機構 負責 K3 項目的具體操作 1 嚴格 認真工作 按照部門的要求完成所分配的任務 確保自己工作之數據的準 確性 有效性 2 要正確對待由于實施K 3 而引起的工作方法 工作習慣等的變化 3 尊重技術支持單位的顧問 并與其進行友好和有效的協商與交流 4 依據項目進展要求和工作要求對項目開展予以支持與配合 五五 系系統統管管理理員員 1 硬件類 保障公司硬件設備和網絡 內外網 正常運行 2 K3 系統 服務器端的軟件安裝和維護 客戶端軟件的安裝 包括操作系統 K3 客戶端 其他應用軟件 保障 K3 系統正常運行 對K3 系統的日常維護 四四 考考核核及及獎獎懲懲方方案案 本項目實施的時間較短 內容多 任務重實施期間相關人員的工作量增加 項目實施 的工作與各部門的工作會產生一定的沖突 所以應建立相應的制度和政策來對項目的實施 人員進行激勵和約束 由項目經理領導項目小組制定獎懲制度 項目實施過程中 每個項目小組成員所分配 的人物作為個人重點工作記入個人工作業績考核 工作出色 提出合理化建議并被采納的 人員 及時發現并反饋問題的人員 按公司考核制度給與獎勵 具體考核辦法 1 項目進度 項目經理對整個信息化項目的進度負責 實施領導小組成員對各自部門的項目進度負責 在關鍵時點正負三天之內完成算正常完成 2 考勤制度 項目實施組成員和相關崗位人員必須參加信息化周會議和階段總結會議 如不能參加必 須提前向項目組組長請假 會議無故缺席者按早會制度進行處罰 3 培訓 11 對無故缺席培訓者進行相應處罰 經過 2 次培訓仍不能掌握操作技能者 按公司用工制 度進行處罰 4 流程整理 在流程整理的過程中 工作極不認真 出現明顯錯誤 整理出的流程與現實情況明顯不符 并導致項目延誤者 公司將給與一定處罰 5 資料準備 在項目資料的準備過程中 工作極不認真 出現重大錯誤者 含遺漏 公司將給與一定 處罰 6 運行 在運行的過程中 工作極不認真 按出現的錯誤率進行考核 根據不同崗位做考核細則 對錯誤率超過規定比率者進行處罰 五五 項項目目公公約約認認可可 各方人員已完整閱讀并明白該公約所描述的各項條款及責任 金蝶公司 漢江藥業將按 照上述條款進行項目的實施組織工作 除非各方另行協商對以上條款進行調整 金蝶公司項目實施小組 金蝶公司項目實施小組 漢漢江江藥藥業業信信息息化化K K 3 3 項項目目實實施施小小組組 組長 總負責人 項目經理 實施小組 姓名簽字通訊方式 劉毅 王磊 李壓薇 馬可 葉頂萬 趙飛 12 魯漢強 趙研 杜建華 客戶項目負責人 或委托負責人 張佳2006 年 12 月 26 日 金蝶項目負責人 或委托負責人 曾祥均2006 年 12 月 26 日 13 制訂項目公約工作確認 實施任務計劃時間實際時間列明未按計劃完成原因 項目公約閱讀 確認2006 12 262006 12 26 項目經理任命2006 12 262006 12 26 項目組織的建立2006 12 262006 12 26 14 2 22 2制定并確認實施計劃制定并確認實施計劃 工作內容工作內容 編制 討論并確認實施計劃 工作方法工作方法 由顧問提供實施計劃初稿和企業項目經理討論并確認工作計劃 注意事項注意事項 計劃必須明確到每個任務的開始時間和結束時間 實施計劃必須明確到工作 1 2 任完成的對應負責人實施計劃一旦確認 不能隨意修改 如果需要修改 雙方必 3 須以書面的形式列出計劃調整原因 經企業項目經理及金蝶實施顧問簽字確認 顧問現場時間顧問現場時間 0 5 天 完成時間完成時間 2006 年 12 月 27 日 15 TEP 01 03 項目實施計劃 漢江藥業集團股份有限公司 K 3 項目實施計劃 WBS名稱開始時間完成時間資源名稱 1第一階段 項目準備2006 12 232006 12 23項目準備 1 1建立顧問組2006 12 232006 12 23金蝶 PM 1 2指導建立客戶項目組織2006 12 232006 12 23金蝶 PM 1 3客戶建立項目組織2006 12 232006 12 23客戶 PM 1 4項目進度計劃擬訂2006 12 232006 12 23金蝶 PM 1 5系統環境準備2006 12 