公章管理及使用管理辦法一、引言大家好！我在公章管理及使用相關領域已經工作二十年了，深知公章對于我們公司運營的重要性。公章就像是公司的“身份標識”和“信用憑證”，它的每一次使用都代表著公司的意志和承諾。所以，為了規范公章的管理和使用，維護公司的合法權益和正常運營秩序，我們制定了這份管理辦法。希望大家認真閱讀并遵守，讓我們一起把公章管理工作做好。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有公章的管理與使用，這里所說的公章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等具有法律效力的印章。無論你在哪個部門，只要涉及到這些公章的使用，都要按照本辦法的規定來執行。三、管理原則我們遵循“嚴格管理、規范使用、責任明確”的原則來管理公章。嚴格管理就是要對公章的刻制、保管、使用等各個環節都進行嚴格把控；規范使用要求大家在使用公章時必須按照規定的流程和要求來操作；責任明確則是要讓每一個使用和管理公章的人都清楚自己的職責，一旦出現問題能夠找到相應的責任人。四、公章的刻制（一）刻制申請如果公司因為業務發展等原因需要刻制新的公章，相關部門要填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的原因、名稱、規格等信息。然后提交給公司的行政管理部門進行審核。我們鼓勵大家在申請時盡量提供詳細準確的信息，這樣可以加快審核的進度。（二）審核與批準行政管理部門收到申請后，會對申請的必要性和合理性進行審核。審核通過后，還要報公司領導批準。只有經過公司領導批準的刻制申請，才能進行下一步的刻制工作。希望大家理解，這一系列的審核和批準流程是為了確保公章刻制的合法性和規范性。（三）刻制與備案獲得批準后，由行政管理部門負責聯系具有合法資質的刻章單位進行刻制。刻制完成后，要及時到公安機關進行備案。備案是非常重要的一個環節，它可以保證我們公司公章的合法性和唯一性，大家一定要重視。五、公章的保管（一）保管人員公司的每一枚公章都要確定專門的保管人員。保管人員要具備高度的責任心和保密意識，能夠嚴格遵守公章管理的各項規定。一般來說，公司公章由行政管理部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，合同專用章由業務部門指定專人保管等。保管人員要確保公章的安全，不得隨意將公章交給他人保管。（二）保管要求公章要存放在專門的保險柜或其他安全的地方，并且要做到“人走章鎖”。保管人員要定期對公章進行檢查，查看公章是否有損壞、丟失等情況。如果發現問題，要及時向行政管理部門報告。我們希望保管人員能夠認真履行自己的職責，像守護自己的寶貝一樣守護好公章。（三）交接手續如果保管人員發生變動，要辦理嚴格的交接手續。交接時，要填寫《公章交接登記表》，詳細記錄公章的名稱、交接時間、交接雙方等信息。雙方要在登記表上簽字確認，以明確責任。這樣可以避免在交接過程中出現公章管理的漏洞。六、公章的使用（一）使用申請當需要使用公章時，使用人要填寫《公章使用申請表》，說明用章的事由、文件名稱、份數等信息。如果是重要的文件或合同，還需要附上相關的文件資料。使用人要如實填寫申請表，不得隱瞞或虛報用章情況。（二）審核與批準申請表填寫好后，要先提交給部門負責人進行審核。部門負責人會根據用章的情況進行判斷，看是否符合公司的規定和業務需求。審核通過后，再報公司領導批準。對于一些涉及重大利益的用章申請，可能還需要經過公司的相關會議討論決定。希望大家在申請用章時能夠提前做好準備，確保申請能夠順利通過審核和批準。（三）用章登記獲得批準后，使用人要到公章保管人員處進行用章登記。保管人員會在《公章使用登記簿》上記錄用章的時間、文件名稱、份數、批準人等信息。使用人要在登記簿上簽字確認。這樣做可以方便我們對公章的使用情況進行追溯和查詢。（四）用章操作保管人員在使用公章時，要認真核對用章的文件和申請表的內容是否一致。如果發現不一致，要及時與使用人溝通，核實情況。用章時要保證蓋章清晰、位置正確，不得在空白的文件或紙張上蓋章。如果因為特殊情況需要在空白文件上蓋章，必須經過公司領導的特別批準，并且要做好記錄。我們希望保管人員能夠嚴格按照操作規范進行用章，確保公章使用的準確性和安全性。七、特殊情況處理（一）緊急用章如果遇到緊急情況需要使用公章，而又無法及時辦理審批手續時，使用人可以先通過電話等方式向公司領導請示。獲得同意后，保管人員可以先予用章，但事后使用人要及時補辦審批和登記手續。我們理解在緊急情況下可能會出現一些特殊情況，但事后一定要按照規定補齊手續，這樣才能保證公章管理的規范性。（二）外借公章原則上，公章不得外借。如果因為特殊原因需要外借公章，必須經過公司領導的批準。外借時，要填寫《公章外借申請表》，明確外借的時間、用途、借用人等信息。借用人要對公章的安全負責，不得將公章轉借他人或用于其他用途。外借的公章歸還時，保管人員要進行檢查，看公章是否有損壞或異常情況。八、監督與檢查（一）定期檢查行政管理部門要定期對公章的管理和使用情況進行檢查。檢查的內容包括公章的保管情況、使用審批情況、登記記錄等。一般來說，每季度要進行一次全面的檢查，每月要進行一次抽查。通過檢查，可以及時發現公章管理中存在的問題，并采取相應的措施進行整改。（二）違規處理如果發現有違反公章管理辦法的行為，我們會根據情節輕重進行處理。對于情節較輕的，會給予批評教育；對于情節嚴重的，會按照公司的相關規定進行處罰；如果涉及違法犯罪的，將移交司法機關處理。希望大家能夠嚴格遵守公章管理辦法，不要觸碰紅線。九、附則（一）解釋權本辦法由公司行政管理部門負責解釋。如果大家在執行過程中對辦法的內容有疑問，可以向行政管理部門咨詢。（二）生效時間本辦法自發布之日