部門檔案歸檔管理辦法一、引言親愛的同事們，在我們公司日常運營過程中，各項工作都會產生大量的文件資料，這些資料猶如公司的寶貴財富，它們記錄著公司發展歷程、業務活動軌跡以及重要決策過程。有效的檔案歸檔管理，對于公司業務的順利開展、經驗的傳承以及未來發展的規劃都起著至關重要的作用。為了讓我們的檔案管理工作更加規范有序，依據國家相關法律法規以及行業通行標準，結合咱們公司的實際運營情況，特制定本《部門檔案歸檔管理辦法》。希望大家在日常工作中積極配合，認真執行，共同守護好公司的這些重要資產。二、適用范圍本辦法適用于公司內所有部門產生的各類檔案的歸檔管理工作。無論是行政部門、業務部門，還是后勤支持部門，只要涉及檔案資料的形成、整理、保管及利用，都應遵循本辦法的相關規定。三、管理職責劃分（一）檔案管理部門1.檔案管理部門是公司檔案歸檔管理的核心樞紐，負責統籌規劃公司整體的檔案管理工作。2.需要依據國家法律法規、行業標準以及公司實際情況，制定并完善檔案管理的各項規章制度，包括本辦法的修訂與更新，確保其始終貼合公司發展需求。3.對各部門檔案管理人員進行業務培訓與指導，提升大家的檔案管理水平，使工作更加專業、規范。比如定期組織檔案管理知識講座、經驗分享會等活動。4.負責接收各部門移交的已整理好的檔案，并按照統一標準進行分類、編目、上架存儲，同時建立完善的檢索體系，方便后續檔案的查詢與利用。5.對檔案保管情況進行定期檢查，監督檔案保管環境的安全性、適宜性，及時發現并處理檔案保管過程中出現的諸如霉變、破損等問題，確保檔案的完整性與安全性。（二）各部門1.各部門是本部門檔案形成與初始管理的責任主體，需要指定專人作為本部門的檔案管理員，負責本部門檔案資料的收集、整理、預歸檔等前期工作。2.部門檔案管理員要依據公司檔案管理部門制定的標準和規范，結合本部門業務特點，及時、準確地收集本部門在工作過程中形成的各類有保存價值的文件資料，確保無遺漏。3.對收集到的檔案資料進行初步整理，按照規定的分類方法和編號規則進行分類、編號，并編寫簡單的目錄，使檔案資料條理清晰，便于后續進一步處理。4.定期將整理好的檔案資料按照規定的時間和流程移交至公司檔案管理部門，完成檔案的正式歸檔。同時，積極配合檔案管理部門開展的各項檔案管理工作，如提供必要的檔案信息、協助查詢檔案等。四、檔案的定義與分類（一）檔案定義檔案是指公司在各項活動過程中直接形成的，對公司具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于紙質文件、電子文件、照片、音像資料等。（二）檔案分類1.行政類檔案公司制度文件：涵蓋公司各項管理制度、規定、辦法等，如人事管理制度、財務管理制度等，這些文件是公司日常運營的基本準則。會議文件：包括公司各類會議的通知、議程、會議記錄、會議決議等，記錄了公司重要決策過程和工作安排。證照資質文件：如營業執照、各類經營許可證、資質證書等，是公司合法經營和開展業務的重要憑證。往來公文：與外部單位之間的往來函件、請示、批復等文件，反映了公司與外界的溝通協作情況。2.業務類檔案項目文檔：針對公司開展的各類項目，從項目立項、策劃、執行到驗收等各個階段形成的文件資料，如項目立項報告、項目策劃書、項目進度報告、項目驗收報告等。客戶資料：包括客戶基本信息、合作協議、溝通記錄、需求文檔等，是公司維護客戶關系、開展業務合作的重要依據。市場調研資料：如市場調研報告、行業分析報告、競爭對手資料等，為公司市場決策提供參考。3.財務類檔案會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，是記錄公司經濟業務發生和完成情況的書面證明。會計賬簿：如總賬、明細賬、日記賬等，全面、系統地記錄公司的經濟活動。財務報表：包括資產負債表、利潤表、現金流量表等，反映公司一定時期的財務狀況和經營成果。稅務資料：如納稅申報表、稅務審批文件等，與公司稅務相關的各類資料。4.人事類檔案員工個人檔案：包含員工入職資料、勞動合同、績效考核記錄、培訓記錄、獎懲記錄等，記錄員工在公司的職業發展歷程。人事政策文件：公司制定的有關人事招聘、培訓、考核、薪酬等方面的政策文件。5.其他類檔案榮譽資質類：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、錦旗等相關資料，以及相關的表彰文件。