定向委托采購管理辦法一、前言在企業運營過程中，采購工作至關重要，它涉及到企業的成本控制、產品質量以及業務的順利開展。而定向委托采購作為一種特殊的采購方式，在特定情況下能夠滿足企業的特殊需求，提高采購效率，實現資源的優化配置。為了規范公司的定向委托采購行為，確保采購活動合法、合規、公正、透明，同時保障公司的利益，結合公司實際運營情況以及相關法律法規和行業標準，特制定本管理辦法。希望大家認真學習并遵守本辦法，共同做好公司的定向委托采購工作。二、適用范圍本辦法適用于公司內部各部門涉及定向委托采購的所有活動。這里的定向委托采購，是指公司基于特定的技術、工藝、品牌、專利等要求，在特定范圍內選擇供應商進行采購的行為。無論是原材料采購、設備采購，還是服務采購，只要符合定向委托采購的定義，均需按照本辦法執行。三、職責分工1.采購部門負責制定定向委托采購計劃，并組織實施。在制定計劃時，要充分了解各部門的需求，結合市場情況，確保計劃的合理性和可行性。尋找、評估并確定符合要求的供應商。采購部門應建立供應商評估機制，從供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等多方面進行綜合評估，選擇最合適的供應商。與供應商進行合同談判，簽訂采購合同。在談判過程中，要明確雙方的權利和義務，確保合同條款清晰、合理，保護公司的利益。跟進采購合同的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題。要定期與供應商溝通，了解訂單的生產進度、發貨情況等，確保采購物資或服務按時、按質、按量交付。2.需求部門提出定向委托采購需求，并詳細說明采購物資或服務的技術、質量、規格等要求。需求部門要對自己提出的需求負責，確保需求明確、合理，避免因需求不清導致采購失誤。協助采購部門進行供應商的評估和選擇。需求部門可以憑借自身的專業知識，對供應商提供的產品或服務進行技術方面的評估，提供專業意見。參與采購合同的審核，確保合同內容符合本部門的需求。需求部門要仔細審查合同條款，特別是與產品質量、交付時間、售后服務等相關的條款，確保合同能夠滿足本部門的實際需求。3.財務部門負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。財務部門要根據公司的財務狀況和預算安排，對采購部門提交的采購預算進行嚴格審核，避免超預算采購。參與采購合同的審核，重點審查合同中的付款條款。財務部門要從財務風險控制的角度出發，對付款方式、付款時間等條款進行審核，確保公司的資金安全。負責采購款項的支付和結算工作。財務部門要按照合同約定的付款方式和時間，及時、準確地支付采購款項，并做好相關的結算工作。4.法務部門對采購合同進行法律審核，確保合同符合法律法規的要求。法務部門要仔細審查合同條款，避免合同中出現違法、違規的內容，防范法律風險。為采購過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導。當采購部門或其他相關部門在采購過程中遇到法律問題時，法務部門要及時提供專業的法律意見和解決方案。在必要時，代表公司處理與采購相關的法律糾紛。如果公司與供應商之間發生法律糾紛，法務部門要積極應對，維護公司的合法權益。四、采購流程1.需求提出各需求部門根據實際工作需要，填寫《定向委托采購申請表》。在申請表中，要詳細注明采購物資或服務的名稱、規格、數量、技術要求、預計使用時間等信息。需求部門負責人對申請表進行審核簽字后，提交給采購部門。審核時要確保需求的合理性和必要性，避免不必要的采購。2.采購計劃制定采購部門收到《定向委托采購申請表》后，對需求進行匯總和分析。結合公司的采購政策、預算安排以及市場情況，制定《定向委托采購計劃》。《定向委托采購計劃》應包括采購項目名稱、采購方式、預計采購時間、預計采購金額、供應商選擇范圍等內容。采購部門負責人對計劃進行審核簽字后，報公司領導審批。3.供應商選擇采購部門根據《定向委托采購計劃》，通過多種渠道尋找潛在的供應商。可以通過網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等方式獲取供應商信息。對潛在供應商進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應商。篩選標準包括供應商的經營范圍、資質證書、生產能力、信譽等方面。組織相關部門（需求部門、技術部門等）對篩選后的供應商進行實地考察或樣品評估。考察內容包括供應商的生產場地、生產設備、質量管理體系、售后服務體系等。樣品評估主要針對采購物資的質量、性能等方面進行檢測。根據考察和評估結果，編制《供應商評估報告》。報告中要對供應商的優勢和不足進行客觀分析，提出是否選擇該供應商的建議。采購部門將《供應商評估報告》提交給公司領導審批，確定最終的供應商。4.合同談判與簽訂采購部門與確定的供應商進行合同條款的談判。談判內容包括采購物資或服務的價格、質量標準、交付時間、交付地點、付款方式、售后服務等方面。在談判過程中，要充分聽取需求部門、財務部門、法務部門等相關部門的意見。需求部門關注產品或服務是否符合使用要求，財務部門關注付款條款的合理性，法務部門關注合同的合法性。根據談判結果，起草《定向委托采購合同》。合同內容要明確雙方的權利和義務，語言表述要準確、清晰，避免產生歧義。將《定向委托采購合同》提交給需求部門、財務部門、法務部門等相關部門進行審核。各部門要在規定的時間內完成審核，并提出審核意見。根據各部門的審核意見，對合同進行修改和完善。修改后的合同再次提交給公司領導審批。公司領導審批通過后，由采購部門代表公司與供應商簽訂《定向委托采購合同》。合同簽訂后，要及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、法務部門等相關部門備案。5.合同執行與跟進供應商按照合同約定組織生產或提供服務。采購部門要定期與供應商溝通，了解生產進度或服務提供情況。當供應商出現可能影響合同執行的情況（如生產設備故障、原材料短缺等）時，供應商應及時通知采購部門。采購部門要積極協調解決，確保合同能夠按時履行。在合同約定的交付時間前，采購部門要提前通知需求部門做好接收準備。需求部門要安排專人負責接收工作，對采購物資或服務進行驗收。6.驗收與付款需求部門按照合同約定的質量標準和驗收方法，對采購物資或服務進行驗收。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并由驗收人員簽字確認。如果驗收發現問題，需求部門應及時通知采購部門和供應商。采購部門要與供應商協商解決方案，如換貨、補貨、維修等。問題解決后，重新進行驗收。財務部門根據《驗收報告》和合同約定的付款方式，辦理采購款項的支付手續。在支付款項前，要確保相關的發票、合同等資料齊全、合規。五、監督與管理1.內部審計公司內部審計部門定期對定向委托采購活動進行審計。審計內容包括采購流程的合規性、供應商選擇的合理性、合同簽訂的合法性、采購價格的公允性等方面。內部審計部門在審計過程中發現問題，應及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。對于嚴重違反本辦法的行為，要按照公司的相關規定進行處理。2.投訴處理公司設立專門的投訴渠道，接受內部員工和供應商對定向委托采購活動的投訴。投訴可以通過書面、電話、電子郵件等方式進行。對于收到的投訴，公司要及時進行調查核實。如果投訴情況屬實，要按照本辦法和公司的相關規定進行處理，并將處理結果反饋給投訴人。3.績效評估建立定向委托采購績效評估機制，對采購部門和相關人員的工作績效進行評估。評估指標包括采購成本控制、采購質量、采購進度、供應商管理等方面。根據績效