職務分析與職務說明書 工作分析與職務說明培訓講師 譚小琥 第一部分為什么要進行職務分析 一 職務 工作 分析 定義 在全面了解工作 職務 的基礎上 提取管理所必須的 有關工作方面的信息 人力資源管理具有兩類不同性質的管理活動 1 日常例行的管理活動 2 維持和發展組織系統的活動 工作分析屬于第二類管理活動 二 什么是工作 1 組織最基本的活動單元 2 相對獨立的責 權統一體 3 同類崗位 職位 的總稱 4 部門 業務組和組織劃分的信息基礎 5 人進入組織的中介 6 工作與組織相互支持 三 工作分析的目的 一 組織決策 二 工作和裝備設計 三 人力資源管理 一 組織決策 1 組織結構的開發 2 組織的發展計劃 3 組織策略的制定等 二 工作與設備設計 1 工作的設計與再設計 2 工作方法的設計 3 工作的安全設計 4 設備的設計 5 工裝的設計等 三 人力資源管理 1 人力資源規劃 解決組織發展過程中 人 與 工作 相互適應的關系需要通過組織內現有工作信息的了解 以及預測組織未來工作可能發生的變化 制定人員的補充規劃 晉升規劃 人員配置與調整規劃 培訓與開發規劃 報酬規劃等 2 人員的選聘與錄用 解決進入組織中人員質量的問題工作分析的信息可以提供 工作執行人員的任職資格 求職者的信息提取內容 考試 面試及心理測驗的內容設計 人員錄用效度的檢驗 求職咨詢 個人職業發展展望 3 工作執行評價 確定員工績效完成情況 明確任務 對員工進行績效改進指導 指導員工進行在職培訓 執行指導 進行職業生涯指導等 4 薪酬管理 進行工作分類與工作評價的基礎 確定薪酬體系 確定薪酬標準 確定薪酬水平 確定獎勵制度 進行人工成本的有效控制等 5 培訓與開發 進行培訓必要性分析 確定培訓方針和政策 確定培訓內容和選擇培訓方法 培訓師與受訓人選擇 培訓效果評估 培訓工作的改善與發展等 6 公平管理 確保管理所使用信息的客觀性 完整性 準確性 避免用人方面的不正之風 克服晉升 考核 培訓 薪酬等方面的管理的盲目性和主觀性 有效地進行合同管理 客觀 公正地處理勞動關系和解決勞動糾紛與爭議等 工作的可比價值 晉升與流動路線等 四 工作分析的研究對象 1 工作的輸出特征 一個工作的輸出 產品 勞務 是什么 它與組織內的其他輸出有什么聯系和區別 2 工作的輸入特征 一個工作對工作執行人員的資格要求 知識 經驗 機能等 是什么 使用什么設備和材料 需要運用什么其他非人力的資源 3 工作的轉換特征 一個工作的輸入是如何轉化為輸出的 轉化在程序 技術和方法是怎樣的 人和設備之間的職能是如何分配的 在轉化過程著 人的活動 行為和聯系有哪些 4 工作的關聯性特征 這個工作在組織中的位置是什么 工作的責任和權利是什么 工作對人的體力和精力有什么要求 工作執行的時限是什么 適用該工作的規章制度制度和法律有哪些 五 工作分析的結果 1 工作描述 2 工作者說明書 3 工作執行標準 4 報酬因素 5 工作簇等 一般情況下 工作描述和工作者說明書合并 稱為 工作 職務 說明書 第二部分工作分析的程序和方法 一 工作分析的程序 管理方面設計方面收集與分析結果表達結果運用1 確定工1 選擇1 收集信息1 工作描述1 培訓分作分析的目信息來源2 分析和綜2 工作者說析使用者的和結果使2 選擇合工作情報明書2 傳播分用的范圍 分析者3 執行標準析的結果2 選擇被3 選擇4 報酬因素分析的工作分析的方5 工作簇法與系統 一 目標選擇與組織 1 確定取得工作信息的使用目的 2 確定信息收集的類別和范圍 3 選擇工作分析人員 4 建立工作分析的組織系統 5 規定規范用語 6 各層管理人員和員工心理準備 二 方案的設計 1 信息來源選擇 確保信息的可靠性和完整性 工作執行者 組織的各種文字資料 監督管理者 培訓部門 下屬 顧客和用戶 工作分析專家 獨立的第三者等 2 信息收集的方法和系統選擇 觀察法 作為參與式觀察者或旁觀者1 主要研究工作的外顯特征 如工作負荷 工作環境 工作關系等方面 2 也可以用來證實其他渠道所提供的信息 3 初步了解工作的基本情況 座談法 1 特別適用對文字理解有困難的人 2 能夠及時控制和引導 3 可以提供觀察不到的信息 4 可以當場評價信息質量 決定取舍 5 適合提取工作的內部信息 如任職資格 培訓需求 