洛陽市合同管理暫行辦法一、引言親愛的各位同事，合同在我們日常業務開展中起著至關重要的作用，它是保障公司權益、明確雙方責任義務的關鍵依據。在洛陽這片充滿活力的商業土地上，為了使公司的合同管理更加規范、高效，同時符合相關法律法規及行業標準，結合公司多年實際運營經驗，我們特別制定了本《洛陽市合同管理暫行辦法》。希望大家認真學習并貫徹執行，共同維護公司的合法權益，促進公司業務健康、穩定發展。二、適用范圍本辦法適用于公司在洛陽市范圍內簽訂、履行、變更、轉讓、終止各類合同的管理活動。無論是與供應商簽訂的采購合同，還是與客戶達成的銷售合同，亦或是與合作伙伴簽署的合作協議等，均在此列。三、合同管理原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更等各個環節都必須嚴格遵守國家法律法規及洛陽市地方相關規定。我們鼓勵大家在合同起草、審核過程中，積極查閱相關法律條文，確保合同內容合法合規，避免因違法而導致合同無效，給公司帶來損失。2.平等自愿原則：在合同簽訂過程中，雙方應處于平等地位，充分表達各自真實意愿，不得強迫、欺詐對方。希望大家在商務洽談時，秉持公平公正的態度，尊重對方權益，以建立良好的合作關系。3.誠實信用原則：無論是公司內部人員，還是與外部合作伙伴，都應遵循誠實信用原則。在合同履行過程中，如實履行各自義務，不得隱瞞重要信息或故意違約。這不僅有助于維護公司的良好聲譽，也有利于長期合作的開展。4.全面管理原則：合同管理涵蓋合同從起草到終止的全過程，包括合同的策劃、談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、轉讓、終止及糾紛處理等各個環節。各部門應密切配合，形成全面、系統的管理體系。四、合同管理職責分工1.業務部門負責合同項目的前期調研、策劃及商務談判，收集對方主體資格、信用狀況等相關資料。在進行商務談判前，希望大家做好充分準備，深入了解對方情況，為合同簽訂奠定良好基礎。根據談判結果起草合同初稿，確保合同條款準確反映雙方約定內容。起草過程中，要仔細斟酌每一條款，如有疑問，及時與法務部門溝通。負責合同的履行跟蹤，及時向相關部門反饋合同履行過程中的問題，并提出解決方案。在合同履行過程中，如發現異常情況，務必第一時間匯報，以便公司及時采取措施。2.法務部門對合同進行合法性、合規性審核，重點審查合同條款是否符合法律法規規定，是否存在法律風險。法務人員在審核時要嚴謹細致，不放過任何可能存在的法律漏洞。為合同談判、起草等提供法律咨詢和專業指導，協助業務部門完善合同條款。希望法務部門能積極主動與業務部門溝通，提前介入，將法律風險防范于未然。參與重大合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案。在面對合同糾紛時，法務部門要充分發揮專業優勢，維護公司合法權益。3.財務部門對合同涉及的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、發票開具等內容，確保財務條款清晰、合理，符合公司財務管理制度。財務人員在審核時，要從財務專業角度出發，保障公司財務利益。負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款、付款手續，并做好相關賬務處理。在款項收付過程中，要嚴格遵守財務流程，確保資金安全。4.綜合管理部門負責合同的編號、登記、歸檔等日常管理工作，建立合同臺賬，確保合同資料完整、有序。綜合管理部門要認真做好合同檔案管理，方便日后查詢和使用。對合同印章進行管理，嚴格按照規定程序用印，確保印章使用安全、規范。印章管理責任重大，務必謹慎操作。五、合同的簽訂1.合同主體資格審查業務部門在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格進行嚴格審查。審查內容包括對方是否具有合法的經營資格、是否具備履行合同的能力、信用狀況如何等。可以通過查詢國家企業信用信息公示系統、實地考察等方式獲取相關信息。希望大家重視主體資格審查，避免與不具備資質或信用不良的主體簽訂合同。要求對方提供有效的營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等相關文件，并留存復印件。對于復印件，要注明“與原件核對無誤”并加蓋對方公章。2.合同談判合同談判由業務部門牽頭，根據項目情況，可邀請法務、財務等相關部門人員參加。談判前，業務部門應制定詳細的談判方案，明確談判目標、策略及底線。在談判過程中，各部門人員要密切配合，充分發揮各自專業優勢。談判過程中要做好記錄，記錄內容應包括談判時間、地點、參與人員、談判內容、達成的初步意向等。談判記錄要妥善保存，作為合同起草的重要參考依據。3.合同起草業務部門根據談判記錄起草合同初稿。合同內容應包括當事人的名稱或者姓名和住所、標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等基本條款。起草時要確保條款清晰、明確，避免模糊不清或歧義。對于常用合同類型，公司應制定標準合同文本。業務部門在起草合同時，應優先采用標準合同文本，并根據具體業務情況進行適當修改和補充。希望大家熟練掌握標準合同文本的使用，提高合同起草效率和質量。4.合同審核合同初稿完成后，業務部門應先進行內部審核，確保合同內容符合業務實際需求。