232006 12 23客戶 PM 1 6系統環境檢查應用軟件安裝2006 12 232006 12 25雙方 PM 2第二階段 業務藍圖2006 12 232006 12 25藍圖設計 2 1項目組 K 3 財務 供應鏈產品標準培訓2006 12 232006 12 26雙方 PM 2 2成本產品標準培訓2006 12 282006 12 28雙方 PM 2 3企業管理業務流程整理2006 12 272006 12 30客戶 PM 3第三階段 藍圖實現2006 12 272006 12 30藍圖實現 3 1靜態數據編碼規則培訓2006 12 272006 12 27金蝶 PM 3 2制訂靜態數據編碼規則2006 12 272006 12 27客戶 PM 3 3靜態數據準備2006 12 272006 12 30客戶 PM 3 4財務物流成本初始化數據準備2006 12 302006 12 30客戶 PM 3 5初始數據錄入系統 物流成本系統上線2006 12 302006 12 31雙方 PM 3 6財務初始化數據準備2007 1 82007 1 15客戶 PM 3 7初始數據錄入系統 財務系統上線2007 1 152007 1 15客戶 PM 3 8系統上線運行處理咨詢 與系統運行結果核對 確認2007 1 12007 2 5雙方 PM 4第四階段 驗收交付2007 1 312007 2 10驗收交付 4 1整理項目文檔2007 2 12007 2 10金蝶 PM 4 4項目驗收會2007 2 102007 2 10雙方 PM 漢江藥業集團股份有限公司 漢江藥業集團股份有限公司 金蝶軟件 中國 有限公司重慶分公司金蝶軟件 中國 有限公司重慶分公司 項目負責人 委托負責人 項目負責人 委托負責人 項目負責人 委托負責人 項目負責人 委托負責人 日期 日期 2006 年年 月月 日日日期 日期 2006 年年 月月 日日 16 實施計劃完成確認單 實施任務計劃時間實際時間列明未按計劃完成原因 實施計劃的討論2006 12 262006 12 26 實施計劃確認2006 12 282006 12 28 17 2 32 3環境準備及軟件安裝環境準備及軟件安裝 工作內容工作內容 為系統的正式安裝運行準備好軟硬件環境 并進行系統安裝 工作方法工作方法 企業項目經理根據金蝶顧問給出的軟硬件配置建議 安排信息部門負責按計劃時間 要求完成軟硬件的采購及安裝 注意事項注意事項 硬件配置尤其是服務器的硬件配置是軟件運行的基礎條件 硬件配置方面特別 1 需要強調的環節 一定要對未來業務量有一定的預估 采用合理的硬件配置方案 對每項軟硬件的配置都要按表中的要求逐項確認 防止遺漏 2 顧問現場時間顧問現場時間 0 5 天 完成時間完成時間 2006 年 12 月 27 日 18 2 3 12 3 1 硬件配置表硬件配置表 硬件環境建議使用配置企業的實際配置 服務器 CPU 主頻 2G 或以上 或者采用雙 CPU 效果更好 ECC 內存 2G 或以上 SCSI 磁盤系統 100M 服務器專用網卡 數據庫服務器內存關鍵 1G 中間層服務器CPU 關鍵 P2 8G HZ 客戶端 CPU 主頻 2G 或以上 內存至少 256 兆 推薦 512 兆 CPU 主頻 2G 內存 256 兆 網絡 至少百兆網 全交換更好 推薦采用域 結構 域服務器不要跟 K 3 服務器裝在 一起 百兆網 2 3 22 3 2 軟件環境要求軟件環境要求 硬件環境操作系統要求企業當前環境 服務器 Windows2000 server windows2003 server 數據庫服務器Windows2000 server windows2003 server windows2003 server 中間層服務器 Windows2000 server windows2003 server windows2003 server 客戶端Win2000 xp professon xp professon 數據庫Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 2 3 32 3 3 