貨物招標投標管理辦法一、引言親愛的各位同事，大家好！在公司的運營過程中，貨物采購與供應環節至關重要。貨物招標投標作為一種公平、公正、公開的采購方式，對于保障公司獲取優質貨物資源、控制成本、提升經濟效益起著關鍵作用。為了規范公司貨物招標投標活動，確保其合法、有序、高效進行，依據相關法律法規和行業標準，結合公司實際運營需求，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同維護公司良好的采購秩序和利益。二、適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在開展貨物采購活動中，達到規定金額標準且采用招標投標方式進行的項目。這里所說的貨物，涵蓋了公司生產經營所需的各類原材料、設備、辦公用品、勞保用品等。也就是說，只要是通過招標投標方式進行上述貨物采購的場景，都要按照本辦法執行。三、基本原則1.公開原則：我們鼓勵將招標投標活動的信息盡可能全面、準確、及時地向所有潛在投標人公開。包括招標公告、招標文件、開標過程、中標結果等，都要以合適的方式向社會或潛在投標人公布，讓大家都能清楚了解項目情況，為公平競爭創造條件。2.公平原則：對待所有潛在投標人，要一視同仁，給予他們平等的機會參與投標。在資格審查、評標標準等方面，不能設置不合理的條件限制或排斥某些潛在投標人。希望大家在操作過程中，時刻秉持這一原則，確保每個投標人都能在公平的環境中競爭。3.公正原則：整個招標投標過程要嚴格按照事先制定的規則和標準進行，尤其是評標環節，評委要公正地對待每一份投標文件，不得偏袒或歧視任何投標人。我們相信大家的專業素養和職業道德，一定能夠做到公正評審。4.誠實信用原則：無論是公司的招標人員，還是參與投標的供應商，都要誠實守信。招標方要如實提供項目信息，履行相關承諾；投標方要如實提供投標文件，不得弄虛作假、串標圍標等。只有大家都遵守這一原則，才能建立起健康、可持續的招標投標環境。四、職責分工1.招標管理部門負責制定和完善公司貨物招標投標相關制度和流程，并監督執行。這就好比是交通規則的制定者，要確保規則合理、適用，并監督大家遵守。組織開展招標項目，包括發布招標公告、編制招標文件、組織開標、評標等工作。這一系列工作就像一場大型活動的策劃與執行，需要精心安排，確保每個環節都順利進行。負責與中標供應商簽訂合同，并跟蹤合同執行情況。合同簽訂就像給雙方的合作上了一把“保險鎖”，而跟蹤執行則是確保這把“鎖”能真正發揮作用，保障公司利益。2.需求部門提出貨物采購需求，詳細說明貨物的規格、型號、數量、質量要求等。這就像是給采購活動畫了一張“藍圖”，需求越明確，最終采購到的貨物就越能符合公司的實際需要。參與招標文件的編制，對技術要求、驗收標準等內容提供專業意見。畢竟需求部門是最了解所需貨物的，他們的專業意見對于確保招標文件的科學性和合理性至關重要。負責貨物的驗收工作，依據合同約定和相關標準，對到貨貨物進行檢驗，確保貨物質量和數量符合要求。驗收工作是把好貨物質量關的最后一道防線，希望需求部門能夠認真負責地完成。3.財務部門負責審核招標項目的預算，確保采購資金合理安排。就像家庭理財一樣，要提前規劃好每一筆錢的用途，避免出現資金浪費或不足的情況。參與評標工作，對投標報價的合理性進行評審。價格是采購過程中的一個重要因素，財務部門憑借專業知識，對報價進行審核，有助于公司選擇性價比高的供應商。負責辦理貨款支付手續，按照合同約定及時支付貨款。及時付款不僅是對供應商的尊重，也有助于維護公司良好的商業信譽。4.監督部門對貨物招標投標活動進行全程監督，確保活動符合法律法規和公司制度要求。這就像比賽中的裁判，要時刻關注比賽過程，保證比賽公平、公正地進行。受理投標人的投訴和舉報，對違規行為進行調查處理。如果發現有不公平的情況，投標人可以向監督部門反映，監督部門會及時處理，維護良好的招標投標秩序。五、招標程序1.招標申請需求部門根據生產經營需要，填寫《招標申請表》，詳細說明采購貨物的名稱、規格、數量、預算金額、需求時間等內容，并提交至招標管理部門。