規劃設計合同管理辦法一、引言在當今競爭激烈的商業環境中，規劃設計合同的有效管理對于公司的穩定發展至關重要。作為一名有著二十年規劃設計合同管理經驗的專業人員，我深知合同管理在保障公司權益、確保項目順利進行方面的重要性。這份管理辦法旨在為公司的規劃設計合同管理提供全面、系統的指導，希望大家能夠認真遵循，共同推動公司業務的健康發展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有與規劃設計相關的合同，包括但不限于建筑規劃設計、景觀規劃設計、室內設計等各類設計服務合同。無論是與外部設計機構簽訂的委托設計合同，還是與內部團隊簽訂的項目責任書，都應按照本辦法進行管理。三、合同管理的基本原則（一）合法性原則我們鼓勵所有合同的簽訂和履行都必須嚴格遵守國家法律法規和行業標準。在起草合同條款時，要確保其內容合法合規，避免因違法違規行為給公司帶來不必要的法律風險。（二）公平公正原則合同的簽訂應遵循公平公正的原則，確保雙方的權利和義務對等。在與合作方協商合同條款時，要充分考慮雙方的利益，避免出現顯失公平的條款。（三）誠實信用原則希望大家在合同的簽訂和履行過程中，始終秉持誠實信用的原則。如實提供相關信息，嚴格按照合同約定履行義務，不得隱瞞或欺詐。（四）風險防范原則我們要樹立風險防范意識，在合同管理的各個環節中，充分評估可能存在的風險，并采取相應的措施進行防范。例如，在合同簽訂前，要對合作方的資信情況進行充分調查，避免與信譽不佳的合作方簽訂合同。四、合同管理的組織架構及職責（一）合同管理部門公司設立專門的合同管理部門，負責統籌管理公司的規劃設計合同。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度和流程；2.對合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環節進行全程監督和管理；3.建立合同檔案，對合同進行分類、編號、歸檔和保管；4.定期對合同的履行情況進行統計分析，為公司決策提供依據；5.協調處理合同糾紛，維護公司的合法權益。（二）業務部門業務部門是合同的發起部門，負責與合作方進行業務洽談、合同起草和初步審核等工作。其主要職責包括：1.了解合作方的需求和意向，制定合理的業務方案；2.根據業務方案起草合同文本，確保合同條款符合業務要求；3.對合作方的資信情況進行初步調查，收集相關資料；4.將起草好的合同文本提交給合同管理部門進行審核；5.負責合同的履行，及時向合同管理部門反饋合同履行過程中出現的問題。（三）法務部門法務部門負責對合同的合法性進行審核，提供法律咨詢和法律支持。其主要職責包括：1.對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規的要求；2.為業務部門和合同管理部門提供法律咨詢，解答法律疑問；3.參與合同糾紛的處理，提供法律意見和建議；4.定期對公司員工進行法律培訓，提高員工的法律意識。（四）財務部門財務部門負責對合同的財務條款進行審核，監督合同的資金收付情況。其主要職責包括：1.對合同中的價格、付款方式、結算方式等財務條款進行審核，確保合同的財務條款合理、可行；2.按照合同約定及時辦理資金收付手續，對資金的使用情況進行監督；3.定期對合同的財務收支情況進行統計分析，為公司的財務管理提供依據。五、合同簽訂前的管理（一）合作方的選擇在選擇合作方時，我們要進行充分的市場調研和考察。業務部門可以通過多種渠道了解合作方的信譽、業績、技術實力等情況。例如，可以查閱合作方的過往項目案例，與曾經合作過的單位進行溝通交流，了解其口碑和服務質量。同時，還要對合作方的資質進行嚴格審查，確保其具備承擔相應規劃設計項目的能力。（二）合同文本的起草業務部門在起草合同文本時，要充分考慮項目的實際情況和公司的利益。合同條款應明確、具體、完整，避免使用模糊、歧義的語言。合同應包括以下主要內容：1.合同雙方的基本信息，包括名稱、地址、聯系方式等；2.項目的名稱、地點、范圍、內容等；3.設計服務的標準和要求；4.合同價款及支付方式；5.設計成果的交付時間和方式；6.雙方的權利和義務；7.