Excel圖表應用內部培訓使用 2010 2 CompanyLogo 目錄 CompanyLogo 為什么我們要來學習Excel Excel是個人電腦普及以來用途最廣泛的辦公軟件之一 在電子表格軟件領域Excel軟件的唯一競爭對手就是自己 已經成為事實上的行業標準 還有哪些表格處理軟件 WPSFormulaone水晶報表 CrystalReport 華表 cell 易表 他們都在應用Excel標準 excel名稱的由來Excellent Cell Cell 是 單元格 是Excel表格處理的最基本組成部分 Microsoft取了 Ex cel 這個名字 一語雙關 充分表達了Excel是一個優秀表格處理文件 CompanyLogo Excel的5個主要應用方面 VBA VisualBasicforApplication 是微軟公司為加強Office軟件的二次開發能力而附加的編程語言 什么是圖形 CompanyLogo Excel用戶的層次 4 剛剛開始接觸 1 2 3 5 基本掌握常用功能 熟練使用常用功能 數據透視表 公式 數組公式 VBA簡單編程 Excel技能 專業知識 行業經驗 新手 初級用戶 中級用戶 高級用戶 專家 CompanyLogo Excel用戶的層次 初級用戶通過一定的學習 比如說購買入門教程 參加正規電腦學校的初級班 了解Excel基本操作方法和常用功能 通過學習 可以建立簡單的表格或者畫一張簡單的圖表 中級用戶中級用戶有三個標志 一是理解并熟練使用各個Excel菜單命令 而是熟練使用數據透視表 三是至少掌握20個常用函數以及函數的嵌套運用 并且能夠使用簡單的宏 CompanyLogo Excel用戶的層次 高級用戶高級用戶需要完成兩項知識的升級 一是熟練運用數組公式 也就是那種用花括號圍起來的 必須用組合鍵才能完成錄入的公式 二是能夠利用VBA編寫不是特別復雜的自定義函數或過程 專家能夠在某個領域不斷開發出新的Excel的用法 這種人 被稱作是專家 CompanyLogo 善用資源 學以致用 1 使用Excel聯機幫助系統2 善用搜索引擎通過互聯網學習關鍵詞拼寫一定要正確多關鍵詞搜索3 在新聞組或BBS中學習很好的學習網站如何提問 在詢問之前 應確認已經查看了聯機幫助文件 已經翻閱了精華引導貼 并確保沒有搜索到想了解的知識 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 1圖表區2繪圖區3圖表標題4數據系列5坐標軸6圖例7數據表8三維背景 Excel圖表基本構造 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 一 圖表區圖表區是指圖表的全部范圍 Excel默認的圖表區是由白色填充區域和黑色細實線邊框組成的 可以通過設置以下項目改變圖表區的格式 圖案 設置圖表邊框的樣式和內部區域的填充顏色及效果字體 設置圖表中字體的大小和顏色屬性 設置圖表的大小和位置是否隨單元格變化 選擇是否打印或鎖定鎖定圖表 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 二 繪圖區繪圖區是指圖表區內的圖形表示的范圍 即以坐標軸為邊的長方形區域 對于繪圖區的格式 可以改變繪圖區邊框的樣式和內部區域的填充顏色及效果 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 三 標題標題包括圖表標題和坐標軸標題 圖表標題是顯示在繪圖區上方的文本框 坐標軸標題是顯示在坐標軸邊上的文本框 圖表標題只有一個 坐標軸標題最多允許有4個圖案 設置標題邊框的樣式和內部區域的填充顏色及效果字體 設置標題中字體的大小和顏色對齊 設置文本的對齊方式和文本的方向 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 四 數據系列數據系列是由數據點構成的 每個數據點對應工作表中一個單元格內的數據 數據系列在繪圖區中表現為點線面等圖形 可以設置以下數據系列格式 圖案 設置數據系列邊框的樣式和內部區域的填充顏色及效果坐標軸 選擇數據系列繪制在主坐標軸或者次坐標軸誤差線 設置誤差線的顯示方式和誤差量數據標簽 設置數據標簽顯示的內容系列次序 調整不同數據系列的排列次序選項 