設計采用合同管理辦法一、總則1.目的與適用范圍在我們日常的業務開展過程中，設計項目的采用涉及諸多環節，為了保障公司與合作方的合法權益，確保設計采用工作的順利進行，提高工作效率，特制定本《設計采用合同管理辦法》。本辦法適用于公司所有涉及設計采用的合同管理工作，無論是與外部設計公司合作，還是邀請獨立設計師進行項目設計，都應遵循本辦法執行。2.遵循原則我們在進行設計采用合同管理時，務必遵循公平、公正、合法、誠信的原則。確保合同條款既保障公司自身利益，也充分尊重合作方的權益。在合同簽訂、履行、變更及終止等各個環節，都要以法律法規和行業標準為依據，做到合理合法，同時秉持誠實守信的態度，與合作方建立良好、長期的合作關系。希望大家在處理相關事務時，時刻將這些原則牢記心中，共同維護公司的良好形象與商業信譽。二、合同簽訂前管理1.合作方篩選與評估當公司有設計項目需求時，首先要進行合作方的篩選。相關部門應通過多種渠道收集潛在合作方信息，例如行業推薦、網絡搜索、過往合作經驗等。對收集到的合作方，要從設計能力、業績、信譽、團隊人員構成等方面進行綜合評估。我們鼓勵大家在評估過程中，盡可能收集多方面的信息，除了查看合作方提供的資料外，還可以通過電話咨詢其過往合作客戶，了解實際合作效果。評估完成后，形成詳細的合作方評估報告，為后續選擇合適的合作方提供有力依據。2.項目需求明確在與潛在合作方接觸前，公司內部各相關部門需要充分溝通，明確設計項目的具體需求。包括設計的主題、目標受眾、風格要求、交付時間、預算范圍等關鍵要素。只有將這些需求清晰明確地傳達給合作方，才能確保他們提供的設計方案符合公司預期。希望各部門之間積極協作，避免因需求不明確導致后期合同履行中的糾紛。可以通過召開項目需求溝通會，讓涉及項目的市場部門、業務部門、運營部門等共同參與，充分交流想法，整理出最終的項目需求文檔。3.合同文本起草經過合作方篩選和項目需求明確后，由公司的法務部門或具有法律專業知識的人員主導合同文本的起草工作。起草過程中，要依據相關法律法規，結合本公司實際情況和項目特點，確保合同條款完整、清晰、合理。合同文本應涵蓋項目概述、雙方權利義務、設計成果要求、交付方式與時間、費用支付、知識產權歸屬、保密條款、違約責任等重要內容。在起草過程中，可以參考過往類似項目的合同文本，但不要生搬硬套，務必根據當前項目的特殊情況進行調整。同時，要注意語言表達的準確性和規范性，避免模糊不清或容易產生歧義的表述。三、合同簽訂管理1.合同審核起草完成的合同文本，需提交給公司內部多個部門進行審核。首先由業務部門從項目實際執行角度審核，確保合同條款能夠滿足業務開展需求；然后法務部門從法律合規角度審核，避免合同存在法律風險；財務部門審核費用支付條款是否合理，符合公司財務制度。各部門應在規定時間內完成審核，并將審核意見反饋給合同起草人員。審核過程中，希望各部門認真對待，以嚴謹的態度提出專業意見，共同保障合同的質量。對于審核意見，合同起草人員要進行匯總整理，與相關部門充分溝通，對合同文本進行合理修改。2.合同簽署經過審核修改后的合同文本，在確保各方無異議后，進入簽署環節。合同簽署應嚴格按照公司規定的流程進行，由公司法定代表人或其授權代表與合作方代表簽署合同。簽署前，要再次確認合同文本的一致性和完整性，確保簽署的合同與審核通過的版本完全一致。簽署過程中，要注意簽署的位置、簽字蓋章的規范性等細節。希望大家在簽署環節認真負責，避免因疏忽導致合同無效或產生其他問題。簽署完成的合同，要及時進行編號、存檔，方便后續查閱和管理。四、合同履行管理1.雙方溝通機制合同簽訂后，公司與合作方要建立有效的溝通機制。指定雙方的項目負責人，保持密切的溝通與聯系。在設計項目進行過程中，及時交流項目進展情況、遇到的問題及解決方案。建議雙方定期舉行項目溝通會議，例如每周或每兩周一次，以面對面或線上會議的形式，對項目進行全面梳理。通過良好的溝通機制，能夠及時解決問題，確保項目按計劃順利推進。我們鼓勵雙方項目負責人積極主動溝通，及時反饋信息，不要積壓問題，共同營造良好的合作氛圍。2.設計成果監督公司相關部門要對合作方的設計工作進行監督，確保設計成果符合合同約定的要求。在設計過程中，合作方應按照合同約定的階段，向公司提交設計初稿、中間稿等階段性成果。公司收到后，要組織相關人員進行審核評估，提出修改意見。對于不符合要求的設計成果，要及時反饋給合作方，要求其按照意見進行修改。在監督過程中，要注意把握審核標準的一致性，避免前后要求不一致給合作方造成困擾。希望大家以嚴謹負責的態度進行設計成果監督，為最終獲得滿意的設計作品把好關。3.費用支付管理根據合同約定的費用支付方式和時間節點，財務部門要及時做好費用支付工作。在支付前，需確認合作方已按照合同要求完成相應的工作任務，并提交了合格的成果。