其他環境要求其他環境要求 數據庫服務器 系統所需環境軟件 是否必 需 是否安 裝 責任人 Windows 2000 Service Pack 4 Windows XP Service Pack 1 Microsoft DCOM98 Microsoft Internet Explorer WebControls V1 0 19 Microsoft Internet Explorer 6 Microsoft VM for JAVA Microsoft 數據訪問組件 2 8 Microsoft 數據訪問組件 2 5 Microsoft SQL Server 2000 SP3a Adobe SVG Viewer 3 0 Microsoft NET 框架軟件包 Active Directory Client IBM 4614 POS 機接口 MSDE 2000 Microsoft Jet 4 0 Service Pack 8 Microsoft Visual Basic for Applications 中間層服務器 系統所需環境軟件 是否必 需 是否安 裝 責任人 Windows 2000 Service Pack 4 Windows XP Service Pack 1 Microsoft DCOM98 Microsoft Internet Explorer WebControls V1 0 Microsoft Internet Explorer 6 Microsoft VM for JAVA Microsoft 數據訪問組件 2 8 Microsoft 數據訪問組件 2 5 Microsoft SQL Server 2000 SP3a Adobe SVG Viewer 3 0 Microsoft NET 框架軟件包 Active Directory Client IBM 4614 POS 機接口 MSDE 2000 Microsoft Jet 4 0 Service Pack 8 Microsoft Visual Basic for Applications 20 客戶端 共計安裝并檢查了 個客戶端 系統所需環境軟件 是否必 需 是否安 裝 責任人 Windows 2000 Service Pack 4 Windows XP Service Pack 1 Microsoft DCOM98 Microsoft Internet Explorer WebControls V1 0 Microsoft Internet Explorer 6 Microsoft VM for JAVA Microsoft 數據訪問組件 2 8 Microsoft 數據訪問組件 2 5 Microsoft SQL Server 2000 SP3a Adobe SVG Viewer 3 0 Microsoft NET 框架軟件包 Active Directory Client IBM 4614 POS 機接口 MSDE 2000 Microsoft Jet 4 0 Service Pack 8 Microsoft Visual Basic for Applications 21 TEP 01 04 軟件安裝完成確認單 2 3 42 3 4 當前存在問題當前存在問題 1 在上系統的過程中銷售員不愿提供客戶名單 這些資料應該提供該項公司 并應繼續提供聯系人 聯 系地址等而下之更詳細的信息 2 現有暫估比較混亂 有很多物料特別是材料未做暫估 而且有些倉庫上了賬并下了 但財務只減了 賬 采購沒有報賬 但已領用 物流和總賬對比存在很多問題 3 成本核算是在產品入庫后根據 SOP 按比例倒算 不能考核產品的真實成本 4 由于采用手工賬 即時數據很難得到 財務結賬一般需要 15 天左右 5 物料名稱極不規范 名稱相同 但規格為空或規格叫見圖 1 見圖 2 但誰也不知道見圖 1 是什么規 格 動力配件一箱 被車間整箱領用 造成浪費 6 外購入庫單上無具體供應商 經常存在采購報賬時張冠李戴 鉤稽不上 7 質檢部要求庫管員必須有手工出入庫記錄 用于國內國外審計 8 十二期財務結賬太晚 應收應付可能要 5 日才能出來 9 財務成本按標準材料成本 