第五章 購貨與付款循環的內部控制與審計漯河卷煙廠競價采購等典型案例案例一：漯河卷煙廠的競價采購案例分析與思考中國財經報1999年9月23日報道：從1998年3月開始，漯河卷煙廠試行輔料公開競標采購，既保證了采購輔料的數量和質量，又杜絕了因回扣而導致的腐敗行為，取得了良好的社會和經濟效益，截至1999年3月底，一年的時間里全廠降低采購成本620余萬元，產品質量合格率一直保持在100%。他們是怎樣做的呢？1改革采購制度，走出“暗箱”操作。以往的卷煙生產輔料采購，都是由分管領導和物資供應部門與供貨方一對一談判。這種采購形式缺乏透明度，弊端較多，一方面，有的供貨廠商采用不正當手段，拉攏腐蝕采購人員；另一方面，受“人情、條子”風氣影響，常出現盲目采購、重復采購和隨意采購的現象。1997年12月，廠長兼黨委書記邵富根走馬上任后，提出了“集中的權力分散化，隱蔽的權力公開化、建立公開競爭機制，嚴控采購成本，確保產品質量，提高經洗效益”的采購管理思路。經廠長辦公室會議認真研究決定，對全廠生產輔料、香料和原煤等三種類型物資，從市場上統一集中采購，公開競爭招標。為此，漯河卷煙廠成立了以廠長為主任、副廠長為副主任，企劃賬務、物資供應、生產、質管、審計等部門負責人為成員的廠原輔材料管理委員會，對采購事項民主決策，統一監控。2實施“透明工程”，漯河卷煙廠事先發出招標通知，現場進行公開競價，事后公布招標結果，為徹底解決可能存在的“假招標”問題，推進“透明工程”，漯河卷煙廠原輔材料管委會在科研所專門設立信息中心，廣泛收集各種輔料市場信息，綜合測評輔料市場產量、容量和價格，給競標提供采購可比價。3建立健全管理制度。一年來，漯河卷煙廠建立健全了多項配套規范的管理規章制度，主要是：原輔材料競爭招標暫行管理辦法、原輔材料采購制約管理辦法、原輔材料采購貨款支出財務管理辦法，明確規定了競爭招標原則、程序、評標定標標準、合同履行、供求雙方遵守的準則、支付貨款手續及責任。對中標供貨廠家實行“四定”（定廠家、定計劃、定價格、定質量）管理，制定出臺“四定”實施細則，明文規定入廠輔料質量連續出現不合格者，終止供貨合同。1998年6月，就有9個廠家被終止合同。4實行競爭招標采購廉政責任制。要求每個領導和采購人員，不準收取供貨廠家的禮金、禮品、回扣，違者調離業務崗位，并視其嚴重程度給予黨紀政紀處分、除名直至移交司法機關處理。在市場競爭越來越激烈的情況下，企業靠提高產品售價獲取利潤已不現實。在產品售價不變甚至降低的情況下，降低產品成本就顯得尤為重要。要降低成本首先必須嚴把材料采購關。過去，我國大多數企業實行的是分散采購，一對一談判的采購方法，在實際運行過程中存在很多問題。1 采購支出效率低下。在采購預算編制時，各支出部門都積極爭支出、爭項目。財務按預算撥款后，各支出部門自行安排資金的使用，完全沒有采購監督。在采購資金使用過程中，除存在大量挪用現象外，還出現了盲目采購、重復采購、隨意采購等問題，對被采購材料和服務的價格質量比考慮很少，或者根本沒有考慮。這種分散、無序、缺乏監督和公開競爭機制的采購，導致了大量采購支出的浪費和使用效率的低下。2 采購決策透明度不高。由于缺乏公開招投標機制，企業的采購量最終是由少數分管領導作出購買決定，在價格談判時常常是個人因素起決定作用，在確定供貨商時，也常常搞假投標、人情標，由于購買決策方式很不透明，因而出現了大量權錢交易、人情交易，這些行為不僅使采購資金受損而且使產品的質量沒有保證，使企業最終丟掉市場。3 采購動作很不規范。從預算編制、采購計劃制定到采購方式的確定，以及招標程序、資金撥付等，缺乏相應的制度和辦法。從這是這里可以看出，采購環節上隱性流失的“漏洞”遠比生產現場的“跑、冒、滴、漏”嚴重。漯河卷煙廠在企業采購這個“老大難”問題上，大膽探索，試行采購公開部分招標，集中統一采購，有效地防止了個人專權行為，使企業采購走上規范化、程序化、制度化的軌道。