同時，要審核相關的發票、驗收報告等支付憑證是否齊全、合規。對于費用支付過程中出現的問題，如合作方提交的發票不符合要求等，財務部門要及時與合作方溝通解決。費用支付要嚴格遵循公司財務制度和合同約定，確保資金支付的安全與合理。希望財務部門認真履行職責，保障公司資金的正常流轉和合作方的合法權益。五、合同變更管理1.變更情形識別在合同履行過程中，可能會由于各種原因導致合同需要變更，例如公司業務調整、市場環境變化等。當出現可能導致合同變更的情形時，相關部門要及時識別并進行評估。判斷變更對項目進度、費用、設計成果等方面的影響程度。例如，如果是設計風格的變更，要評估是否會導致設計周期延長、費用增加等情況。識別變更情形時，要保持敏銳的洞察力，及時發現潛在問題。希望大家在日常工作中，關注項目動態，一旦發現可能的變更因素，及時向上級匯報并進行深入分析。2.變更流程當確定需要對合同進行變更時，由提出變更的一方（公司或合作方）向對方發出書面的變更申請，說明變更的原因、內容、對項目的影響等。對方收到申請后，應在規定時間內進行審核并給予答復。經雙方協商一致后，簽訂書面的合同變更協議。變更協議應明確變更后的具體條款、對項目進度和費用的調整等內容。合同變更協議與原合同具有同等法律效力。在變更流程中，要確保雙方充分溝通，達成一致意見，避免因變更引發新的糾紛。希望大家嚴格按照變更流程操作，保障合同變更的合法性和有效性。六、合同終止管理1.終止情形合同終止可能基于多種情形，如合同約定的項目完成，雙方履行完各自的義務；或因一方嚴重違約，導致合同無法繼續履行等。當出現合同終止情形時，相關部門要及時進行判斷和確認。例如，若合作方未能按照合同約定的時間交付設計成果，且經過催告后仍未改正，這就構成了嚴重違約，公司有權考慮終止合同。在判斷終止情形時，要依據合同條款和相關法律法規，做到有理有據。希望大家對合同條款有深入的理解，在出現異常情況時，能夠準確判斷是否達到合同終止條件。2.終止流程一旦確定合同終止，公司應向合作方發出書面的終止通知，說明終止的原因和依據。通知發出后，雙方要按照合同約定或法律規定，對已完成的工作進行清算，包括設計成果的交接、費用的結算等。對于合作方已完成且符合要求的設計成果，公司應按照合同約定支付相應費用；對于未完成的工作，要協商確定處理方式。清算完成后，雙方簽署終止協議，正式確認合同終止。在終止流程中，要保持公正、公平，妥善處理好雙方的后續事宜，避免產生不必要的矛盾。希望大家認真對待合同終止工作，維護公司和合作方的合法權益。七、檔案管理1.檔案收集從合同簽訂前的合作方評估資料、項目需求文檔，到合同文本、履行過程中的溝通記錄、變更協議、終止協議等，都應作為合同檔案進行收集。相關部門在日常工作中，要注意及時整理和保存各類與合同相關的資料。例如，項目負責人要保存好與合作方的郵件往來、會議紀要等溝通記錄；財務部門要保存好費用支付的憑證和相關賬目信息。收集檔案時，要確保資料的完整性和真實性，不得隨意篡改或遺漏重要信息。希望大家養成良好的檔案收集習慣，為公司合同管理提供全面準確的資料支持。2.檔案整理與歸檔收集到的合同檔案，要按照一定的分類標準進行整理。可以按照項目名稱、合同簽訂時間、合作方等維度進行分類。整理過程中，要對檔案進行編號、編目，方便查閱和管理。整理完成后，及時將檔案移交至公司專門的檔案管理部門進行歸檔保存。歸檔時，要確保檔案的存放環境安全，避免檔案損壞、丟失。檔案管理部門要建立完善的檔案管理制度，對檔案的借閱、復制等操作進行規范管理。希望檔案管理部門認真履行職責，保障合同檔案的妥善保管和有效利用。3.檔案查閱與利用公司內部員工因工作需要查閱合同檔案時，應按照規定填寫查閱申請表，經過相關部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。查閱過程中，要遵守檔案管理部門的規定，不得擅自將檔案帶出指定區域，不得損壞、涂改檔案資料。如需復制檔案，需經過更高級別的審批。檔案管理部門要做好查閱和復制記錄，以便追溯。合同檔案是公司重要的資料資產，希望大家在查閱和利用過程中，珍惜和保護檔案，同時充分發揮檔案的價值，為公司的決策和業務開展提供參考依據。八、附則1.解釋權本《設計采用合同管理辦法》的解釋權歸公司所有。若在執行過程中，對本辦法的條款理解出現分歧，由公司組織相關部門進行討論和解釋，以確保公司全體員工對管理辦法的統一理解和執行。希望大家在遇到疑問時，及時向公司相關部門咨詢，避免因誤解導致工作失誤。2.修訂與更新隨著公司業務的發展和法律法規、行業標準的變化，本管理辦法可能需要進行修訂與更新。公司將定期對管理辦法進行審查，根據實際情況進行調整和完善。在修訂過程中，會充分征求各部門的