一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 管理制度 中洲公司財務管理制度 文 件 號 版 次 編 制 遠卓管理顧問 審 核 批 準 共 頁 日 期 2000 10. 日 期 日 期 生效日期 目 錄 1 目的、綱要及適用范圍 2 2 業(yè)務的分類及組織設置 2 3 業(yè)務工作管理 2 4 客戶管理 錯誤 !未定義書簽。 5 供應商管理 8 6 合作關系管理 9 7 應收帳款管理 11 8 單證管理 12 9 合同管理 13 10 業(yè)務用章管理 14 11 理賠處理 14 12 業(yè)務流程管理 14 13 附則 15 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 1 目的、綱要及適用范圍 1.1 為了規(guī)范中洲對外經(jīng)濟貿(mào)易有限公司及其下屬各公司的財務管理， 強化公司內(nèi)部監(jiān)控與協(xié)調(diào)機制，規(guī)范資金運作、提高使用效益，促進公司資產(chǎn)的保值、增值，特制定本制度。 1.2 本制度包括財務部門的分工與崗位設置、財務工作管理、會計管理、資金計劃與財務預算、財務報告與財務分析、費用報銷規(guī)定、資金使用規(guī)定、庫存管理等內(nèi)容 。 1.3 本制度適用于中洲對外經(jīng)濟貿(mào)易有限公司及下屬各公司。 1.4 本制度由公司 *部門負責擬定，其解釋權及修改權屬 *部門。 1.5 本制度從 200 年 月 日起執(zhí)行。 2 財務部門分工及崗位設置 2.1 公司財務部門按進口、出口、汽車、咨詢業(yè)務進行專業(yè)劃分工，并針對不同公司設立公司財務主管。 2.2 負責各項業(yè)務的財務人員應及時、規(guī)范地做好業(yè)務分類帳處理；各公司財務主管負責對公司總帳的處理及公司財務狀況的分析與管理。負責某項業(yè)務財務人員與公司財務主管可由一人兼任。 2.3 出納負責與銀行的業(yè)務往來及相關帳務處理。各公司都應有獨立的出納，但可 由一人兼任。 2.4 財務部經(jīng)理督導財務人員作好相應的財務工作，并對各公司資金進行合理運作，負責各公司財務的整體狀況。 3 業(yè)務工作管理 3.1 業(yè)務及業(yè)務資金計劃 3.1.1 目的及意義 為了配合公司業(yè)務戰(zhàn)略的推進，確保業(yè)務開展的前瞻性和有序性，加強公司相關部門間的協(xié)作與溝通，有效控制業(yè)務發(fā)展進程，并為業(yè)績考評和工作總結提供科學的依據(jù)，公司業(yè)務部門需制定業(yè)務計劃。 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 3.1.2 種類 業(yè)務計劃分年度計劃和月度計劃兩類。年度計劃應在上年 12 月底前完成；月度計劃應在上月 日前完成。 3.1.3 計劃內(nèi)容 包括業(yè)務范圍、業(yè)務量、業(yè)務量分布情況、資金占用情況、毛利情 況等，具體內(nèi)容詳見附錄業(yè)務計劃表、業(yè)務資金表。 3.1.4 計劃撰寫及提交程序： 每年 月 日及每月 日前，產(chǎn)品主管負責完成年度或月度業(yè)務計劃和業(yè)務資金計劃的撰寫并提交部門經(jīng)理審核； 月 日及每月 日前，部門經(jīng)理匯總主管提交的計劃后進行部門內(nèi)平衡、調(diào)整，并制定部門年度 /月度業(yè)務計劃，向總經(jīng)理提交； 總經(jīng)理對各部門計劃進行審核，提出調(diào)整意見。 月 日及每月 前，部門經(jīng)理完成調(diào)整，報總經(jīng)理審定； 計劃經(jīng)總經(jīng)理同意后，由業(yè)務部經(jīng)理負責業(yè)務的實施，同時業(yè)務資金計劃交財務部制定公司資金計劃。（詳見制 定資金計劃程序文件） 3.2 工作計劃及執(zhí)行匯報 3.2.1 目的 為了配合業(yè)務計劃的實施，加強工作管理的規(guī)范性，有效控制工作進度與質(zhì)量，為相關領導進行工作指導或檢查提供依據(jù)，各位員工均需制定工作計劃并記錄實際執(zhí)行情況。 