部門集中采購管理辦法一、總則（一）目的在我們?nèi)粘５墓ぷ鏖_展中，采購活動是保證公司各部門正常運轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)。為了規(guī)范部門集中采購行為，提高采購資金的使用效益，保證采購質(zhì)量，促進廉政建設(shè)，特制定本管理辦法。我們希望通過本辦法的實施，能讓采購流程更加透明、高效，為公司的發(fā)展提供堅實的物資與服務(wù)保障。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門涉及集中采購的所有活動。無論是辦公用品的采購，還是大型設(shè)備的購置，只要是通過集中采購的方式進行，都應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。（三）采購原則1.公開透明原則：整個采購過程要像玻璃一樣透明，從采購信息的發(fā)布、供應(yīng)商的選擇到采購結(jié)果的公示，都要保證公開，讓所有相關(guān)人員都能清楚了解情況。我們鼓勵大家積極監(jiān)督采購過程，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。2.公平競爭原則：給予所有符合條件的供應(yīng)商平等參與競爭的機會，不偏袒、不歧視。希望大家秉持公正的態(tài)度，在選擇供應(yīng)商時，只以質(zhì)量、價格、服務(wù)等客觀因素作為評判標準。3.公正原則：在采購活動中，對待所有供應(yīng)商要一碗水端平，嚴格按照既定的采購標準和程序進行操作。任何個人或部門都不得私自與供應(yīng)商進行不當接觸，干擾采購的公正性。4.誠實信用原則：無論是公司內(nèi)部人員還是供應(yīng)商，都要講誠信，如實提供相關(guān)信息，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)有不誠信行為，將嚴肅處理。二、管理職責(zé)（一）采購管理委員會1.組成：采購管理委員會由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門負責(zé)人等組成。成員們都是在各自領(lǐng)域有著豐富經(jīng)驗和專業(yè)知識的人員，他們肩負著為公司采購活動把好方向的重要職責(zé)。2.職責(zé)審議公司集中采購相關(guān)制度、政策，并根據(jù)公司發(fā)展和市場變化進行修訂完善。希望委員會成員能密切關(guān)注行業(yè)動態(tài)和公司需求，提出建設(shè)性的制度優(yōu)化建議。對重大采購項目的采購方案、采購預(yù)算等進行審批。在審批過程中，要充分考慮公司的整體利益和長期發(fā)展，確保每一個重大采購決策都科學(xué)合理。協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大爭議和問題。當采購活動遇到困難和分歧時，委員會要發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，以公正、客觀的態(tài)度化解矛盾，推動采購工作順利進行。（二）采購部門1.職責(zé)根據(jù)各部門提交的采購需求，匯總編制集中采購計劃。這要求采購部門與各部門保持密切溝通，準確理解需求，合理安排采購時間和預(yù)算。我們鼓勵采購部門主動與需求部門對接，提供專業(yè)的采購建議。按照采購管理委員會審批通過的采購計劃，組織實施采購活動。從發(fā)布采購公告、邀請供應(yīng)商、組織開標評標到簽訂采購合同等一系列工作，采購部門都要精心組織，嚴格按照規(guī)范流程操作。建立和維護供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行評估、考核和管理。定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價，篩選出優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，淘汰不合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)商隊伍的高質(zhì)量。希望采購部門能不斷優(yōu)化供應(yīng)商管理機制，為公司引入更多優(yōu)秀的合作伙伴。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。確保采購物資和服務(wù)按時、按質(zhì)、按量到位，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求。（三）需求部門1.職責(zé)根據(jù)工作實際需要，合理提出采購需求，詳細說明采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等關(guān)鍵信息。需求部門要對需求的真實性和合理性負責(zé)，避免出現(xiàn)盲目采購或過度采購的情況。希望需求部門在提出需求前，能進行充分的調(diào)研和論證。參與采購項目的技術(shù)評審、商務(wù)談判等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)的技術(shù)支持和意見。從自身專業(yè)角度出發(fā)，協(xié)助采購部門選擇最合適的供應(yīng)商和采購方案。負責(zé)對采購物資或服務(wù)進行驗收，確保其符合采購合同要求。若驗收發(fā)現(xiàn)問題，及時與采購部門和供應(yīng)商溝通解決。（四）財務(wù)部門1.職責(zé)參與編制采購預(yù)算，對采購項目的資金安排進行審核和監(jiān)督。確保采購資金的合理使用，避免資金浪費或超支。財務(wù)部門要運用專業(yè)的財務(wù)知識，為采購項目提供資金方面的支持和指導(dǎo)。按照采購合同的約定，辦理采購款項的支付手續(xù)。嚴格審核支付申請，確保資金支付的準確性和安全性。同時，要對采購資金的使用情況進行賬務(wù)處理和分析，為公司財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。（五）審計部門1.職責(zé)對采購活動進行全過程審計監(jiān)督，包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行等。通過審計，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和風(fēng)險，及時提出改進建議。審計部門要秉持嚴謹、公正的態(tài)度，為采購活動保駕護航。