本期投入產量 單位標準材料成本 22 3 3 藍圖設計藍圖設計 3 13 1軟件標準功能培訓軟件標準功能培訓 工作內容工作內容 對軟件功能 應用及各種業務處理的培訓 工作方法工作方法 由顧問對企業的應用人員進行軟件操作培訓 注意事項注意事項 企業培訓環境的準備 投影儀 培訓教室或是會議室 如不具備以上條件至少 1 提供一個可以集中培訓的地方參加培訓人員至少具有計算機基礎操作能力參加 2 3 培訓人員必須是業務操作或是業務操作的相關負責人培訓現場紀律要求 將手機 4 調為振動 不得在現場大聲喧嘩 不得在現場提與培訓內容無關的問題做好培訓 5 簽到與培訓效果調查 顧問現場時間顧問現場時間 2 天 完成時間完成時間 2006 年 12 月 26 日 23 TEP 02 01 培訓大綱 階段功能 模塊關鍵業務點注意事項備注 幣 別新增 修改 刪除 憑 證 字新增 修改 刪除 倉 庫新增 修改 刪除屬性設置 部 門新增 修改 刪除 職 員新增 修改 刪除 供 應 商新增 修改 刪除 客 戶新增 修改 刪除 計量單位新增 修改 刪除默認 常用區別 科 目新增 修改 刪除核算項目設置 物 料新增 修改 刪除屬性設置 結算方式新增 修改 刪除 科目初始化數據期初余額 借 貸方累計金額實際損益發生額 現金初始數據 應收初始數據 應付初始數據 物流初始數據 期初數量 金額 累計收 發數 量 金額 單價倒算 初始暫估數據以前期的入未到票的單據不含在初始數據中 初始化 固定資產數據固定資產卡片明細 總賬 憑證錄入 修改 刪除 各種賬薄的查詢 憑證審核 過賬操作 自動結轉損益 憑證打印格式的 修改 刪除過賬的 憑證 多欄賬的編制 財務運行 報表 新建報表 編制報表公式 修改公式 報表表項的設置 基礎本函數的掌握 24 報表報表打印格式的設置 現金管理 引入現金 銀行日記賬 進行總賬 現金管理的對賬 銀行對賬單的錄入 出具余額調節表 現金管理期未處理 應收賬款管理 形成應收賬款的業務處理 收款的業務處理 預收款業務的處理 預收款沖應收款 應收賬款轉銷 三方轉賬業務 應收單到憑證 收款單到憑證 預收單到憑證 單據到憑證 單據到憑證 單據到憑證 應付賬款管理 形成應付賬款的業務處理 付款業務的處理 預付款業務處理 預付沖應付款的業務處理 應付款的轉銷 三方轉賬業務的處理 應付單到憑證 付款單到憑證 預付單到憑證 單據到憑證 單據到憑證 單據到憑證 固定資產 固定資產購入 固定資產的變動 固定資產清理 計提折舊 折舊變動 與總賬對賬 卡片到憑證 卡片到憑證 卡片到憑證 現金流量表 指定現金流量表主表 指定現金流量表附表 出具打印報表 財務運行 25 采購申請到外購入庫 訂單 入庫單 發票的新增 修 改刪除 采購發票的錄入 修改刪除 費用發票的錄入 修改刪除 發票與入庫單的勾稽 采購管理 各種單據的審核 反審核 下推 業務流程的講解 修改已經勾稽單子 各種出入庫單據的新增 修改 刪除 審核 生產領料單的錄入 修改 審核 刪除 倉存管理 其他出入庫單的錄入 修改 審 核 刪除 銷售管理 銷售訂單的錄入 修改 審核 刪除 銷售出庫單的錄入 修改 審核 刪除 銷售發票的錄入 修改 審核 刪除 銷售發票與銷售出庫勾稽 各種銷售報表的查詢 供應鏈日常運行 存貨核算 存貨出 入庫核算 各種單據生成憑證的業務處理 成本調整單的業務處理 各種報表的查詢 物流期未處理 26 TEP 02 02 系統培訓完成確認單 實施任務計劃時間實際時間列明未按計劃完成原因 培訓環境的準備2006 12 232006 12 23 財務模塊培訓2006 12 242006 12 24 采購模塊培訓2006 12 252006 12 25 銷售模塊培訓2006 12 252006 12 25 倉存模塊培訓2006 12 262006 12 26 3 23 2確認關鍵應用流程確認關鍵應用流程 工作內容工作內容 確認各關鍵業務的應用流程 以確保系統上線后各業務環節可以標準的處理流程進 行 保障系統高效運行 工作方法工作方法 項目小組成員與金蝶實施顧問在金蝶標準業務應用流程的指導下 分別與各業務環 節確定關鍵業務流程 注意事項注意事項 區別企業現有流程與系統應用流程 