3.2.2 計劃制定時間 工作計劃以周為計劃單位周期，每周五制定下一周計劃。 3.2.3 計劃的內(nèi)容 主要工作內(nèi)容、涉及人員、時間安排等等，見附錄工作計劃表。 3.2.4 計劃撰寫及提交程序 每周五上午，業(yè)務部所有人員根據(jù)部門月度業(yè)務計劃及相關業(yè)務發(fā)展情況撰寫個人工作計劃，提交上級領導審閱； 下午，相關領導將 審閱意見通知直接下屬，進行必要的調(diào)整，得到批準簽字后執(zhí)行。 3.2.5 計劃執(zhí)行匯報 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 每天工作完成后，各員工須填寫計劃完成情況。 一周工作結束后交上級領導，上級領導審閱后對其工作完成情況做出評價。 如有必要，上級領導可隨時抽查工作執(zhí)行記錄。 3.3 工作交流與總結 3.3.1 目的 為了對階段性工作情況及時總結與回顧，交流方法和經(jīng)驗，以提高工作效率及質(zhì)量，并對下階段工作開展提供指導，各部門應定期進行工作交流與總結。 3.3.2 類型 工作交流與總結分年度與月度兩類。每月 日各業(yè)務部門對上月工作進行小結，每年一月對上年工作作總結。 3.3.3 組織方式 由業(yè)務部門 經(jīng)理主持，部門全體成員參加。 3.3.4 程序 每月 日前，個人對上月工作情況做簡單的書面總結，交直接上級；年度總結應在每年一月 日前完成并提交。 日前，相關人員對直接下屬的總結作評價并提出建議和希望；部門經(jīng)理根據(jù)下述總結，撰寫部門月度 /年度工作總結。 日，召開由部門經(jīng)理主持、部門全體成員參加的總結會議，評價上階段工作情況，交流經(jīng)驗和方法，回顧公司或部門內(nèi)發(fā)生的重要事件或其他重大事項，并提出下階段工作重點。 日前，部門經(jīng)理將部門工作總結交總經(jīng)理審閱。審閱后備案保存。 4 會計管理 4.1 會計核算 4.1.1 公司會計核算 必須遵守中華人民共和國會計法和中華人民共和國財政部企業(yè)會計通則、企業(yè)會計準則等國家有關的法令、法規(guī)及有關規(guī)定，客觀、準確、全面地反映會計活動過程及成果。 4.1.2 各公司、各項業(yè)務必須根據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務事項進行會計核算，填制會計憑證，一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 登記會計帳薄，編制財務會計報告。填制的會計憑證必須經(jīng)過審核無誤后才能登記入帳或輸入電腦。 4.1.3 各公司應當定期將會計帳薄記錄與實物、款項及有關資料相互核對，保證會計帳薄記錄與實物及款項的實有數(shù)額相符、會計帳薄記錄與會計憑證的有關內(nèi)容相符、會計帳薄之間相對應的記錄相符、會計帳薄記 錄與會計報表的有關內(nèi)容相符。 4.1.4 中洲對外經(jīng)濟貿(mào)易有限景臣國際貿(mào)易有限公司按對外經(jīng)濟合作企業(yè)會計制度進行會計核算；商品流通企業(yè)會計制度、工業(yè)企業(yè)會計制度、運輸交通企業(yè)會計制度、。 4.2 固定資產(chǎn)管理 4.2.1 固定資產(chǎn)是指使用年限在一年以上的房屋、建筑物、機器、器具、工具等主要設備物品；不屬于經(jīng)營主要設備的物品，單位價值在 2000 元以上，并且使用期限超過兩年的，也應作為固定資產(chǎn)。 4.2.2 公司范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)按其自然屬性和用途分為房屋及建筑設備、專用設備、機械設備、運輸公司及其它設備五類。 4.2.3 4.3 客戶的拓展 4.3.1 種類 客戶拓展 包括新客戶的發(fā)展和原有客戶業(yè)務范圍的發(fā)展兩類。 