企業文化類：公司宣傳資料、內部刊物、文化活動照片、視頻等資料，展現公司文化建設成果。五、檔案的收集與整理（一）收集原則與要求1.全面性原則：各部門在收集檔案資料時要做到全面、無遺漏，凡是在工作過程中形成的對公司有保存價值的文件資料都應納入收集范圍。比如項目執行過程中的一些臨時性溝通文件，雖然看似不重要，但可能對項目整體情況的追溯有重要作用，也需一并收集。2.及時性原則：檔案資料的收集應及時進行，避免因時間過長導致資料丟失或遺忘。例如，項目結束后應在一個月內完成項目相關檔案資料的收集工作。3.真實性原則：確保收集到的檔案資料真實可靠，不得篡改、偽造。所有文件資料應保持原始面貌，包括簽字、蓋章等都應完整保留。（二）整理步驟與方法1.分類：各部門檔案管理員應按照前面所述的檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行初步分類。比如將行政類文件和業務類文件分開，再在行政類中細分制度文件、會議文件等。2.排序：在每一類檔案中，按照一定的邏輯順序進行排序。如按時間先后順序、重要程度等。例如對于項目文檔，可以按照項目開展階段的先后順序進行排序。3.編號：為每份檔案資料或每組檔案資料編制唯一的編號，編號應具有系統性和可追溯性。編號可以采用部門代碼+檔案類別代碼+順序號的方式，例如行政部的制度文件，編號可以為“XZZD001”。4.編目：編寫檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、頁碼、保管期限等基本信息，方便后續查詢和管理。可以使用電子表格制作檔案目錄，便于編輯和修改。六、檔案的保管（一）保管環境要求1.檔案庫房選址：檔案庫房應選擇在地勢較高、干燥、通風良好、便于安全管理且遠離水源、火源和污染源的地方。例如避免在地下室或靠近鍋爐房的位置設置檔案庫房。2.溫濕度控制：庫房內溫度應保持在1424℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。可以通過安裝空調、除濕機等設備來調節溫濕度，并定時記錄溫濕度數據。3.防火、防潮、防蟲、防塵措施配備足夠數量且符合標準的滅火設備，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其能正常使用。在庫房地面鋪設防潮層，檔案架應與地面保持一定距離，防止檔案受潮。定期投放防蟲藥物，如樟腦丸等，并設置防蟲網，防止害蟲進入庫房。保持庫房清潔，定期打掃衛生，安裝空氣過濾設備，減少灰塵進入。（二）保管期限規定1.永久保管：涉及公司重大決策、重要歷史事件、具有長遠利用價值的檔案，如公司成立文件、公司章程修訂記錄、重大項目的核心資料等，應永久保管。2.長期保管：保管期限一般為1650年，包括重要的業務合同、員工的長期培訓記錄、財務年度報表等。這些檔案對公司的長期發展和歷史追溯具有重要意義。3.短期保管：保管期限一般為115年，如一般性的行政文件、短期項目的資料等。短期保管期滿后，經過鑒定確認無保存價值的，可以按照規定程序進行銷毀。（三）檔案存放與維護1.檔案上架：檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，應按照分類和編號順序，將檔案整齊上架存放。檔案架應標注清晰的類別和編號范圍，便于查找。2.定期檢查：檔案管理人員要定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的存放位置是否正確、有無破損、霉變、蟲蛀等情況。如發現問題，應及時采取相應措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對霉變檔案進行干燥處理等。3.檔案備份：對于重要的電子檔案，要定期進行備份，并采用多種存儲介質進行異地存儲，防止因存儲設備損壞、自然災害等原因導致數據丟失。例如，可以同時使用硬盤和光盤進行備份，并將一份備份存儲在遠離公司辦公地點的安全場所。七、檔案的利用（一）利用申請流程1.公司內部人員因工作需要查閱或借閱檔案時，需填寫《檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、檔案名稱或類別、預計利用時間等信息。