省級單位貨物管理辦法一、前言在省級單位的日常運營中，貨物管理是至關重要的一環。從辦公用品的采購與分發，到大型設備的維護與處置，貨物管理的質量直接影響著單位的工作效率、成本控制以及整體運行的順暢性。為了確保省級單位貨物管理工作的規范化、科學化，依據相關法律法規及行業標準，結合本單位多年的實踐經驗，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守本辦法，共同提升貨物管理水平，為單位的高效運轉提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于省級單位各部門涉及的所有貨物，包括但不限于辦公設備、辦公用品、專業設備、物資材料等。無論是通過財政撥款采購，還是接受捐贈、調配等方式獲得的貨物，均按照本辦法進行管理。三、管理原則1.合法性原則：貨物管理活動必須嚴格遵守國家法律法規以及相關行業標準，確保所有操作依法依規進行。2.科學性原則：運用科學的管理方法和技術手段，對貨物的采購、存儲、使用、處置等環節進行合理規劃與控制，提高管理效率和效益。3.效益性原則：在滿足單位工作需求的前提下，注重成本效益分析，合理配置資源，降低貨物管理成本，實現資源的最大化利用。4.安全性原則：確保貨物的安全存儲、使用和運輸，防止貨物損壞、丟失、被盜以及發生安全事故，保障單位和人員的生命財產安全。四、職責分工1.資產管理部門負責制定和完善貨物管理制度，并組織實施和監督檢查。統籌規劃貨物的采購計劃，審核各部門提交的采購申請，組織采購活動。建立貨物臺賬，對貨物進行分類、編號、登記，定期進行清查盤點，確保賬實相符。負責貨物的驗收、入庫、存儲、調配、報廢等管理工作。協調處理貨物管理過程中的爭議和問題，對違規行為提出處理建議。2.使用部門根據工作實際需求，提出貨物采購申請，詳細說明采購貨物的名稱、規格、數量、用途等信息。負責本部門貨物的日常使用、維護和保管，確保貨物的正常使用和安全。配合資產管理部門做好貨物的清查盤點工作，及時反饋貨物的使用情況和存在問題。按照規定辦理貨物的領用、歸還、報廢等手續。3.財務部門負責審核貨物采購預算，確保采購資金的合理安排和使用。對貨物采購、處置等經濟活動進行財務核算和監督，審核相關報銷憑證。協助資產管理部門進行貨物清查盤點，對盤盈、盤虧等情況進行財務處理。4.審計部門對貨物管理活動進行審計監督，包括采購流程、驗收環節、資產處置等，檢查是否存在違規行為和經濟風險。定期對貨物管理制度的執行情況進行審計評價，提出改進建議，促進貨物管理工作的規范和完善。五、貨物采購管理1.采購計劃編制每年末，各使用部門應根據下一年度的工作任務和實際需求，結合現有貨物的使用狀況，編制本部門的貨物采購計劃，并提交至資產管理部門。資產管理部門對各部門提交的采購計劃進行匯總、審核和綜合平衡，結合單位的預算安排，編制年度貨物采購總計劃，報單位領導審批。對于臨時性、緊急性的采購需求，使用部門應填寫臨時采購申請表，說明采購原因、需求時間等，經部門負責人和單位領導審批后，提交資產管理部門組織采購。2.采購方式選擇貨物采購應根據采購金額、貨物性質等因素，按照國家法律法規和政府采購相關規定，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。對于達到公開招標限額標準的貨物采購項目，必須采用公開招標方式進行采購；對于未達到公開招標限額標準的項目，可以根據實際情況選擇其他合適的采購方式。在選擇采購方式時，應充分考慮采購效率、采購成本、供應商競爭等因素，確保采購活動的公平、公正、公開。3.采購流程實施公開招標采購流程資產管理部門委托具有相應資質的招標代理機構，編制招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。招標代理機構在指定的媒體上發布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。開標、評標工作由招標代理機構組織，資產管理部門、使用部門、財務部門、審計部門等相關人員參與，按照招標文件規定的評標標準和方法進行評標，確定中標供應商。中標結果公示無異議后，資產管理部門與中標供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。其他采購方式流程邀請招標：資產管理部門向符合條件的供應商發出投標邀請書，邀請其參加投標，后續流程與公開招標類似。