違約責任和爭議解決方式；8.合同的生效時間和有效期等。（三）合同的審核合同起草完成后，業務部門應將合同文本提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門在審核時，要重點關注合同的合法性、合規性、完整性和可行性。同時，還要組織法務部門和財務部門對合同進行聯合審核。法務部門主要審核合同的法律條款是否合法合規，財務部門主要審核合同的財務條款是否合理可行。審核過程中，各部門要提出明確的審核意見和建議，業務部門要根據審核意見對合同進行修改完善。六、合同簽訂過程的管理（一）合同的簽訂權限公司實行分級授權簽訂合同制度。根據合同的金額、重要程度等因素，確定不同的簽訂權限。一般情況下，金額較小、風險較低的合同可以由業務部門負責人簽訂；金額較大、風險較高的合同則需要由公司總經理或董事長簽訂。未經授權，任何部門和個人不得擅自簽訂合同。（二）合同的簽訂程序合同審核通過后，業務部門應與合作方進行溝通協商，達成一致意見后，正式簽訂合同。簽訂合同時，要確保合同的簽訂主體合法、合同的內容與審核通過的文本一致。同時，要按照規定的格式和要求加蓋公司公章或合同專用章，并由雙方代表簽字確認。（三）合同的備案合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本提交給合同管理部門進行備案。合同管理部門要對合同進行編號、登記，并建立合同檔案。合同檔案應包括合同文本、審核意見、相關附件等資料，確保合同檔案的完整性和準確性。七、合同履行過程的管理（一）合同的執行業務部門是合同的執行主體，要嚴格按照合同約定履行義務。在項目實施過程中，要及時與合作方進行溝通協調，確保項目的順利進行。同時，要定期向合同管理部門匯報合同的履行情況，包括項目進度、質量情況、資金收付情況等。（二）合同的變更和解除在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化，需要對合同進行變更或解除的，業務部門應及時與合作方進行協商，并簽訂書面的變更或解除協議。變更或解除協議應明確變更或解除的原因、內容、時間等事項，并按照合同簽訂的程序進行審核和簽訂。同時，要及時將變更或解除協議提交給合同管理部門進行備案。（三）合同的風險管理在合同履行過程中，要密切關注可能出現的風險，并采取相應的措施進行防范和應對。例如，對于合作方可能出現的違約行為，要提前制定應急預案，明確違約責任和賠償方式。同時，要加強對項目的質量和進度管理，確保項目按時、按質完成。（四）合同的結算和支付財務部門要按照合同約定及時辦理資金收付手續。在支付款項時，要嚴格審核相關憑證和資料，確保支付的金額和時間符合合同約定。同時，要定期對合同的財務收支情況進行統計分析，及時發現和解決存在的問題。八、合同終止后的管理（一）合同的驗收合同履行完畢后，業務部門要組織相關部門對項目進行驗收。驗收內容包括設計成果的質量、數量、交付時間等是否符合合同約定。驗收合格后，要出具書面的驗收報告，并由雙方簽字確認。（二）合同的歸檔合同終止后，合同管理部門要對合同檔案進行整理和歸檔。將合同文本、審核意見、變更協議、驗收報告等相關資料進行分類、裝訂，存入專門的檔案柜或檔案庫進行保管。合同檔案的保管期限按照國家有關規定執行。（三）合同的總結和評估希望大家在合同終止后，要對合同的簽訂和履行情況進行總結和評估。分析合同管理過程中存在的問題和不足之處，總結經驗教訓，提出改進措施和建議。通過不斷總結和評估，提高公司的合同管理水平。九、合同糾紛的處理（一）糾紛的預防我們鼓勵大家在合同管理的各個環節中，要充分考慮可能出現的糾紛，并采取相應的措施進行預防。例如，在合同簽訂前，要對合同條款進行仔細審核，明確雙方的權利和義務；在合同履行過程中，要嚴格按照合同約定履行義務，及時溝通協調，避免出現誤解和糾紛。（二）糾紛的處理方式如發生合同糾紛，業務部門要及時向合同管理部門報告，并積極與合作方進行協商解決。協商不成的，可以根據合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟等方式進行處理。在處理合同糾紛時