4.3.2 原則 客戶的拓展應本著成本效益原則，并重視行業(yè)優(yōu)勢的培養(yǎng)與發(fā)展。 對于現(xiàn)有業(yè)務量較大、未來發(fā)展?jié)摿^大或客戶所處行業(yè)是公司未來發(fā)展重心的客戶應進行重點拓展。 為了降低經(jīng)營成本與風險，客戶的信用狀況、地域分布、地理位置（周邊基礎設施狀況）等應作為是否列為開拓重點的依據(jù)之一。 4.3.3 責任 各產(chǎn)品經(jīng)理負責客戶拓展工作；部門經(jīng)理進行督導，必要時提供一定的支持。對于非常重要或發(fā)展難度較高的客戶，可向總經(jīng)理申請支持。 4.4 客戶檔案管理 4.4.1 原則 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 對所有的客戶都應建立相應的檔案； 客戶檔 案必須及時、完整、真實地反映客戶信息：每筆交易都必須按實際進度及時全面地記錄；客戶基本信息的變化也應及時反映，并提出相應的措施。 4.4.2 內(nèi)容 客戶檔案包括客戶基本信息、交易記錄、客戶分析評審意見及客戶政策記錄等內(nèi)容。（見客戶管理檔案） 4.4.3 責任人 產(chǎn)品主管負責做好客戶檔案的記錄與整理，并按時向部門經(jīng)理提交； 部門經(jīng)理負責督導產(chǎn)品經(jīng)理做好客戶檔案管理，并完成本部門客戶檔案的匯總與管理，接受總經(jīng)理審查，同時確保客戶檔案的安全性。 4.5 查看權限 4.5.1 產(chǎn)品主管只可查看所轄業(yè)務范圍內(nèi)的客戶檔案。 4.5.2 部門經(jīng)理只可查看本部門的客戶檔案。 4.5.3 總 經(jīng)理可對所有業(yè)務部門的客戶檔案進行檢查。 4.6 客戶分析與評審 4.6.1 種類 客戶評審分年度定期評審與特殊要求評審兩類。 對于長期穩(wěn)定的客戶，在每年年底進行統(tǒng)一分析與評審；對重要的新客戶，或業(yè)務量發(fā)生反常波動的客戶，應組織特殊要求評審。 4.6.2 責任人 產(chǎn)品主管根據(jù)客戶檔案，主持分析、評審工作的開展。并提交相應的分析報告、應對措施及工作計劃，為客戶政策的制定、客戶服務的實施及業(yè)務的拓展提供依據(jù)。 業(yè)務員及財務主管應配合提供必要的客戶信息及評審意見。 部門經(jīng)理對客戶評審結果及相應的分析與改善措施進行審核，確定本部門客戶等級及相應的 實施措施。 4.6.3 程序 詳見客戶評審程序文件 4.7 客戶政策的制定 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 4.7.1 內(nèi)容 客戶政策包括提供給客戶的價格、結算方式、服務及其他待遇等內(nèi)容。 4.7.2 依據(jù) 客戶政策應根據(jù)客戶評審的結果、公司發(fā)展戰(zhàn)略及相關管理制度而制定。 4.7.3 原則 根據(jù)不同的客戶評級，制定差異化措施。應重視重點客戶的維護與發(fā)展，為其提供附加值較高的服務。必要時，部門經(jīng)理或總經(jīng)理應親自拜訪或接洽。 4.7.4 責任人 部門經(jīng)理負責主持客戶政策的制定；產(chǎn)品經(jīng)理可提出相關建議或意見；總經(jīng)理負責對客戶政策進行審核，提出改善建議。 4.7.5 程序 詳見指定客戶政策程序文件 4.8 客戶服務 4.8.1 種類 客戶服務包 括售前、售中和售后三部分，分常規(guī)服務和特殊服務兩類。 根據(jù)客戶評審結果，對一般客戶提供常規(guī)服務，對重點客戶提供特殊服務。另外，可根據(jù)業(yè)務實際情況，為客戶提供相應的特殊服務。 4.8.2 內(nèi)容 常規(guī)服務 售前：主動拜訪或聯(lián)系客戶，建立合同關系；禮貌地接受客戶詢問或調(diào)價等要求，并及時給予回復； 售中：合同執(zhí)行過程中，與客戶保持較密切的聯(lián)系，就合同進展情況進行必要的溝通；對客戶提出的質(zhì)詢進行解答或說明； 售后：追蹤產(chǎn)品情況及客戶需求，提供必要的支持。 