同時，要附上相關的需求說明文件，如技術規格書等。招標管理部門收到申請后，進行審核，判斷是否符合招標條件。如果符合，進入下一步驟；如果不符合，要及時與需求部門溝通，說明原因并協助調整采購方式。2.招標方式確定根據項目特點和相關規定，確定采用公開招標或邀請招標方式。公開招標適用于采購金額較大、潛在供應商較多的項目，通過在指定媒體發布招標公告，廣泛邀請潛在投標人參與投標。邀請招標則適用于技術復雜、有特殊要求或者受自然環境限制，只有少量潛在投標人可供選擇的項目，由招標管理部門向特定的供應商發出投標邀請書。在確定招標方式時，要綜合考慮各種因素，確保既能達到采購目的，又能提高采購效率。3.招標公告發布/投標邀請書發出公開招標：招標管理部門在公司官網、行業指定網站等媒體上發布招標公告。公告內容包括招標項目名稱、招標范圍、投標人資格要求、招標文件獲取方式、投標截止時間、開標時間和地點等信息。公告發布時間不得少于法定規定天數，確保潛在投標人有足夠的時間了解項目并準備投標文件。邀請招標：招標管理部門向符合資格要求的供應商發出投標邀請書。邀請書內容與招標公告類似，但更具針對性。被邀請的供應商應在規定時間內回復是否參與投標。4.招標文件編制與發售招標管理部門組織需求部門、財務部門等相關人員共同編制招標文件。招標文件應包括投標須知、貨物需求及技術規格、評標標準和方法、合同條款等內容。投標須知要明確投標的各項要求和注意事項，如投標文件的格式、份數、密封要求等；貨物需求及技術規格要詳細準確地描述所需貨物的技術參數、質量標準等；評標標準和方法要科學合理，具有可操作性，確保能夠公正地評選出中標候選人；合同條款要明確雙方的權利和義務，避免在后期合同執行過程中出現糾紛。招標文件編制完成后，要進行審核，確保內容準確、完整、合法。審核通過后，向潛在投標人發售。發售方式可以是現場領取，也可以通過電子郵件等方式發送。潛在投標人在獲取招標文件后，如果對文件內容有疑問，可以在規定時間內以書面形式向招標管理部門提出，招標管理部門應及時給予答復，并將答復內容以書面形式通知所有潛在投標人。5.投標潛在投標人在仔細閱讀招標文件后，按照要求編制投標文件。投標文件應包括商務部分和技術部分。商務部分主要包括投標函、投標報價表、營業執照、資質證書、業績證明等文件，用于證明投標人的商業信譽和投標報價的合理性；技術部分主要包括貨物技術方案、售后服務承諾等文件，用于說明投標人對貨物技術要求的響應程度和售后服務能力。投標文件應在規定的投標截止時間前送達指定地點。逾期送達的投標文件，招標管理部門不予受理。投標人在投標截止時間前，可以對已提交的投標文件進行補充、修改或撤回，但應以書面形式通知招標管理部門。補充、修改的內容為投標文件的組成部分。六、開標、評標與定標1.開標開標應在招標文件規定的時間和地點公開進行。開標由招標管理部門主持，邀請所有投標人參加。開標時，首先由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標報價、貨物規格等主要內容。開標過程要記錄在案，并存檔備查。如果發現投標文件未按照招標文件要求密封、投標文件逾期送達等情況，該投標文件將被視為無效投標，不予開標。希望大家在投標過程中一定要嚴格按照要求操作，避免因小失大。2.評標評標由招標管理部門依法組建的評標委員會負責。評標委員會由技術、經濟等方面的專家和招標方代表組成，成員人數為五人以上單數。專家應從相關專家庫中隨機抽取，確保評標過程的公正性和專業性。評標委員會按照招標文件規定的評標標準和方法，對投標文件進行評審。評審過程分為初步評審和詳細評審兩個階段。初步評審主要檢查投標文件是否符合招標文件的基本要求，如投標文件的格式、簽署、資質證明等是否齊全有效；詳細評審則對投標文件的技術方案、商務報價、售后服務等進行深入分析和比較。評標委員會成員要獨立評審，不得相互串通或干擾。在評標過程中，如果發現投標文件中有含義不明確、對同類問題表述不一致等情況，評標委員會可以要求投標人進行澄清。投標人應在規定時間內以書面形式進行澄清，澄清內容作為投標文件的組成部分。