高效時間管理,四代時間管理理論,第一代時間管理 -備忘錄型 第二代時間管理-事先規(guī)劃安排行程 第三代時間管理-規(guī)劃、定優(yōu)先順序、操之在我 第四代時間管理-以原則為中心，以良知 為導(dǎo)向，創(chuàng)造高品質(zhì)生活,如果你的時間只剩下一年， 你打算做點什么？ （ 寫下來，你別忙著下翻）,請寫出你剛才思考問題的直接感受,培訓(xùn)目標,學(xué)完本課程后，能夠達到： 1.加強時間管理意識, 減少時間浪費, 學(xué)會正確的時間分配并養(yǎng)成良好的 時間管理習(xí)慣； 2.學(xué)會制定SMART的學(xué)習(xí)目標和目標分 解的方法； 3.掌握日常學(xué)習(xí)生活中的時間管理方法。,一、 時間管理的概念和誤區(qū),1、什么是時間？ 時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其 特點是一維性，是一種特殊的資源。 2、什么是“時間管理”？ “時間管理”所探索的是如何減少時間浪 費，以便有效地完成既定目標。,時間的四項獨特性,（1）供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加、也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。 （2）無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。 （3）無法取代：任何一項活動都有賴于時間的堆砌，這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 （4）無法失而復(fù)得：時間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會永遠喪失。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回。,1、我們的問題在哪里 時間的浪費 某項調(diào)查數(shù)據(jù)結(jié)果（天）,睡 眠 8.05小時 用 餐 1.31小時 瑣 事 0.55小時 工 作 7.34小時 交 際 0.39小時 休 息 0.45小時 娛 樂 0.31小時,上下班交通 0.73小時 讀書報雜志 0.42小時 處理家務(wù)事 0.26小時 興趣的工作 0.37小時 音樂或電視 2.51小時 與朋友聊天 1.11小時,日本學(xué)者關(guān)于時間浪費的調(diào)查 “人們一般每7-8分鐘會收到1 次打擾，每小時大約7次， 即每天5060次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天 大約4小時，也就是50%。其中約3小時的打擾是沒有意義 或者極少有價值的。同時人被打擾后重拾原來的思路至少 需要3分鐘，每天就是2.5小時。” 根據(jù)以上的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的 時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這占了工作時 間的68.7%。,“時間管理”一直是個重要的問題，但從來 沒像今天這么重要過，為什么？原因如下： *尋求學(xué)業(yè)與社會生活平衡的需要 *信息爆炸 （信息時代） *競爭的壓力 *企業(yè)對人才的要求 看來我們要成為一個高效的時間管理者和職業(yè) 人，減少時間浪費的現(xiàn)象，確非易事。那么，我 們的問題究竟在哪里呢？,時間管理的誤區(qū),我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養(yǎng) 克服時間管理誤區(qū)的技能”。 所謂時間管理的誤區(qū)，是指導(dǎo)致時間浪 費的各種因素。,誤區(qū)之一：學(xué)習(xí)、工作缺乏計劃,盡管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我 們有的學(xué)員從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎 如下幾條： 1、因過分強調(diào)“知易行難”而認為沒有必要在行動之 前多做思考； 2、不做計劃也能獲得實效； 3、不了解做計劃的好處； 4、計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失 信任； 5、不知如何做計劃。,原因剖析：,1、有些事情是易行而難料的 僥幸心理： “做了再說”或“船到橋頭自然直！” 試問： 房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應(yīng)立刻拿起水龍頭或滅火 筒進行搶救，還是應(yīng)花費少許時間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工 作，然后再進行搶救？ 2、不做計劃 被動的地位：消極地應(yīng)付眼前事 結(jié)論： 做計劃是有意識地支配工作，處于主動地位、并提高工作效率。 3、計劃與事實難趨一致 走進死胡同：不能審時度勢、不能隨機應(yīng)變 方法：適應(yīng)客觀環(huán)境發(fā)生變動，做出必要的修正，尋找最佳途徑。,缺乏計劃將導(dǎo)致如下惡果：,1、目標不明確 ； 2、沒有進行學(xué)習(xí)、工作歸類的習(xí)慣； 3、缺乏做事輕重緩急的順序 ； 4、沒有時間分配的原則 。,If you fail to plan, you plan to fail.,如果你不做計劃， 你就是在計劃失敗！,誤區(qū)之二：時間控制不夠,1、習(xí)慣拖延時間； 2、不擅處理不速之客的打擾； 3、不擅處理無端電話的打擾； 4、不擅利用“零碎”時間。,誤區(qū)三：整理整頓不足,辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無 關(guān)，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯 示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條 理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公 桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型 的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭 遇同樣的命運。,誤區(qū)四：進取意識不強,“人最大的敵人就是自己”。 