特殊服務 應根據(jù)客戶具體情況和公司的現(xiàn)有能力酌情提供。 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 5 供應商管理 5.1 定義：供應商是指在與公司簽訂供銷合同中處于供貨方地位的合法經(jīng)營者。 5.2 供應商的拓展 5.2.1 種類 供應商的拓展分為發(fā)展新供應商和拓展原供應商業(yè)務領域兩類。 5.2.2 選擇供應商的原則 同種產(chǎn)品不集中于一家供應商；同種產(chǎn)品供應商地域分布不過于集中；資信度較高；價格或結算方式較優(yōu)惠；交通便利。 5.2.3 責任 供應商的拓展由業(yè)務部門的產(chǎn)品主管主要負責；部門經(jīng)理進行督導，并提供必要的支持。 5.3 供應商檔案管理 5.3.1 原則 公司所有供應商（包括未發(fā)生實際業(yè)務的供應商）均應建立相應的檔案，保存供應商信息。 供應商檔案必須及時、完整、真實地反映供應商信息信息 ：每筆交易都必須按實際進度及時全面地記錄；供應商基本信息的變化也應及時反映，并提出相應的措施。 5.3.2 內(nèi)容 包括基本信息（供應商名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等）、業(yè)務信息（業(yè)務合同履行情況等）、供應商分析評審意見、供應商政策等，詳見附錄供應商檔案。 5.3.3 管理責任人：分為填寫人和保管人兩類。 產(chǎn)品主管負責供應商檔案的填寫。基本信息在與供應商建立關系或供應商內(nèi)部有所調(diào)整時填寫，業(yè)務信息在每個業(yè)務合同實現(xiàn)后填寫。 業(yè)務部經(jīng)理負責供應商檔案的整理保管，以確保檔案信息的安全性和保密性，并督促產(chǎn)品主管及時填寫供應商檔案。 5.3.4 查 看權限 產(chǎn)品主管只能對其負責的供應商檔案信息進行查看；業(yè)務部經(jīng)理對本部門檔案信息一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 有查看權；總經(jīng)理可以查看所有檔案。 5.4 供應商分析及評審 5.4.1 種類 供應商評審分為定期評審與特殊要求評審兩類。 對于長期穩(wěn)定的供應商，在與其簽訂年度（或較長期限）合同 /協(xié)議前，需組織定期評審； 對將建立合作關系的新供應商或產(chǎn)生業(yè)務量反常波動等特殊情況的原供應商，可以在需要時即組織特殊要求評審。 5.4.2 責任人及程序 由業(yè)務部門經(jīng)理負責組織； 產(chǎn)品主管對其負責的供應商在評審時間段內(nèi)的業(yè)務情況進行匯總分析，撰寫分析報告、提出應對措施，并提交部門經(jīng)理 。 業(yè)務員和財務主管應配合提供必要的信息或建議。 部門經(jīng)理根據(jù)審核各客戶評審報告，對本部門供應商進行統(tǒng)一評級，并確定應對措施。 5.5 供應商政策的制定 5.5.1 制定的時間：每一次分析及評審后即制定相應的供應商政策。 5.5.2 依據(jù) 客戶評審結果、業(yè)務發(fā)展要求、相關管理制度。 5.5.3 責任人 由業(yè)務部門經(jīng)理主持供應商政策的制定；產(chǎn)品主管和財務主管可提出相關建議；總經(jīng)理負責進行審核，提出改進意見。 6 合作關系管理 6.1 報關公司、運輸公司、倉庫 6.1.1 選擇原則 部門經(jīng)理負責根據(jù)服務質(zhì)量、價格、信譽、地理位置等因素選擇合適的報關公司、運輸公司及倉庫、。必要時 進行多家比較，并設定一段考察期。 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 對于客戶指定運輸公司應對其信譽、服務質(zhì)量等進行考察，提出獨立意見，供客戶參考。 對于有特殊要求的倉庫，也應盡可能擇優(yōu)選用。 6.1.2 合同要求 在對報關公司、運輸公司或倉庫進行考察期間，可按月簽訂委托合同；在正式選定后，可按年度簽訂委托合同。 