漯河卷煙廠成功的奧妙何在？克服采購失控問題的出路何在？我們認為，企業采購環節的財務控制應做好以下幾個方面：一是決策透明。“隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化”，使采購走出“暗箱”操作，企業應成立以總經理為組長，企劃、財務、采購等部門負責人為成員的采購監控領導小組，重大事項（如大宗原材料采購定價等）共同研究，集體決策，統一監控。其他事項按采購金額大小，分級明確權限和責任，避免相互越位。此外必須建立并明確規定個人權限的合理范圍，超過某一指定金額的購貨，必須經由競爭性的投標手續完成。二是信息公開。企業應利用全國各地及本企業內部的價格信息網絡，廣開價格信息來源，并使信息在內部公開。各級參與決策的人員應充分掌握必要的信息，在采購過程中充分進行質量、價格等方面的比較，通過有效的競爭投資和賣主評估以獲得最佳的價格、質量和服務，實現最優選擇。“漯河卷煙廠”設立信息中心的做法很好地體現了對價格信息的重視及充分運用。三是有效的監督和制約。有效的監督和制約機制是解決采購問題的法寶，在采購中，應實行“三審一檢”，即審核采購計劃、審核價格、審核票據、檢查質量。“三審”保證低價，“一檢”保證質量，從而最大限度地消除了腐敗。上述“一檢”應由不同的職能部門承擔。另外企業在請購、訂貨、驗收和付款方面必須編制正式的書面處理手續，處理手續必須做到職能分割，任何人不能身兼二職，以免妨礙內部牽制制度的有效性。四是管理制度化，有“法”要依。企業應建立健全的規章制度，用制度去約束和規范行為，以保證采購的公開、公平、公正。從采購預算的編制、采購計劃的制定到采購方式的確定，以及招投標程序，資金撥付等都應制定相應的制度和辦法。漯河卷煙廠有關采購管理的規章制度定得很細、很精密，各種關系戶想推銷質次價高的產品已無空子可鉆，整個采購過程都很規范，每個細節都是高標準、嚴要求。這樣既令廣大供應商信服，又使企業自身提高了采購質量，降低了采購費用。五是責任清晰，獎懲嚴明。采購各個環節人員必須權責明確，各司其職。企業應建立永久可追溯的臺賬制度，使不正當采購行為逃得過今天逃不過明天，并對違規人員給予嚴懲，直到移送司法機關；另外企業可探索構建采購考核評價指標體系，對有功人員予以重獎，委以重任。像漯河卷煙廠實行的廉政責任制就較好地體現了這種理念。顯而易見，“漯河卷煙廠”競標采購這項管理創新、制度創新的舉措給其帶來了巨大的經濟和社會效益，但是我們也必須認識到，并不是所有的企業都適合競標采購。像濰坊亞星的“購銷比價管理”和其他一些企業的做法都各有其特色，在實際的采購管理中，企業應因地制宜、量體裁衣。案例二：常德卷煙廠實行采購、銷售多環節控制見成效中國財經報1998年8月15日發表了朱方欽、侯正凡同志采寫的以“芙蓉花開表五枝”為題的文章，介紹了常德卷煙廠的有關做法和經驗。文章認為，在社會主義市場經濟體制下，企業的財會職能應僅僅是反映與監督的功能。企業管理以財務管理中心產，一定要充分發揮財會人員，特別是總會計師、財務部門負責人、管理會計參與企業決策、組織、調控、分析的職能。財會人員如何行使上述職能？湖南省常德卷煙廠注重理順原材料進貨與儲備、設計核算、用料、費用、銷貨管理五個環節，收到了明顯效果。近三年來在卷煙產量基本穩定在68萬箱的情況下，1996年實現銷售收入32.4億元，稅利總額16.2億元，比上年分別增長56.3%、79.7%，1997年實現銷售收入35.6億元，稅利總額17.3億元，在上年大幅度增長的基礎上，分別增長10.16%、8%，利潤總額連續兩年過億元，1998年該廠經濟增長速度可望達到10%12%。第一，進貨環節，控價到位。在市場經濟體制下，國家實行并逐步完美宏觀經濟調控下主要由市場形成價格的機制。企業進貨渠道多，材料價格差異大，減少進貨價格的支付等于創造了等額的利潤。進貨控價到位要做到：一是實行廠內原價、主要材料和大批量物資采購價格報批制按最低控價進貨。