對市政工程檔案管理方法的探討 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：隨著我國的城市建設事業發展迅速，形成了大量的業內資料即工程檔案。如何有序地管理好市政工程檔案既是工程本身的需要也是檔案部門的要求。 關鍵詞：市政工程；檔案；方法 Abstract: along with Chinas city construction undertakings have developed rapidly, and a large amount of the material form that project files. How to and orderly management good municipal engineering archives is both the need of engineering itself. Also the requirement of the archive department. Keywords: municipal engineering； File； methods TU99 A 市政工程檔案的分類 市政工程的檔案包括文件和記錄，文件分為外來和自制兩種，如行業規章、法律法規、圖書資料、基建文件、監理文件、施工文件、設計文件等屬于外來文件；公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中規定的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、可行性研究文件、各種合同、工程招投標文件、預算與決算書等屬于自制文件。同樣，用以記錄過程或成果的記錄 (培訓記錄、工作總結、工作計劃、會議紀要、工作聯系單，合同臺帳，收發文本、采購計劃 )也分為外來和自制兩類。 二 、檔案管理的方法 (一 )管理體制改革的分析 要定期對相關的檔案管理制度和法規進行研究學習，及時制定一批既符合市政工程檔案上作自身發展規律，又適應社會主義市場經濟要求，既符合我國國情義兼容國外先進管理經驗的檔案法規規章。 2001 年，國家檔案局為適應建設項目的改革開始制定基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范、國家重點建設項目檔案驗收規范兩個文件，為進一步做好項目檔案工作創造了良好的環境，提供了及時服務，也為我們應對工程建設體制改革如何提高檔案提供了參考依據，我們可根據其要求，及時 學習和宣傳，并結合工程建設實踐，通過今后幾年的努力，不斷完善重點建設工程檔案工作的規章制度，依法管好重點建設項目的檔案。 (二 )重視工程檔案管理工作 工程建設中一般對工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。主要原因；一是整理資料是苦差事，沒有人愿意去干；二是工程到了收尾階段，大部分人員特別是技術人員又撤離到新的工作崗位；三是一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業資料分散于 l 工程技術科、試驗室、合同管理等部 門。工程后期人員繼續撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續不完備，需要施 _工單位或監理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間；四是工程建設中不注重資料收集，為后期資料整理帶來巨大的工作量。不良后果：一是拖延了工程交工時間；二是耗費大量人力、物力、財務；三是為項目檔案管理帶來較大難度；另外，對工程質量檢測單位資料審查帶來難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設管理中，應該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時間內將內業資料整理結束，為交工驗收做好準備。 (三 )制定出 工程檔案管理辦法 1檔案管理前的控制 為了讓管理工作順利的開展，須對各種文件和記錄有效控制，充分發揮檔案資料在各個工作環節中的作用，我們擬定了公司的檔案管理事前控制辦法，即建立完善的文件和記錄控制程序。程序中規定了各部門在檔案管理工作中做什么，由誰做，如何做的問題，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項。 2檔案管理中的控制 在檔案管理的過程中，可采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強對檔案管理的 事中控制。所謂實行專門管理和分散管理方式是指對公司各部門工作有綜合影響的檔案 (如行業規章、法律法規、圖書資料、公司的各種合同、公司經營管理手冊、手冊中的模板文件、部門規章、通知、報告、決議決定、合同、基建文件、項目施工與竣工圖 )采用專門管理，對于部門性或專業性較強的檔案 (如培訓記錄、部門工作計劃、各種工作底稿、收發傳遞記錄等、監理文件、施工文件、考核記錄 )實行分散至各部門 (單位 )進行管理，檔案管理部門定期監督、檢查與總結。為此，我們在各部門設立了專兼職資料員，以滿足分散化管理的要求，并為專門化管理提供基礎保 證。 (三 )加強對市政工程檔案工作信息化和網絡化建設的研究 大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程梢案中運用。現階段，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用 CAD 光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。南于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定 (CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理一個發展方向。近幾年，有些公司 也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。 (四 )建立檔案檢索系統 各部門應有效利用部門的微機資源建立本部門的檔案檢索系統。提高各部門 (公司 )的檔案管理水平提高各部門檔案管理工作中的協調工作能力；方便各部門 (單位 )對檔案利用，借以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料；內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然 形成 (特定 )的編號。 (如工程資料管理系統規定了基建文件、監理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規定。公司經營管理手冊規定的公司模板文件的編號也不得變更 )。 (五 )及時做好傳遞和變更記錄 在檔案管理的過程中，如果經常性的傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄 (如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等 )，才可能有效的了解檔案的來龍去脈肪止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性確保各部門獲取 及時，有效檔案資料或信息。 (六 )加強市政工程檔案管理人員和有關技術人員的素質 隨著時代的變遷和建筑業的不斷發展，市政檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。在迅速發展的市場經濟中，要想做好市政檔案管理工作，必須建立一支有專業知識、有文化素質、政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍。首先，要注重人才。社會的發展，科學技術的進步，使市政檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案 ：作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高市政檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動市政檔案事業發展的關鍵，這些應引起各級領導的重視。 (七 )定期對資料進行整理 由于資料整理比較繁雜，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。 (八 ) 嚴格把關市政檔案的驗收 嚴格的把關是保證市政檔案質量的重要環節，按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。檔案驗收重點是檢查項目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對建設周期長的丁程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。 三、結束語 總之，加入 W 工 O 后，我國的建筑市場將面臨嚴竣的挑戰和激烈的競爭，管理體制將進行改革，市政工程檔案管理也會出現新情況同時會有較大的發展機會和空間。我們應以加 入 W 工 O 為契機和動力，積極學習和借鑒國外建設工程檔案管理經驗和手段，充分利用我們的本土化優勢，重視加強市政工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結完善建設工程檔案管理的經驗，促進市政工程檔案管理再上一個臺階。 閱讀相關文檔 :淺談水利工程中質量檢測常見問題及處理措施 淺談建設單位對承包商的施工安全與管理措施 淺談水利水電工程施工現場安全管理 淺談施工項目的現場管理 建筑工程項目造價管理研究 某商業中心結構設計實例分析 給排水系統施工中節能材料選擇及施工 如何做好信息時代下的檔案 管理工作 建設項目前期的投資控制分析 淺談園林施工管理措施 淺論臨水河道邊的深基坑支護結構與施工技術 論在路橋建設中軟土地基的處理方式 淺談建設工程中