宣傳用品使用管理辦法總則制定目的為加強公司宣傳用品的使用管理，規(guī)范宣傳用品的使用流程，提高宣傳用品的使用效率，充分發(fā)揮宣傳用品在公司形象宣傳、產(chǎn)品推廣等方面的積極作用，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及宣傳用品使用的人員。本辦法所指的宣傳用品，是指公司為了宣傳企業(yè)形象、推廣產(chǎn)品或服務(wù)而制作或購置的各類物品，包括但不限于宣傳海報、宣傳手冊、贈品、促銷禮品、展示道具、廣告衫等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司宣傳用品的使用管理由行政部門統(tǒng)一負責，對宣傳用品的采購、發(fā)放、使用和回收進行統(tǒng)籌安排，確保資源的合理配置和有效利用。2.規(guī)范使用原則：各部門和人員在使用宣傳用品時，應嚴格遵守本辦法的規(guī)定，按照規(guī)定的流程和要求進行操作，確保宣傳用品的使用符合公司的宣傳策略和形象要求。3.節(jié)約高效原則：在宣傳用品的使用過程中，應注重節(jié)約資源，避免浪費，提高宣傳用品的使用效率，以最小的成本獲得最大的宣傳效果。4.合規(guī)合法原則：宣傳用品的制作、使用和宣傳內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得包含虛假、誤導性或違法違規(guī)的信息。宣傳用品的采購管理采購計劃1.各部門根據(jù)工作需要，在每年年底制定下一年度的宣傳用品采購計劃，并提交給行政部門。采購計劃應包括宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等詳細信息。2.行政部門對各部門提交的采購計劃進行匯總和審核，結(jié)合公司的年度宣傳目標和預算安排，制定公司年度宣傳用品采購總計劃，報公司領(lǐng)導審批。3.如因工作需要臨時增加宣傳用品采購需求，相關(guān)部門應填寫《宣傳用品采購申請表》，說明采購原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息，經(jīng)部門負責人審核后，報行政部門和公司領(lǐng)導審批。采購流程1.經(jīng)審批通過的采購計劃，由行政部門負責組織實施采購。行政部門應根據(jù)采購物品的性質(zhì)和金額，選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、定點采購等。2.在采購過程中，行政部門應嚴格按照公司的采購管理制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購物品的質(zhì)量、價格和交貨期符合要求。3.采購的宣傳用品到貨后，行政部門應組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同和采購申請一致。驗收合格后，填寫《宣傳用品驗收單》，辦理入庫手續(xù)。宣傳用品的發(fā)放管理發(fā)放申請1.各部門需要使用宣傳用品時，應填寫《宣傳用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。2.行政部門根據(jù)各部門的工作需要和宣傳用品的庫存情況，對領(lǐng)用申請進行審批。對于符合規(guī)定的領(lǐng)用申請，予以批準；對于不符合規(guī)定或庫存不足的領(lǐng)用申請，應及時與申請部門溝通，說明原因并提出解決方案。發(fā)放流程1.經(jīng)審批通過的領(lǐng)用申請，由行政部門負責發(fā)放宣傳用品。發(fā)放時，行政部門應與領(lǐng)用人辦理交接手續(xù)，在《宣傳用品發(fā)放登記表》上記錄發(fā)放時間、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息，雙方簽字確認。2.對于一些價值較高或有特殊使用要求的宣傳用品，行政部門可以要求領(lǐng)用人簽訂《宣傳用品使用責任書》，明確領(lǐng)用人的使用責任和保管義務(wù)。宣傳用品的使用管理使用要求1.各部門和人員在使用宣傳用品時，應嚴格按照公司的宣傳策略和形象要求進行使用，確保宣傳用品的使用符合公司的品牌形象和宣傳主題。2.宣傳用品應在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得隨意轉(zhuǎn)借、挪用或贈送他人。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借、挪用或贈送的，應提前經(jīng)行政部門批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.使用宣傳用品時，應注意保護其完整性和美觀性，避免損壞、污損或丟失。如因使用不當造成宣傳用品損壞、污損或丟失的，領(lǐng)用人應承擔相應的賠償責任。宣傳內(nèi)容管理1.宣傳用品上的宣傳內(nèi)容應經(jīng)公司相關(guān)部門審核通過后方可使用。審核內(nèi)容包括宣傳內(nèi)容的真實性、合法性、準確性、規(guī)范性以及是否符合公司的品牌形象和宣傳策略。2.各部門在制作宣傳用品的宣傳內(nèi)容時，應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得包含虛假、誤導性或違法違規(guī)的信息。同時，應注意保護公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)。使用監(jiān)督1.行政部門應定期對各部門宣傳用品的使用情況進行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括宣傳用品的使用范圍、使用方式、宣傳內(nèi)容等是否符合規(guī)定要求。2.對于違反本辦法規(guī)定使用宣傳用品的部門和人員，行政部門應及時提出整改意見，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。宣傳用品的回收與處置管理回收要求1.宣傳活動結(jié)束后，各部門應及時將剩余的宣傳用品回收，并交回行政部門。回收的宣傳用品應保持完好無損，能夠繼續(xù)使用的應進行妥善保管，以備后續(xù)使用。2.對于一些有使用期限或時效性的宣傳用品，如過期的宣傳海報、宣傳手冊等，各部門應在使用期限結(jié)束后及時回收，并交回行政部門進行統(tǒng)一處理。處置流程1.行政部門對回收的宣傳用品進行整理和盤點，對于能夠繼續(xù)使用的宣傳用品，應重新入庫保管；對于無法繼續(xù)使用的宣傳用品，應根據(jù)其性質(zhì)和價值，選擇合適的處置方式，如報廢、銷毀、捐贈等。2.對于需要報廢或銷毀的宣傳用品，行政部門應填寫《宣傳用品報廢/銷毀申請表》，說明報廢或銷毀的原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后，按照相關(guān)規(guī)定進行報廢或銷毀處理。3.對于捐贈的宣傳用品，行政部門應與受贈方簽訂捐贈協(xié)議，明確捐贈物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并做好相關(guān)記錄。宣傳用品的庫存管理庫存盤點1.行政部門應定期對宣傳用品的庫存進行盤點，盤點周期為每季度一次。盤點內(nèi)容包括庫存物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等。2.盤點結(jié)束后，行政部門應編制《宣傳用品庫存盤點報告》，對庫存物品的數(shù)量、價值、使用情況等進行分析和總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)庫存物品存在短缺、損壞、過期等問題，應及時查明原因，并提出處理意見。庫存預警1.行政部門應根據(jù)宣傳用品的使用情況和采購周期，設(shè)定合理的庫存預警線。當庫存物品的數(shù)量低于預警線時，行政部門應及時發(fā)出預警信號，并組織采購，確保宣傳用品的供應不影響公司的宣傳工作。宣傳用品的費用管理預算控制1.公司財務(wù)部門應根據(jù)公司年度宣傳用品采購總計劃，制定宣傳用品費用預算，并將其納入公司年度預算管理體系。各部門應嚴格按照預算控制宣傳用品的采購和使用費用，不得超預算支出。2.如因特殊情況需要調(diào)整宣傳用品費用預算的，應按照公司的預算調(diào)整程序進行審批。費用報銷1.宣傳用品的采購費用、運輸費用、制作費用等相關(guān)費用，由采購人員或相關(guān)人員按照公司的費用報銷制度進行報銷。報銷時，應提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)的采購憑證、驗收憑證等。2.財務(wù)部門應對報銷費用進行審核，審核內(nèi)容包括費