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文檔簡介
部門集中采購管理辦法一、總則(一)目的在我們?nèi)粘5墓ぷ鏖_展中,采購活動是保證公司各部門正常運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。為了規(guī)范部門集中采購行為,提高采購資金的使用效益,保證采購質(zhì)量,促進廉政建設(shè),特制定本管理辦法。我們希望通過本辦法的實施,能讓采購流程更加透明、高效,為公司的發(fā)展提供堅實的物資與服務(wù)保障。(二)適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門涉及集中采購的所有活動。無論是辦公用品的采購,還是大型設(shè)備的購置,只要是通過集中采購的方式進行,都應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。(三)采購原則1.公開透明原則:整個采購過程要像玻璃一樣透明,從采購信息的發(fā)布、供應(yīng)商的選擇到采購結(jié)果的公示,都要保證公開,讓所有相關(guān)人員都能清楚了解情況。我們鼓勵大家積極監(jiān)督采購過程,發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。2.公平競爭原則:給予所有符合條件的供應(yīng)商平等參與競爭的機會,不偏袒、不歧視。希望大家秉持公正的態(tài)度,在選擇供應(yīng)商時,只以質(zhì)量、價格、服務(wù)等客觀因素作為評判標準。3.公正原則:在采購活動中,對待所有供應(yīng)商要一碗水端平,嚴格按照既定的采購標準和程序進行操作。任何個人或部門都不得私自與供應(yīng)商進行不當接觸,干擾采購的公正性。4.誠實信用原則:無論是公司內(nèi)部人員還是供應(yīng)商,都要講誠信,如實提供相關(guān)信息,履行各自的責(zé)任和義務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)有不誠信行為,將嚴肅處理。二、管理職責(zé)(一)采購管理委員會1.組成:采購管理委員會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門負責(zé)人等組成。成員們都是在各自領(lǐng)域有著豐富經(jīng)驗和專業(yè)知識的人員,他們肩負著為公司采購活動把好方向的重要職責(zé)。2.職責(zé)審議公司集中采購相關(guān)制度、政策,并根據(jù)公司發(fā)展和市場變化進行修訂完善。希望委員會成員能密切關(guān)注行業(yè)動態(tài)和公司需求,提出建設(shè)性的制度優(yōu)化建議。對重大采購項目的采購方案、采購預(yù)算等進行審批。在審批過程中,要充分考慮公司的整體利益和長期發(fā)展,確保每一個重大采購決策都科學(xué)合理。協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大爭議和問題。當采購活動遇到困難和分歧時,委員會要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用,以公正、客觀的態(tài)度化解矛盾,推動采購工作順利進行。(二)采購部門1.職責(zé)根據(jù)各部門提交的采購需求,匯總編制集中采購計劃。這要求采購部門與各部門保持密切溝通,準確理解需求,合理安排采購時間和預(yù)算。我們鼓勵采購部門主動與需求部門對接,提供專業(yè)的采購建議。按照采購管理委員會審批通過的采購計劃,組織實施采購活動。從發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商、組織開標評標到簽訂采購合同等一系列工作,采購部門都要精心組織,嚴格按照規(guī)范流程操作。建立和維護供應(yīng)商庫,對供應(yīng)商進行評估、考核和管理。定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價,篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,淘汰不合格供應(yīng)商,保證供應(yīng)商隊伍的高質(zhì)量。希望采購部門能不斷優(yōu)化供應(yīng)商管理機制,為公司引入更多優(yōu)秀的合作伙伴。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況,及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量到位,滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。(三)需求部門1.職責(zé)根據(jù)工作實際需要,合理提出采購需求,詳細說明采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等關(guān)鍵信息。需求部門要對需求的真實性和合理性負責(zé),避免出現(xiàn)盲目采購或過度采購的情況。希望需求部門在提出需求前,能進行充分的調(diào)研和論證。參與采購項目的技術(shù)評審、商務(wù)談判等環(huán)節(jié),提供專業(yè)的技術(shù)支持和意見。從自身專業(yè)角度出發(fā),協(xié)助采購部門選擇最合適的供應(yīng)商和采購方案。負責(zé)對采購物資或服務(wù)進行驗收,確保其符合采購合同要求。若驗收發(fā)現(xiàn)問題,及時與采購部門和供應(yīng)商溝通解決。(四)財務(wù)部門1.職責(zé)參與編制采購預(yù)算,對采購項目的資金安排進行審核和監(jiān)督。確保采購資金的合理使用,避免資金浪費或超支。財務(wù)部門要運用專業(yè)的財務(wù)知識,為采購項目提供資金方面的支持和指導(dǎo)。按照采購合同的約定,辦理采購款項的支付手續(xù)。嚴格審核支付申請,確保資金支付的準確性和安全性。同時,要對采購資金的使用情況進行賬務(wù)處理和分析,為公司財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。(五)審計部門1.職責(zé)對采購活動進行全過程審計監(jiān)督,包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行等。通過審計,發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和風(fēng)險,及時提出改進建議。審計部門要秉持嚴謹、公正的態(tài)度,為采購活動保駕護航。