外企市場采購管理辦法總則目的與依據(jù)為規(guī)范外企在市場采購活動中的行為，加強采購管理，提高采購效率和質(zhì)量，保障企業(yè)的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標準，結(jié)合外企在華經(jīng)營的實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于在中國境內(nèi)注冊并開展經(jīng)營活動的外資企業(yè)（以下簡稱“外企”）的市場采購活動。市場采購活動包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守中國的法律法規(guī)，不得違反國家的強制性規(guī)定。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不得有歧視性或不公平的行為。3.效益原則：以合理的成本獲取符合企業(yè)質(zhì)量要求的物資和服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的最大化。4.透明度原則：采購信息應(yīng)在一定范圍內(nèi)公開，確保采購過程的透明度和可追溯性。采購組織與職責(zé)采購部門設(shè)置外企應(yīng)設(shè)立專門的采購部門或指定專人負責(zé)采購管理工作。采購部門應(yīng)具備專業(yè)的采購知識和技能，熟悉市場行情和供應(yīng)商情況。采購部門職責(zé)1.制定和完善采購管理制度和流程。2.負責(zé)采購計劃的編制和執(zhí)行。3.供應(yīng)商的開發(fā)、評估和管理。4.采購合同的簽訂、履行和監(jiān)督。5.采購成本的控制和分析。6.采購信息的收集、整理和反饋。其他部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.財務(wù)部門：負責(zé)采購資金的預(yù)算、審核和支付，對采購成本進行監(jiān)控和分析。3.法務(wù)部門：負責(zé)對采購合同進行法律審核，提供法律咨詢和支持。4.審計部門：負責(zé)對采購活動進行審計和監(jiān)督，確保采購活動的合規(guī)性和效益性。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前向采購部門提出采購需求。2.采購部門應(yīng)根據(jù)需求部門的采購需求，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，編制年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。采購計劃的審批1.采購計劃應(yīng)報企業(yè)管理層審批。審批內(nèi)容包括采購計劃的合理性、可行性和預(yù)算的準確性等。2.經(jīng)審批通過的采購計劃應(yīng)作為采購活動的依據(jù)，不得隨意變更。如因特殊情況需要變更采購計劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。采購計劃的執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購計劃的要求，及時組織采購活動。2.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)采購計劃與實際情況不符，應(yīng)及時與需求部門溝通，調(diào)整采購計劃。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的開發(fā)1.采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。2.對潛在供應(yīng)商應(yīng)進行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等。3.對符合初步篩選條件的供應(yīng)商，應(yīng)組織實地考察，評估其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、技術(shù)水平、管理水平等。供應(yīng)商的評估1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估指標體系，對供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面進行綜合評估。2.定期對供應(yīng)商進行評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、合作和淘汰的依據(jù)。3.對評估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時終止合作。供應(yīng)商的選擇1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。2.在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得指定特定供應(yīng)商。3.對于重要物資或服務(wù)的采購，應(yīng)采用招標、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。供應(yīng)商的管理1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.對供應(yīng)商的交貨情況、質(zhì)量情況等進行跟蹤和監(jiān)督，及時處理供應(yīng)商的違約行為。3.定期與供應(yīng)商進行溝通和交流，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和發(fā)展動態(tài)，共同解決合作中存在的問題。采購方式與程序采購方式1.招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的物資或服務(wù)。招標采購應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定進行。2.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細規(guī)格或具體要求的物資或服務(wù)。競爭性談判應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商進行談判。3.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)。單一來源采購應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的規(guī)定，并經(jīng)過嚴格的審批程序。4.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場價格相對穩(wěn)定的物資或服務(wù)。詢價采購應(yīng)至少向三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單。采購程序1.采購申請：需求部門應(yīng)填寫采購申請表，注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審批。2.采購審批：采購申請表應(yīng)報企業(yè)管理層審批。審批內(nèi)容包括采購的必要性、合理性和預(yù)算的準確性等。3.供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)根據(jù)采購方式和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。4.合同簽訂：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等內(nèi)容。5.采購執(zhí)行：采購部門應(yīng)按照采購合同的要求，組織供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。6.驗收付款：物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)組織驗收。驗收合格后，采購部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。采購合同管理合同的簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準等。價格、付款方式和時間。交貨期、交貨地點和運輸方式。驗收標準和方法。違約責(zé)任和爭議解決方式。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。合同的履行1.雙方應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時跟蹤合同的履行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，應(yīng)及時通知對方，并提供相關(guān)證明材料。雙方應(yīng)協(xié)商解決合同的變更或解除事宜。合同的變更和解除1.如因?qū)嶋H情況需要變更采購合同的條款，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如出現(xiàn)以下情形之一，采購部門可以解除采購合同：供應(yīng)商嚴重違約，經(jīng)催告后仍不履行合同義務(wù)。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法履行。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃發(fā)生重大變化，不需要繼續(xù)采購物資或服務(wù)。3.合同解除后，雙方應(yīng)按照合同約定和法律規(guī)定處理善后事宜。合同的存檔采購合同應(yīng)按照企業(yè)的檔案管理規(guī)定進行存檔，以備查閱和審計。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)識別采購活動中可能存在的風(fēng)險，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險應(yīng)進行分類和評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對采購風(fēng)險進行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險影響的程度等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險較大且無法控制的采購項目，應(yīng)考慮放棄采購。2.風(fēng)險降低：通過采取措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或減少風(fēng)險影響的程度，如選擇信譽良好的供應(yīng)商、簽訂詳細的合同條款等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：通過購買保險、簽訂擔(dān)保合同等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險較小且可以承受的采購項目，可以選擇接受風(fēng)險。風(fēng)險監(jiān)控1.采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，對采購活動中的風(fēng)險進行實時監(jiān)控。2.定期對采購風(fēng)險進行評估和分析，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。采購績效評估評估指標1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用、采購成本降低率等。2.采購質(zhì)量指標：包括物資或服務(wù)的合格率、退貨率等。3.采購交貨期指標：包括按時交貨率、交貨延遲率等。4.采購服務(wù)指標：包括供應(yīng)商的服務(wù)滿意度、投訴處理率等。評估方法1.采用定量和定性相結(jié)合的方法，對采購績效進行評估。2.定期對采購績效進行評估，評估周期可以為月度、季度或年度。評估結(jié)果應(yīng)用1.評估結(jié)果應(yīng)作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù)。2.根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，不斷提高采購管理水平。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購活動進行日常監(jiān)督。2.內(nèi)部監(jiān)督的內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇和管理情況、采購合同的簽訂和履行情況等。3.對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行整改，