基金公司存貨管理辦法總則目的為了加強基金公司存貨管理，規范存貨的采購、驗收、保管、發出、盤點等環節的操作流程，保證存貨的安全、完整，提高存貨的使用效率，降低存貨成本，根據國家相關法律法規和行業標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本基金公司內部所有與存貨管理相關的部門和人員，以及公司所涉及的各類存貨，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、交易設備、金融數據存儲介質等。存貨定義本辦法所稱存貨，是指基金公司在日常運營過程中持有以備使用或銷售的各類物資，以及在提供服務過程中耗用的材料和物料等。存貨管理職責分工采購部門1.負責根據公司各部門的需求，編制存貨采購計劃，選擇合適的供應商，進行采購談判和簽訂采購合同。2.對采購的存貨進行質量和數量的初步驗收，確保所采購的存貨符合公司的要求。3.及時跟進采購訂單的執行情況，協調解決采購過程中出現的問題。倉儲部門1.負責存貨的入庫、保管和出庫管理，建立存貨臺賬，記錄存貨的收發存情況。2.定期對存貨進行盤點，確保賬實相符。3.做好存貨的安全保管工作，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，保證存貨的質量和安全。使用部門1.負責提出存貨的使用需求，填寫請購單，并對所使用的存貨進行妥善保管和合理使用。2.配合倉儲部門進行存貨的盤點工作，提供準確的存貨使用信息。財務部門1.負責對存貨的采購、入庫、出庫等業務進行會計核算，準確記錄存貨的成本和價值。2.參與存貨的盤點工作，對盤點結果進行審核和賬務處理。3.對存貨的資金占用情況進行分析和監控，提出合理的存貨管理建議。審計部門1.定期對公司的存貨管理情況進行審計，檢查存貨管理制度的執行情況。2.對存貨的采購、保管、使用等環節進行監督，發現問題及時提出整改意見。存貨采購管理采購計劃編制1.各使用部門應根據本部門的業務需求和實際情況，提前制定存貨使用計劃，并在每月底向采購部門提交下月的請購單。2.采購部門根據各使用部門的請購單，結合公司的庫存情況和預算安排，編制存貨采購計劃。采購計劃應包括采購的存貨名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃需經公司領導審批后執行。對于重大采購項目，應組織相關部門進行可行性研究和論證。供應商選擇1.采購部門應建立合格供應商名錄，對供應商的信譽、資質、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合適的供應商。2.對于新供應商，應進行實地考察和樣品檢驗，確保其符合公司的要求。3.定期對供應商進行評價和考核，對于不符合要求的供應商，應及時從合格供應商名錄中剔除。采購合同簽訂1.采購部門在確定供應商后，應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購的存貨名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等內容。2.采購合同需經公司法務部門審核后簽訂。對于金額較大或重要的采購合同，應報公司領導審批。采購執行與監控1.采購部門應按照采購合同的要求，及時跟進采購訂單的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.在采購過程中，如出現供應商交貨延遲、質量不符合要求等問題，采購部門應及時與供應商溝通協商，采取相應的措施解決問題。3.對于采購過程中的異常情況，采購部門應及時向公司領導報告，并提出處理建議。存貨驗收管理驗收標準制定1.公司應制定存貨驗收標準，明確各類存貨的質量、數量、規格等驗收要求。驗收標準應根據國家相關法律法規、行業標準和公司的實際情況制定。2.驗收標準需經公司相關部門審核后執行。驗收流程1.存貨到貨后，采購部門應及時通知倉儲部門和質量檢驗部門進行驗收。2.倉儲部門應根據采購合同和送貨單，對存貨的數量、規格、型號等進行核對和清點。