不要試圖將現有手工流程強行搬到系統中 1 而是要遵循系統規律 采用金蝶標準的業務操作規程 確保系統順暢運作 在確 2 定各業務環節的業務流程時 要遵循局部服從整體 次要流程服從關鍵流程的原則 保證企業核心業務 關鍵流程能夠快速上線 順暢運作 企業應在此基礎上建立 3 和完善業務規范管理制度 確保流程的落實和執行 顧問現場時間顧問現場時間 0 5 1 天 2006 12 29 完成 完成時間完成時間 2006 年 12 月 29 日 27 3 2 13 2 1 總賬部分業務流程 財務 總賬部分業務流程 財務 1 業務處理說明 業務處理說明 業務 描述 總賬模塊是軟件運行的基礎及核心 同樣也各種數據統計分析的平臺 同樣也是最貼近 財務人員實際工作范圍的模塊 財務人員的日常業務處理全部集中在此模塊在進行 主要處 理的工作內容 會計憑證的錄入 修改 審核 過賬 結轉損益等 查詢各類賬薄 報表等 序號業務說明選擇責任部門責任人 1 憑證的錄入與審核業務處理 a 根據已審核過的原始憑據手工錄入憑證 或者系統 其他業務模塊 應收款管理 應付款管理 現金管 理 采購管理 銷售管理 倉存管理 存貨核算管理 自動生成憑證以及自動轉賬生成憑證 結轉損益生成 憑證 b 如憑證錄入無問題 則在 K 3 系統 憑證查詢功能中對 已錄入憑證進行審核 c 不能錄入以前期間的憑證不能錄入以前期間的憑證 2 憑證的過賬與對賬業務處理 a 檢查待過賬憑證 是否具備過賬條件 如是否已審核 非必須的 根據參數設置確定 是否業務單據已生 成憑證 b 檢查通過后 對所有應過賬憑證進行過賬 c 核對總賬與明細賬 3 憑證的反過賬 反審核和修改業務 a 憑證未過賬且未審核情況下如憑證錄入有問題 通知 制單人依據原始憑據檢查和修改憑證 b 憑證未過賬但憑證已審核后情況下如發現憑證錄入有 問題 由主管會計進行判斷是否進行反審核憑證 如 果同意反審核 反審核后由制單人修改憑證 如果不 同意 則手工錄入紅藍字憑證進行調整和沖減 28 c 憑證已過賬且憑證已審核后情況下如發現憑證錄入有 問題 由主管會計進行判斷是否進行反過賬 反審核 憑證 如果同意反過賬 反審核 則反過賬 反審核 后由制單人修改憑證 如果不同意 則手工錄入紅藍 字憑證進行調整和沖減 建議 為了維護賬務的嚴肅 性 盡量減少使用反過賬 可用紅藍字憑證進行調整 和沖減 d 如果要修改的憑證處于已結賬期間 則必須先進行反 結帳后 再進行憑證的反過賬 反審核和憑證修改操 作 建議 以前期間憑證的修改采用紅藍字調整和沖建議 以前期間憑證的修改采用紅藍字調整和沖 減 盡量避免使用反結帳減 盡量避免使用反結帳 4 期末處理業務流程 a 期末處理條件檢查 其他模塊業務是否已經生成 憑證并且結賬 所有憑證是否已經過賬 是否 已結轉損益 結轉損益憑證是否已審核 已過賬 b 期末處理 進行結賬 結賬結束后 系統顯示已進入 下一個會計期間 c 結賬后發現錯誤 可進行反結賬 但此功能只有系統 管理員才有權限使用 1 標準業務流程圖標準業務流程圖 29 一一一憑憑證證的的錄錄入與入與審審核核業務業務流程流程圖圖 憑證錄入與審核開始 結 束 財務部主管會計 已審核憑證 2 憑證審核 會計憑證 財務部總賬會計 1 錄入原始數據至會計憑 證或檢查系統自動生成憑 證 已審核的原始單據 是否合格 否 是 30 一一一憑憑證證的的過賬過賬與與對賬業務對賬業務流程流程圖圖 已過帳的憑證 開始 是否具備過賬 條件 轉下頁 財務部門 門 總賬會計 1 檢查待過賬憑證 否 財務部門 門 總賬會計 3 通知相關人員查找原 因 并及時改正 財務部門 門 總賬會計 2 憑證過賬 財務部門 門 總賬會計 4 對賬 否 是 31 錯誤的帳薄 承上頁 正確的帳薄 結束 總賬與明細賬是 否一致 財務部門 門 總賬會計 5 反過賬 32 一一一憑憑證證的反的反過賬過賬 反 反審審核與修改核與修改業務業務流程流程圖圖 憑證反審核開始 結 束 財務部總賬會計 未審核憑證 2 紅字沖銷或藍字更正 財務部主管會計 3 反過賬或反結賬后再反 過賬至當前期間 申請反審核的憑證 1 是否同意 反審核 否 是 是否已過賬 或結賬 是 