合同應明確規(guī)定服務要求（時間、交貨地等）、交接手續(xù)和相關單證、結算方式、違約責任、賠償要求等內(nèi)容，并經(jīng)法律顧問審核、總經(jīng)理批準后方能生效。 涉及合同糾紛，由部門經(jīng)理首先與相關人員交涉，并請法律顧問提供相應支持。 對于需解除或提前終止合同的現(xiàn)象 ，部門經(jīng)理應負責向總經(jīng)理提出申請，內(nèi)容包括原因、可能的后果、備選報關公司信息等。經(jīng)總經(jīng)理批準后，聽取法律顧問建議，并由部門經(jīng)理負責對外交涉。 6.1.3 合作公司檔案 內(nèi)容 包括報關公司、運輸公司及倉庫基本信息、每筆業(yè)務執(zhí)行情況、評審意見等。 責任人 .1 負責處理報關、運輸或倉儲事務的人員應對各筆業(yè)務的報關執(zhí)行情況進行記錄，并在年終評審時提出相應的意見和建議。對違約或突發(fā)事件應及時向部門經(jīng)理匯報。 .2 部門經(jīng)理應督導相關責任人做好報關公司、運輸公司及倉庫檔案整理，負責對基本信息的變更及時記錄，并提出調(diào)整方案。若涉及合同條款的更 動，必須報總經(jīng)理審批、法律顧問審核。 6.1.4 合作公司評審 考察期滿，部門經(jīng)理聽取相關意見并做好評審，決定是否簽約、并記錄歸檔。 年終由部門經(jīng)理組織對合作公司進行評審，決定是否續(xù)約及合同相關條件，做好記錄，并向總經(jīng)理匯報。 對于客戶指定的合作公司，也應提出評審意見，向客戶提交。 6.2 政府機關 6.2.1 定義 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 政府機關包括外經(jīng)貿(mào)委、海關、機電辦、外管局等與公司外貿(mào)業(yè)務有較高相關性的政府單位。 6.2.2 主要工作 及時做好相關申報、審批手續(xù)，符合法律法規(guī)規(guī)定。 加強與政府機關的聯(lián)系，建立良好的關系。 及時、合理處理政府機關的內(nèi)部調(diào)整或其他突發(fā) 事件。 6.2.3 責任人 業(yè)務人員應根據(jù)業(yè)務流程規(guī)定，按時赴政府機關完成有關操作手續(xù)。 公司指定責任人負責加強與政府機關的溝通，建立良好的關系。 6.2.4 檔案管理 內(nèi)容 各政府機關的基本信息、聯(lián)系人情況、業(yè)務與之配合情況、相關事件分析總結、重要人事或管轄范圍調(diào)整的應對方案 等。 責任人 由指定責任人負責記錄整理各政府機關相關檔案；對政府關系進行分析總結；對突發(fā)事件或重大調(diào)整提出應對措施等。并接受總經(jīng)理審查。 7 應收帳款管理 7.1 定義 應收帳款泛指貨款、稅款、運費、倉儲費等在合同中規(guī)定由客戶支付給中洲公司的款項。 7.2 責任人 7.2.1 產(chǎn)品經(jīng)理應對 每筆業(yè)務所涉及的應收賬款進行記錄； 根據(jù)合同，提示客戶按時付款，并及時通知財務部準備收款； 根據(jù)財務主管的反饋，對到期未付或逾期未付賬款進行催討。 7.2.2 財務部應配合業(yè)務部做好收款工作，由財務主管及時反饋收款情況。 7.2.3 部門經(jīng)理督導產(chǎn)品經(jīng)理做好催收工作，并對本部門所有應收帳款情況負責。 7.3 管理要求 7.3.1 業(yè)務部應記錄每筆應收帳款，并及時通知財務和客戶準備收付款。 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 7.3.2 對所有的賒帳業(yè)務，業(yè)務部與財務部應定期對賬，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 7.3.3 對拖欠的應收帳款應加強催討力度，密切注意客戶動向、并注意方式方法，直至貨款收到或委托律師提請法律訴 訟。（對于是否提請訴訟，業(yè)務部和財務部應根據(jù)公司資金狀況與客戶財務及營運狀況進行溝通，并報總經(jīng)理審批。） 