責任和權利等 問卷法 例 管理類 1 工作中的決策程度2 與人交往3 在教育 經驗和性格方面需求4 在體力 精神努力和職位壓力方面的需求5 工作的保密程度6 特殊的溝通技能 7 特殊的資格 列出履行職責需要的清單8 制定決策內容 包括決定和控制公司的政策和法律 判斷失誤的影響 回顧你決策的程度9 什么是最重要的職責10 監督什么職位和監督多少職位11 監督的多樣化和復雜化程度 12 工作執行的描述 包括依據標準政策 方法 程序 原理 創造性思維 慣例等13 判斷 包括確定目標 對信息的評價 判斷的多樣化 判斷的影響和重要性14 決策 包括理由 決定等15 困難和復雜程度16 正確和失誤的影響類型 17 準確 運用技術的準確性 技術的類型 需求程度 典型問題 正規的程序 預防失誤18 錯誤的影響 錯誤的類型 錯誤的偶然性 糾正錯誤的成本 錯誤的影響范圍19 對外工作關系 接觸人的類型 接觸目的 頻繁程度 接觸方式 電話 影響人的技能和老練 占工作的比例20 內部工作關系 例 工作問卷的設計 一般 1 如果你是工作是非整日的 季節的或臨時的 請解釋 2 描述學會和執行你的工作需要的培訓和經驗的種類和數量 如果是特殊的訓練 技能或經驗 請記在下面 3 教育需求程度 4 多長時間的工作經驗才能象你一樣滿足職務的需求 5 工作概要 你工作的所以目的是什么 6 應該如何做和為什么這樣做 7 精神或視覺的需求程度 描述精神或視覺集中 注意的程度 在你的工作需求的情況 如極少 這個工作 持續注視 8 設備和根據的責任 包括資金 維護或防止設備 根據損壞和丟失 9 對材料和產品的責任 包括在防止資金 材料 產品損壞 浪費過程的控制 監督 等 10 對他人的安全 包括維護他人安全環境方面 11 工作環境 包括站 走動 坐 舉 爬蹲 跪等 12 外出時間 每周 月和年的比例 工作日志法 例 序號工作活動名稱工作活動的程序權限時間消耗備注1復印文件審核領導簽字 執行45分鐘例行復印 登記2開介紹信審核領導簽字 執行15分鐘例行開信 登記3起草公文領會領導意圖 撰寫 修改 提交需報審2小時偶然4送公文親送 收件人簽收委托負責40分鐘例行 任務清單法 例 總經理辦公室1 總結總經理辦公室的工作2 將業務動向中對公司其他部門有重大關系者向上級管理機構報告3 在指定范圍內 協調本部門的活動4 在指定范圍內 協調本部門與其他部門的活動5 在諸如企業服務等問題上 與專家 技術顧問以及外界組織進行商談6 代表公司參加委員會 專門小組會議 FJA法 三 情報的收集與分析 1 信息收集的內容 1 工作內容 2 工作的職責 3 有關工作的知識 4 精神方面的機能 5 靈巧正確程度 6 經驗 7 適應年齡 8 所需的教育程度 9 機能的培養要求 10 學徒 見習 要求 11 與其他工作的關系 12 作業身體姿態 13 作業環境 14 作業對身體的影響 15 勞動強度 16 特殊心理品質要求等 2 信息分析內容 1 工作名稱分析 目的 解決工作命名標準化問題A 命名正確B 名稱美化 2 工作規范分析 目的 全面認識工作A 工作任務分析 工作任務 工作內容 獨立性與多樣性程度 工作的程序和方法 設備與材料的運用 B 工作責任分析 確定每項任務的責任和權限 C 工作關系分析 制約與被制約關系 協作關系 升遷與調換關系等 D 勞動強度分析 勞動強度指數 標準工作量 工作壓力等 3 工作環境分析 目的 確認工作的條件和環境A 工作的物理環境分析 溫度 濕度 照明 噪音 震動 異味 粉塵 污穢 氣壓 放射等 B 工作的安全環境分析 危險性 危害性 危害程度 發生頻率 職業病 工業衛生等 C 社會環境分析 工作所在地的生活環境 工作的孤獨程度 工作的單調性程度 人際交往等 4 任職資格分析 目的 確認工作執行人員的最低任職資格條件A 必備知識分析 最低學歷要求 對有關政策 法令 工作準則及規定的通曉程度 對設備 材料性能 安全技術 工藝過程和操作方法 工具選擇等有關知識的最低要求等 B 必備經驗分析 相關工作經歷要求 專門訓練和職業證書要求 有關工藝規程 操作規程工作完成方法等的實際能力等 C 必備能力分析 根據前兩項確定的注意力 決策力 創造力 組織力 判斷力 智力 適應性等 D 必備心理素質分析 職業性向