財務部主管會計 4 反審核憑證 否 33 一一一期末期末處處理理業務業務流程流程圖圖 開始 符合結帳條件的已過帳憑證 1 期末處理條件檢查 財務部主管會計 基本憑證已全 部過帳 2 是否已自動轉 帳和匯兌損益 3 結轉損益 財務部主管會計 轉下頁 否 是 否 是 與自動轉帳與匯兌損益相關 業務處理 財務部主管會計 34 結束 承上頁 損益類憑證 4 損益憑證審核與過帳 財務部主管會計 具備結帳條件的所有已 過帳憑證 5 期末結帳 進入下一個會 計期間 財務部主管會計 35 3 2 23 2 2 報表系統業務流程 財務部分 報表系統業務流程 財務部分 1 業務處理說明 業務處理說明 業務 描述 K 3 報表系統提供了數百個靈活的取數公式 滿足各層次用戶不同需要 而且其與 EXCEL 類似的操作風格 用戶經過簡單培訓就能獨立操作編制自己所需報表 降低企業培訓 費用 序號業務說明選擇責任部門責任人 1 新建報表 2 編制修改公式 3 修改報表格式 包括 頁眉頁腳 4 設置取數參數 5 重算報表 核對報表數據 6 保存報表 36 2 標準業務流程圖 標準業務流程圖 開始 新建報表 編制修改公式 設置報表格式 設置公式取數參 數 重算報表 是否正確 保存報表 結束 否 37 3 2 33 2 3 現金管理系統業務流程 財務部分 現金管理系統業務流程 財務部分 1 業務處理說明 業務處理說明 業務業務 描述描述 現金管理系統能處理企業中的日常出納業務 包括從銀行領取或存入現金 現 金收付 現金賬錄入與核對 票據管理及其相關報表 同時會計人員能在該系統中 根據出納錄入的收付款信息生成憑證并傳遞到總賬系統 序號序號業務說明業務說明選擇選擇責任部門責任部門責任人責任人 1 是否與總賬部分連用 該項主要影響如下三點 a 現金日記賬 銀行存款日記賬是否能夠從總 賬憑證中引入 b 現金流水賬是否需要生成總賬憑證 c 是否需要同總賬進行對賬 2 現金業務主要包括三部分 從銀行領取或存入現 金 現金收付 現金賬錄入與核對 a 根據當日現金支出額 填寫支票 并加蓋財 務章 b 將支票送交銀行 提取現金 c 進行當天的現金收付 d 會計人員根據原始單據填制現金憑證 出納 人員根據會計憑證登記現金日記賬 或者在軟件 操作中 現金管理系統的業務數據可以從總賬中 導入 要注意導入日期為憑證錄入日期 e 每日結束 由出納盤點現金 填制現金盤點 卡 f 總賬現金明細賬與現金日記賬需每月核對 3 銀行業務主要包括 銀行存款收付 銀行對賬單 錄入 銀行日記賬與銀行對賬單對賬 銀行票據 的處理 a 銀行收款業務 出納人員登記日記賬 或者 從總賬引入 b 銀行付款業務 根據付款憑據開出付款票據 審核后加蓋印鑒 交由銀行支付 根據銀行回單 由會計人員填制付款憑證 出納人員據此登記銀 行日記賬 或者可由總賬導入銀行日記賬 但需 注意 導入日期為憑證錄入的日期 c 月末錄入銀行對賬單 d 銀行日記賬與銀行對賬單進行核對 f 查看余額調節表 檢查是否正確 如有問題 則查找原因 并改正 38 4 其他內容 1 往來結算 應用結算中心 2 標準業務流程圖 標準業務流程圖 開始開始 現金流量表報表方案 欲編制流量表的帳套 轉下頁 財務部門總賬會計 1 方案設置或選擇 財務部門總賬會計 2 提取數據 財務部門總賬會計 3 在 T 型賬戶中指定現金流 向 相關憑證 39 承上頁 收付單據 現金日記帳 總帳現金明細帳 6 結當日現金帳 財務部費用會計 當日現金帳 7 盤點現金 填制現 金日報表 財務部出納 現金日報表 月末核對當日核對 是否正確 否 是 4 編制記帳憑證 財務部會計 5 登記現金日記帳 財務部出納 結束 40 3 2 43 2 4 應收款管理系統業務流程 財務部分 應收款管理系統業務流程 財務部分 1 業務處理說明 業務處理說明 業務業務 描述描述 應收款管理系統 通過銷售發票 其它應收單 收款單等單據的錄入 對企業 的往來賬款進行綜合管理 及時 準確地提供給客戶往來賬款余額資料 提供各種 分析報表 如賬齡分析表 周轉分析 欠款分析 壞賬分析 回款分析 合同收款 情況分析等 通過各種分析報表 幫助您合理地進行資金的調配 提高資金的利用 