設(shè)計外包管理暫行辦法一、引言在當今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)為了專注核心業(yè)務(wù)、降低成本、提高效率，常常會選擇將部分設(shè)計工作外包給專業(yè)的外部機構(gòu)。我們公司也不例外，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，設(shè)計外包項目日益增多。為了規(guī)范設(shè)計外包管理流程，確保外包工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標準，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本《設(shè)計外包管理暫行辦法》。希望大家認真學習并貫徹執(zhí)行，共同推動公司設(shè)計外包業(yè)務(wù)的順利開展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及設(shè)計外包的項目，包括但不限于平面設(shè)計、產(chǎn)品外觀設(shè)計、室內(nèi)設(shè)計、UI設(shè)計等各類設(shè)計工作。無論是長期合作的外包商，還是因特定項目臨時引入的外包團隊，均需遵循本辦法進行管理。三、職責分工1.需求部門負責明確設(shè)計項目的具體需求，包括設(shè)計目標、風格要求、功能指標、交付時間等關(guān)鍵要素。在提出需求時，盡量提供詳細的背景資料和參考案例，以便外包商更好地理解項目意圖。例如，若為產(chǎn)品包裝設(shè)計，需提供產(chǎn)品特點、目標受眾、銷售渠道等信息。參與外包商的選擇過程，從專業(yè)角度對候選外包商的設(shè)計能力、過往作品風格與項目需求的匹配度等方面提出意見和建議。在項目執(zhí)行過程中，與外包商保持密切溝通，及時解答外包商提出的疑問，對設(shè)計方案進行階段性審核，提出修改意見，確保設(shè)計方向符合公司預(yù)期。負責組織對設(shè)計成果的最終驗收，依據(jù)事先確定的驗收標準，對設(shè)計作品的質(zhì)量、完整性、是否滿足業(yè)務(wù)需求等進行全面評估。2.采購部門主導(dǎo)外包商的篩選、評估和選擇工作。通過多種渠道收集潛在外包商信息，建立外包商資源庫。對入庫的外包商進行定期評估和更新，確保資源庫的有效性和及時性。負責與選定的外包商進行商務(wù)談判，包括合同條款、價格、付款方式、保密協(xié)議等內(nèi)容，確保公司利益得到充分保障。在談判過程中，既要爭取合理的價格和有利的合作條件，又要注重與外包商建立良好的合作關(guān)系。簽訂設(shè)計外包合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如付款進度、交付延遲等。3.質(zhì)量管理部門制定設(shè)計外包項目的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，確保質(zhì)量要求明確、可衡量。這些標準和規(guī)范應(yīng)與行業(yè)通行做法以及公司內(nèi)部質(zhì)量要求相契合。對設(shè)計外包項目進行質(zhì)量監(jiān)控，定期檢查項目執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時提出整改要求，并跟蹤整改落實情況。協(xié)助需求部門進行設(shè)計成果的驗收，從質(zhì)量專業(yè)角度提供技術(shù)支持和評估意見，確保驗收工作的科學性和公正性。4.法務(wù)部門審核設(shè)計外包合同條款，確保合同符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。重點關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責任等關(guān)鍵條款，避免因合同漏洞給公司帶來損失。為設(shè)計外包項目提供法律咨詢服務(wù)，在項目執(zhí)行過程中，如遇法律糾紛或疑問，及時提供專業(yè)的法律建議和解決方案。四、外包商選擇1.外包商信息收集采購部門應(yīng)通過多種途徑廣泛收集外包商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加設(shè)計展會、同行交流等。收集的信息包括外包商的基本情況（成立時間、注冊資本、經(jīng)營范圍等）、設(shè)計團隊構(gòu)成（專業(yè)背景、工作經(jīng)驗等）、過往成功案例、客戶評價、報價水平等。我們鼓勵各部門員工積極提供優(yōu)質(zhì)外包商線索，共同豐富公司的外包商資源庫。2.初步篩選采購部門根據(jù)收集到的信息，對潛在外包商進行初步篩選。篩選的主要標準包括外包商的業(yè)務(wù)范圍是否與公司需求匹配、是否具備相關(guān)設(shè)計領(lǐng)域的成功經(jīng)驗、團隊專業(yè)能力是否滿足項目要求、報價是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)等。經(jīng)過初步篩選，確定進入評估環(huán)節(jié)的外包商名單。3.評估考察設(shè)計能力評估：需求部門和質(zhì)量管理部門共同參與，要求候選外包商提供與擬外包項目類似的過往作品，并對作品進行詳細分析和評價。