物資采購管理制度 LXHG-SQE/QH-C-QGK-008-20071 目的為加強企業物資的采購管理工作，梳理物資采購程序，進一步規范物資采購計劃申報至物資采購過程各個環節的管理，特制定本制度。2 適用范圍適用于各采購部門物資采購計劃的申報至物資采購過程的管理。3 職責3.1 物資需用單位負責本單位需用的非原料類物資計劃的申報；3.2倉儲科負責根據物資庫存情況以及庫內物資的領用情況，對各單位申報的采購計劃進行審核平衡。3.3采購部門負責按照經過審核批準確定的采購計劃，對需采購物資的市場價格進行調查了解、比價，實施物資的采購。3.4審計科負責對采購招標、合同或協議簽訂環節的合法性的監督審核、采購物資的事后審計、監督。3.5企管科負責按照本制度要求對各采購部門非原料類物資計劃申報、物資采購環節的監督、檢查、管理。3.6其它采購業務主管部門經理負責對各采購部門相關采購工作的監督、指導、檢查和控制。4管理要求4.1物資采購計劃的申報、確定：4.1.1工藝輔料、材料、編織袋等的采購計劃的確定：各企業每月根據生產經營狀況以及企業、公司的資金預算會確定并編制采購計劃，報分管領導審核批準，重要的需求計劃報廠長批準。4.1.2土建、外協維修、勞務等非物資類的采購計劃分別由各企業的主管責任部門編制需求計劃，報分管領導審核、廠長批準。4.1.3非原料類物資計劃的申報程序：職能部門審核物資需求部門的分管領導審核需求部門填報物資采購計劃審批表倉儲科保管員根據庫存平衡計劃確定采購數量，并填寫末次入庫價報廠長批準。采購部門按物資采購計劃審批表實施采購。采購部門負責將確定采購的物資信息填在物資采購計劃審批表中。 各物資使用單位根據實際情況填報物資采購計劃審批表（見附表1），經職能部門審核、分管廠長簽字批準后報送倉儲科（報送時間采購部門結合實際自行確定，急件計劃（采購時間不足5日的計劃）需經廠長批準。a) 倉庫保管員要根據物資的庫存情況以及物資的領用情況對各單位報送的物資采購計劃審批表進行平衡，確定采購數量。b) 平衡要求：不需要儲備的物資平衡時要按照“采購數量=申報數量-現庫存數量”的原則平衡；對必備的物資平衡時要按照：“采購數量=申報計劃數量-現庫存數量最低儲備數量”的原則平衡。保管員要對平衡情況負責，凡出現因平衡核對不認真，造成同種物資重復采購或儲量過大的情況，一經查出將對責任保管員進行100-200元的處罰。c) 確定物資采購數量后，由倉儲科負責填寫物資采購比價審批表（見附表2）中的“物資信息”欄，倉儲科長簽字確認后轉送采購部門，并保留送交證據。4.2物資采購過程管理要求：4.2.1供方的選擇：采購部門接到采購物資（包括土建、外修、勞務等非物資的采購）計劃后，首先對需要采購物資的相關信息進行詳細的了解，然后對市場行情進行調查、考察、收集采購相關的信息。采購供方必須選擇合格供方名錄內的供方，如果原有供方不能滿足要求，可根據企業合格供方評價準則以及公司“采購供方”動態管理制度評價、增加合格供方。4.2.2物資采購供方及價格的確定：a) 根據招標管理辦法中的要求，采購物資金額達到招標條件的按規定進行招標確定采購供方及價格。b) 非招標采購的物資（包括非物資類的采購）的供方及價格的確定程序：c)電話報價對物資信息的了解，對市場行情了解。原合格供方或新增合格供方內選擇相關的供方詢價。采購部門接到物資采購比價審批表。傳真報價現場調查等 比價、議價確定采購價格及供應商。采購部門負責人審核簽字。采購部門分管廠領導批準。采購部門實施采購。帳務手續財務科入庫手續倉儲科事后監督審計科 采購員接到采購物資的信息后，首先對要采購的相關要求進行了解，并對當期市場進行調查了解； 對市場了解的基礎上，在合格供方內（原合格供方不能滿足的按4.2.1增加）詢價、議價，詢價可以通過電話、傳真、實地考察（首次合作的當地供方）等多種方式進行；根據詢、比、議價情況如實填寫比價表，經部門領導審核、分管采購的廠領導批準后實施采購；同時將比價表分送到倉儲、財務、審計部門備查。c) 采購招標比價證據的管理要求：序號報價方式范圍要求保留記錄記錄要求1招投標區內2萬以上，區外5萬以上標書及招標過程中產生的記錄建立招標臺帳2傳真不需招標的采購傳真件建立傳真報價臺帳3現場報價不需招標的采購報價單位、報價人姓名聯系電話及價格的手寫資料建立現場報價記錄4電話報價不需招標的采購報價單位、報價人姓名聯系電話及價格物資采購比價表5其它方式不需招標的采購能夠有效證明提供采購信息的記錄保留有效記錄證據d) 比價會議和洽談過程中記錄由責任人負責保留備查，保存期限根據企業實際自行規定。4.2.3倉儲、審計、財務部門接到各自的物資采購比價審批表后，要按月裝訂成冊，以便需用時備查，并按企業記錄控制程序中的要求進行管理、保存等。4.2.4采購部門將物資采購進廠后，倉儲部門首先要按物資采購比價審批表逐一核對采購物資，凡發現沒有計劃、價格高出比價表中確定價格、數量不一致的情況（特殊情況要經廠長簽字批準）不能辦理出、入庫手續。4.3采購物資的檢驗及入庫、保養標識、出庫的辦理按照公司倉儲采購物資管理制度5.3、5.4、5.5條款執行。4.4采購監督4.4.1公司的職能部門在對物資采購情況檢查時，應對比價的記錄證據（招標資料、報價傳真、詢價電話記錄等）進行全面的檢查，凡是發現弄虛作假、比價不真實的情況，涉及經濟違規行為的依據公司關于內部經濟違規行為責任追究辦法以及關于外部經濟違規行為管理辦法追究相關人員的責任。4.4.2審計科對物資采購過程中產生的合同、協議、資質等資料的合法性進行審核，發現問題及時處理，避免采購過程中出現違反法律、法規等規定的現象發生。并對物資采購事后監督時，依據本制度對物資采購的比價情況進行檢查。4.4.3企管科依據本制度對物資采購入庫各環節實施管理。5、本制度自下發