對采購項目的績效進行評價，評估采購資金的使用效益、采購物資或服務(wù)對公司業(yè)務(wù)的支持效果等。通過績效評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)采購活動提供參考。三、采購流程（一）采購需求申報1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)下一年度工作安排和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，向采購部門提交本部門的采購需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計交付時間等信息。希望大家能按時準確提交需求計劃，以便采購部門統(tǒng)籌安排采購工作。2.對于臨時新增的采購需求，需求部門應(yīng)填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、緊急程度等情況，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后提交采購部門。采購部門將根據(jù)實際情況，協(xié)調(diào)安排采購。（二）采購計劃編制與審批1.采購部門收到各需求部門提交的采購需求后，進行匯總、整理和分類。根據(jù)公司資金狀況、市場供應(yīng)情況等因素，編制年度集中采購計劃草案。草案內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、采購方式、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等。2.采購計劃草案提交采購管理委員會審議。委員會成員對采購計劃進行充分討論和審核，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標、資金安排等因素進行調(diào)整和完善。審核通過后的采購計劃正式發(fā)布實施。（三）采購方式確定1.公開招標：達到一定金額標準（具體金額根據(jù)公司實際情況確定）的采購項目，應(yīng)采用公開招標方式。通過在公司內(nèi)部網(wǎng)站、官方媒體等平臺發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應(yīng)商參與投標競爭。公開招標方式能最大程度保證采購的公平、公正和透明，我們鼓勵在符合條件的情況下優(yōu)先采用這種方式。2.邀請招標：對于一些技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的項目，可以采用邀請招標方式。采購部門向符合條件的三家以上供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。邀請招標要嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保邀請過程的公正性。3.競爭性談判：采購項目技術(shù)規(guī)格、標準不明確，或者需要通過談判進一步明確需求和價格的，可以采用競爭性談判方式。采購部門邀請不少于三家供應(yīng)商進行談判，通過多輪談判，確定最終的供應(yīng)商和采購價格。在談判過程中，要做好記錄，保證談判的規(guī)范性和公正性。4.詢價采購：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價采購方式。采購部門向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報出價格和相關(guān)條款，采購部門根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商。詢價過程要注意對比各供應(yīng)商的報價和服務(wù)，選擇性價比最高的供應(yīng)商。5.單一來源采購：符合以下情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的，如特定專利產(chǎn)品、獨家代理產(chǎn)品等。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式，必須嚴格按照規(guī)定的審批程序進行，提供充分的理由和依據(jù)。（四）采購文件編制與發(fā)布1.根據(jù)確定的采購方式，采購部門編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、投標（報價）文件格式、評標（談判、詢價）標準等內(nèi)容。采購文件的編制要準確、詳細、規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。希望采購部門在編制文件過程中，多參考以往項目經(jīng)驗，確保文件的質(zhì)量。2.采購文件編制完成后，按照規(guī)定的渠道發(fā)布。公開招標和邀請招標項目，招標公告和招標文件應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、官方媒體等平臺發(fā)布；競爭性談判、詢價采購項目，采購文件應(yīng)向邀請的供應(yīng)商發(fā)出。發(fā)布采購文件要確保信息的及時性和準確性，讓供應(yīng)商有足夠的時間準備響應(yīng)文件。（五）供應(yīng)商參與1.供應(yīng)商在獲取采購文件后，應(yīng)仔細閱讀文件內(nèi)容，按照要求準備響應(yīng)文件。響應(yīng)文件應(yīng)包括供應(yīng)商的資格證明文件、技術(shù)方案、商務(wù)報價、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容，確保響應(yīng)文件真實、有效、完整。希望供應(yīng)商能認真對待響應(yīng)文件的編制，充分展示自身的實力和優(yōu)勢。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間和地點，將響應(yīng)文件密封提交給采購部門。采購部門在接收響應(yīng)文件時，要做好登記和簽收工作，確保響應(yīng)文件的安全和保密。（六）開標、評標（談判、詢價）與定標1.開標：公開招標項目應(yīng)按照規(guī)定的時間和地點舉行開標儀式。開標由采購部門主持，邀請所有供應(yīng)商代表、需求部門代表、監(jiān)督人員等參加。開標時，當眾拆封響應(yīng)文件，宣布供應(yīng)商名稱、投標報價等主要內(nèi)容，并做好記錄。開標過程要保證公開、公正、透明，接受各方監(jiān)督。2.