二、銷售事務處理制度(B) 銷售(一)營業科的外務負責人員在訪問或開拓新客戶時,應留意下列事項:1.透徹觀察對方在買賣上的需求及判定對方在買賣上的立場。2.觀察對方進貨及銷售的意愿。3.利用談話、對應技術來引導對方購買的意愿。4.針對對方的買賣意識及對商品的認知程度,檢討它與我方計劃的合適與否。 5.檢討對方的銷售政策與營業預算是否與本商品合適。(二)營業科的外務負責人員應致力于商品知識、銷售方法及市場知識的研究，同時須勤于調查銷售客戶的狀況,隨時以預算、效率化為基準、冷靜且親切地致力于銷售活動。(三)對客戶提示重要事項或表達意向時,須取得經理的認可后才能執行。(四)交易的開始有的是基于對方的申請,有的是出自我方的誘導,不管是何種方式,除了交易一開始即以現金往來的情況之外,都須事前對交易客戶的資產、銷售能力、負債、信用及其他評核事項進行調查,并向部長提出報告。(五)對于各家客戶須訂明每月性的訪問預定及收入預定,另外,對于客戶的新開拓商品也須擬定每個月的大概預定額,根據這個來開拓新市場。(六)不論老客戶或新交易或預估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調查,才能盡早與對方進行交涉。(七)對于同業者的預估內容及交貨實績,須經常調查探聽清楚,如此才能檢討自己在接受訂貨上的難易,另外,自己在預估及交貨上的損失,應究明原因,以便修正制造技術及營業方面的缺陷。(八)營業科應針對各方面的訂貨情況,進行廣泛的調查,使銷售活動的資料備齊,并傳給各相關人員參考。1.從經濟新聞上做剪報整理。2.參考經濟雜志及其調查記錄。3.將業界的訊息記錄下來。(九)將老客戶及預定客戶等的訂貨資料整理成卡片,并將下列十項事由記錄下來經常做修正:1.資產、負債及損益。2.產品的種類、人員、設備、能力。3.銷售狀況及需求者狀況。4.應收賬款回收的實績、信用狀況。5.與過去客戶的關系。6.電話、往來銀行、代表者、負責人員。7.公司內容的訂單發出手續、過程。8.付款的手續、過程。9.在業界的地位。10.組織、工資。(十)與老客戶應經常保持密切的聯系,除了對訂貨情況及其他需求應探聽清楚之外,尚須設法斡旋,使對方下單訂貨。為達成上述目的,可于必要時邀集對方舉行研究會或是懇談會。(十一)在與對方交易的休息之際,應適當地提供餐飲、茶點及香煙等等。尤其需要外出用餐時,應在之前提出預算,取得經理或代表(董事長)的認可。(十二)開拓新交易通常經由已交易客戶之手進行,或委托其斡旋,或要求其持續過去曾經有過的交易來拓展業績。 估 價(一)商品的估價須根據下游生產及采購的估價統一來估算,做成后經由經理的裁決,提供給各客戶作為參考。(二)估價書的制作由營業科的內務負責,通常須先從客戶處拿到正確的規格書后才著手進行。(三)營業部必須完備下列各項資料作為估價參考資料:1.主要材料價格表2.預估成本計算表(主要材料費、副資材費、加工費)3.一般市價表4.標準品單價表(四)營業科對于定期委托制造部生產的標準品,應要求制造部提出其主要材料價格表與估價成本計算表。(五)對于標準品以外的交易或估價委托,每次都須經由制造部經理的裁決,以估價的價格方式處理。(六)對客戶做估價時,應盡速進行狀況調查,盡速提出報告。(七)將估價書送給客戶之后,必須在估價賬目表中提出日期及合同的成立與不成立等事項。 受理訂貨 (一)營業科在確定訂貨已成立時,應將工廠生產及出貨的必要事項記入訂貨受理傳票中,發函給相關單位。其規定如下:1.一般訂貨受理傳票本傳票乃受理一般性訂貨時填定,通常印制成二份,一份交給本人,一份交給營業科受理科保管,在制成訂貨編號,并做好制造委托書(復印四份)后,將其中A、B、C三聯交給制造部。2.特別訂貨受理傳票本傳票主要為大量生產的商品或訂有長期合同的商品、出口品填寫,一共制成五份,一份由本人保管,一份交給經理或代表(董事長)閱覽后,由營業科受理科負責保管,另外二份交給制造部,剩余的一份交給總務部的總務科。本傳票必須記明品名、規格、數量、單價、金額、交貨日期、裁決條件、交貨地點、捆包運送方式及其他必要事項。3.預估生產委托表營業部在委托生產標準品的預估生產或其他特定品的生產時,應填寫本表。本表須記明品名、規格、數量、生產完成的希望日期及其他必要事項。填寫并取得營業經理的認可后,交給制造部。(二)所有電話、外部銷售或來函的訂貨受理,不論外務或是內務,皆由受理訂貨的本人填寫本訂貨受理傳票。1.上月底的訂貨受理余額。2.本月份的訂貨受理額。3.本月份的交貨量。4.上月底預估生產委托余額。5.本月份的預估生產委托額。6.本月份的預估生產額。(三)營業科向制造部公告預估生產委托表時,應要求提出下列的處理報告,以說明其經過:1.制造品與在制品的區分2.制造品的交貨預定(四)營業部為執行各項計劃,使銷售、訂貨受理活動順利進行,應與制造部保持密切連系,并隨時準備下列三項資料:1.商品庫存明細表。2.主要材料的進廠預定表。3.主要材料的庫存明細表。交貨檢驗、配送(一)營業科對于客戶的訂貨商品及委托生產的商品的交貨期,須經常與制造部保持聯系,以掌握其經過情形及進行狀況。(二)營業科若已于指定交貨日期前確定可以交貨,應主動與客戶聯系確實的交貨時間。(三)當確定要貨商品的交貨日可能延遲時,應通知訂貨的客戶以取得其理解。(四)營業科在交貨或查驗商品時,應對照訂貨賬單,以確定品名、品質、規格、單價、數量及其他事項是否符合。(五)商品的交貨與配送業務由營業科進出綱管理科負責。(六)在交貨或配送商