8 單證管理 8.1 單證的分類 公司業(yè)務單證分外部單證和內(nèi)部單證兩類。 外部單證指由公司以外單位制定并使用的單證，內(nèi)部單證是指由公司制定并在公司內(nèi)部使用和流轉的單證。 8.2 單證的管理要求 8.2.1 印制 公司單證的印制應由使用部門提出申請，行政部統(tǒng)一聯(lián)系印制。 8.2.2 填寫、審核和備案 公司單證的填寫、審核和備案的流轉程序按照公司業(yè)務流程相關文件的要求執(zhí)行，詳見附錄程序文件。 8.2.3 保管 空白單證：由使用部門指定專人負責保管，領用時須辦 理簽字領用手續(xù)，領用記錄留存?zhèn)浒浮? 原始單證的保管： 外部結算單證由財務部保管，其他外部單證由相關業(yè)務部門保管；內(nèi)部單證按照單證使用說明，各留存部門負責保管各自留存的聯(lián)次。 各部門須指定專人負責單證保管，保證單證的完好、不缺失，單證在規(guī)定的時限內(nèi)不得銷毀。 單證復印件的保管：單證的復印件由收件人負責保管，保證復印件的完好、不缺失，在規(guī)定的時限內(nèi)不得銷毀。 8.2.4 查看 責任 單證保管人應確保單證的保密性和安全性。必須根據(jù)公司權限規(guī)定，提供查看一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 人員相應的查看內(nèi)容，并做好登記手續(xù)（記錄須留存）。 權限的設定 業(yè)務員只 能查看經(jīng)辦業(yè)務的相關單證； 產(chǎn)品主管或客戶主管只能查看其負責范圍內(nèi)的相關業(yè)務單證； 業(yè)務部經(jīng)理只能查看本部門業(yè)務的相關單證； 財務主管只能查看其負責的業(yè)務范圍內(nèi)的相關單證； 總經(jīng)理和財務部經(jīng)理可以查看所有單證。 8.2.5 借用 無特殊情況，單證不得外借； 借用者須辦理借用手續(xù)，由總經(jīng)理簽字認可，借用者在借用過程中須保證單證的完好、不缺失，并按時返還。 9 合同管理 9.1 合同的簽訂 9.1.1 所有與業(yè)務相關的合同都由法律顧問負責擬定合同范本。業(yè)務部根據(jù)范本填寫數(shù)量、金額、交貨時間與地點、付款方式等內(nèi)容。 9.1.2 合同條款的變動或附 加條件的提出都需經(jīng)法律顧問審核，報總經(jīng)理批準。 9.1.3 部門經(jīng)理作為簽約代表對外簽訂業(yè)務合同。 9.1.4 行政部對合同簽訂是否履行了必要手續(xù)進行審核后方可蓋章。 具體程序詳見合同簽訂及新合同簽訂程序文件。 9.2 合同的保管 9.2.1 所有合同正本由行政部統(tǒng)一歸檔保存。 9.2.2 業(yè)務部和財務部各留一份合同副本，分別由業(yè)務部單證員和財務主管負責保管。并確保合同的安全性、保密性和完整性。 9.3 合同的查詢 9.3.1 產(chǎn)品經(jīng)理只可對所轄業(yè)務范圍內(nèi)的合同進行查詢。 9.3.2 部門經(jīng)理只可對本部門所涉業(yè)務的合同進行查詢。 9.3.3 財務主管只可對所轄公司或業(yè)務的合同進行查詢。 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 一個 QQ，一張銀行卡，實現(xiàn)你的創(chuàng)業(yè)夢想，免費注冊網(wǎng)絡代理商： / 9.3.4 總經(jīng)理和財 務部經(jīng)理可對所有業(yè)務合同進行查詢。 10 業(yè)務用章管理 10.1 外貿(mào)業(yè)務所需使用的印章主要有合同章、報關專用章、公章及業(yè)務專用章四類。合同章主要在簽訂內(nèi)貿(mào)合同 /協(xié)議時使用；報關專用章用于出口報關；公章主要用于提單背書、進口分類明細說明、開立介紹信、聯(lián)系單、各類情況說明等；業(yè)務專用章在簽訂外貿(mào)合同時使用。 10.2 業(yè)務專用章由業(yè)務部門經(jīng)理掌握，必須對相關合同進行審查后