內部審核通過后，將合同提交給法務部門進行合法性、合規性審核，同時提交財務部門進行財務條款審核。法務部門和財務部門應在規定時間內完成審核，并提出書面審核意見。對于審核意見，業務部門要認真研究，合理采納。如有不同意見，應及時與審核部門溝通協商，達成一致。5.合同簽訂合同審核通過后，由業務部門按照公司規定的審批流程，報相關領導審批。審批通過后，方可簽訂合同。合同簽訂應采用書面形式，并由雙方法定代表人或其授權代表簽字并加蓋公章或合同專用章。授權代表簽字的，應提供法定代表人授權委托書。在簽訂合同時，要確保簽字蓋章的真實性和有效性。合同簽訂后，業務部門應及時將合同原件及相關資料提交給綜合管理部門進行編號、登記和歸檔。六、合同的履行1.合同履行跟蹤業務部門作為合同履行的主要責任部門，應建立合同履行跟蹤制度，指定專人負責跟蹤合同履行情況。定期對合同履行進度、質量等進行檢查，及時發現問題并解決。希望業務部門能夠認真履行跟蹤職責，確保合同順利履行。在合同履行過程中，如對方出現違約行為，業務部門應及時收集相關證據，并以書面形式通知對方，要求對方承擔違約責任。同時，將情況及時匯報給公司領導和法務部門，共同研究應對措施。2.合同變更與轉讓合同履行過程中，如需變更合同內容，由業務部門提出書面申請，說明變更原因、變更內容等。經法務部門、財務部門審核，報相關領導審批同意后，與對方簽訂合同變更協議。變更協議應明確變更后的權利義務關系，避免產生新的糾紛。合同轉讓應嚴格按照法律法規規定進行。業務部門如需轉讓合同權利或義務，應先向法務部門咨詢，經法務部門審核并報相關領導審批同意后，方可與受讓方簽訂合同轉讓協議。同時，要及時通知合同對方。3.合同終止合同履行完畢或出現法定、約定的終止情形時，合同終止。業務部門應及時對合同履行情況進行總結，并將相關情況反饋給綜合管理部門。綜合管理部門負責辦理合同終止手續，將合同歸檔保存。合同終止后，如涉及合同款項的結算，財務部門應按照規定及時辦理結算手續。對于尚未結清的款項，業務部門應繼續跟蹤催收，確保公司資金回籠。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則發生合同糾紛時，應遵循合法、公正、及時的原則進行處理。盡量通過協商、調解等方式解決糾紛，維護公司與合作伙伴的良好關系。如協商、調解不成，再考慮通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。2.糾紛處理程序業務部門在發現合同糾紛后，應立即向公司領導和法務部門報告，并提供相關證據材料。法務部門接到報告后，應及時了解糾紛情況，制定糾紛處理方案。根據糾紛處理方案，如選擇協商解決，由業務部門和法務部門共同與對方進行協商。協商過程中要保持冷靜、理智，以維護公司合法權益為出發點，爭取達成雙方都能接受的解決方案。如協商不成，需要通過仲裁或訴訟解決的，由法務部門負責辦理相關手續，包括聘請律師、準備訴訟材料等。在仲裁或訴訟過程中，各部門應積極配合法務部門，提供必要的支持和協助。3.糾紛處理結果反饋合同糾紛處理完畢后，法務部門應及時將處理結果向公司領導和相關部門反饋。同時，對糾紛產生的原因進行分析總結，提出改進措施和建議，避免類似糾紛再次發生。八、合同檔案管理1.檔案收集綜合管理部門負責合同檔案的收集工作。業務部門在合同簽訂后，應及時將合同原件及相關資料（包括合同談判記錄、審核意見、變更協議、糾紛處理文件等）提交給綜合管理部門。希望各部門積極配合，確保合同檔案資料的完整性。2.檔案整理與歸檔綜合管理部門收到合同資料后，應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同臺賬。對合同進行編號，并將合同及相關資料裝入檔案袋或檔案盒，注明合同名稱、編號、簽訂時間等信息，以便查詢和管理。合同檔案應按照規定的保管期限進行保存。一般情況下，重要合同的保管期限為合同履行完畢后10年，普通合同的保管期限為合同履行完畢后5年。保管期限屆滿后，經公司領導批準，可按照規定程序進行銷毀。3.檔案查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出。如需借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、綜合管理部門負責人和公司領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過15天，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失。歸還時，綜合管理部門應進行檢查核對。九、監督與考核1.監督檢查公司定期對合同管理工作進行監督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。監督檢查工作由綜合管理部門牽頭，會同法務、財務等相關部門共同進行。在監督檢查過程中，如發現問題，應及時提出整改意見，并要求相關部門限期整改。希望各部門能夠積極配合監督檢查工作，對存在的問題及時整改，不斷提高合同管理水平。2.考核評價建立合同管理考核評價機制，將合同管理工作納入部門和個人的績效考核體系。對合同管理工作表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對合同管理工作不力，導致公司遭受損失的