重點考察其設(shè)計風格、創(chuàng)意水平、技術(shù)實現(xiàn)能力、對客戶需求的理解和把握能力等。可以要求外包商針對公司項目進行簡單的創(chuàng)意闡述或設(shè)計草案提交，以便更直觀地了解其設(shè)計思路和能力。企業(yè)實力考察：采購部門可組織實地考察或通過電話、郵件等方式，對候選外包商的企業(yè)規(guī)模、辦公環(huán)境、管理制度、財務(wù)狀況等進行了解。了解其是否具備穩(wěn)定的運營能力和良好的信譽，以確保能夠按時、高質(zhì)量地完成項目。客戶評價調(diào)查：向候選外包商提供的過往客戶進行調(diào)查，了解其在項目執(zhí)行過程中的服務(wù)態(tài)度、溝通協(xié)作能力、項目交付情況、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。客戶評價是衡量外包商綜合實力的重要依據(jù)之一，應(yīng)予以充分重視。4.綜合評審與選擇采購部門組織需求部門、質(zhì)量管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員，對經(jīng)過評估考察的候選外包商進行綜合評審。各部門從自身專業(yè)角度發(fā)表意見，共同權(quán)衡各候選外包商的優(yōu)勢和不足。綜合考慮設(shè)計能力、企業(yè)實力、報價、客戶評價等因素，選擇最合適的外包商作為合作伙伴。希望大家在評審過程中，秉持客觀、公正的態(tài)度，為公司選擇到最優(yōu)質(zhì)的外包商。五、合同簽訂1.合同條款擬定采購部門在與選定的外包商達成合作意向后，負責起草設(shè)計外包合同。合同條款應(yīng)包括但不限于項目名稱、服務(wù)內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、項目進度安排、交付成果形式、驗收標準、合同金額及付款方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責任、爭議解決方式等內(nèi)容。合同條款應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同審核合同起草完成后，依次提交給法務(wù)部門、需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門進行審核。法務(wù)部門重點審核合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風險；需求部門審核服務(wù)內(nèi)容、交付成果、驗收標準等條款是否與項目需求一致；質(zhì)量管理部門審核質(zhì)量標準、質(zhì)量控制條款等是否符合公司質(zhì)量要求。各部門應(yīng)認真審核合同條款，提出修改意見，確保合同的完整性和有效性。3.合同簽訂經(jīng)各部門審核通過后的合同，由采購部門與外包商進行最終確認和簽訂。合同簽訂應(yīng)由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章，確保合同具有法律效力。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好項目執(zhí)行和管理工作。六、項目執(zhí)行與監(jiān)控1.項目啟動合同簽訂后，需求部門應(yīng)組織召開項目啟動會，邀請外包商項目團隊成員、公司內(nèi)部相關(guān)部門人員參加。在啟動會上，需求部門詳細介紹項目背景、目標、需求、進度計劃等內(nèi)容，明確各方的職責和溝通機制。希望通過項目啟動會，使各方對項目有清晰的認識，為項目的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。2.項目進度管理外包商應(yīng)根據(jù)合同約定的項目進度要求，制定詳細的項目進度計劃，并提交給需求部門和采購部門審核。進度計劃應(yīng)明確各個階段的工作內(nèi)容、交付成果、時間節(jié)點以及責任人。需求部門和采購部門應(yīng)定期對外包項目的進度進行跟蹤檢查，對比實際進度與計劃進度的差異。如發(fā)現(xiàn)進度滯后，應(yīng)及時與外包商溝通，了解原因，并共同制定解決方案，確保項目按時交付。我們鼓勵外包商在遇到可能影響項目進度的問題時，及時主動與公司溝通，以便共同協(xié)商解決。3.項目質(zhì)量管理質(zhì)量管理部門應(yīng)依據(jù)事先制定的質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對設(shè)計外包項目進行全程質(zhì)量監(jiān)控。在項目執(zhí)行過程中，定期對外包商提交的階段性成果進行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。需求部門在審核外包商提交的設(shè)計方案時，應(yīng)從業(yè)務(wù)需求和專業(yè)角度對設(shè)計質(zhì)量進行把關(guān)，提出具體的修改意見和建議。外包商應(yīng)根據(jù)需求部門的反饋意見，及時對設(shè)計方案進行優(yōu)化和完善，確保設(shè)計成果符合公司要求。4.