單位印章使用及管理辦法?一、總則（一）目的為規范本公司單位印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，有效維護公司的利益，特制定本辦法。印章作為公司行使權力的象征，在各類業務活動與對外交往中具有極其重要的作用。規范的使用和管理是保障公司正常運營、防范法律風險的關鍵環節。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司各類單位印章的使用與管理。涵蓋公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、業務專用章等各類以公司名義刻制的印章。（三）管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用和管理必須嚴格遵守國家法律法規及相關行業規定，杜絕任何違法違規行為。2.嚴肅性原則：印章代表公司意志，使用印章應秉持嚴肅認真的態度，確保每一次使用都符合公司利益和既定決策。3.安全性原則：建立健全完善的印章保管、使用機制，采取有效措施確保印章的物理安全和使用過程中的信息安全，防止印章被盜用、冒用等風險。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制的申請1.常規印章：因公司設立、變更或業務發展需要刻制常規印章（如公章、合同專用章等）時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制規格等信息，并提交公司法定代表人或其授權代表審批。2.特殊印章：對于特殊用途的印章（如涉及特定項目、特定業務的專用章），除按上述流程填寫申請表外，還需附上相關項目文件、業務說明等資料，經相關業務分管領導、法務部門審核同意后，報公司法定代表人或其授權代表審批。（二）印章刻制的審批流程1.初審：申請表及相關資料提交至行政部門，行政部門對申請內容的完整性、合理性進行初步審核。包括檢查印章名稱是否符合公司命名規范，用途是否與公司業務范圍相符等。2.法務審核：初審通過后，申請表流轉至法務部門。法務部門從法律合規角度對印章刻制的必要性、印章使用可能涉及的法律風險等進行審核。如發現潛在法律問題，應及時提出修改意見或建議。3.領導審批：經法務審核通過的申請表，最終由公司法定代表人或其授權代表進行審批。法定代表人或授權代表根據公司整體運營情況、業務需求及風險評估等因素，決定是否批準印章刻制申請。（三）印章的刻制1.指定刻制機構：公司所有印章必須在經公安機關備案的合法印章刻制機構進行刻制，以確保印章的合法性和規范性。行政部門負責與備案刻制機構建立長期合作關系，并定期對刻制機構的服務質量、印章質量進行評估。2.刻制要求：刻制機構應按照國家規定的印章標準樣式及公司提供的具體要求進行刻制，確保印章的規格、字體、圖案等符合規定。印章材質應根據不同類型印章的使用頻率、耐久性等因素合理選擇，保證印章的質量和使用壽命。（四）印章的啟用1.印章留樣：印章刻制完成后，行政部門應及時對印章進行留樣，留存印模至少兩份。一份交檔案室存檔，作為印章真偽鑒定的原始依據；另一份由印章保管部門留存，用于日常核對。2.發布啟用通知：行政部門應起草《印章啟用通知》，明確新印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并在公司內部發布。同時，將啟用通知發送給相關業務往來單位，以告知其公司印章的變更情況。3.建立印章檔案：對每一枚印章建立詳細的檔案，記錄印章的刻制日期、申請部門、審批流程、啟用日期、印章材質、印章規格、留樣印模等信息。印章檔案由行政部門負責管理，以便日后查詢和追溯。三、印章的保管（一）保管責任主體1.公司公章：原則上由公司行政部門負責人或其指定專人保管。保管人員應具備高度的責任心和保密意識，確保公章的安全使用。2.法定代表人章：一般由法定代表人本人或其授權的專人保管。未經法定代表人書面授權，任何人不得擅自使用法定代表人章。3.合同專用章：可根據公司業務分工，由合同管理部門負責人或其指定專人保管。保管人員應熟悉合同管理相關業務流程，嚴格按照規定使用合同專用章。4.財務專用章：由公司財務部門負責人或其指定專人保管。財務專用章的使用應嚴格遵循財務管理制度，確保財務管理的規范與安全。5.