效率 同時系統還提供了各種預警 控制功能 如到期債權列表的列示以及合同到 期款項列表 幫助您及時對到期賬款進行催收 以防止發生壞賬 信用額度的控制 有助于您隨時了解客戶的信用情況 該系統既可獨立運行 又可與銷售系統 總賬系統 現金管理等其他系統結合 運用提供完整的業務處理和財務管理信息 獨立運行時 通過與金稅系統的接口 可以避免發票的重復錄入 序號序號業務說明業務說明選擇選擇責任部門責任部門責任人責任人 1 應收款業務流程 a 手工錄入銷售發票 或者如與銷售系統連用的情 況下 需要在銷售系統錄入銷售發票 在應收系 統中錄入的銷售發票不能傳遞到銷售系統中 b 手工錄入其他應收單 其他應收單是指沒有單據 體內容 即沒有存貨信息的資料 主要用于記錄 企業墊付各項費用 c 審核銷售發票或其他應收單 d 使用套打打印銷售發票和其他應收單 e 生成應收款憑證 2 收款業務流程 a 根據手工傳遞的收款單據在應收款管理中錄入收 款單 b 審核收款單 c 生成憑證 3 應收款核銷業務流程 a 選取預核銷客戶的相關應收單據 b 按照客戶應收帳款余額及先后次序 與收款自動 核銷 適用于結算按照余額進行的客戶 c 手工選取應收單據與收款單據并建立鉤稽關系 進行核銷 適用于結算按照合同或發票一一對應 的客戶 d 要求進行應收帳款帳齡分析的用戶 至少在每月 末進行當月應收單據與收款單據的核銷 f 其它核銷內容涉及 預收沖應收 應收沖應付 應收款轉銷 預收款轉銷 預收沖預付 收款沖 錄入銷售發票 轉下頁 財務部門往來會計 3 開具銷售發票 財務部門會計主管 4 發票審核 41 付款 需要了解 需要了解 1 標準業務流程圖 標準業務流程圖 錄入銷售發票 開始 財務部門往來會計 3 開具銷售發票 財務部門會計主管 4 發票審核 結束 發票 5 套打發票 或手工開具 財務部門往來會計 6 生成憑證 財務部門往來會計 應收款憑證 已審核的發票 42 3 2 53 2 5 應付款管理系統業務流程 財務部分 應付款管理系統業務流程 財務部分 1 業務處理說明 業務處理說明 業務業務 描述描述 應付款管理系統 通過發票 其它應付單 付款單等單據的錄入 對企業的往 來賬款進行綜合管理 及時 準確地提供供應商的往來賬款余額資料 提供各種分 析報表 如賬齡分析表 付款分析 合同付款情況等 通過各種分析報表 幫助您 合理地進行資金的調配 提高資金的利用效率 同時系統還提供了各種預警 控制 功能 如到期債務列表的列示以及合同到期款項列表 幫助您及時支付到期賬款 以保證良好的信譽 序號序號業務說明業務說明選擇選擇責任部門責任部門責任人責任人 1 應付款業務流程 a 錄入采購發票 或者采購系統與應付系統同時使 用時 發票需由采購系統錄入 在應付系統錄入 的發票將不能傳遞至采購系統 b 錄入其他應付單 其他應付單是指沒有單據體內 容 即沒有存貨信息的資料 主要用于記錄一些 零星的應付賬款 c 對錄入的發票信息進行審核 d 對已經審核的發票生成應付賬款憑證 2 付款 預付款 業務流程 a 根據手工傳遞的付款單據在應付款管理中錄入付 款單 b 審核付款單 預付款 并付款 c 生成憑證 3 應付款核銷業務流程 a 選取預核銷供應商 b 按照供應商應付帳款余額及先后次序 與付款自 動核銷 適用于結算按照余額進行的供應商 c 手工選取應付單據與付款單據并建立鉤稽關系 進行核銷 適用與結算按照合同或發票一一對應 的供應商 d 要求進行應付帳款帳齡分析的用戶 至少在每月 末進行當月應付單據與付款單據的核銷 43 2 標準業務流程圖 標準業務流程圖 一一一應應付款付款業務業務流程流程圖圖 采購單位業務員 1 報送發票 應付票據 是否合格 發票 其他應付單 發票登記 3 發票 應付票據退回 材料結算往來會計 4 發票 應付票據錄入 開始 材料結算往來會計 2 審核發票 應付票據 否 轉下頁 是 44 結束 已審核的發票 承上頁 4 發票審核 材料結算往來會計 5 生成憑證 材料結算往來會計 應付帳款憑證 45 一一一付款付款業務業務流程流程圖圖 3 付款單錄入 材料結算科往來會計 2 請款單審核并安排付款 采購單位部門經理 付款單 財務部審核 轉下頁 