對采購項目的績效進行評價,評估采購資金的使用效益、采購物資或服務(wù)對公司業(yè)務(wù)的支持效果等。通過績效評價,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),為后續(xù)采購活動提供參考。三、采購流程(一)采購需求申報1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前,根據(jù)下一年度工作安排和業(yè)務(wù)發(fā)展需要,向采購部門提交本部門的采購需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計交付時間等信息。希望大家能按時準確提交需求計劃,以便采購部門統(tǒng)籌安排采購工作。2.對于臨時新增的采購需求,需求部門應(yīng)填寫《臨時采購申請表》,說明采購原因、緊急程度等情況,經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交采購部門。采購部門將根據(jù)實際情況,協(xié)調(diào)安排采購。(二)采購計劃編制與審批1.采購部門收到各需求部門提交的采購需求后,進行匯總、整理和分類。根據(jù)公司資金狀況、市場供應(yīng)情況等因素,編制年度集中采購計劃草案。草案內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、采購方式、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等。2.采購計劃草案提交采購管理委員會審議。委員會成員對采購計劃進行充分討論和審核,根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、資金安排等因素進行調(diào)整和完善。審核通過后的采購計劃正式發(fā)布實施。(三)采購方式確定1.公開招標:達到一定金額標準(具體金額根據(jù)公司實際情況確定)的采購項目,應(yīng)采用公開招標方式。通過在公司內(nèi)部網(wǎng)站、官方媒體等平臺發(fā)布招標公告,邀請不特定的供應(yīng)商參與投標競爭。公開招標方式能最大程度保證采購的公平、公正和透明,我們鼓勵在符合條件的情況下優(yōu)先采用這種方式。2.邀請招標:對于一些技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制,只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的項目,可以采用邀請招標方式。采購部門向符合條件的三家以上供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書,邀請其參加投標。邀請招標要嚴格按照規(guī)定的程序進行,確保邀請過程的公正性。3.競爭性談判:采購項目技術(shù)規(guī)格、標準不明確,或者需要通過談判進一步明確需求和價格的,可以采用競爭性談判方式。采購部門邀請不少于三家供應(yīng)商進行談判,通過多輪談判,確定最終的供應(yīng)商和采購價格。在談判過程中,要做好記錄,保證談判的規(guī)范性和公正性。4.詢價采購:采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目,可以采用詢價采購方式。采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單,要求其在規(guī)定時間內(nèi)報出價格和相關(guān)條款,采購部門根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。詢價過程要注意對比各供應(yīng)商的報價和服務(wù),選擇性價比最高的供應(yīng)商。5.單一來源采購:符合以下情形之一的,可以采用單一來源采購方式:只能從唯一供應(yīng)商處采購的,如特定專利產(chǎn)品、獨家代理產(chǎn)品等。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求,需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購,且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式,必須嚴格按照規(guī)定的審批程序進行,提供充分的理由和依據(jù)。(四)采購文件編制與發(fā)布1.根據(jù)確定的采購方式,采購部門編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、投標(報價)文件格式、評標(談判、詢價)標準等內(nèi)容。采購文件的編制要準確、詳細、規(guī)范,避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。希望采購部門在編制文件過程中,多參考以往項目經(jīng)驗,確保文件的質(zhì)量。2.采購文件編制完成后,按照規(guī)定的渠道發(fā)布。公開招標和邀請招標項目,招標公告和招標文件應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、官方媒體等平臺發(fā)布;競爭性談判、詢價采購項目,采購文件應(yīng)向邀請的供應(yīng)商發(fā)出。發(fā)布采購文件要確保信息的及時性和準確性,讓供應(yīng)商有足夠的時間準備響應(yīng)文件。(五)供應(yīng)商參與1.供應(yīng)商在獲取采購文件后,應(yīng)仔細閱讀文件內(nèi)容,按照要求準備響應(yīng)文件。響應(yīng)文件應(yīng)包括供應(yīng)商的資格證明文件、技術(shù)方案、商務(wù)報價、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容,確保響應(yīng)文件真實、有效、完整。希望供應(yīng)商能認真對待響應(yīng)文件的編制,充分展示自身的實力和優(yōu)勢。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間和地點,將響應(yīng)文件密封提交給采購部門。采購部門在接收響應(yīng)文件時,要做好登記和簽收工作,確保響應(yīng)文件的安全和保密。(六)開標、評標(談判、詢價)與定標1.開標:公開招標項目應(yīng)按照規(guī)定的時間和地點舉行開標儀式。開標由采購部門主持,邀請所有供應(yīng)商代表、需求部門代表、監(jiān)督人員等參加。開標時,當眾拆封響應(yīng)文件,宣布供應(yīng)商名稱、投標報價等主要內(nèi)容,并做好記錄。