淺談中職學校教學科研檔案管理存在的問題與對策 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：教學科研檔案是學校檔案中最具特色，最能體現(xiàn)學校辦學水平的歷史記載。但目前中職學校教學、科研檔案管理工作普遍存在著財力欠缺、宣傳力度不夠、綜合檔案室和所屬各部門之間缺乏溝通與協(xié)調、收集資料困難、利用率效果不理想等諸多問題。因此，增強教職員工的檔案意識，提高檔案工作人員的綜合素質，規(guī)范教學、科研檔案的收集與整理，有效開發(fā)和利用檔案信息資源顯得十分重要和迫切。 關健詞教學科研檔案管理問題與對策 G271 A 教學、科研檔案是學校在長期的教育教學、科學研究等工作中形成而保存起來便于今后查考利用的文件材料。它包括學校教學管理、學科和信息技術、校園網的建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、學生升學、教材、教學、科學研究等方面的文字材料和聲像載體。它是學校教學、科研方面工作的真實記錄，是教學科研經驗的總結。它真實地反映教學、科研管理的全過程并直接為教學活動、科學研究服務，是教學、科研工作的重要組成部分，是學校檔案工作的主體、核心和重點。 檔案工作是一項基礎工作，只有長期持之以恒的工作努力，才會有隨時運用的便利。學校是培養(yǎng)現(xiàn)代化建設人才的搖籃，又是科研的基地，歷史賦予學校的責任，決定了它與國家的興衰有著密切的聯(lián)系。鄧小平同志曾經說過： “ 科技人才的培養(yǎng)，基礎在教育 ” 。學校檔案是國家檔案的重要組成部分，而教學、科研檔案更是學校檔案中最具特色，最能體現(xiàn)學校辦學水平的歷史記載，是學校寶貴的財富。教學、科研檔案是否科學、規(guī)范、系統(tǒng)，對學校教學改革和提高育人質量有著極其重要的影響。 然而，目前中職學校教學、科研檔案從收集到利用都普遍存在著 諸多問題。 一、教學科研檔案資料的收集有一定困難 目前，大多數教學、教研人員對教學管理工作認識不足，甚至對教學、科研材料的歸檔持抵觸態(tài)度。有的老師認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己來保管，怎么能夠交給學校檔案室呢？那不是把自己的成果充公了嗎？有的教師唯恐材料經檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統(tǒng)的材料分散在不同的案卷里面，造成利用不暢，或是被移交入館后，今后自己如果再要利用將會帶來許多麻煩，還不如自己保管，平時取舍方便。所以，檔案人員對教學科研檔案資料的收集有一定的難 度。 二、教學科研部門與檔案管理部門缺乏溝通與協(xié)調 一方面，大部分學校認為教學科研部門主要工作是教學管理及學術工作，至于檔案收集、管理應由檔案部門去做，部門立卷很難推行，教學、科研部門對材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。另一方面，檔案管理部門服務意識淡薄，檔案管理人員只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，很少深入到教學、科研部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學、科研檔案的收集方面，始終處于被動地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集，應該歸檔的珍貴教學 實踐和科研材料依然散失在個人手中，結果使教學、科研檔案難以發(fā)揮應有的作用。部門立卷制度未建立，檔案部門指導、督促工作不到位，致使教學、科研檔案在源頭上就出現(xiàn)問題。 三、資金缺乏，宣傳和管理力度難以到位 一些學校認為檔案管理不重要，而且是一個很清閑的活，只要平時按部就班就能做好工作，不需要怎樣的技能水平，也不需要培訓。所以至今我們仍然可以看到一些中職學校對檔案工作重視不夠，對檔案保管設備配備、檔案工作人員的待遇落實及業(yè)務培訓等問題也缺少關心。一些學校還時常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗 位，那些因教學業(yè)務水平欠缺或是身體素質不能適應教學工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。有的單位對檔案員的更換更是家常便飯，幾乎是一年一換，檔案人員隊伍根本就沒有穩(wěn)定性，水平也參差不齊。學校對檔案工作關心相對甚少，很少對檔案工作提出指導性意見，也很少進行考核、檢查。在這種情況下，學校教學、科研檔案的宣傳和管理不到位，如果全靠檔案人員的責任心干活，很難達到檔案完整、系統(tǒng)和準確。 四、開發(fā)檔案信息滯后，教學、科研檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展，利 用效果不明顯 學校檔案工作的宗旨是為教育教學服務，為師生服務，為社會服務。但事實上許多中職學校教學、科研檔案的利用效果并不理想。