溝通協(xié)調(diào)建立有效的溝通機制是確保項目順利執(zhí)行的關(guān)鍵。需求部門應(yīng)指定專人作為項目對接人，與外包商項目團隊保持密切溝通，及時傳達公司的需求和意見，了解項目進展情況和遇到的問題。溝通方式可以包括定期的項目例會、電話溝通、郵件溝通、即時通訊工具溝通等，確保信息傳遞的及時、準確和暢通。在項目執(zhí)行過程中，如遇到重大問題或需要對項目需求進行變更，需求部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門和外包商進行協(xié)商討論，形成一致的解決方案。變更需求應(yīng)通過書面形式進行確認，并對合同條款、項目進度計劃等進行相應(yīng)調(diào)整。七、驗收與付款1.驗收申請外包商完成設(shè)計項目并自檢合格后，應(yīng)向需求部門提交驗收申請，并附上完整的交付成果。交付成果應(yīng)符合合同約定的形式和內(nèi)容要求，如設(shè)計文件、文檔資料、樣品等。2.驗收組織需求部門收到驗收申請后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)組織質(zhì)量管理部門、采購部門等相關(guān)人員組成驗收小組，按照驗收標準和規(guī)范對設(shè)計成果進行驗收。驗收方式可以包括資料審查、現(xiàn)場演示、功能測試、用戶體驗評估等多種形式，確保驗收工作全面、客觀、公正。3.驗收結(jié)果處理若驗收合格，驗收小組應(yīng)出具驗收報告，由各驗收人員簽字確認。需求部門將驗收報告提交給采購部門，作為付款依據(jù)。若驗收不合格，驗收小組應(yīng)明確指出存在的問題和整改要求，要求外包商在規(guī)定時間內(nèi)進行整改。整改完成后，外包商應(yīng)再次提交驗收申請，由驗收小組進行二次驗收。如二次驗收仍不合格，公司有權(quán)按照合同約定追究外包商的違約責任。4.付款管理財務(wù)部門根據(jù)合同約定的付款方式和驗收報告，辦理付款手續(xù)。付款前，采購部門應(yīng)確保外包商已提供合法有效的發(fā)票等付款憑證。在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)外包商存在違反合同約定的行為，如交付延遲、質(zhì)量不達標等，財務(wù)部門應(yīng)暫停付款，并及時與采購部門、需求部門溝通，按照合同約定處理相關(guān)事宜后再行付款。八、知識產(chǎn)權(quán)與保密管理1.知識產(chǎn)權(quán)歸屬設(shè)計外包項目所產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸屬應(yīng)在合同中明確約定。一般情況下，公司支付設(shè)計費用后，設(shè)計成果的知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有。但在某些特殊情況下，如外包商提供的是通用設(shè)計模板或基于其自有知識產(chǎn)權(quán)進行二次開發(fā)的設(shè)計成果，雙方可協(xié)商確定知識產(chǎn)權(quán)的歸屬方式，但應(yīng)確保公司在項目使用過程中擁有合法的使用權(quán)。外包商應(yīng)保證所交付的設(shè)計成果不存在侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)的情況。如因設(shè)計成果的知識產(chǎn)權(quán)問題給公司帶來法律糾紛，外包商應(yīng)承擔全部法律責任，并賠償公司因此遭受的損失。2.保密管理公司與外包商應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在項目執(zhí)行過程中的保密義務(wù)。外包商應(yīng)對在項目中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等予以保密，不得向任何第三方披露或使用。保密期限應(yīng)自保密信息披露之日起至項目結(jié)束后一定期限內(nèi)（一般不少于[X]年）。公司內(nèi)部參與設(shè)計外包項目的人員也應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自對外泄露項目相關(guān)信息。希望大家充分認識到保密工作的重要性，共同維護公司的商業(yè)利益和信息安全。九、外包商評價與管理1.定期評價項目結(jié)束后，采購部門應(yīng)組織需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門對外包商進行評價。評價內(nèi)容包括設(shè)計質(zhì)量、項目進度、服務(wù)態(tài)度、溝通協(xié)作、成本控制等方面。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。通過定期評價，全面了解外包商的表現(xiàn)，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。2.動態(tài)管理根據(jù)外包商的評價結(jié)果，對其進行動態(tài)管理。對于評價為優(yōu)秀的外包商，在后續(xù)項目中可優(yōu)先考慮合作，并給予一定的獎勵措施，如增加合作項目份額