但澄清不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內容。評標委員會根據評審結果，推薦中標候選人名單。中標候選人一般不超過三名，并標明排列順序。評標委員會要出具書面評標報告，詳細說明評審過程、中標候選人推薦理由等內容。3.定標招標管理部門根據評標委員會推薦的中標候選人名單，按照公司相關決策程序確定中標人。一般情況下，排名第一的中標候選人為中標人。如果排名第一的中標候選人放棄中標、因不可抗力不能履行合同等，招標人可以按照評標委員會提出的中標候選人名單排序依次確定其他中標候選人為中標人，也可以重新招標。中標人確定后，招標管理部門應在規定時間內發出中標通知書，并同時將中標結果通知所有未中標的投標人。中標通知書對招標人和中標人具有法律效力，中標通知書發出后，招標人改變中標結果的，或者中標人放棄中標項目的，應當依法承擔法律責任。七、合同簽訂與執行1.合同簽訂招標人與中標人應當自中標通知書發出之日起三十日內，按照招標文件和中標人的投標文件訂立書面合同。合同內容應與招標文件和投標文件的實質性內容一致，不得另行訂立背離合同實質性內容的其他協議。合同簽訂前，合同文本要經過公司法律部門審核，確保合同條款合法、有效，保護公司的合法權益。2.合同執行中標人應按照合同約定按時、按質、按量供應貨物。需求部門要密切關注合同執行情況，及時與中標人溝通協調，解決可能出現的問題。在貨物供應過程中，如果需要對合同內容進行變更，如貨物規格、數量、交貨時間等，雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議作為合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。貨物到達公司指定地點后，需求部門應及時組織驗收。驗收人員要依據合同約定和相關標準，對貨物的數量、質量、規格等進行檢驗。驗收合格后，出具驗收報告。如果驗收不合格，需求部門應及時通知中標人，要求其采取整改措施或重新供應貨物。在整改或重新供應貨物期間，中標人應承擔相應的違約責任。財務部門根據驗收報告和合同約定，辦理貨款支付手續。支付貨款時，要嚴格按照公司財務制度進行審核，確保資金支付安全、合規。八、紀律與監督1.紀律要求參與貨物招標投標活動的所有人員，包括公司內部工作人員、評標專家、投標人等，都要嚴格遵守相關法律法規和公司制度，不得有以下行為：招標人或招標代理機構與投標人串通投標，損害公司利益。比如招標人向投標人泄露標底、評標委員會成員名單等信息，或者投標人與招標人商定壓低或抬高標價，中標后再給招標人或招標代理機構額外利益等行為。投標人相互串通投標，排擠其他投標人公平競爭。例如投標人之間相互約定抬高或壓低投標報價，或者約定輪流以高價位或低價位中標等。投標人以行賄手段謀取中標。這是嚴重違反法律法規和商業道德的行為，一旦發現，將嚴肅處理。評標委員會成員收受投標人的財物或者其他好處，在評標過程中偏袒特定投標人，影響評標結果公正性。公司內部工作人員利用職務之便，干預招標投標活動，為特定投標人謀取利益。2.監督檢查監督部門要對貨物招標投標活動進行全程監督，定期或不定期對招標項目進行檢查。檢查內容包括招標程序是否合法合規、招標文件編制是否合理、評標過程是否公正、合同執行是否到位等。鼓勵公司員工、投標人及其他利害關系人對貨物招標投標活動中的違規行為進行舉報。舉報應采用書面形式，并提供相關證據。監督部門收到舉報后，要及時進行調查核實，對于經查實的違規行為，要依法依規嚴肅處理。3.違規處理如果發現公司內部工作人員在貨物招標投標活動中有違規行為，將視情節輕重，給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、撤職等；構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。對于投標人的違規行為，根據法律法規和招標文件的約定，給予警告、罰款、取消投標資格、沒收投標保證金等處罰；情節嚴重的，列入公司不良供應商名單，在一定期限內禁止其參與