業務專用章：根據業務歸屬，由相應業務部門負責人或其指定專人保管。業務部門應明確業務專用章的使用范圍和審批流程，防止濫用。（二）保管設施與環境1.安全存放設備：印章保管必須配備專門的保險柜、保險箱或其他具有防盜、防火、防潮功能的存放設備。存放設備應設置在安全可靠的辦公場所，避免印章暴露在不安全環境中。2.環境要求：存放印章的場所應保持干燥、通風，避免因潮濕、高溫等環境因素導致印章損壞。同時，應做好防鼠、防蟲等措施，確保印章不受物理損壞。（三）保管人員職責1.日常保管：保管人員應妥善保管印章，確保印章隨時處于可控狀態。每日工作結束后，必須將印章放入指定的存放設備并妥善鎖存。非工作時間，如無特殊情況，不得擅自取用印章。2.使用登記：嚴格按照印章使用登記制度，對每次印章使用的時間、用途、申請人、批準人等信息進行詳細記錄。不得擅自簡化或遺漏登記內容，確保印章使用記錄的完整性和可追溯性。3.定期檢查：定期對印章進行檢查，包括印章外觀是否完好、印油是否充足等。如發現印章有損壞、丟失等異常情況，應立即向上級報告，并采取相應的應急措施。4.交接管理：如保管人員因工作調動、離職等原因需要更換時，必須進行嚴格的印章交接手續。交接雙方應在行政部門或相關監督部門的監督下，對印章進行清點、核對，并填寫《印章交接登記表》，注明交接時間、印章狀態、交接雙方及監督人等信息。交接完成后，雙方及監督人應在登記表上簽字確認。四、印章的使用（一）使用申請1.填寫申請表：因業務需要使用印章時，申請人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、預計用印日期等內容。對于涉及重大事項、金額較大的用印申請，還需附上相關的項目文件、合同草案、決策文件等資料作為支撐。2.部門審核：申請表提交至申請人所在部門負責人處，部門負責人對用印事項的真實性、必要性及合規性進行審核。確認用印事項符合本部門業務需求，且相關文件內容準確無誤、手續完備后，在申請表上簽署審核意見并簽字。（二）審批流程1.常規用印審批：經部門審核通過的申請表，根據不同印章類型，按照公司既定的審批權限流轉至相應的審批人處。如一般業務合同使用合同專用章，由合同管理部門負責人審批；涉及財務支出的文件使用財務專用章，由財務部門負責人審批等。審批人應認真審查用印事項，確保用印符合公司規定和業務實際需求，在申請表上簽署審批意見并簽字。2.重大事項用印審批：對于涉及公司重大決策、重大項目合作、大額資金往來等重大事項的用印申請，除經過部門審核和常規審批流程外，還需報公司分管領導、總經理或董事長審批（根據公司決策權限規定確定最終審批人）。審批過程中，相關領導應充分考慮用印事項對公司的影響及潛在風險，綜合各方面因素做出審批決定。（三）印章使用1.專人監?。河≌率褂脮r，必須有印章保管人員或其指定的監印人員在場進行監督。監印人員應認真核對申請表與實際用印文件是否一致，確認無誤后方可加蓋印章。2.規范用印：蓋章位置應準確、端正，確保印章清晰可辨。對于多頁文件，應加蓋騎縫章，防止文件內容被篡改。同時，根據文件性質和要求，合理選擇印油顏色、印章力度等，保證印章效果符合規定。3.用印記錄：印章使用后，保管人員應及時在《印章使用登記簿》上進行記錄，除記錄申請表中的相關信息外，還應注明實際用印日期、用印份數等詳細情況。記錄應使用鋼筆或簽字筆填寫，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。（四）異地用印1.特殊申請流程：因業務需要在異地使用印章時，申請人應提前填寫《異地用印申請表》，詳細說明異地用印的原因、用印事項、用印地點、預計用印時間等內容，并附上相關文件資料。申請表經部門負責人審核、相關審批人批準后，報行政部門備案。2.用印方式：異地用印可根據實際情況選擇以下方式：-攜帶印章前往：如用印事項緊急且重要，經行政部門批準，可由專人攜帶印章前往異地使用。攜帶人員應嚴格遵守印章保管和使用規定，確保印章安全。使用完畢后，應及時將印章交回保管部門。-采用電子印章：在符合法律法規及公司規定的前提下，對于一些可以通過電子方式傳輸和簽署的文件，可使用公司合法有效的電子印章進行簽署。使用電子印章時，應按照公司電子印章管理規定進行操作，確保電子印章的使用安全和文件的法律效力。