泰康人壽代簽名管理辦法一、引言各位泰康人壽的伙伴們，在我們日常的業務開展當中，代簽名是一個需要特別關注的問題。代簽名的規范與否，不僅關系到客戶的權益保障，也與我們公司的合規運營和良好聲譽息息相關。為了確保我們的業務操作符合相關法律法規和行業標準，維護客戶和公司的合法權益，特制定本代簽名管理辦法，希望大家認真學習并在工作中嚴格執行。二、適用范圍本管理辦法適用于泰康人壽所有涉及保險合同、各類文件簽署的業務場景，涵蓋公司各級分支機構、員工、代理人以及與業務相關的合作方。無論是新單業務、保全業務，還是其他需要客戶簽名確認的環節，都應遵循本辦法的規定。三、代簽名的定義和常見情況（一）定義代簽名是指在保險業務相關文件簽署過程中，由他人代替客戶本人進行簽名的行為。這里的文件包括但不限于保險合同、投保單、變更申請書、理賠申請書等。（二）常見情況1.客戶由于自身文化程度有限，難以書寫自己的姓名。2.客戶在特殊情況下，如生病、行動不便等，無法親自簽名。3.代理人或工作人員為圖方便，未經客戶授權擅自代簽。四、代簽名的合規性原則（一）合法合規所有代簽名行為必須嚴格遵守《中華人民共和國保險法》、《中華人民共和國合同法》等相關法律法規以及保險行業的監管規定。任何違反法律法規的代簽名行為都將被視為無效，并可能導致法律責任。（二）客戶授權代簽名必須取得客戶的明確授權。在進行代簽名之前，應向客戶充分說明代簽名的性質、意義和可能產生的后果，確保客戶理解并自愿同意由他人代簽。授權方式可以是書面授權、口頭授權（需有錄音記錄）等，但書面授權更為穩妥。（三）真實意愿代簽名應真實反映客戶的意愿。代簽人應按照客戶的真實意思表示進行簽名，不得擅自更改或歪曲客戶的意愿。在代簽過程中，應確保客戶對文件內容有充分的了解。（四）風險可控代簽名可能帶來一定的風險，如客戶事后否認代簽行為、引發糾紛等。我們應采取有效的措施對代簽名風險進行管控，降低風險發生的可能性和影響程度。五、不同業務場景下代簽名的具體操作規范（一）新單業務1.一般情況下，應盡量避免代簽名。我們鼓勵代理人引導客戶親自簽署保險合同和相關文件，確保客戶對保險條款和內容有充分的了解。2.如客戶確實無法親自簽名，需要代簽名的，必須按照以下流程操作：取得客戶的書面授權。授權書應明確代簽人的姓名、代簽事項、授權期限等內容，并由客戶簽字確認。代簽人在代簽名時，應在簽名處注明“代簽”字樣，并簽署自己的姓名。代理人應在銷售過程中詳細記錄客戶無法親自簽名的原因，并將相關證明材料（如醫院診斷證明等）與業務檔案一并保存。公司核保部門在審核新單時，應對代簽名情況進行嚴格審查，確保代簽名行為符合規定。（二）保全業務1.保全業務涉及客戶保險合同內容的變更，如投保人變更、受益人變更等，必須嚴格遵守代簽名規定。2.當客戶需要委托他人辦理保全業務并代簽名時，受托人應提供客戶的書面授權委托書和本人有效身份證件。3.公司保全部門在受理業務時，應仔細核實授權委托書的真實性和有效性，對代簽名的文件進行嚴格審核。如發現代簽名不符合規定，應及時通知客戶進行更正。（三）理賠業務1.理賠申請是客戶權益的重要體現，代簽名必須謹慎處理。2.如客戶無法親自簽署理賠申請書，可委托他人代簽，但必須提供書面授權。同時，代簽人應提供客戶的病歷、診斷證明等相關資料，以證明客戶無法親自簽名的原因。3.理賠部門在審核理賠申請時，應認真核實代簽名的授權情況和相關證明材料，確保理賠申請的真實性和合法性。六、代簽名的監督和管理（一）內部監督1.公司各部門應建立健全代簽名監督機制，定期對業務檔案進行抽查，檢查代簽名行為是否符合規定。2.合規部門應加強對代簽名管理辦法執行情況的監督檢查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.鼓勵員工和代理人對違規代簽名行為進行舉報，公司將對舉報屬實的人員給予相應的獎勵。（二）培訓和教育1.公司應定期組織代簽名相關法律法規和管理辦法的培訓，提高員工和代理人對代簽名風險的認識和合規操作能力。2.新入職員工和代理人在上崗前必須接受代簽名專題培訓，并通過考核后方可開展業務。3.我們希望大家通過不斷學習，提高自身的合規意識和業務水平，共同維護公司的良好形象。（三）檔案管理1.代簽名相關的授權書、證明材料等應與業務檔案一起妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。2.檔案管理部門應建立完善的檔案檢索系統，以便在需要時能夠及時查閱和提供代簽名相關資料。七、違規代簽名的處理措施（一）對違規人員的處理1.對于未經授權擅自代簽名或違反代簽名操作規范的員工和代理人，公司將視情節輕重給予相應的處分，包括但不限于警告、罰款、暫停業務權限、解除勞動合同等。2.如違規代簽名行為導致客戶權益受損或給公司造成經濟損失的，違規人員應承擔相應的賠償責任。（二）對違規業務的處理1.對于存在違規代簽名問題的業務，公司將根據具體情況進行處理。如客戶提出異議，應積極與客戶溝通協商，妥善解決問題。2.對于違反法律法規和監管規定的違規業務，公司將配合監管部門進行調查處理，并按照要求進行整改。八、溝通與反饋（一）內部溝通1.各部門之間應建立良好的溝通機制，及時交流代簽名管理過程中遇到的問題和經驗。2.在業務處理過程中，如發現代簽名相關問題，應及時反饋給相關部門，共同研究解決辦法。（二）與客戶溝通1.代理人和工作人員在與客戶溝通時，應主動向客戶說明代簽名的規定和風險，提醒客戶謹慎對待代簽名行為。2.如客戶對代簽名有疑