競爭性談判：資產管理部門成立談判小組，與供應商進行談判，確定成交供應商，并簽訂采購合同。單一來源采購：對于只能從唯一供應商處采購的貨物，資產管理部門應提供充分的理由和相關證明材料，經單位領導審批后，與供應商進行協商，簽訂采購合同。詢價采購：資產管理部門向不少于三家的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并簽訂采購合同。4.采購合同管理采購合同應明確貨物的名稱、規格、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款，確保合同內容完整、準確、合法。合同簽訂前，資產管理部門應組織相關部門對合同條款進行審核，重點審核合同的商務條款、技術條款和法律條款，確保合同符合單位的利益和要求。合同簽訂后，資產管理部門應將合同副本分送財務部門、使用部門等相關部門，各部門按照合同約定履行各自的職責。合同履行過程中，如發生合同變更、解除等情況，資產管理部門應及時與供應商協商，并按照規定的程序辦理相關手續，確保合同變更、解除的合法性和有效性。六、貨物驗收管理1.驗收準備貨物到達前，資產管理部門應通知使用部門做好驗收準備工作，包括確定驗收人員、準備驗收工具和場地等。驗收人員應熟悉采購合同、貨物技術規格等相關文件，了解貨物的驗收標準和要求。2.驗收內容數量驗收：對照采購合同和送貨清單，檢查貨物的數量是否與合同約定一致，如有短缺或多余，應及時記錄并與供應商溝通。質量驗收：按照貨物的技術規格和質量標準，對貨物的外觀、性能、功能等進行檢驗，確保貨物質量符合要求。對于需要進行專業檢測的貨物，應委托具有相應資質的檢測機構進行檢測。資料驗收：檢查貨物的相關資料是否齊全，如產品合格證、質量檢驗報告、使用說明書、保修卡等。3.驗收流程貨物到達后，送貨人員應向驗收人員提交送貨清單和相關資料，驗收人員按照驗收內容進行驗收。驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，詳細記錄貨物的驗收情況，包括貨物名稱、規格、數量、質量、驗收日期等，并由驗收人員、送貨人員簽字確認。驗收不合格的貨物，驗收人員應及時通知資產管理部門和供應商，說明不合格原因，要求供應商采取整改措施或更換貨物。如供應商未能在規定時間內解決問題，應按照合同約定追究其違約責任。4.驗收結果處理驗收合格的貨物，資產管理部門應及時辦理入庫手續，將貨物登記入賬，并通知使用部門領用。驗收不合格的貨物，如經協商可以降價接收的，資產管理部門應與供應商簽訂補充協議，明確降價后的價格和相關處理措施；如無法協商解決，應按照合同約定退貨或換貨。七、貨物存儲管理1.倉庫規劃資產管理部門應根據貨物的種類、性質、數量等因素，合理規劃倉庫布局，設置不同的存儲區域，如普通貨物區、貴重貨物區、危險貨物區等，確保貨物分類存放，便于管理和查找。倉庫應配備必要的貨架、托盤、搬運設備等倉儲設施，滿足貨物存儲和搬運的需求。同時，應設置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施，確保貨物的安全存儲。2.入庫管理貨物驗收合格后，資產管理部門倉庫管理人員應根據驗收報告，及時辦理入庫手續，將貨物存放至指定的存儲區域，并在貨物臺賬上進行登記，記錄貨物的入庫日期、名稱、規格、數量、供應商等信息。入庫貨物應按照規定的標識方法進行標識，標明貨物的名稱、規格、數量、入庫日期等信息，以便于識別和管理。3.庫存盤點資產管理部門應定期對倉庫貨物進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點，確保賬實相符。盤點工作由資產管理部門組織，使用部門、財務部門等相關人員參與。盤點時，應按照貨物臺賬逐一核對貨物的實際數量、規格、存放位置等信息，記錄盤點結果。盤點結束后，資產管理部門應編制盤點報告，對盤點結果進行分析，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并按照規定的程序進行處理。對于盤盈的貨物，應及時登記入賬；對于盤虧的貨物，應查明責任，如屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。4.出庫管理使用部門需要領用貨物時，應填寫領用申請表，注明領用貨物的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審批后，提交至資產管理部門。