小公司行政工作管理辦法?一、總則（一）目的為了規范小公司行政工作管理，提高行政工作效率和質量，確保公司各項工作的順利開展，結合公司實際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有行政工作的管理，包括但不限于辦公用品管理、車輛管理、會議管理、文件管理、環境衛生管理等。（三）管理原則1.制度化原則：建立健全各項行政管理制度，使行政工作有章可循、規范有序。2.高效原則：優化行政工作流程，提高工作效率，確保各項工作能夠及時、準確地完成。3.服務原則：以服務公司業務發展為宗旨，為公司員工提供優質、高效的行政服務。4.節約原則：合理配置資源，降低行政成本，提高資源利用效率。二、行政管理架構與職責（一）行政管理架構公司設立行政部門，負責統籌管理公司的行政工作。行政部門設行政經理一名，全面負責行政部門的日常管理工作；根據工作需要，配備行政專員若干，具體負責各項行政事務的執行。（二）行政部門職責1.制度建設：制定、完善公司行政管理制度和工作流程，并監督執行。2.資源管理：負責公司辦公用品、固定資產、車輛等資源的采購、調配、維護和管理。3.會議管理：組織、安排公司各類會議，做好會議記錄和會議決議的跟蹤落實。4.文件管理：負責公司文件的收發、登記、歸檔、保管和借閱等工作。5.后勤保障：提供公司辦公場所的環境衛生、安全保衛、餐飲服務等后勤保障工作。6.對外聯絡：負責公司與政府部門、合作伙伴等的對外聯絡和溝通協調工作。7.其他工作：完成公司領導交辦的其他行政工作任務。（三）行政經理職責1.組織制定和實施行政工作計劃：根據公司發展戰略和年度工作計劃，制定行政部門的年度、月度工作計劃，并組織實施。2.管理行政團隊：負責行政部門員工的招聘、培訓、考核、獎懲等管理工作，提高團隊整體素質和工作效率。3.協調內外部關系：協調公司內部各部門之間的工作關系，以及與外部相關單位的溝通協調工作，為公司創造良好的內外部環境。4.監督和控制行政成本：對行政費用進行預算編制、審核和控制，確保行政成本在預算范圍內合理支出。5.處理突發事件：及時處理公司行政工作中的突發事件和緊急情況，保障公司正常的工作秩序。（四）行政專員職責1.執行行政工作任務：按照行政部門的工作計劃和工作安排，具體執行各項行政工作任務。2.協助行政經理工作：協助行政經理做好行政管理制度的制定、完善和執行工作，以及行政團隊的管理工作。3.反饋工作信息：及時向行政經理反饋行政工作中的問題和建議，為行政決策提供參考依據。4.完成臨時工作任務：完成行政經理交辦的其他臨時工作任務。三、辦公用品管理（一）辦公用品的分類辦公用品分為消耗品和非消耗品兩類。消耗品包括筆、墨、紙張、文件夾等；非消耗品包括辦公桌椅、電腦、打印機等。（二）辦公用品的采購1.采購計劃：行政部門根據公司各部門的辦公用品需求情況，制定年度、月度辦公用品采購計劃。采購計劃應包括辦公用品的名稱、規格、數量、預算金額等內容。2.采購審批：采購計劃經行政經理審核、公司領導批準后，由行政部門負責組織采購。對于金額較大的辦公用品采購項目，應按照公司相關規定進行招標采購。3.供應商選擇：行政部門應選擇信譽良好、價格合理、服務優質的供應商進行辦公用品采購。在選擇供應商時，應進行市場調研和比較，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。4.采購驗收：辦公用品采購回來后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括辦公用品的數量、規格、質量等。對于不符合要求的辦公用品，應及時與供應商協商退換貨處理。（三）辦公用品的發放1.領用申請：公司員工需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人審批后，到行政部門辦理領用手續。2.發放原則：行政部門應按照"按需發放、節約使用"的原則，根據員工的工作需要和辦公用品的庫存情況進行發放。對于消耗品，應實行限量發放制度；對于非消耗品，應實行以舊換新制度。3.發放記錄：行政部門應建立辦公用品發放記錄臺賬，詳細記錄辦公用品的發放日期、領用部門、領用人、辦公用品名稱、規格、數量等信息。（四）辦公用品的庫存管理1.庫存盤點：行政部門應定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期一般為每月一次，盤點結果應及時上報行政經理和公司領導。2.庫存預警：設置辦公用品的最低庫存預警線，當庫存數量低于預警線時，應及時進行采購補充，確保辦公用品的正常供應。3.庫存保管：辦公用品應存放在專門的倉庫或儲物間，按照類別、規格進行分類存放，保持倉庫的整潔、干燥和通風。同時，應做好辦公用品的防火、防盜、防潮、防蟲等安全防護工作。四、車輛管理（一）車輛配備與使用范圍公司根據業務需要配備一定數量的辦公車輛，主要用于公司業務接待、商務出差、貨物運輸等工作。