部門自行采購管理辦法一、引言在公司日常運營過程中，各個部門時常會面臨需要自行采購物品或服務的情況。這些采購活動，雖然規模可能相對公司整體采購業務較小，但卻關乎部門工作的高效開展。為了保障部門自行采購活動規范、透明、高效地進行，同時確保符合法律法規及行業標準要求，避免潛在風險，特制定本管理辦法。我們希望大家能夠充分認識到規范采購的重要性，積極遵守本辦法的各項規定，共同營造良好的采購環境，助力公司健康發展。二、適用范圍本辦法適用于公司內各部門在預算范圍內，因工作需要自行開展的采購活動。對于涉及金額較大、影響范圍廣的重大采購項目，仍需按照公司統一的集中采購流程執行，不適用本辦法。希望大家準確界定適用范圍，避免出現錯用流程的情況。三、采購原則（一）合規性原則所有采購活動必須嚴格遵守國家相關法律法規，如《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國合同法》等，以及行業內的標準規范。我們鼓勵大家主動學習相關法律法規，確保每一項采購行為都于法有據，這不僅是對公司負責，也是對自身工作的有力保障。（二）經濟性原則在滿足工作需求的前提下，要通過合理的市場調研、價格比較等方式，選擇性價比最優的產品或服務。希望大家在采購時多做功課，不盲目追求高價，也不貪圖低價而忽視質量，力求為公司節省每一分錢。（三）透明性原則采購過程應保持公開透明，從需求提出、供應商選擇到合同簽訂等各個環節，都要有相應的記錄，接受公司內部監督。我們倡導大家秉持公正、公開的態度開展采購工作，杜絕暗箱操作，讓每一筆采購都經得起檢驗。四、采購流程（一）需求申請1.各部門需根據實際工作需求，提前規劃采購事項。由具體需求人員填寫《部門自行采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預計使用時間、預算金額等信息，并闡述采購的必要性。例如，如果是采購辦公用品，需明確所需的具體辦公用品類型、數量，以及由于近期業務量增加等原因導致對該辦公用品的需求情況。2.申請表需經部門負責人審核簽字。部門負責人要從部門整體工作安排和預算控制角度出發，認真審核需求的合理性和預算的準確性。希望部門負責人能夠嚴格把關，確保每一項采購需求都是真實且必要的。（二）采購審批1.經部門負責人審核后的申請表，提交至公司財務部門。財務部門依據公司整體預算情況，對采購預算進行復核。主要審核該采購預算是否在部門年度預算范圍內，若超出預算，需說明原因及解決方案。比如，是否可以通過調整部門其他預算項目來解決超支問題。2.財務部門審核通過后，申請表流轉至公司分管領導處。分管領導綜合考慮公司整體運營情況、采購項目的重要性等因素進行最終審批。希望分管領導能夠全面權衡，做出科學合理的決策。（三）市場調研1.在采購審批通過后，負責采購的人員要對所需采購的產品或服務進行市場調研。調研方式可以包括網絡查詢、電話咨詢、實地考察供應商等。例如，對于需要采購的辦公設備，可以通過網絡搜索不同品牌、型號的產品信息及價格，同時向已經使用過該產品的其他企業進行咨詢了解實際使用效果。2.至少收集三家及以上供應商的相關信息，包括供應商名稱、產品或服務的質量標準、價格、交貨期、售后服務等內容，并形成《市場調研報告》。我們鼓勵大家盡可能全面地收集信息，為后續的供應商選擇提供充分依據。（四）供應商選擇1.依據《市場調研報告》，組織相關人員（如使用部門代表、技術專家等，若涉及專業設備采購，需有技術人員參與）對供應商進行評估。評估內容包括供應商的信譽度、產品或服務質量、價格競爭力、交貨能力、售后服務等方面。例如，對于供應商的信譽度，可以通過查詢其過往合作企業的評價、是否有過不良商業記錄等來判斷。2.選擇綜合條件最優的供應商作為合作對象。若出現兩家或多家供應商綜合條件相近的情況，需進一步比較關鍵因素，如價格、售后服務等，做出最終選擇，并在評估報告中詳細說明選擇理由。希望大家在選擇供應商時能夠嚴謹細致，為公司挑選到最合適的合作伙伴。（五）合同簽訂1.確定供應商后，采購人員應與供應商就采購的具體條款進行協商，包括產品或服務的規格、數量、價格、交貨方式、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等內容，形成合同草案。2.將合同草案提交至公司法務部門進行審核。