開始 46 結束 已審核的發票 承上頁 4 發票審核 材料結算往來會計 5 生成憑證 材料結算往來會計 應付帳款憑證 47 一一一應應付款核付款核銷業務銷業務流程流程圖圖 已核銷單據 是否人工核 銷 3 按余額先后次序核銷 材料結算科往來會計 結束 2 一一核銷對應發票及付款 單 材料結算科往來會計 開始 材料結算 1 選取預核銷供應商 往來會計 是 48 3 2 63 2 6 現金流量表系統流程 財務部分 現金流量表系統流程 財務部分 1 業務處理說明 業務處理說明 業務業務 描述描述 現金流量表是以現金為基礎編制的財務狀況變動表 現金流量表反映企業一定 期間內現金的流入和流出 表明企業獲得現金和現金等價物的能力 現金流量表模塊可以處理所有期間的數據 只要賬套中有的憑證 不論憑證是 否過賬 是否審核 也不論會計期間是否結賬 模塊均可以對憑證進行拆分處理 編制報表 可以一年出一次報表 也可以一個月出一次報表 甚至每天都可以出一 張現金流量表 總之在任意時間都可以編制報表 十分方便快捷 序號序號業務說明業務說明選擇選擇責任部門責任部門責任人責任人 1 選取欲編制流量表的賬套 并設置方案 2 提取欲編制流量表的時間范圍內合符條件的憑證 現金流量表的時間選取可以是一天 一月 一年 或任意時段 3 用 T 型賬戶對相應憑證進行現金流向的設置 可得現金流量表主表 4 對憑證進行附表項目的設置 可得現金流量表附 表 49 2 標準業務流程圖 標準業務流程圖 開始開始 現金流量表報表方案 欲編制流量表的帳套 轉下頁 財務部門總賬會計 1 方案設置或選擇 財務部門總賬會計 2 提取數據 財務部門總賬會計 3 在 T 型賬戶中指定現金流 向 相關憑證 50 結束 承上頁 現金流量表主表 現金流量表主表及附表 財務部門總賬會計 4 附表二現金流向指定 51 3 2 73 2 7 供應鏈流程供應鏈流程 說說 明明 崗崗位位 活活動動 流流程程 采采購購管管理理流流程程 開開始始 結結束束 4 4 根根據據 K K3 3外外購購入入庫庫單單 選選單單生生成成 K K3 3采采購購發發票票 如如有有運運輸輸的的合合理理誤誤差差 發發 票票的的數數量量以以入入庫庫為為準準 金金額額 以以真真實實發發票票為為準準 并并審審核核 直直接接錄錄入入 K K3 3費費用用發發票票 并并 審審核核 并并進進行行鉤鉤稽稽 審審核核后后的的 K K3 3外外 購購入入庫庫單單 說說明明 本本流流程程適適用用于于采采購購入入庫庫 檢檢驗驗 3 3 選選單單生生成成并并審審核核 K K3 3 退退料料通通知知單單 供供應應商商 將將不不合合格格的的物物料料取取走走 合合格格不不合合格格 2 2 在在檢檢驗驗合合格格后后 庫庫管管員員根根據據收收 料料通通知知單單錄錄入入并并審審核核 K K3 3外外購購入入庫庫 單單 馬馬上上打打印印出出庫庫管管和和采采購購簽簽字字 確確認認 K K3 3主主控控臺臺 供供應應鏈鏈 采采購購 管管理理 入入庫庫 外外購購入入庫庫單單查查詢詢 錄錄 入入 3 3 檢檢驗驗不不合合格格 選選擇擇原原 K K3 3收收料料 通通知知單單 生生成成并并審審核核 K K3 3退退料料通通 知知單單 供供應應商商將將不不合合格格的的物物料料 取取走走 K K3 3主主控控臺臺 供供應應鏈鏈 采采 購購管管理理 收收料料通通知知 收收料料通通知知單單 生生成成退退料料通通知知單單并并審審核核 2 2 根根據據收收料料通通知知單單和和質質 檢檢報報告告錄錄入入 K K3 3外外購購入入 庫庫單單 4 4 發發票票到到了了之之后后 采采購購員員根根據據 K K3 3外外購購入入庫庫單單 選選單單生生成成 K K3 3 采采購購發發票票 并并審審核核 如如果果數數量量不不 一一致致 則則拆拆分分外外購購入入庫庫單單 且且只只 能能根根據據子子單單下下推推發發票票 直直接接錄錄 入入 K K3 3費費用用發發票票 并并審審核核 費費用用 發發票票如如在在以以后后期期間間到到 則則在在發發票票 到到的的期期間間進進行行補補充充鉤鉤稽稽 并并進進 行行鉤鉤稽稽 K K3 3主主控控臺臺 供供應應鏈鏈 采采 購購管管理理