煤貿公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強煤貿公司合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤貿公司及其所屬各部門、分支機構在經營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于煤炭買賣合同、運輸合同、倉儲合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規和政策的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理機構及職責（一）合同管理委員會公司設立合同管理委員會，由公司總經理擔任主任，副總經理擔任副主任，各部門負責人為成員。合同管理委員會負責審議重大合同，協調解決合同管理中的重大問題。（二）合同管理部門公司設立合同管理部門，負責合同的統一歸口管理。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度；2.參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等工作；3.建立合同臺賬，對合同進行登記、統計、歸檔等管理；4.監督檢查合同的履行情況，協調解決合同履行中的問題；5.處理合同糾紛，維護公司合法權益。（三）合同承辦部門合同承辦部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，并配合合同管理部門做好合同的審核、登記、歸檔等工作。其主要職責包括：1.負責合同項目的調研、可行性分析等前期工作；2.起草合同文本，確保合同條款合法、準確、完整；3.組織合同談判，與對方協商合同條款，爭取有利的合同條件；4.負責合同的簽訂、履行等具體工作，及時向合同管理部門報告合同履行情況；5.配合合同管理部門處理合同糾紛。三、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據業務需要，進行市場調研、可行性分析等前期工作，確定合同相對方。2.合同承辦部門起草合同文本，經本部門負責人審核后，提交合同管理部門審核。3.合同管理部門對合同文本進行合法性、合規性、準確性等審核，提出修改意見。合同承辦部門根據審核意見對合同文本進行修改完善。4.合同文本修改完善后，由合同承辦部門負責人簽字，報公司分管領導審批。5.公司分管領導審批通過后，合同承辦部門與合同相對方簽訂合同。合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本送合同管理部門備案。（二）合同文本要求1.合同文本應使用規范的語言文字，表述準確、清晰、完整。2.合同條款應符合法律法規和政策的規定，明確雙方的權利和義務，避免模糊不清或歧義條款。3.合同應具備合同名稱、合同編號、簽訂日期、簽訂地點、雙方當事人名稱、法定代表人或授權代表簽字（章）、合同標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等基本條款。（三）合同授權委托1.公司法定代表人可以直接簽訂合同，也可以授權他人簽訂合同。授權他人簽訂合同的，應簽訂書面授權委托書，明確授權范圍、授權期限等內容。2.被授權人應在授權范圍內簽訂合同，不得超越授權范圍簽訂合同。授權期限屆滿或授權事項完成后，授權委托書應及時收回。四、合同的履行（一）合同履行原則合同雙方應按照合同約定全面履行各自的義務，遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門應建立合同履行臺賬，及時記錄合同的履行情況，包括合同的執行進度、款項收付情況、質量驗收情況等。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和監督，發現問題及時督促合同承辦部門采取措施解決。3.合同承辦部門在合同履行過程中，如發現對方有違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時向合同管理部門報告，并采取相應的措施，防止損失擴大。（三）合同款項收付1.合同款項的收付應嚴格按照合同約定執行，不得擅自變更。2.合同承辦部門應及時辦理款項收付手續，確保款項安全、及時到賬。3.財務部門應加強對合同款項收付的管理，建立健全財務管理制度，嚴格審核款項收付憑證，確保款項收付的真實性、合法性、準確性。五、合同的變更與解除（一）合同變更1.合同履行過程中，因客觀情況發生變化或雙方協商一致，需要變更合同內容的，應簽訂書面變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、變更的原因、變更的時間等，并由雙方當事人簽字（章）確認。3.合同變更后，合同承辦部門應及時將變更協議送合同管理部門備案，并按照變更后的合同履行義務。（二）合同解除1.合同履行過程中，因出現法定或約定的解除事由，需要解除合同的，應簽訂書面解除協議。2.合同解除協議應明確解除的原因、解除的時間、雙方的權利和義務等，并由雙方當事人簽字（章）確認。3.合同解除后，合同承辦部門應及時清理合同履行情況，辦理款項結算、貨物交接等手續，并將解除協議送合同管理部門備案。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防合同管理部門和合同承辦部門應加強對合同履行情況的跟蹤和監督，及時發現和解決合同履行中出現的問題，預防合同糾紛的發生。（二）糾紛處理流程1.合同履行過程中發生糾紛的，合同承辦部門應及時向合同管理部門報告，并提供相關證據材料。2.合同管理部門應會同合同承辦部門對糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。3.根據糾紛處理方案，合同承辦部門或合同管理部門代表公司與對方進行協商解決。協商不成的，可以通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在糾紛處理過程中，合同承辦部門和合同管理部門應積極配合，提供必要的支持和協助。（三）糾紛處理原則1.依法處理原則：合同糾紛的處理應遵守國家法律法規和政策的規定，依法維護公司的合法權益。2.協商解決原則：合同糾紛發生后，應首先通過協商解決，盡量避免仲裁或訴訟，降低糾紛處理成本。3.維護公司利益原則：在糾紛處理過程中，應始終以維護公司利益為出發點，采取有效措施，減少公司損失。七、合同的檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、解除等過程中形成的相關文件、資料，應及時收集整理，移交合同管理部門歸檔。（二）檔案整理合同管理部門應對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同編號、簽訂日期、合同名稱等順序進行排列，編制檔案目錄。（三）檔案保管合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案應按照國家有關檔案管理的規定進行保管，保管期限根據合同性質和重要程度確定。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報合同管理部門負責人審批。2.合同管理部門根據審批意見，為查閱人員提供合同檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制合同檔案。3.涉及公司商業秘密的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露合同內容。八、合同管理的監督與考核（一）監督檢查1.合同管理部門應定期對公司合同管理情況進行監督檢查，發現問題及時督促整改。2.公司審計部門應對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監督，發現違規行為及時提出審計意見。（二）考核評價1.公司建立合同管理考核評價制度，對合同承辦部