原因有二：一是檔案工作人員兼職太多，許多學校檔案人員兼做著文書工作，有的還兼做人事、信息、接待、會務等諸多工作，縱使檔案人員長有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。每年能按期做好文書檔案，及時接收教學檔案那已經是很不錯的了，哪有時間從事信息開發(fā)，檔案編研工作。第二，許多學校的檔案人員來自教師隊伍中不能擔任教學工作的人員，這些人對教育教學管理工作陌生，對檔案業(yè)務也知之甚少 ，通過培訓才能勉強上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學術水平不高，對教學、科研檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。開發(fā)信息資源，主動提供利用水平有待于提高。 在實際工作中，如何改變工作中的不足之處，如何規(guī)范、科學地做好教學、科研檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用。針對上述問題，本人談談自己的一些看法： 第一，加強業(yè)務學習和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質 目前學校檔案管理人員的整體素質就整個社會，特別與機關、事業(yè)單位相 比仍處于中下游水平。雖然相當一部分同志經過了學校教育、自學考試、函授、檔案管理短期培訓，都有了不同程度的提高，基本能勝任本職工作，但離檔案工作科學、規(guī)范、系統(tǒng)等要求還相差甚遠。科學技術和信息產業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化手段越來越多地應用于檔案工作當中，特別是數字信息、電子文件等新生事物的出現(xiàn)，文檔一體化管理手段的應用等，對我們的檔案員提出更高的要求，讓我們中的一些同志確實有點措手不及。為此檔案工作者要充分認識到自己的不足，加強業(yè)務學習和職業(yè)道德修養(yǎng)，增強工作責任心，利用一切機會充實自己，使自己開闊眼界，拓展思路， 有所創(chuàng)新，及時跟上時代發(fā)展的步伐，掌握更多的理論知識和現(xiàn)代管理技能。 第二，做好宣傳工作，轉變思想觀念，提高教職員工的檔案意識和對教學、科研檔案管理工作重要性的認識 學校的教學、科研檔案是教學管理工作中不可缺少的重要內容，教學、科研檔案對于正確評估辦學水平，研究教學規(guī)律，改進教學方法，提高教學質量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現(xiàn)的唯一途徑。也就是說，只有當檔案服務于社會，發(fā)揮了社會效益和經濟效益，它的重要性才會充分地顯示出來，它的價值也才能得以實現(xiàn)。所以，學校檔 案部門應不厭其煩地向有關部門、老師解釋，我們對教學、科研檔案進行歸檔，統(tǒng)一保管并不是想把那些檔案關在鐵箱子里，使之成為一種擺設或是僅僅當作充實室藏數量，提升檔案室品位之用。我們這樣做的目的只有一個，那就是更好地服務于教育教學、科學研究工作，服務于廣大教師、學生，服務于社會。我們之所以要對檔案進行集中統(tǒng)一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。因此，學校要切實重視教學、科研檔案工作，大力宣傳教學、科研檔案，加強檔案工作隊伍的建設，注重對相關人員業(yè)務的培訓，關心檔 案工作者的工作環(huán)境，優(yōu)化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個學校從綜合檔案室、教務科、教研組到課題組要建立一個完整的工作網絡，指定專人負責相關檔案的收集、歸檔。根據學校實際，學校檔案部門應組織相關人員科學地制訂教學、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發(fā)給學校教學部門、科研部門，召集相關人員進行業(yè)務培訓，并定期到教學、科研部門了解、檢查教學檔案的收集情況，逐步參與教學管理，使檔案部門成為學校教學、科研工作的信息咨詢部門。 第三，建立科學、規(guī)范的檔案管理目標和管理制度 首先，要制定 明確的教學、科研檔案的目標管理標準。根據區(qū)教育廳、區(qū)檔案局關于開展全區(qū)學校檔案工作目標管理活動的通知、檔案工作目標管理考評標準和市檔案局、市教育局關于加強檔案工作規(guī)范化管理的通知為依據，建立一套適用于本校的教學、科研檔案管理制度。其次，建立學校檔案工作網絡，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責。再次，制定目標管理標準考核制度，把檔案工作納入到各部門、有關人員的工作考核當中，獎懲分明，獎優(yōu)罰劣。 第四，注重平時收集和積累，規(guī)范歸檔程序 檔案工作的每一環(huán)節(jié)都非常重要，但最重要的要屬收集這一環(huán)節(jié)，如果收集工作做不好，其他的整理、鑒定、保管、利用等一系列工作都將是無本之木，無源之水。所以我們要把大量的精力放在收集這一關，對照學校教學、科研檔案材料歸檔范圍，主動參與教學、科研管理工作，從文件形成階段就要開始介入，督促有關部門和相關人員養(yǎng)成隨辦隨歸的習慣。