法務部門主要審查合同條款是否符合法律法規要求，是否存在潛在的法律風險等。例如，合同中的違約責任條款是否明確、合理，是否能夠有效保障公司的合法權益。3.根據法務部門的審核意見，對合同草案進行修改完善，經雙方確認無誤后正式簽訂合同。合同簽訂應遵循公司的合同管理規定，由授權代表簽字并加蓋公司公章。希望大家在合同簽訂過程中嚴格按照流程操作，確保合同的法律效力和公司利益。（六）采購執行1.采購人員應按照合同約定及時跟進采購進度，確保供應商按時、按質、按量交付產品或服務。如遇到供應商因不可抗力等原因可能無法按時交付的情況，采購人員要及時了解情況，并與供應商協商解決方案，同時向部門負責人和相關使用部門通報。例如，可以協商延長交貨期或者尋求其他替代供應商。2.產品或服務到貨后，采購人員應會同使用部門共同進行驗收。驗收內容包括產品的數量、規格、質量等是否符合合同要求，服務是否達到約定標準等。對于不符合要求的產品或服務，應及時與供應商溝通解決，可要求供應商進行換貨、補貨、整改等措施，直至滿足合同要求。希望大家在采購執行過程中認真負責，保證采購成果能夠順利投入使用。（七）付款結算1.驗收合格后，采購人員整理相關付款資料，包括合同、驗收報告、發票等，提交至財務部門。財務部門按照公司財務制度和合同約定的付款方式進行審核。例如，審核發票的真實性、金額與合同約定是否一致等。2.審核通過后，財務部門安排付款事宜。在付款過程中，要嚴格遵守財務審批流程，確保資金支付的安全、準確。希望財務部門能夠高效、規范地完成付款結算工作，保障公司與供應商之間的良好合作關系。五、采購預算管理（一）預算編制各部門應在每年年初根據部門年度工作計劃，詳細編制部門自行采購預算。預算編制要結合實際工作需求，合理預測各項采購支出，確保預算的準確性和可行性。例如，對于辦公用品采購預算，要參考過往使用情況以及當年業務增長預期進行編制。希望各部門能夠認真對待預算編制工作，為全年的采購活動提供科學依據。（二）預算調整1.在預算執行過程中，若因工作任務調整、市場價格波動等原因需要對采購預算進行調整，需填寫《部門自行采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額及調整后的預算安排等內容。2.預算調整申請表需經部門負責人、財務部門、分管領導依次審核批準后，方可實施調整。希望大家在需要調整預算時能夠及時按照流程申請，確保預算管理的嚴肅性和靈活性相統一。（三）預算監控1.財務部門定期對各部門自行采購預算執行情況進行監控，形成預算執行報告。報告內容包括預算執行進度、實際采購金額與預算的差異分析等。例如，若某個部門辦公用品采購預算執行進度過快，需分析是由于業務量突然增加還是采購價格超預期等原因導致。2.對于預算執行偏差較大的部門，財務部門要及時與該部門溝通，協助查找原因并提出改進措施。希望通過有效的預算監控，能夠及時發現問題，保障采購活動在預算范圍內有序進行。六、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對各部門自行采購活動進行審計。審計內容包括采購流程的合規性、采購合同的簽訂與執行情況、采購價格的合理性、供應商選擇的公正性等方面。例如，審查采購過程中是否存在應招標而未招標、合同條款是否嚴格執行等問題。希望內部審計部門能夠嚴格履行職責，為公司采購活動保駕護航。（二）定期檢查公司采購管理部門定期對各部門自行采購工作進行檢查。主要檢查采購資料的完整性，如需求申請表、市場調研報告、合同等是否齊全；采購記錄是否清晰準確，包括采購時間、采購金額、供應商等信息是否記錄完整。通過定期檢查，及時發現問題并督促整改。希望各部門積極配合采購管理部門的檢查工作，不斷提升采購管理水平。（三）違規處理1.對于在自行采購活動中違反本管理辦法及相關法律法規的行為，公司將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職降薪等不同程度的處罰。例如，若發現有采購人員收受供應商回扣的行為，將嚴肅處理，絕不姑息。2.因違規采購給公司造成經濟損失的，相關責任人需承擔相應的賠償責任。構成違法犯罪的，依法移送司法機關處理。希望大家能夠嚴格自律，共同維護公司的利益和采購秩序。七、附則1.本辦法自發