史志圖書發放管理辦法總則目的為了規范本單位史志圖書的發放管理工作，確保史志圖書能夠合理、有序地發放到需要的人員和單位手中，充分發揮史志圖書的歷史價值、文化價值和社會價值，根據國家相關法律法規以及行業標準，結合本單位實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本單位所有史志圖書的發放管理工作，包括但不限于本單位編纂、出版的各類史志書籍、年鑒、地方文獻等。定義史志圖書是指記錄本地區、本行業、本單位歷史發展進程、重大事件、人物事跡、自然與社會狀況等方面的具有資料性、權威性和系統性的書籍文獻。管理機構及職責管理機構成立史志圖書發放管理工作小組（以下簡稱“工作小組”），工作小組由單位領導、史志編纂部門負責人、檔案管理部門負責人、財務部門負責人等相關人員組成。工作小組下設辦公室，辦公室設在史志編纂部門，負責日常的發放管理工作。工作小組職責1.制定和修訂史志圖書發放管理辦法及相關規章制度。2.審定史志圖書的發放計劃和發放范圍。3.協調解決史志圖書發放過程中出現的重大問題。4.監督檢查史志圖書發放管理工作的執行情況。辦公室職責1.具體組織實施史志圖書的發放工作，包括接收、登記、保管、發放等環節。2.建立和維護史志圖書發放管理臺賬，記錄圖書的發放情況。3.與相關部門和單位進行溝通協調，確保圖書發放工作的順利進行。4.定期向工作小組匯報圖書發放管理工作的進展情況。史志圖書的接收與保管接收1.史志圖書出版后，出版部門應及時將圖書移交給辦公室。移交時，雙方應辦理交接手續，填寫《史志圖書交接清單》，注明圖書的名稱、數量、版本、出版日期等信息。2.辦公室在接收圖書時，應認真核對圖書的數量、質量，檢查圖書是否存在破損、缺頁等問題。如發現問題，應及時與出版部門溝通解決。保管1.辦公室應設立專門的史志圖書倉庫或保管區域，配備必要的保管設施，如書架、防潮設備、防火設備等，確保圖書的安全保存。2.史志圖書應按照類別、年份、版本等進行分類存放，便于查找和管理。同時，應建立圖書庫存管理臺賬，記錄圖書的入庫、出庫情況。3.定期對圖書進行盤點和檢查，發現圖書有損壞、霉變等情況時，應及時采取修復和防護措施。發放計劃的制定需求調研辦公室應定期開展史志圖書需求調研工作，了解內部各部門、下屬單位以及外部相關單位和個人對史志圖書的需求情況。調研方式可以包括問卷調查、實地走訪、電話咨詢等。計劃制定1.根據需求調研結果，結合圖書庫存情況，辦公室制定年度史志圖書發放計劃。發放計劃應包括發放對象、發放數量、發放時間、發放方式等內容。2.發放計劃應提交工作小組審定。工作小組在審定發放計劃時，應綜合考慮圖書的使用價值、保存價值以及單位的實際情況，確保發放計劃的合理性和可行性。計劃調整如在發放過程中出現特殊情況，需要對發放計劃進行調整的，辦公室應及時提出調整方案，報工作小組批準后執行。發放對象與范圍內部發放對象1.本單位領導班子成員。2.各部門、各下屬單位。用于工作參考、資料保存以及開展相關研究工作。3.單位內部的史志研究機構和人員。外部發放對象1.上級主管部門。作為工作匯報和資料交流的載體。2.當地政府部門、圖書館、檔案館、博物館等公共機構。便于社會公眾查閱和研究。3.相關的科研機構、大專院校。為學術研究提供資料支持。4.友好合作單位。促進交流與合作。5.對史志研究有興趣的個人（需符合一定條件，如提交申請并說明用途）。發放方式與流程內部發放方式與流程1.集中發放對于內部各部門和下屬單位的批量發放，可采用集中發放的方式。辦公室根據發放計劃，在規定時間內通知各部門和下屬單位到指定地點領取圖書。領取時，領取人應在《史志圖書發放登記表》上簽字確認。2.按需發放對于因工作需要臨時領取圖書的部門和人員，可采用按需發放的方式。領取人應填寫《史志圖書領用申請表》，經部門負責人簽字批準后，到辦公室領取圖書。辦公室應在《史志圖書發放登記表》上記錄領用情況。外部發放方式與流程1.郵寄發放對于外部距離較遠的發放對象，可采用郵寄發放的方式。辦公室應根據發放計劃，將圖書包裝好，并填寫郵寄單。在郵寄前，應在《史志圖書發放登記表》上記錄郵寄信息，包括收件人姓名、地址、聯系電話、郵寄單號等。2.現場發放對于外部距離較近的發放對象，可采用現場發放的方式。辦公室應提前與發放對象聯系，確定發放時間和地點。發放時，發放對象應在《史志圖書發放登記表》上簽字確認。3.申請發放對于對史志研究有興趣的個人，應采用申請發放的方式。個人應提交《史志圖書申領申請表》，說明申請理由、研究方向等內容，并提供相關證明材料。辦公室對申請進行審核，經工作小組批準后，按照規定的方式發放圖書。發放記錄與統計發放記錄辦公室應建立詳細的史志圖書發放記錄，包括《史志圖書發放登記表》《史志圖書領用申請表》《史志圖書申領申請表》等。發放記錄應包括發放對象、發放數量、發放時間、發放方式、圖書名稱、版本等信息。統計分析1.辦公室應定期對史志圖書的發放情況進行統計分析，統計內容包括發放數量、發放對象分布、發放方式比例等。2.通過統計分析，總結發放管理工作中存在的問題和不足，為改進發放管理工作提供依據。同時，為下一年度的發放計劃制定提供參考。監督與檢查內部監督1.工作小組應定期對史志圖書發放管理工作進行監督檢查，檢查內容包括發放計劃的執行情況、發放記錄的完整性、圖書的保管情況等。2.辦公室應定期對自身的發放管理工作進行自查自糾，發現問題及時整改。外部監督接受上級主管部門、審計部門以及社會公眾的監督。對于外部提出的意見和建議，應認真對待，及時處理。違規處理內部違規處理1.對于違反本辦法規定，擅自截留、挪用、私分史志圖書的單位和個人，視情節輕重，給予批評教育、紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。2.對于因工作失誤導致圖書損壞、丟失的單位和個人，應按照圖書的實際價值進行賠償。