質量檢驗部門應按照驗收標準對存貨的質量進行檢驗。3.對于驗收合格的存貨，倉儲部門應辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應包括存貨名稱、規格、數量、單價、金額、供應商等內容，并由倉儲部門負責人、采購部門負責人和質量檢驗部門負責人簽字確認。4.對于驗收不合格的存貨，采購部門應及時與供應商聯系，辦理退貨、換貨或索賠等事宜。存貨保管管理倉儲設施建設1.公司應根據存貨的特點和保管要求，建設合適的倉儲設施，包括倉庫、貨架、貨柜等。倉儲設施應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件。2.對倉儲設施進行定期維護和保養，確保其正常運行。存貨分類存放1.倉儲部門應按照存貨的性質、用途、規格等進行分類存放，設置明顯的標識牌，便于存貨的管理和查找。2.對于易燃易爆、有毒有害等特殊存貨，應按照國家相關規定進行專門存放和管理。存貨安全管理1.倉儲部門應建立健全存貨安全管理制度，加強對倉庫的安全保衛工作，設置門禁系統、監控設備等，防止存貨被盜、被搶、被損壞。2.定期對存貨進行檢查和維護，發現問題及時處理。對于易受潮、易變質的存貨，應采取相應的防潮、防腐措施。存貨盤點1.倉儲部門應定期對存貨進行盤點，盤點周期一般為每月一次小盤點，每季度一次中盤點，每年一次全面盤點。2.在盤點過程中，應認真核對存貨的賬實情況，如實記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的存貨，應查明原因，提出處理意見，并報公司領導審批。3.盤點結束后，倉儲部門應編制存貨盤點報告，報送公司財務部門和相關領導。存貨發出管理發出流程1.使用部門需要領用存貨時，應填寫領料單，注明領用的存貨名稱、規格、數量、用途等內容，并經部門負責人審批。2.倉儲部門根據審批后的領料單，辦理存貨發出手續，填寫出庫單。出庫單應包括存貨名稱、規格、數量、單價、金額、領用部門等內容，并由倉儲部門負責人和領用部門負責人簽字確認。3.對于需要對外銷售的存貨，銷售部門應與客戶簽訂銷售合同，按照合同的要求辦理發貨手續。發出控制1.倉儲部門應嚴格按照領料單和出庫單的要求發放存貨，不得擅自更改存貨的名稱、規格、數量等信息。2.對于貴重存貨或限量供應的存貨，應實行限額領料制度，嚴格控制領用數量。3.定期對存貨的發出情況進行統計和分析，掌握存貨的使用動態。存貨核算與分析會計核算1.財務部門應按照國家相關會計準則和公司的會計制度，對存貨的采購、入庫、出庫、盤點等業務進行會計核算。2.采用合適的存貨計價方法，如先進先出法、加權平均法等，準確計算存貨的成本和價值。3.定期對存貨的賬面價值進行檢查，對于存貨的減值情況，應按照規定計提存貨跌價準備。分析與報告1.財務部門應定期對存貨的資金占用情況、周轉率、成本變動等進行分析，編制存貨分析報告。2.存貨分析報告應包括存貨的現狀、存在的問題、改進措施等內容，為公司領導提供決策依據。3.及時向公司領導和相關部門反饋存貨管理的信息，促進存貨管理水平的提高。存貨風險管理風險識別與評估1.公司應建立存貨風險管理機制，對存貨管理過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、價格風險、質量風險、庫存積壓風險等。2.定期對存貨風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。風險應對措施1.針對不同的存貨風險，應采取相應的應對措施。例如，對于市場風險和價格風險，可以通過合理安排采購計劃、簽訂長期合同等方式進行規避；對于質量風險，可以加強供應商管理和質量檢驗；對于庫存積壓風險，可以采取促銷、降價等措施進行處理。2.建立存貨風險預警機制，當存貨的庫存水平、價格波動等指標達到預警值時，及時發出預警信號，采取相應的措施進行處理。監督與檢查內部監督1.審計部門應定期對公司的存貨管理情況進行內部審計，檢查存貨管理制度的執行情況、存貨的賬實相符情況、采購和銷售業務的合規性等。