有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本 的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對學(xué)習(xí)和生活的責(zé)任感和 認真態(tài)度。主要表現(xiàn)在以下幾個方面： 1、個人的消極態(tài)度 2、做事拖拉，找借口不做事 3、唏噓不已，做白日夢 4、學(xué)習(xí)中閑聊,影響時間 有效管理的誤區(qū)？,二、時間管理的基本原則 SMART原則： 1. 具體的（Specific） 2. 可衡量的（Measurable） 3. 可達到的（Attainable） 4. 相關(guān)的（Relevant） 5. 基于時間的（Time-based）,80/20法則,80%的事情只需要20%的努力。而20%的事 情是值得做的，應(yīng)當享有優(yōu)先權(quán)。因此要關(guān)于區(qū)分 這20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配 時間。做好的事情比把事情做好更重要。做好的事 情，是有效果事情做好僅僅是有效率。首先考慮效 果，然后才考慮效率。,80/20原則,80%有效時間,20%次要時間,80%的瑣事,20%的要事,來自,花去,常見事例：,80%的銷售額是源自20%的顧客。 80%的看報時間都花在20%的版面上。 80%的電話都是來自20%的發(fā)話人。 80%的教師輔導(dǎo)時間被20%的學(xué)生所占用,四象限法則,我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限： 1、重要并且緊急：它們是危機任務(wù) 2、重要但不緊急：它們是新的機遇 3、緊急但不重要：它們是日常事務(wù) 4、不緊急不重要：它們是雜亂瑣事,時間矩陣圖,時間矩陣圖,虛假的,必要的,危機,有限期的任務(wù),項目,計劃,準備,建立關(guān)系,真正的創(chuàng)新,領(lǐng)導(dǎo)的,干擾,一些活動,一些會議,浪費的,逃避的活動,4 D 原 則,DO IT NOW,DO IT LATER,DELEGATE,DONT DO IT,稍后做,授權(quán),不做,立即做,普通人的時間安排,25-30%,15%,50-60%,2-3%,2-3%,15%,50-60%,鵝卵石的故事,成功人士的時間安排,20-25%,65-80%,15%,1%,20-25%,60%-80%,10%-15%,-1%,更高效的時間安排,值2.5萬美元的時間管理秘訣,伯利恒鋼鐵公司領(lǐng)導(dǎo)者查理斯舒瓦普曾會見效率專家艾維利。會見時，艾維利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能使他的公司業(yè)績提高至少50%。,艾維利又說：“每一天都要這樣做。你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個實驗?zāi)銗圩龆嗑镁妥龆嗑茫缓蠼o我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”,整個會見歷時不到半個鐘頭。幾個星期之后，舒瓦普給艾維利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說從錢的觀點看，那是他一生中最有價值的一課。后來有人說，五年之后，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，而其中，艾維利提出的方法功不可沒。這個方法還為舒瓦普賺得一億美元。,艾維利法則,寫下你明天要做的6件最重要的事； 用數(shù)字標明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一項，直至完成或達到要求； 然后再開始完成第二項、第三項； 每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣。,PDCA循環(huán)法則,Plan(計劃） 制定目標和計劃 Do（執(zhí)行） 開始行動，實施計劃 Check（檢查） 對行動的結(jié)果進行檢驗 Action（調(diào)整） 糾正錯誤，調(diào)整方向 （再進入下一個PDCA循環(huán)）,每日學(xué)習(xí)計劃分配原則,一日之計在于昨天睡覺前,每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會很有成就 感的； 每天睡覺前把今天應(yīng)完成未完成的事, 或者是明天做 的事情應(yīng)調(diào)整方向的寫下來, 這是明天的計劃； 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行 動, 你將是最有創(chuàng)意最有行動力的人。,時間管理的 基本原則是什么？,提高你的時間管理技能 做個時間管理的高手 學(xué)會從例行事務(wù)中解脫出來 有效地計劃與安排自己的時間 找到節(jié)約時間的措施 學(xué)會積零成整 應(yīng)付意外事件 分身有術(shù),三、時間管理的方法和技巧,2、應(yīng)該記住4條實用方法 關(guān)鍵在于準備 購買工具書/增加知識儲備/提高能力 訓(xùn)練你的快速閱讀能力 把常用文件、物品放好 養(yǎng)成存放思想檔案和做記錄的習(xí)慣,凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。,1、生理節(jié)奏法,注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時段，在此時段做最有價值的事； 注意研究你注意力集中的時間有多長，在此時間內(nèi)解決問題； 該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時間，就多增加了1小時。,2、杜拉克時間管理法,現(xiàn)代管理之父杜拉克認為，有效的管理者不是從他們 的任務(wù)開始，而是從他們時間開始。 記錄時間：分析時間浪費在什么地方。 分析時間：減少用于非生產(chǎn)性需求的時間。 管理時間：在整段時問內(nèi)工作效率大于在分散時間內(nèi)的 工作效率之和，盡量利用大段時間進行工作。,以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性，強調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進； 管理四步驟： 確定角色：確定你認為重要的角色； 選擇目標：分別為每個角色確定未來一周要達成的目標； 安排進度：為這些目標確定完成時間； 逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的順序。,3、柯維時間管理法,“我要得到什么樣的結(jié)果？” “這件事是否可以不干？” “這件事是否可以