2.將申請表提交至本部門負責人審批，部門負責人應根據申請內容判斷是否確有必要利用相關檔案，并簽署審批意見。3.審批通過后，申請表交由檔案管理部門，檔案管理人員根據申請表內容查找并提供相關檔案。對于借閱申請，檔案管理人員應在申請表上注明借閱期限，并辦理借閱登記手續。（二）利用方式與限制1.查閱：查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出該場所。查閱過程中，要愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如果需要摘錄檔案內容，應經過檔案管理部門同意，并在摘錄內容上注明檔案出處。2.借閱：借閱檔案的人員應妥善保管檔案，不得轉借他人。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，需提前向檔案管理部門申請。借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員要對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案完好無損。3.復制：因工作需要復制檔案的，需在《檔案利用申請表》中注明復制的原因、范圍和份數，經檔案管理部門審核并報相關領導審批后，由檔案管理人員按照規定進行復制。復制的檔案應注明“復制”字樣，并與原件分開保管。復制的檔案同樣要遵守檔案利用的相關規定。（三）利用記錄與反饋1.檔案管理部門要對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用申請人、利用時間、檔案名稱、利用方式等信息。通過利用記錄，分析各類檔案的使用頻率和需求情況，為檔案的管理和優化提供參考。2.鼓勵利用檔案的人員在利用結束后，對檔案提供的及時性、完整性以及檔案管理工作提出反饋意見和建議。檔案管理部門應認真對待這些反饋，不斷改進工作，提高檔案服務質量。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與職責1.公司成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負責人、各相關部門代表以及公司內部的法律、財務等專業人員。鑒定小組負責對已到保管期限或因其他原因需要鑒定的檔案進行價值評估。2.檔案管理部門負責整理需鑒定檔案的清單，并提供相關背景信息，協助鑒定小組開展工作。3.各部門代表要結合本部門業務實際，對涉及本部門的檔案提出鑒定意見，從業務角度判斷檔案是否仍有保存價值。4.法律、財務等專業人員從法律合規、財務審計等專業角度，對檔案的保存必要性進行評估。（二）鑒定標準與流程1.鑒定標準從檔案的歷史價值、現實利用價值、法律合規要求等方面綜合判斷檔案是否具有繼續保存的價值。例如，一些涉及公司核心技術的檔案，即使已到保管期限，但因其對公司技術傳承和創新仍具有重要意義，應繼續保存。對于已失去現實利用價值，且不涉及法律糾紛、財務審計等重要事項的檔案，可以考慮銷毀。2.鑒定流程檔案管理部門定期提出需鑒定檔案的初步意見，并將相關檔案清單及說明提交給鑒定小組。鑒定小組召開專門會議，對檔案逐一進行審查和評估，形成鑒定結論。對于有爭議的檔案，應進行充分討論和研究，必要時可咨詢外部專家意見。鑒定小組將鑒定結論以書面形式報公司領導審批。（三）銷毀程序與要求1.經公司領導審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。銷毀前，應再次核對檔案清單，確保無誤。2.銷毀檔案可以采用粉碎、焚燒等方式，保證檔案信息無法恢復。對于電子檔案，應使用專業的數據擦除軟件進行徹底刪除，并進行數據銷毀記錄。3.銷毀工作應安排專人負責監銷，監銷人員要在銷毀現場全程監督，確保銷毀工作的順利進行和檔案的安全銷毀。銷毀完成后，監銷人員和檔案管理人員應在銷毀記錄上簽字確認。九、監督與考核1.公司建立檔案歸檔管理監督機制，檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和指導，及時發現問題并督促整改。例如，每季度對各部門檔案收集、整理情況進行