價格審批權廠部授權廠價格領導小組，價格領導小組要履行職責，一是要廣泛收集原輔材料、物資的市場價格信息，供貨渠道與貨源狀況，及時辦理審批手續。對于實際進貨價格與審批價的差異按廠規定的比例獎罰。二是要確保適量進貨，進貨數量要根據企業實際和生產需要，參照同行業先進水平核定合理的儲備定額（最低與最高限額與儲備期），要與經濟責任制考核掛鉤，減少存貨資金還要嚴防積壓超儲，要避免進貨品種規格（型號）不對路，實行限量進貨，特別是新產品開發配套的小包和條盒包裝等亦應小批量進貨。在清產核資工作中相當多的企業少則原材料報廢幾十萬元，多則報廢幾百萬元甚至更多，應當杜絕此類問題的發生。三是要合理選擇渠道或者定點廠商進貨，例如，商標印刷、包裝材料、香料等要定點進貨。定點進貨一則因質量、試機、檢測發現的不合格品可憎及時辦理退貨；二則可以及時保證貨源，減少庫存，確保供貨的連續性。第二，設計環節，核算到位。縱觀全國卷煙產品外包裝變化態勢，近兩三年各類檔次的包裝材料存在追求高、精、新和采用防偽高新技術的發展趨勢，甚至一些小煙廠也生產燙金、磨砂硬小盒卷煙，產品成本與產品設計兩張皮，設計不計成本，產后發生虧損。有一廠家設計產品出廠價（條）26元，而設計凹版燙金的硬小盒（個）高達0.55元，普通硬小盒（個）不足0.15元，盡管該新品在市場上有銷路，但成本比普通硬小盒每大箱調出1 000元，僅僅為彌補硬小盒投入成本增加，出廠價每包就要提價0.80元，由于價格漲幅太大，不空容易被消費者接受，設計核算失誤，造成無銷售利潤只能停產，設計核算到位要做到：一是設計分類（型）的產品成本控制標準，如出廠價（條）低于10元的不能使用全包裝，出廠價（條）低于20元的不能使用硬小盒等，在標準中還要按照現行市場價確保控制金額，這樣可以做到設計產品成本有標準可依，避免設計成本與生產成本脫節；二是要合理篩選最佳、最低設計成本控制點，選定標準材料，避免設計成本與生產用料脫節；三是設計成本和費用要做到不漏、不缺，單位產品的銷售利潤扣除單位產品應分攤的管理費用、財務費用后，還應有一定比例利潤，例如一類煙產品銷售利潤率達到10%，二類煙5%等。第三，用料環節，“三化”到位。卷煙工業科學合理，用料要做到標準化、規格化、程序化和運用定額控制消耗。在標準化方面要求選擇產品用料，能用國產材料的不用進口材料，能用中低檔材料的不用高中檔材料，選用定點材料不用劣質不合格材料；規格化方面要科學設計材料型號、規格利于降耗，如可用32克鋁箔紙不用50克鋁箔紙；能用涂布水松紙就不用印刷水松紙，嚴格限定在定額指標內，并要建立嚴格的耗料考核制，節獎超罰，獎罰兌現。近三年常德卷煙廠就是按此思路實施的，每年降耗節約額都在千萬元以上。第四，費用環節，監控到位。“八五”、“九五”期間，卷煙工業企業投入了巨額資金進行技術改造，調高了產品檔次，與此同時，企業的四大費用（制造費用、銷售費用、管理費用、財務費用）每年一般遞增10%15%，有的廠高達30%以上。費用控制到位一是要實行費用總預算制度，在產量穩定情況下，年度費用亦應相對穩定，加上增減因素應是總預算計劃總額數。各個產品的原料、材料、燃料動力、工資福利成本之和加上費用總預計數不能突破企業年度成本費用預算總額，才能確保盈利；二是企業下達費用定額計劃的總和要與總費用預算相吻合，并留有適當余地，在開支方面財務部門要從嚴審批。對于年度內新增不可預料的開支項目要量力而行，不可突破警界線（即超過總預算）；三是制定或者修訂開支標準與定額，不可亂開口子，巧立名目開支，要抵制社會各種亂攤派、亂收費、亂罰款，企業要學會運用法律武器，維護企業自身利益，保護自身權益。第五，銷貨環節，貨款到位。確保貨款的及時回收是財務管理的重要環節，企業成本控制再好，貨款收不回就等于勞而無功，確保貨款回收到位，財務部門要及時向企業廠長（經理）反饋銜接信息，要將產品庫存控制在限量之內，并提出確保產銷兩