設置數據點圖形的數據點分色顯示 重疊比例等 不同的圖表具有不同的選項 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 五 坐標軸坐標軸分主坐標軸和次坐標軸 Excel默認顯示的是繪圖區左邊主Y軸和下邊主X軸 圖案 設置坐標軸的樣式和刻度線 刻度線標簽的顯示位置字體 設置刻度線標簽的字體樣式數字 設置刻度線標簽的數字格式對齊 設置刻度線標簽的文字方向刻度 坐標軸按引用的不同可分為數值軸 分類軸 時間軸 系列軸4種 其刻度選項各不相同 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 六 圖例圖例由圖例項和圖例項標示組成 默認顯示在繪圖區的右側 圖案 設置圖例邊框的樣式和內部填充色字體 設置圖例項文字的樣式位置 設置圖例顯示在圖表區中的位置 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 七 數據表數據表用于顯示圖表中所有數據系列的數據 對于設置了顯示數據表的圖表 數據表固定顯示在繪圖區的下方 如果圖表中使用了數據表 一般不再使用圖例 圖案 設置數據表格線的樣式字體 設置數據表種字體的樣式 CompanyLogo 概覽Excel圖表的8項要素 八 三維背景三維背景由基底和背景墻組成 并通過設置三維視圖格式調整三位圖表的透視效果 CompanyLogo 如何創建圖表 快捷鍵方式 選擇數據區域后按 1 2 3 5 單擊鼠標創建 單擊工具欄中 圖表類型 使用圖表向導 CompanyLogo 使用圖表向導 Step2單擊菜單欄 插入 圖表 命令 或者單擊工具欄 圖表向導 按鈕 打開圖表向導第一步對話框 使用圖表向導創建圖表 需要經歷6個步驟 Step1選擇數據 比如A1 C6單元格區域 CompanyLogo 使用圖表向導 Step3 Step4圖表選項包括標題 坐標軸 網格線 圖例 數據標志和數據表6個選項卡 CompanyLogo 使用圖表向導 Step5一般來說 選擇 作為其中的對象插入 即嵌入圖表 Step6完成后仍可利用 圖表 工具欄再次改變這些設置 CompanyLogo 使用圖表向導 練習時間目的 利用圖表向導 創建一個圖表 20頁了 材料過半 不過困難的都在后面呢 CompanyLogo 進一步理解圖表 知道 透視圖表的類型理解 數據系列認清 坐標軸的四種類型關注 系列產生在 行 或 列 的不同 CompanyLogo 透視圖表類型 Excel提供14種標準圖表類型 73種子圖表類型 及20種自定義圖表類型 用戶可以方便地改變整幅圖表的圖表類型 或者改變圖表中一個數據系列的圖表類型形成組合圖表 CompanyLogo 透視圖表類型 柱形圖 反映一段時間內數據的變化 或者不同項目數據之間的對比 是常用圖表之一 條形圖 顯示各個項目之間的對比 與柱形圖不同的是其分類軸設置在縱軸上 而柱形圖設置在橫軸上 折線圖 具有按照相同的間隔顯示數據的趨勢 餅圖 餅圖顯示組成數據系列的項目在項目總和中所占的比例 餅圖通常只顯示一個數據系列 XY散點圖 顯示若干個數據系列中各個數值之間的關系 或者將兩組數繪制為XY坐標的一個系列 通常用于科學數據 面積圖 顯示數值隨時間或類別的變化趨勢 圓環圖 與餅圖一樣 也顯示部分和整體之間的關系 但是圓環圖可以包含多個數據系列 雷達圖 顯示數值相對于中心點的變化情況 曲面圖 在連續曲面上跨兩維顯示數值的變化趨勢 氣泡圖 是一種XY散點圖 以3個數值為一組對數據進行比較 氣泡的大小表示第3個變量的值 股價圖 通常用于顯示股票價格及其變化情況 但也可以用于科學數據如氣溫變化 必須按正確的順序組織數據才能創建股價圖 圓柱圖 圓錐圖 棱錐圖 柱形圖的增強方式 CompanyLogo 理解數據系列 數據系列在工作表中是一行或者一列數據 數據行或者數據列中的每一個數據以圖形的形式顯示在圖表中 選取圖表中的一個數據系列 在工作表數據區域會顯示3個不同顏色的矩形選取框藍色 表示數據所在單元格區域綠色 表示數據系列名稱紫色 表示數據系列對應的X軸數值或文本所在單元格區域 CompanyLogo 認清坐標軸的4種類型 一般情況下圖表有兩個坐標軸 X軸 刻度類型為時間軸 分類軸或數值軸 和Y軸 刻度類型為數值軸 三維圖表有第3個軸 Z軸 刻度類型為系列軸 