評標（談判、詢價）：組建評標（談判、詢價）小組，成員由采購部門、需求部門、技術(shù)專家、財務(wù)人員等組成。小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠獨立、公正地履行職責(zé)。評標（談判、詢價）小組按照采購文件規(guī)定的標準和方法，對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行評審。評審過程要嚴格保密，禁止小組成員與供應(yīng)商進行私下接觸。在評審過程中，小組成員要認真負責(zé)，客觀公正地評價各供應(yīng)商的表現(xiàn)。3.定標：評標（談判、詢價）小組根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標（成交）候選人。采購管理委員會根據(jù)評標（談判、詢價）小組的推薦意見，確定中標（成交）供應(yīng)商，并發(fā)布中標（成交）公告。公告內(nèi)容應(yīng)包括中標（成交）供應(yīng)商名稱、中標（成交）金額、采購項目名稱等信息。（七）合同簽訂與履行1.中標（成交）供應(yīng)商確定后，采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、違約責(zé)任等條款，確保合同條款清晰、明確、合法。希望采購部門在簽訂合同前，仔細審查合同條款，避免出現(xiàn)合同風(fēng)險。2.合同簽訂后，采購部門和需求部門要密切跟蹤合同的履行情況。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交付采購物資或提供服務(wù)。需求部門負責(zé)對交付的物資或服務(wù)進行驗收，驗收合格后，填寫驗收報告。若在合同履行過程中出現(xiàn)問題，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。（八）采購檔案管理1.采購活動結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時收集、整理采購過程中的相關(guān)文件資料，包括采購需求計劃、采購計劃、采購文件、響應(yīng)文件、評標（談判、詢價）記錄、中標（成交）通知書、采購合同、驗收報告等，建立采購檔案。采購檔案是采購活動的重要記錄，要保證其完整性和準確性。2.采購檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進行保存，以便日后查閱和審計。保存期限屆滿后，經(jīng)相關(guān)部門審批，可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.有意向參與公司集中采購活動的供應(yīng)商，應(yīng)向采購部門提交供應(yīng)商準入申請，填寫《供應(yīng)商準入申請表》，并提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、質(zhì)量保證體系文件等相關(guān)資料。希望供應(yīng)商能如實提供相關(guān)信息，保證資料的真實性和完整性。2.采購部門對供應(yīng)商提交的申請資料進行初審，初審合格后，組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察（必要時）?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)力量、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。通過考察，全面了解供應(yīng)商的實際情況，確保供應(yīng)商具備為公司提供優(yōu)質(zhì)物資和服務(wù)的能力。3.經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，列入公司供應(yīng)商庫。供應(yīng)商庫應(yīng)定期進行更新和維護，保證庫內(nèi)信息的準確性和有效性。（二）供應(yīng)商評價與考核1.建立供應(yīng)商評價與考核機制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價和考核。評價考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。我們希望通過客觀、公正的評價考核，激勵供應(yīng)商不斷提高自身的服務(wù)水平。2.需求部門在采購物資或服務(wù)驗收過程中，對供應(yīng)商的質(zhì)量、交貨期等情況進行記錄。采購部門根據(jù)需求部門的反饋以及與供應(yīng)商的日常溝通情況，對供應(yīng)商進行綜合評價。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對評價為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在同等條件下，優(yōu)先考慮其參與公司后續(xù)的采購項目，并給予一定的獎勵；對評價為良好的供應(yīng)商，繼續(xù)保持合作關(guān)系，鼓勵其進一步提高；對評價為合格的供應(yīng)商，要求其針對存在的問題進行整改，整改合格后，可繼續(xù)參與采購項目；對評價為不合格的供應(yīng)商，從供應(yīng)商庫中刪除，不再與其開展合作。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門要對采購活動進行全過程監(jiān)督，定期或不定期開展采購專項審計。審計內(nèi)容包括采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用等方面。審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時向采購部門和相關(guān)部門反饋，并提出整改建議。希望審計部門能認真履行監(jiān)督職責(zé)，確保采購活動合法合規(guī)。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和電話，接受公司員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對于舉報信息，公司將嚴格保密，并進行認真核實。經(jīng)查實的違規(guī)行為，將嚴肅處理。鼓勵大家積極參與監(jiān)督，共同維護公司采購活動的公正和規(guī)范。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的采購領(lǐng)域?qū)ｍ棛z查工作。按照政府部門的要求，提供相關(guān)資