-委托當地機構代蓋：如確需委托當地關聯機構或合作單位代蓋印章，應出具加蓋公司公章的《印章代蓋委托書》，明確代蓋印章的名稱、代蓋事項、代蓋期限等內容，并要求代蓋機構嚴格按照公司規定和委托書要求使用印章。代蓋完成后，代蓋機構應將用印文件及時寄回公司，并附上代蓋印章的使用記錄。五、印章的變更與廢止（一）印章變更1.變更申請：因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因需要變更印章時，由相關部門填寫《印章變更申請表》，說明變更原因、變更后的印章名稱、用途等內容，并附上相關證明文件（如公司名稱變更的工商登記文件、業務調整的相關決策文件等）。2.審批與刻制：變更申請表經行政部門初審、法務部門審核、公司領導審批通過后，按照印章刻制流程重新刻制印章。同時，對原印章進行妥善處理，如上繳、銷毀等。3.通知與備案：新印章刻制完成后，行政部門應及時發布印章變更通知，告知公司內部各部門及相關業務往來單位印章變更情況。并將印章變更信息在公安機關及相關部門進行備案。（二）印章廢止1.廢止情形：出現以下情形時，印章應予以廢止：-公司解散、注銷：公司依法完成解散或注銷程序后，所有印章應停止使用并進行廢止處理。-印章磨損無法使用：印章因長期使用導致磨損嚴重，無法清晰加蓋且無法修復時，應申請廢止并重新刻制。-印章樣式更新：公司根據業務發展或管理需要，對印章樣式進行統一更新時，原印章應廢止。-印章遺失、被盜：印章發生遺失或被盜后，在采取掛失等應急措施的同時，應及時申請廢止原印章，防止被非法使用。2.廢止申請與審批：由印章保管部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因、印章名稱、編號等信息，并提交行政部門審核。行政部門審核通過后，報公司領導審批。3.印章處理：經批準廢止的印章，由行政部門負責統一收繳。對于可以銷毀的印章，應在公司內部監督人員的監督下，按照規定的程序進行銷毀。銷毀方式可選擇物理銷毀（如切割、粉碎等）或化學銷毀（如使用強酸等腐蝕性物質進行溶解），確保印章無法恢復使用。對于一些具有歷史意義或需要留存備查的印章，可移交公司檔案室作為檔案資料保存。同時，在印章檔案中注明印章廢止日期、處理方式等信息。六、監督與責任追究（一）監督機制1.內部審計監督：公司內部審計部門定期對印章的使用和管理情況進行審計。審計內容包括印章刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等各個環節的合規性，印章使用記錄的真實性和完整性，以及印章管理制度的執行情況等。審計結束后，出具審計報告，對存在的問題提出整改建議。2.行政監督：行政部門作為印章管理的歸口部門，應加強對各部門印章使用和保管情況的日常監督檢查。定期對印章保管設施、使用登記記錄等進行檢查，發現問題及時督促相關部門整改。同時，對印章使用過程中的異常情況進行調查處理。3.法務監督：法務部門從法律合規角度對印章管理和使用情況進行監督。對涉及重大法律風險的用印事項進行重點審查，確保公司印章使用符合法律法規及公司內部規章制度的要求。如發現潛在法律風險，應及時提出法律意見和建議，避免公司遭受損失。（二）責任追究1.違規行為界定：在印章使用和管理過程中，出現以下行為屬于違規行為：-未經授權擅自刻制、使用印章：未按照規定的申請、審批流程，私自刻制公司印章或在未經授權的情況下使用印章。-超越權限使用印章：超出規定的印章使用范圍或未經相應審批人批準，擅自使用印章。-印章保管不善導致印章丟失、被盜或損壞：因保管人員疏忽大意，未履行好印章保管職責，導致印章出現丟失、被盜或損壞等情況。-偽造印章使用記錄或提供虛假用印申請資料：為達到個人目的，偽造印章使用登記記錄或在申請用印時提供虛假的文件資料、審批意見等。-違規攜帶印章外出或委托他人代蓋印章：違反公司規定，私自攜帶印章外出使用或委托未經授權的單位或個人代蓋印章。2.責任追究措施：對于違規使用和管理印章的行為，視情節輕重，對相關責任人采取以下責任追究措施：-批評教育：對于情節較輕、未給公司造成實際損失的違規行為，由行政部門或所在部門對責任人進行批評教育，要求其作出書面檢討，并及時糾正錯誤行為。-經濟處罰：對因違規行為給公司造成一定經濟損失的責任人，根據損失大小，給予相應的經濟處罰，責令其賠償公司損失。-紀律處分：情節較為嚴重的違規行為，如多次違反印章管理規定、造成惡劣影響等，按照公司員工紀律處分規定，給予責任人警告、