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文檔簡介

外企市場采購管理辦法總則目的與依據(jù)為規(guī)范外企在市場采購活動(dòng)中的行為,加強(qiáng)采購管理,提高采購效率和質(zhì)量,保障企業(yè)的合法權(quán)益,依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合外企在華經(jīng)營的實(shí)際情況,特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于在中國境內(nèi)注冊并開展經(jīng)營活動(dòng)的外資企業(yè)(以下簡稱“外企”)的市場采購活動(dòng)。市場采購活動(dòng)包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。基本原則1.合法性原則:采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守中國的法律法規(guī),不得違反國家的強(qiáng)制性規(guī)定。2.公平公正原則:在采購過程中,應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商,不得有歧視性或不公平的行為。3.效益原則:以合理的成本獲取符合企業(yè)質(zhì)量要求的物資和服務(wù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。4.透明度原則:采購信息應(yīng)在一定范圍內(nèi)公開,確保采購過程的透明度和可追溯性。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置外企應(yīng)設(shè)立專門的采購部門或指定專人負(fù)責(zé)采購管理工作。采購部門應(yīng)具備專業(yè)的采購知識(shí)和技能,熟悉市場行情和供應(yīng)商情況。采購部門職責(zé)1.制定和完善采購管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的編制和執(zhí)行。3.供應(yīng)商的開發(fā)、評估和管理。4.采購合同的簽訂、履行和監(jiān)督。5.采購成本的控制和分析。6.采購信息的收集、整理和反饋。其他部門職責(zé)1.需求部門:負(fù)責(zé)提出采購需求,明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.財(cái)務(wù)部門:負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、審核和支付,對采購成本進(jìn)行監(jiān)控和分析。3.法務(wù)部門:負(fù)責(zé)對采購合同進(jìn)行法律審核,提供法律咨詢和支持。4.審計(jì)部門:負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督,確保采購活動(dòng)的合規(guī)性和效益性。采購計(jì)劃管理采購計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求,提前向采購部門提出采購需求。2.采購部門應(yīng)根據(jù)需求部門的采購需求,結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況,編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。3.采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。采購計(jì)劃的審批1.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)企業(yè)管理層審批。審批內(nèi)容包括采購計(jì)劃的合理性、可行性和預(yù)算的準(zhǔn)確性等。2.經(jīng)審批通過的采購計(jì)劃應(yīng)作為采購活動(dòng)的依據(jù),不得隨意變更。如因特殊情況需要變更采購計(jì)劃,應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購計(jì)劃的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購計(jì)劃的要求,及時(shí)組織采購活動(dòng)。2.在采購過程中,如發(fā)現(xiàn)采購計(jì)劃與實(shí)際情況不符,應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通,調(diào)整采購計(jì)劃。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的開發(fā)1.采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商,如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦等。2.對潛在供應(yīng)商應(yīng)進(jìn)行初步篩選,了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等。3.對符合初步篩選條件的供應(yīng)商,應(yīng)組織實(shí)地考察,評估其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術(shù)水平、管理水平等。供應(yīng)商的評估1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系,對供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估,評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、合作和淘汰的依據(jù)。3.對評估不合格的供應(yīng)商,應(yīng)及時(shí)終止合作。供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果,選擇合適的供應(yīng)商。2.在選擇供應(yīng)商時(shí),應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則,不得指定特定供應(yīng)商。3.對于重要物資或服務(wù)的采購,應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。供應(yīng)商的管理1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.對供應(yīng)商的交貨情況、質(zhì)量情況等進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督,及時(shí)處理供應(yīng)商的違約行為。3.定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和交流,了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和發(fā)展動(dòng)態(tài),共同解決合作中存在的問題。采購方式與程序采購方式1.招標(biāo)采購:適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的物資或服務(wù)。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定進(jìn)行。2.競爭性談判:適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的物資或服務(wù)。競爭性談判應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判。3.單一來源采購:適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)。單一來源采購應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定,并經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。4.詢價(jià)采購:適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場價(jià)格相對穩(wěn)定的物資或服務(wù)。詢價(jià)采購應(yīng)至少向三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單。采購程序1.采購申請:需求部門應(yīng)填寫采購申請表,注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購審批:采購申請表應(yīng)報(bào)企業(yè)管理層審批。審批內(nèi)容包括采購的必要性、合理性和預(yù)算的準(zhǔn)確性等。3.供應(yīng)商選擇:采購部門應(yīng)根據(jù)采購方式和供應(yīng)商評估結(jié)果,選擇合適的供應(yīng)商。4.合同簽訂:采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等內(nèi)容。5.采購執(zhí)行:采購部門應(yīng)按照采購合同的要求,組織供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。6.驗(yàn)收付款:物資或服務(wù)到貨后,需求部門應(yīng)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后,采購部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間,辦理付款手續(xù)。采購合同管理合同的簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款:采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。價(jià)格、付款方式和時(shí)間。交貨期、交貨地點(diǎn)和運(yùn)輸方式。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。違約責(zé)任和爭議解決方式。3.采購合同簽訂前,應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門進(jìn)行法律審核,確保合同的合法性和有效性。合同的履行1.雙方應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤合同的履行情況,確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行,應(yīng)及時(shí)通知對方,并提供相關(guān)證明材料。雙方應(yīng)協(xié)商解決合同的變更或解除事宜。合同的變更和解除1.如因?qū)嶋H情況需要變更采購合同的條款,應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致,并簽訂書面變更協(xié)議。2.如出現(xiàn)以下情形之一,采購部門可以解除采購合同:供應(yīng)商嚴(yán)重違約,經(jīng)催告后仍不履行合同義務(wù)。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃發(fā)生重大變化,不需要繼續(xù)采購物資或服務(wù)。3.合同解除后,雙方應(yīng)按照合同約定和法律規(guī)定處理善后事宜。合同的存檔采購合同應(yīng)按照企業(yè)的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔,以備查閱和審計(jì)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)識(shí)別采購活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn),如市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)進(jìn)行分類和評估,確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法,對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、風(fēng)險(xiǎn)影響的程度等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果,制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避:對于風(fēng)險(xiǎn)較大且無法控制的采購項(xiàng)目,應(yīng)考慮放棄采購。2.風(fēng)險(xiǎn)降低:通過采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減少風(fēng)險(xiǎn)影響的程度,如選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的合同條款等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移:通過購買保險(xiǎn)、簽訂擔(dān)保合同等方式將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受:對于風(fēng)險(xiǎn)較小且可以承受的采購項(xiàng)目,可以選擇接受風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制,對采購活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.定期對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和分析,及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購成本指標(biāo):包括采購價(jià)格、采購費(fèi)用、采購成本降低率等。2.采購質(zhì)量指標(biāo):包括物資或服務(wù)的合格率、退貨率等。3.采購交貨期指標(biāo):包括按時(shí)交貨率、交貨延遲率等。4.采購服務(wù)指標(biāo):包括供應(yīng)商的服務(wù)滿意度、投訴處理率等。評估方法1.采用定量和定性相結(jié)合的方法,對采購績效進(jìn)行評估。2.定期對采購績效進(jìn)行評估,評估周期可以為月度、季度或年度。評估結(jié)果應(yīng)用1.評估結(jié)果應(yīng)作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù)。2.根據(jù)評估結(jié)果,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提出改進(jìn)措施,不斷提高采購管理水平。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制,對采購活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督。2.內(nèi)部監(jiān)督的內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇和管理情況、采購合同的簽訂和履行情況等。3.對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改,

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