開標過程要保證公開、公正、透明,接受各方監(jiān)督。2.評標(談判、詢價):組建評標(談判、詢價)小組,成員由采購部門、需求部門、技術(shù)專家、財務(wù)人員等組成。小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和經(jīng)驗,能夠獨立、公正地履行職責(zé)。評標(談判、詢價)小組按照采購文件規(guī)定的標準和方法,對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審。評審過程要嚴格保密,禁止小組成員與供應(yīng)商進行私下接觸。在評審過程中,小組成員要認真負責(zé),客觀公正地評價各供應(yīng)商的表現(xiàn)。3.定標:評標(談判、詢價)小組根據(jù)評審結(jié)果,推薦中標(成交)候選人。采購管理委員會根據(jù)評標(談判、詢價)小組的推薦意見,確定中標(成交)供應(yīng)商,并發(fā)布中標(成交)公告。公告內(nèi)容應(yīng)包括中標(成交)供應(yīng)商名稱、中標(成交)金額、采購項目名稱等信息。(七)合同簽訂與履行1.中標(成交)供應(yīng)商確定后,采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款,確保合同條款清晰、明確、合法。希望采購部門在簽訂合同前,仔細審查合同條款,避免出現(xiàn)合同風(fēng)險。2.合同簽訂后,采購部門和需求部門要密切跟蹤合同的履行情況。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付采購物資或提供服務(wù)。需求部門負責(zé)對交付的物資或服務(wù)進行驗收,驗收合格后,填寫驗收報告。若在合同履行過程中出現(xiàn)問題,采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。(八)采購檔案管理1.采購活動結(jié)束后,采購部門應(yīng)及時收集、整理采購過程中的相關(guān)文件資料,包括采購需求計劃、采購計劃、采購文件、響應(yīng)文件、評標(談判、詢價)記錄、中標(成交)通知書、采購合同、驗收報告等,建立采購檔案。采購檔案是采購活動的重要記錄,要保證其完整性和準確性。2.采購檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保存,以便日后查閱和審計。保存期限屆滿后,經(jīng)相關(guān)部門審批,可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。四、供應(yīng)商管理(一)供應(yīng)商準入1.有意向參與公司集中采購活動的供應(yīng)商,應(yīng)向采購部門提交供應(yīng)商準入申請,填寫《供應(yīng)商準入申請表》,并提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、質(zhì)量保證體系文件等相關(guān)資料。希望供應(yīng)商能如實提供相關(guān)信息,保證資料的真實性和完整性。2.采購部門對供應(yīng)商提交的申請資料進行初審,初審合格后,組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察(必要時)??疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)力量、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。通過考察,全面了解供應(yīng)商的實際情況,確保供應(yīng)商具備為公司提供優(yōu)質(zhì)物資和服務(wù)的能力。3.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商,列入公司供應(yīng)商庫。供應(yīng)商庫應(yīng)定期進行更新和維護,保證庫內(nèi)信息的準確性和有效性。(二)供應(yīng)商評價與考核1.建立供應(yīng)商評價與考核機制,定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和考核。評價考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。我們希望通過客觀、公正的評價考核,激勵供應(yīng)商不斷提高自身的服務(wù)水平。2.需求部門在采購物資或服務(wù)驗收過程中,對供應(yīng)商的質(zhì)量、交貨期等情況進行記錄。采購部門根據(jù)需求部門的反饋以及與供應(yīng)商的日常溝通情況,對供應(yīng)商進行綜合評價。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對評價為優(yōu)秀的供應(yīng)商,在同等條件下,優(yōu)先考慮其參與公司后續(xù)的采購項目,并給予一定的獎勵;對評價為良好的供應(yīng)商,繼續(xù)保持合作關(guān)系,鼓勵其進一步提高;對評價為合格的供應(yīng)商,要求其針對存在的問題進行整改,整改合格后,可繼續(xù)參與采購項目;對評價為不合格的供應(yīng)商,從供應(yīng)商庫中刪除,不再與其開展合作。五、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門要對采購活動進行全過程監(jiān)督,定期或不定期開展采購專項審計。審計內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題,要及時向采購部門和相關(guān)部門反饋,并提出整改建議。希望審計部門能認真履行監(jiān)督職責(zé),確保采購活動合法合規(guī)。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和電話,接受公司員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息,公司將嚴格保密,并進行認真核實。經(jīng)查實的違規(guī)行為,將嚴肅處理。鼓勵大家積極參與監(jiān)督,共同維護公司采購活動的公正和規(guī)范。(二)外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查,積極配合政府部門開展的采購領(lǐng)域?qū)m棛z查工作。按照政府部門的要求,提供相關(guān)資
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