資產管理部門倉庫管理人員根據領用申請表，核對庫存情況，如庫存充足，應及時辦理出庫手續，將貨物發放給使用部門，并在貨物臺賬上進行登記，記錄貨物的出庫日期、名稱、規格、數量、領用部門等信息。對于貴重貨物、危險貨物等特殊貨物的領用，應嚴格按照相關規定辦理審批手續，并做好領用記錄和跟蹤管理。八、貨物使用與維護管理1.使用管理使用部門應指定專人負責貨物的日常使用管理，建立貨物使用臺賬，記錄貨物的使用情況，包括使用時間、使用人員、使用地點等信息。貨物使用人員應嚴格按照貨物的使用說明書和操作規程進行操作，不得擅自更改或違規使用，確保貨物的正常使用和安全。貨物在使用過程中，如發現故障或損壞，使用人員應及時報告部門負責人和資產管理部門，不得自行拆卸或維修。2.維護管理資產管理部門應根據貨物的性質和使用情況，制定貨物維護計劃，明確維護內容、維護周期和維護責任人等。使用部門應按照維護計劃，定期對貨物進行維護保養，確保貨物的性能和使用壽命。對于需要專業維護的貨物，應委托具有相應資質的維修機構進行維護。貨物維護費用應納入單位預算管理，財務部門應按照規定審核和報銷維護費用。3.借用與調撥管理單位內部各部門之間如需借用貨物，借用部門應填寫借用申請表，注明借用貨物的名稱、規格、數量、借用時間、用途等信息，經借出部門和借用部門負責人審批后，提交至資產管理部門。資產管理部門審核同意后，辦理借用手續，并在貨物臺賬上進行記錄。借用期限屆滿后，借用部門應及時歸還貨物，如因特殊情況需要延長借用期限，應重新辦理審批手續。因工作需要，單位內部各部門之間進行貨物調撥的，由調出部門填寫調撥申請表，注明調撥貨物的名稱、規格、數量、調入部門等信息，經調出部門、調入部門和資產管理部門負責人審批后，辦理調撥手續。資產管理部門應及時調整貨物臺賬，確保賬實相符。九、貨物處置管理1.處置范圍貨物處置包括貨物的報廢、報損、出售、捐贈等。符合下列條件之一的貨物，可以申請處置：已達到規定使用年限且無法繼續使用的貨物。因技術進步等原因，已淘汰或不再使用的貨物。因不可抗力或意外事故等原因造成損壞，無法修復或修復成本過高的貨物。其他需要處置的貨物。2.處置審批使用部門提出貨物處置申請，填寫貨物處置申請表，詳細說明貨物的名稱、規格、數量、購置時間、處置原因等信息，并提交相關證明材料，如貨物損壞照片、技術鑒定報告等。資產管理部門對使用部門提交的處置申請進行審核，核實貨物的實際情況，提出審核意見。對于價值較高或批量較大的貨物處置，應組織相關部門和專家進行評估。財務部門對處置申請進行財務審核，確認處置行為是否符合財務規定，涉及資產損失的，應按照規定進行核銷處理。審計部門對處置申請進行審計監督，檢查處置程序是否合規，處置行為是否存在經濟風險。經資產管理部門、財務部門、審計部門審核通過后，貨物處置申請報單位領導審批。3.處置方式報廢：對于已批準報廢的貨物，資產管理部門應按照規定進行處理，如拆解、回收利用等。對于涉及國家秘密的貨物，應按照保密規定進行銷毀處理，確保信息安全。報損：因不可抗力或意外事故等原因造成貨物損壞無法修復的，經批準后進行報損處理。報損貨物應按照規定進行清理，并做好記錄。出售：對于尚有一定使用價值的貨物，可以通過公開拍賣、協議轉讓等方式進行出售。出售價格應根據市場行情和貨物實際情況合理確定，出售收入應及時足額上繳財政。捐贈：單位可以將閑置或不再使用的貨物捐贈給符合條件的單位或個人，但應按照規定辦理捐贈手續，確保捐贈行為的合法性和合規性。捐贈貨物應進行價值評估，并做好相關記錄。4.處置結果公示貨物處置完成后，資產管理部門應將處置結果進行公示，公示內容包括處置貨物的名稱、規格、數量、處置方式、處置價格等信息，接受單位內部和社會的監督。公示期不少于[X]個工作日。十、監督與檢查1.內部監督資產管理部門應定期對貨物管理工作進行自查，檢查貨物管理制度的執行情況、采購流程的合規性、貨物驗收的準確性、庫存管理的安全性等，及時發現問題并進行整改。財務部門應加強對貨物采購、處置等經濟活動的財務監督，審核相關報銷憑證，檢查資金使用的合理性和合法性。審計部門應定期對貨物管理工作進行專項審計，對貨物管理活動的全過程進行監督檢查，包括采購、驗收、存儲、使用、處置等環節，發現違規行為應及時提出整改意見，并按照規定追究相關人員的責任。2.外部監督省級單位應接受財政、審計、監察等部門的監督檢查，如實提供貨物管理相關資料和信息，積極配合監督檢查工作。對于財政、審計、監察等部門提出的整改意見，省級單位應認真落實，及時整改到位，并將整改情況反饋給相關部門。十一、責任追究1.在貨物管理工作中，因個人原因導致貨