巡查辦檔案管理暫行辦法一、引言大家好，我在巡查辦相關(guān)工作崗位上已經(jīng)奮斗了二十年啦。巡查辦的檔案管理可是一項(xiàng)非常重要的工作，它就像是我們工作的“記憶庫(kù)”，記錄著我們巡查工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。為了讓我們的檔案管理工作更加規(guī)范、有序，同時(shí)也為了符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，我結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，制定了這份《巡查辦檔案管理暫行辦法》。希望大家在日常工作中能夠積極配合，共同把我們的檔案管理工作做好。二、適用范圍本辦法適用于巡查辦在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于巡查計(jì)劃、巡查報(bào)告、巡查記錄、被巡查單位的反饋意見(jiàn)、相關(guān)文件資料等。無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要按照本辦法的規(guī)定進(jìn)行管理。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)我們?cè)O(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)巡查辦檔案的集中管理工作。檔案管理部門(mén)的工作人員要認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等工作。他們就像是檔案的“守護(hù)者”，要確保檔案的安全和完整。我們鼓勵(lì)檔案管理部門(mén)的工作人員不斷學(xué)習(xí)和掌握新的檔案管理知識(shí)和技能，提高檔案管理水平。（二）各巡查小組各巡查小組在工作過(guò)程中要及時(shí)收集、整理本小組形成的檔案資料，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。每個(gè)巡查小組的成員都要重視檔案資料的收集工作，因?yàn)檫@些資料是我們巡查工作的重要成果體現(xiàn)。希望大家在收集檔案資料時(shí)要做到準(zhǔn)確、完整，避免遺漏重要信息。（三）其他部門(mén)其他部門(mén)如果在工作中涉及到巡查辦檔案的相關(guān)事宜，也要積極配合檔案管理部門(mén)和巡查小組的工作。比如，提供相關(guān)的文件資料、協(xié)助查詢檔案等。大家要樹(shù)立全局意識(shí)，共同為檔案管理工作貢獻(xiàn)自己的力量。四、檔案收集（一）收集范圍巡查辦檔案的收集范圍包括以下幾個(gè)方面：1.巡查計(jì)劃：包括年度巡查計(jì)劃、專(zhuān)項(xiàng)巡查計(jì)劃等，這些計(jì)劃是我們開(kāi)展巡查工作的依據(jù)。2.巡查報(bào)告：每次巡查結(jié)束后形成的巡查報(bào)告，詳細(xì)記錄了巡查的情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.巡查記錄：巡查過(guò)程中的現(xiàn)場(chǎng)記錄、談話記錄等，這些記錄是巡查工作的原始資料。4.被巡查單位的反饋意見(jiàn)：被巡查單位對(duì)巡查結(jié)果的反饋意見(jiàn)，有助于我們了解巡查工作的效果。5.相關(guān)文件資料：與巡查工作相關(guān)的上級(jí)文件、政策法規(guī)、內(nèi)部規(guī)章制度等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各巡查小組要在巡查工作結(jié)束后的[具體時(shí)間]內(nèi)，將本小組形成的檔案資料收集整理完畢，并移交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)要及時(shí)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與巡查小組溝通解決。2.完整性：收集的檔案資料要完整無(wú)缺，包括文件的正文、附件、圖表等。對(duì)于重要的檔案資料，要確保有原件備份。3.準(zhǔn)確性：檔案資料的內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)要真實(shí)可靠。在收集檔案資料時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)相關(guān)信息，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。五、檔案整理（一）分類(lèi)檔案管理部門(mén)收到各巡查小組移交的檔案資料后，要按照一定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)。我們可以按照巡查項(xiàng)目、時(shí)間順序、檔案類(lèi)型等進(jìn)行分類(lèi)。比如，將不同年度的巡查檔案分開(kāi)存放，將巡查報(bào)告、巡查記錄等不同類(lèi)型的檔案分別整理。（二）編號(hào)對(duì)分類(lèi)后的檔案要進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)要遵循一定的規(guī)則，具有唯一性和系統(tǒng)性。可以采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)等方式，具體編號(hào)規(guī)則由檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況制定。（三）裝訂對(duì)于紙質(zhì)檔案，要進(jìn)行裝訂。裝訂要整齊、牢固，避免檔案資料散落。在裝訂時(shí)，要注意保護(hù)檔案資料的完整性，不要損壞文件內(nèi)容。（四）編目編目是檔案整理的重要環(huán)節(jié)，要編制檔案目錄，包括檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。檔案目錄要準(zhǔn)確、清晰，方便查詢和利用。六、檔案保管（一）保管條件檔案管理部門(mén)要為檔案提供適宜的保管條件。對(duì)于紙質(zhì)檔案，要存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房要保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)等。檔案庫(kù)房的溫度和濕度要控制在一定的范圍內(nèi)，以保證檔案的質(zhì)量。對(duì)于電子檔案，要存放在安全的存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，我們將檔案分為不同的保管期限，包括永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案是指具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案一般保存[具體年限]；短期保管的檔案保存[具體年限]。檔案管理部門(mén)要按照保管期限的要求對(duì)檔案進(jìn)行管理，到期的檔案要按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）安全管理檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)檔案的安全管理，建立健全安全管理制度。要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，防止檔案被盜、被損壞。同時(shí)，要做好檔案的保密工作，對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。七、檔案利用（一）利用原則檔案的利用要遵循合法、合規(guī)、安全、便捷的原則。我們鼓勵(lì)大家合理利用檔案資料，為巡查工作和其他相關(guān)工作提供支持。但是，在利用檔案時(shí)要遵守相關(guān)規(guī)定，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。（二）利用流程1.申請(qǐng)：需要利用檔案的人員要填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，說(shuō)明利用檔案的目的、范圍和期限等。申請(qǐng)表要經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。2.審核：檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核的內(nèi)容包括申請(qǐng)的合法性、合理性等。對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，要及時(shí)辦理檔案借閱手續(xù)；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，要向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。3.借閱：經(jīng)審核通過(guò)后，申請(qǐng)人可以辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，要按照規(guī)定的期限歸還檔案。如果需要延長(zhǎng)借閱期限，要提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.歸還：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。如果發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失的情況，要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）利用方式檔案的利用方式包括查閱、復(fù)制、摘錄等。在利用檔案時(shí)，要愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損毀等。對(duì)于需要復(fù)制檔案的情況，要按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)，并遵守相關(guān)的保密規(guī)定。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件對(duì)于保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案，或者因其他原因需要銷(xiāo)毀的檔案，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案管理部門(mén)要定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確定需要銷(xiāo)毀的檔案清單。（二）銷(xiāo)毀流程1.鑒定：檔案管理部門(mén)要組織相關(guān)人員對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否確實(shí)無(wú)保存價(jià)值。鑒定工作要認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，確保銷(xiāo)毀的檔案符合規(guī)定。2.審批：經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，要填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀：檔案銷(xiāo)毀要采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行。可以采用粉碎、焚燒等方式，但要確保銷(xiāo)毀過(guò)程中不泄露檔案中的機(jī)密信息。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要有專(zhuān)人監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的順利進(jìn)行。4.記錄：檔案銷(xiāo)毀后，要做好銷(xiāo)毀記錄，包括銷(xiāo)毀的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。銷(xiāo)毀記錄要保存[具體年限]，以備查考。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門(mén)要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀等方面。通過(guò)內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并采取措施加以解決。（二）外部監(jiān)督我們要積極接受上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)監(jiān)管部門(mén)的監(jiān)督檢查。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，要認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)進(jìn)行整改。通過(guò)外部監(jiān)督檢