修改記錄版本日期章節頁碼修改范圍及依據A2008-11-24首次發布目 錄第一章 總則4第二章 細則4第三章 附則8第一章 總則為使辦公用品管理合理、有效，進一步做到規范、標準，結合公司的具體情況，特制定本規定。第二章 細則第一條 本規定將辦公用品分為辦公文具、禮品及固定資產三大類。辦公文具下分消耗品、管理消耗品及管理品。辦公文具禮品固定資產消耗品管理消耗品管理品辦公家具、電腦、打（復）印機、掃描儀、傳真機、飲水機、電扇、空調等鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、訂書釘等簽字筆、白板筆、修正液、打（復）印紙、其他耗材、勞保用品、印刷品（如信紙、信封、表格等，除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由總經理工作部統一管理）等剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒、光盤、U盤、工具等辦公文具分為個人領用與部門領用兩種。“個人領用”是個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等?！安块T領用”是部門共同使用用品，如打孔機、大型訂書機等。第二條 申請程序。1、辦公文具類：消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內申請一次，原則上不再另行申請。各部門在規定時間內填寫辦公用品采購申請單（附表一），需求信息盡量詳盡，計算器、U盤等管理品須標明領用者姓名及具體用途說明，避免多報、漏報，經部門經理簽批后，交總經理工作部匯總。每月1日3日，總經理工作部匯總各部門上月申請單，根據現有庫存情況，確認當月實際需要采購的物品類別及數量。2、公用的打（復）印機、傳真機等使用耗材不足時，使用人員立刻上報總經理工作部，并由總經理工作部按采購申請程序采買。3、禮品類：根據具體業務的需要，各部門可直接向分管董事副總經理申請禮品采購（附表二），獲得批準后，申請部門將禮品品類、價位等信息通知總經理工作部，由總經理工作部采購，部門配合，并且滿足申請部門的采購時間要求。4、固定資產類：各部門于每年1月25日填報固定資產請購審批表（見DG-WPF-003員工請款管理制度），交總經理工作部匯總，并會同財務部共同擬定公司年度固定資產購置計劃，原則上不再另行申請。每年1月份，總經理工作部匯總固定資產登記明細表（附表三），報上年度購進的固定資產金額及累計金額，交財務部。第三條 采買程序。1、詢價。總經理工作部收到公司總經理或分管董事副總經理關于采購申請或采購計劃的批復后，按照貨比三家原則立刻開展詢價、比價、議價，提供三家以上候選供應商的品種、性能指標、報價和付款條件等信息，報總經理或分管董事副總經理選擇。2、合同。采購詢價獲準后，總經理工作部即與供應商洽買賣合同及合同條款，合同文本須經公司總經理或分管董事副總經理批準。3、請款與付款。合同經雙方簽章生效后，總經理工作部按合同付款進度，向財務部申請借款。無須簽合同的小額采購，可在獲得公司總經理或分管董事副總經理批準后直接向財務部借款。4、采購。負責具體采購的人員按合同交貨進度，及時催促供應商按時發貨或及時采買。如發現物品品種、數量或質量與要求不符，負責采購的人員可拒絕接收或將貨物退回。第四條 入庫及出庫程序。1、保管人員需在當日驗收新購進的辦公用品（含辦公文具、禮品及固定資產），驗收合格的物品及時放入倉庫，并于當日辦理入庫登記。員工離職時，退回的辦公用品也需重新入庫登記。2、由總經理工作部通知各部門一次性領取辦公文具，領取人須在出庫登記表上簽字。管理品須實際使用人本人簽字領取，不得代簽、代領。原則上，每人每月發放水性筆芯一支或簽字筆一支。每人每季發膠水一瓶、大頭針、回形針、訂書釘各一盒。每人每年發工作日記大本一本，小本二本。不夠用者，可經部門主管批準后另行申請。原則上平均每人每月辦公用品標準不超過30元。3、新進人員到職時，可到總經理工作部領用基本的辦公用品。4、禮品的出庫必須由領取人提交書面申請，經分管董事副總經理簽批后方可辦理出庫。第五條 報銷程序。新購辦公用品入庫后的5個工作日內，總經理工作部持有關發票和憑證到財務部銷帳。第六條 總經理工作部可向文具批發商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量庫存。第七條 辦公用品丟失、被盜或損壞時，公司將根據具體原因追究當事人相關物品凈殘值予以賠償（保險公司賠付部分除外）。對于重大責任者，除追究經濟責任外，還將視情節給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。第八條 辦公用品(含辦公文具、禮品、固定資產)采購實行兩人復核制，貨比三家的原則。第九條 管理、保養及維修。1、辦公桌椅、沙發、茶幾、書柜、檔案柜、保險柜等由具體使用者作為直接負責人，因質量問題影響正常使用的，由總經理工作部在接到報修后2個工作日內處理完畢；因使用不當造成損壞的，視具體情況，由直接責任人予以賠償。2、空調、電風扇等由領用部門負責保管及日常保養，由該部門指定責任人進行日常管理及維護。如發生質量問題，負責人須及時向總經理工作部報修；因操作、使用不當致其損壞的，由使用人負責賠償。（電風扇等季節性用品，在使用季節結束后，由總經理工作部統一收回并保管。）3、電腦的管理及保養、維修見電腦和網絡等外設管理規定。4、打印機、復印機、一體機、傳真機、掃描儀等由領用部門指定專人負責保管及日常保養，公用的飲水機、投影儀、照相機、攝影機、吸塵器、刻錄機等由存放部門指定責任人，質量或技術性故障由總經理工作部接到報修后立即處理，1個工作日內處理完畢，如到專業維修站維修，3個工作日內處理完畢；因使用、操作不當造成損壞的，所產生的維修費用由具體使用人承擔。第十條 盤點1、年中盤點。每年7月1日至10日，總經理工作部及財務部對公司固定資產進行盤點，更新固定資產登記明細表，并由總經理工作部及財務部分別存檔。2、年終盤點。每年1月1日至10日，總經理工作部及財務部對公司固定資產進行盤點，更新固定資產登記明細表，并由總經理工作部及財務部分別存檔。第三章 附則第一條 本規定司總經理工作部負責解釋及修訂。第二條 經總經理審批（修改亦同時）后，自公布之日起執行，此前類似規定同時廢止。附表一： 辦公用品采購申請單 填表人： 年 月 日部門物品名稱規格單位數量領用人備注消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、回形針、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、檔案袋、橡皮、夾子、圓珠筆、訂書釘等管理消耗品：簽字筆芯、白板筆、修正液、打（復）印紙、其他耗材、電池、勞保用品、紙杯、紙巾等管理品：剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、計算器、印泥、筆筒、U盤、插牌等主管領導審批意見部門經理審批意見注：1、消耗品及管理消耗品每月25日申請一次，管理品每季度末的十日內申請一次，原則上不再另行申請。2、需求信息盡量填寫詳盡，計算器、U盤、插牌等管理品須標明領用者姓名及具體用途說明。3、各部門經理嚴格把關，避免多報、漏報。