科學歸檔是檔案有效利用的保證。如果教學、科研文件材料亂堆亂放處于雜亂無章狀態(tài)，沒有案卷，沒有檢索工具，要查找一份檔案，就如大海撈針，造成了要用時找不到，不用時又嫌礙事的狀況。為此，要花費一定時間，人力、物力、財力對檔案進行規(guī)范整理，統(tǒng)一保 管。及時歸檔，科學規(guī)范組卷是很重要的。我們在平時的工作中要養(yǎng)成勤收集、勤歸檔的習慣，在文件材料收集齊全后，要考慮保持文件材料的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系，對它進行科學的分類，然后按照教學、科研檔案材料的歸檔辦法，進行合理組卷，規(guī)范歸檔程序，盡量使案卷完整、準確、美觀，便于查找。 第五、加強收集教師隊伍中形成的文件材料 學校從應試教育轉到素質教育后，學校教師隊伍的素質在不斷探索中提高，教師不僅具備一定的專業(yè)知識水平，而且還要從各個環(huán)節(jié)充實提高自身的業(yè)務水準，嚴格要求自己，按規(guī)定參加繼續(xù)教育 , 教師根 據教學大綱，研究教材，編寫教案，批改作業(yè)，組織測試，反饋學生的知識掌握情況，對不同層次的學生采取不同的方法，分類推進，并對后進生做好轉化工作，每個教學階段都要做教學質量分析，每年寫一篇教學科研心得體會，進行民主評議活動，參加各級各類升級考試，教師在教學實踐中總結出有益的經驗，鼓勵教師撰寫論文在省級及國家級刊物上發(fā)表。教師隊伍在提高自身素質過程中形成有特色的教案、論文、年度考核材料，指導學生參加各類競賽活動的文件材料和得獎證書等，體現(xiàn)了一個學校的師資水平，這部分的檔案材料是學校對教師進行培養(yǎng)、使用的重要參考資 料，檔案管理人員應加強這方面文件材料的收集，按教研組進行分門類別，以便提供利用。 學校在日常教學實踐中形成的課程安排，教學計劃，學生各學科成績冊，體能、技能測試的材料及學生入學、畢業(yè)名冊等文件材料，是學校正常教學管理和教學質量的重要檔案。學校的根本職能是培養(yǎng)學生德智體全面發(fā)展，建立完善的教學質量檔案，是分析教學質量、提高教學質量不可或缺的第一手資料，學校檔案管理應根據學校教學工作的規(guī)律，在學年結束后及時收集有關材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。 第六，注重教學、科研檔案信息資 源的開發(fā)和利用 學校教學科研檔案中有很大一部分是記錄和保存學校教育教學經驗和成果，記載了無數教師多年來辛勤工作，反映了學校總體的教學水平，是學校教職工的勞動結晶。教學科研檔案信息的開發(fā)利用是學校檔案工作中最重要的一項業(yè)務，它包括編制檢索目錄，開展檔案編研，充分利用檔案信息，才能更好地總結經驗，提高教育教學水平。檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案管理人員要主動參與教學管理活動，進行調查研究，及時了解和掌握各部門教學、科研活動情況，主動為教學、科研工作服務，為學校教育教學改革 提供信息。要提高教學科研檔案的利用效果，提高服務質量，我們不僅要對這些檔案材料進行科學分類，合理組卷，還需要編制各種檢索工具。針對利用率較高的一些檔案材料，我們根據其特點，可以編寫專題介紹、基礎數字匯集，匯編出刊集子。例如綜合檔案室就對每年的考試成績進行數據分析，統(tǒng)計匯總；對教師業(yè)務競賽、學生學習情況、學生學科競賽進行數據統(tǒng)計分析，編制基礎數字匯集。對優(yōu)秀教師教學講稿、優(yōu)秀學生作文、教學論文進行專題收集，匯編成集，出刊出書。對歷年試題分析、教學經驗編制成教學參考資料。對歷年試卷、優(yōu)秀教學課件制作成電子文件建 立網上試題庫、課題庫。利用教學科研檔案舉辦教育教學成果展，促進教學改革，提高教學質量。 對今后工作的幾點思考： 學校教學科研檔案產生于學校形成發(fā)展變化的過程，同時貫穿于學校教育教學工作及其組織管理的各個方面。學校教學科研檔案真實地記述和反映了學校的教學管理運行的發(fā)展軌跡，是學校重要的信息資源；全面掌握學校教育教學科研工作以及其他諸多方面的延革和平演變情況，更好地總結學校建設的得失成敗 , 通過分析學校現(xiàn)存教學科研檔案，可以為學校領導提供制定學校建設整體方案和教學改革目標的依據。學校建設有一 種連續(xù)性和繼承性 ,從學校的教學科研檔案中總結已有的教育教學工作經驗，繼承學校已有的建設成果。學校教學科研檔案是隨著學校教育教學活動而形成的，學校檔案記錄了學校發(fā)展的歷史，為學校建設提供各種歷史依據和線索。 學校檔案工作是維護學校歷史面貌的一項重要事業(yè)，只有做好檔案工作，才能為學校留下一份良好的記錄，為學校發(fā)展服務。 一是檔案工作要突出本學校的特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開發(fā)中應注意總結本校的典型經驗和自己獨特的教學、科研內容和教學方法，更好地運用教學、科研檔案為學校各項工 作服務。 二是檔案人員要更新知識結構，拓寬知識面。不斷提高教學、科研檔案的質量和管理水