食品廠采購付款賬期透明化執行制度

一、總則1.目的本制度旨在確保食品廠采購付款賬期的透明化管理，規范采購付款流程，保障供應商的合法權益，同時優化食品廠的資金運作，提升運營效益，促進與供應商的長期穩定合作，樹立良好的企業形象。2.適用范圍本制度適用于食品廠全體涉及采購付款業務的員工以及與食品廠有業務往來的所有供應商。3.基本原則-透明公開原則：采購付款賬期的相關信息應向供應商清晰明確地傳達，確保信息對稱。-公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，按照既定的規則和標準確定付款賬期。-合規合法原則：嚴格遵守國家法律法規以及財務相關規定，確保采購付款活動合法合規。-誠實守信原則：食品廠與供應商應秉持誠實守信的經營理念，切實履行關于付款賬期的約定。二、組織架構與職責劃分1.采購部門-職責-負責與供應商洽談采購合同，明確付款賬期條款，并確保在合同中清晰表述。-建立供應商付款賬期檔案，記錄每個供應商的付款賬期相關信息，包括起始時間、結束時間、變更記錄等。-定期向財務部門和供應商提供付款賬期的執行情況報告，協助財務部門進行付款安排。2.財務部門-職責-審核采購合同中付款賬期條款的合理性與合規性，從財務角度提出專業意見。-根據采購部門提供的信息，制定付款計劃，確保在付款賬期內按時足額支付供應商款項。-負責對采購付款賬期執行情況進行財務核算和監督，及時發現并解決可能出現的財務問題。-定期向管理層匯報采購付款賬期對資金流的影響，為資金運作決策提供數據支持。3.供應商管理部門-職責-對供應商進行綜合評估，包括其信用狀況、供貨能力等，為確定合理的付款賬期提供參考依據。-建立與供應商的溝通渠道，及時了解供應商對付款賬期的意見和需求，協調解決雙方在付款賬期方面的爭議。-對供應商的付款賬期執行情況進行跟蹤評估，將評估結果反饋給采購部門和財務部門，作為后續合作決策的重要依據。4.管理層-職責-審批采購付款賬期相關政策和制度，確保其符合食品廠的整體戰略和運營需求。-對重大采購項目的付款賬期進行決策，協調各部門之間的工作，保障采購付款賬期透明化執行的順利推進。三、管理流程1.采購合同簽訂階段-采購人員與供應商進行商務談判，在合同條款中明確付款賬期的具體時間節點，如貨到驗收合格后[X]天付款、月結[X]天等，并詳細說明付款的條件和方式。-采購合同草案擬定后，提交財務部門進行審核。財務部門重點審查付款賬期是否符合食品廠的資金預算和財務政策，對不合理的賬期提出修改建議。-審核通過的采購合同，經管理層審批后正式簽訂。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給財務部門和供應商管理部門備案。2.付款計劃制定階段-財務部門根據采購合同中的付款賬期條款，結合食品廠的資金狀況和月度資金預算，制定詳細的付款計劃。付款計劃應明確每筆款項的付款日期、金額、供應商等信息。-付款計劃初稿完成后，與采購部門進行核對和溝通，確保付款計劃與采購業務實際情況相符。如有差異，雙方共同協商調整。-調整后的付款計劃經財務負責人審核、管理層審批后正式生效。財務部門按照審批后的付款計劃安排資金，確保按時支付供應商款項。3.付款執行階段-當達到付款賬期時，采購部門負責確認貨物驗收情況或服務完成情況，確保符合付款條件。如存在質量問題或其他爭議，應及時與供應商協商解決，暫停付款流程。-采購部門向財務部門提交付款申請單，附上相關的驗收報告、發票等憑證。財務部門對付款申請進行審核，核實付款金額、發票真實性等信息。-審核通過的付款申請，由財務部門按照既定的付款方式進行支付。付款完成后，財務部門及時更新付款記錄，并將付款信息反饋給采購部門和供應商。4.賬期變更管理階段-如因特殊原因需要變更付款賬期，采購部門應提前與供應商進行溝通協商，取得供應商的書面同意。-采購部門填寫付款賬期變更申請表，詳細說明變更原因、變更后的賬期等信息，提交財務部門審核。財務部門從資金安排和財務風險角度進行評估，提出審核意見。-付款賬期變更申請表經管理層審批后生效。采購部門將變更后的賬期信息及時通知財務部門和供應商管理部門，并更新供應商付款賬期檔案。四、權利與義務1.食品廠的權利與義務-權利-有權根據自身經營狀況、供應商信用情況等因素，在合理范圍內確定采購付款賬期。-有權對供應商的付款賬期執行情況進行監督檢查，如發現供應商違反相關約定，有權采取相應措施。-義務-有義務按照合同約定的付款賬期按時足額支付供應商款項，維護良好的商業信譽。-有義務向供應商提供清晰明確的付款賬期信息，確保供應商充分了解相關條款。-在付款賬期發生變更時，有義務及時通知供應商，并說明變更原因和新的賬期安排。2.供應商的權利與義務-權利-有權了解食品廠的付款賬期政策和流程，要求食品廠提供明確的付款賬期信息。-在符合合同約定的情況下，有權按時獲得食品廠的款項支付。-如對付款賬期有異議，有權與食品廠進行溝通協商，提出合理的調整建議。-義務-有義務按照合同約定的質量標準和交貨時間提供貨物或服務。-有義務提供真實有效的發票等付款憑證，配合食品廠的付款流程。-有義務遵守食品廠的付款賬期規定，不得隨意要求變更賬期，如確需變更，應提前與食品廠協商。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部審計部門定期對采購付款賬期的執行情況進行審計檢查，審查采購合同、付款記錄、審批流程等相關文件，核實是否存在違規操作或未按規定執行的情況。-財務部門每月對采購付款賬期的執行情況進行統計分析，生成報表向管理層匯報。報表內容包括付款及時率、逾期付款情況、賬期變更情況等，以便管理層及時掌握資金運作和付款賬期執行動態。-供應商管理部門通過與供應商的溝通交流，收集供應商對食品廠付款賬期執行情況的反饋意見，對發現的問題及時進行調查處理。2.獎勵機制-對于嚴格按照付款賬期執行采購付款業務，且在與供應商合作過程中表現良好，為食品廠樹立良好形象的部門或個人，給予一定的物質獎勵和精神表彰。-對積極推動采購付款賬期透明化管理，提出合理化建議并取得顯著成效的員工，給予獎勵，鼓勵員工為優化管理流程貢獻智慧。3.懲罰機制-對于因主觀原因導致付款逾期，影響食品廠與供應商合作關系的部門或個人，視情節輕重給予批評教育、績效扣分、經濟處罰等處理措施。-如發現采購人員或財務人員在采購付款賬期管理過程中存在違規操作、謀取私利等行為，將依法依規嚴肅處理，情節嚴重的移交司法機關追究法律責任。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸食品廠所有，如有未盡事宜，由食品廠管理層