餅圖或圓環圖沒有坐標軸 雷達圖只有數值軸 沒有分類軸 CompanyLogo 認清坐標軸的4種類型 1 時間軸時間具有連續性的特點 在圖表中應用時間軸時 若數據系列的數據點在時間上為不連續的 則會在圖表中形成空白的數據點 必須將時間軸改為分類軸 如分類軸源數據單元格區域為日期格式 分類軸自動為時間軸 方法 單擊圖表 右鍵選擇 圖表選項 進行設置 CompanyLogo 認清坐標軸的4種類型 2 分類軸分類軸顯示數據系列中每個數據點對應的分類標簽 若分類軸引用的單元格區域包含多行或多列文本 則可能顯示多級分類標簽 3 數值軸除了餅圖和圓環圖外 每幅圖表至少有一個數值軸 CompanyLogo 關注 系列產生在 行 或 列 的不同 使用圖表向導作圖時 可通過選擇系列產生在 行 或 列 選項按鈕 決定數據系列引用工作表中的行數據或列數據 行 方式是以行方向數據為系列 列方向為分類 列 方式相反 CompanyLogo 練習時間目的 更改圖表類型 行列數據對比 坐標軸的調整點我試試 后面該進入高級圖表階段了 接下來更精彩 CompanyLogo 幾種常用的高級圖表 4 次坐標軸處理差異數據 1 2 3 5 瀑布圖展示財務數據 階梯圖展示銷售變化情況 甘特圖表現工程進度狀況 CompanyLogo 次坐標軸法處理差異懸殊數據 一個動畫小教程 利用次坐標軸法 解決當圖表中數據系列不止一個 并且數值相差懸殊時 數值較小的數據系列不能清楚地顯示在圖表中的困惑 用折線圖表示較小的數據列 并作為次坐標軸 示例sam3 CompanyLogo 瀑布圖展示財務數據 瀑布圖是通過巧妙的設置 使圖表中的數據點看似懸空 這種效果即可以說明數據的大小 同時又能直觀地展現出數據的增減變化 可用于反映數據在不同時期或受不同因素影響的程度及結果 CompanyLogo 階梯圖展示銷售變化情況 步進圖形似階梯 所以又稱階梯圖 通過對相鄰數據落差程度的表達 反映出連續數據的變化情況 利用工作表數據繪制步進圖 可以反映月份之間銷量變化 CompanyLogo 甘特圖表現工程進度 甘特圖 GanttChart 由亨利 甘特于1910年開發的 通過條狀圖來顯示項目 進度和其他時間相關的系統進展的內在關系隨著時間進展的情況 甘特圖的橫軸表示項目的時間跨度 多以月 周或日為時間單位 縱軸表示項目涉及的各項任務 長短不一的條狀圖形則表示在項目周期內單項活動的時間跨度及進度 可以直觀地表明任務計劃在什么時候進行 及實際進展與計劃要求的對比 管理者由此可以非常便利地弄清每一項任務 項目 還剩下哪些工作要做 并可評估工作是提前還是滯后 亦或正常進行 除此以外 甘特圖還有簡單 醒目和便于編制等特點 在項目管理中有著廣泛的應用 CompanyLogo 甘特圖表現工程進度 制作甘特圖的方法 除了在Excel中手動繪制 還有專門的軟件如Ganttproject GanttDesigner和MicrosoftProject等等 別人做的模版 瀑布模型軟件開發流程 CompanyLogo 繞開圖表制作的誤區 掌握繪圖區的長寬比例不同坐標軸刻度的強調效果慎重選擇圖表類型恰當使用次坐標軸讓圖表提供完整信息 CompanyLogo 一 掌握繪圖區的長寬比例 不同的繪圖區比例會表達出不同幅度的變化趨勢 繪圖區高度和長度的比例減小 在圖表種數據變化的幅度就越小 反之則越大 應保證前后制作的圖像使用一致的大小和比例 以免造成對數據變化趨勢的誤讀 CompanyLogo 二 不同坐標軸刻度的強調效果 使用相同的數據系列和不同的坐標軸刻度繪制的圖表 能傳遞給人截然不同的圖表信息 Excel圖表自動設置的刻度值 可以體現逐月變化的趨勢 也能大致看出不同月份數據的差異 減少了刻度區間 一部分主體被截掉了 強調了不同月份之間的差異 因為放大了刻度區間 因此柱體高度變小了 雖然能體現逐月變化的趨勢 但弱化了不同月份之間的對比差異效果 因為X軸上移了 部分柱體不顯示 與3類似 但此方式不夸大差異的幅度 CompanyLogo 三 慎重選擇圖表類型 只有選用正確的圖表類型 才能清楚地表達圖表的主題 簇狀柱形圖 主要表現2組數據之間的差異圓環圖 主要表現兩組數據之間的百分比差異堆積柱形圖 主要表現兩組數據相加后總和的差異堆積面積圖 主要表現兩組數據變化的趨勢 因示例X軸不是時間單位 所以變化趨勢沒有意義 CompanyLogo 四