車輛的使用范圍應嚴格按照公司規定執行，嚴禁公車私用。（二）車輛調度與安排1.用車申請：公司員工需要使用車輛時，應提前填寫《用車申請表》，注明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息，經部門負責人審批后，報行政部門安排車輛。2.車輛調度：行政部門根據用車申請和車輛使用情況，合理調度車輛。對于緊急用車情況，應優先安排。3.司機安排：行政部門為每輛車輛安排專職司機，司機應嚴格遵守交通規則和公司車輛管理制度，確保行車安全。（三）車輛保養與維修1.定期保養：車輛應按照規定的保養周期進行定期保養，確保車輛性能良好。保養費用由行政部門統一支付。2.維修管理：車輛出現故障需要維修時，司機應及時向行政部門報告。行政部門應安排專業人員對車輛進行檢查和評估，確定維修方案和維修費用。維修費用經行政經理審核、公司領導批準后，方可進行維修。3.維修記錄：行政部門應建立車輛維修記錄臺賬，詳細記錄車輛的維修時間、維修部位、維修費用等信息。（四）車輛安全管理1.司機培訓：定期組織司機進行交通安全培訓，提高司機的安全意識和駕駛技能。2.車輛檢查：司機應每天對車輛進行例行檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、燈光等，確保車輛安全性能良好。3.事故處理：車輛發生交通事故時，司機應立即向行政部門和保險公司報告，并保護好事故現場。行政部門應及時組織人員進行事故處理，配合交警部門進行調查和責任認定。對于因司機違規駕駛導致的交通事故，應按照公司相關規定進行處理。五、會議管理（一）會議分類公司會議分為定期會議和臨時會議兩類。定期會議包括公司周會、月會、季度會、年度會等；臨時會議根據工作需要隨時召開。（二）會議組織1.會議申請：需要召開會議的部門或人員應提前填寫《會議申請表》，注明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程等信息，經部門負責人審批后，報行政部門安排。2.會議通知：行政部門根據會議申請，及時向參會人員發出會議通知。會議通知應包括會議時間、地點、議程、參會人員等內容。3.會議準備：行政部門負責會議場地的安排、會議設備的調試、會議資料的準備等工作。同時，應提前安排好會議的餐飲、住宿等后勤保障工作。（三）會議主持與記錄1.會議主持：會議主持人應按照會議議程主持會議，控制會議節奏，確保會議高效有序進行。2.會議記錄：行政部門安排專人負責會議記錄，會議記錄應準確、完整地記錄會議內容和決議事項。會議結束后，會議記錄應及時整理并發送給參會人員確認。（四）會議決議執行與跟蹤1.決議落實：會議結束后，各部門應按照會議決議事項，明確責任人和完成時間，認真組織落實。2.跟蹤檢查：行政部門負責對會議決議的執行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領導匯報會議決議的執行進度和存在的問題。對于未按時完成的決議事項，應督促相關部門盡快落實。六、文件管理（一）文件分類公司文件分為內部文件和外部文件兩類。內部文件包括公司規章制度、工作計劃、工作總結、會議紀要等；外部文件包括政府部門文件、合作伙伴文件等。（二）文件收發與登記1.文件接收：行政部門負責公司文件的接收工作，對收到的文件進行登記，注明文件名稱、文號、收文日期、發文單位等信息。2.文件分發：行政部門根據文件內容和性質，將文件分發給相關部門和人員。對于重要文件，應及時呈送公司領導批閱。3.文件發送：公司對外發送的文件，應經部門負責人審核、公司領導批準后，由行政部門負責發送。文件發送應注明發送日期、接收單位、文件名稱、文號等信息。（三）文件歸檔與保管1.文件歸檔：行政部門應按照文件的類別、時間順序等進行分類歸檔，建立文件檔案目錄。文件歸檔應做到及時、準確、完整。2.文件保管：文件檔案應存放在專門的檔案室或文件柜中，采取防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，確保文件的安全和完整。（四）文件借閱與銷毀1.文件借閱：公司員工需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，經部門負責人審批后，到行政部門辦理借閱手續。借閱文件應按時歸還，不得轉借他人。2.文件銷毀：對于過期、失效或無保存價值的文件，應按照公司相關規定進行銷毀。文件銷毀應進行登記，注明銷毀文件的名稱、文號、數量、銷毀日期等信息。七、環境衛生管理（一）辦公場所環境衛生標準1.辦公區域：辦公桌面整潔，物品擺放有序；地面干凈，無灰塵、雜物；門窗玻璃明亮，無污漬。2.公共區域：走廊、樓梯、電梯等公共區域保持清潔衛生，無垃圾、無積水；衛生間干凈整潔，無異味。（二）環境衛生清掃與維護1.日常清掃：行政部門安排專人負責辦公場所的日常清掃工作，包括地面清掃、桌面擦拭、衛生間清潔等。清掃時間一般為每天上班前和下班后。2.定期消毒：定期對辦公場