調轉人事檔案管理辦法一、前言在公司的長遠發展進程中，人事檔案管理始終占據著舉足輕重的位置。人事檔案不僅全面記錄了員工個人經歷、政治面貌、品德作風、業務能力、工作表現、獎懲情況等關鍵信息，更是公司進行人才選拔、任用、培養的重要依據。隨著公司業務不斷拓展，人員流動日益頻繁，人事檔案的調轉需求也相應增多。為確保人事檔案調轉工作的規范、有序進行，切實維護檔案的真實性、完整性和安全性，依據國家相關法律法規及行業通行標準，結合公司實際運營狀況，精心制定本管理辦法。希望大家認真學習并嚴格遵守，共同推動公司人事檔案管理工作朝著更加科學、高效的方向邁進，為公司穩定發展提供有力的人才保障。二、適用范圍本辦法適用于公司全體正式員工、試用期員工檔案調轉相關事宜。無論是因員工內部晉升、崗位調動、離職，還是外部人才引進等原因引發的人事檔案調轉，均需遵循本辦法執行。三、管理職責1.人力資源部門作為人事檔案調轉管理的核心部門，負責統籌協調檔案調轉的整體工作，制定并優化調轉流程及相關標準，確保流程的科學性與合理性。審核檔案調轉的申請材料，對符合規定的申請予以受理，并負責與原單位或新接收單位進行溝通協調，跟進檔案調轉進度，及時解決過程中出現的各種問題。對調入的人事檔案進行仔細的核查與整理，確保檔案內容完整、準確，符合公司存檔要求。同時，負責將檔案妥善存入公司指定的檔案管理庫，并做好電子檔案信息的更新工作，以便于檔案的查詢與使用。對于調出的檔案，嚴格按照規定的程序辦理相關手續，確保檔案交接的準確性與安全性，防止檔案丟失或損壞。2.各部門協助人力資源部門做好本部門員工檔案調轉工作，及時通知員工按照要求準備相關申請材料，并對材料的真實性進行初步審核。在員工檔案調轉過程中，配合人力資源部門提供必要的信息與支持，如工作表現證明、崗位變動說明等，確保檔案調轉工作的順利進行。關注本部門員工檔案調轉情況，及時反饋員工在檔案調轉過程中遇到的困難與問題，共同商討解決方案。3.檔案管理人員具體負責檔案調轉的實際操作工作，包括檔案的接收、整理、登記、轉出等環節，嚴格按照檔案管理規范和調轉流程進行操作。對檔案調轉過程中的各類文件和記錄進行妥善保管，建立完整的檔案調轉臺賬，詳細記錄檔案調轉的日期、申請人、申請原因、檔案去向等重要信息，以備查閱。定期對檔案調轉工作進行總結與分析，發現問題及時向人力資源部門負責人匯報，并提出改進建議，不斷提高檔案調轉工作質量。四、檔案調入管理（一）新員工入職檔案調入1.入職前準備階段人力資源部門在新員工入職前，應向其明確檔案調入的要求和流程，并提供《人事檔案調入申請表》以及所需材料清單。我們鼓勵新員工在收到通知后，盡快與原檔案保管單位取得聯系，了解檔案調出的相關規定和手續，提前做好準備工作。對于檔案由原單位或人才市場保管的新員工，需填寫《人事檔案調入申請表》，詳細注明個人基本信息、原檔案保管單位名稱、聯系方式等內容，并提交身份證復印件、畢業證學位證復印件等相關證明材料。希望大家認真填寫申請表，確保信息準確無誤，以便順利辦理檔案調入手續。2.檔案接收與審核階段人力資源部門收到新員工提交的檔案調入申請及相關材料后，應及時與原檔案保管單位取得聯系，溝通檔案轉出事宜。原單位同意轉出后，按照規定通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式將檔案轉遞至公司指定地址。嚴禁個人自帶檔案轉遞，以確保檔案的安全性與嚴肅性。檔案管理人員在收到檔案后，需對檔案進行嚴格的審核。審核內容包括檔案的完整性，檢查檔案材料是否齊全，是否有缺失關鍵材料的情況；檔案的真實性，核實各項記錄是否與員工提供的信息一致，有無涂改、偽造等現象；檔案的規范性，查看檔案材料的整理裝訂是否符合檔案管理標準。若發現檔案存在問題，應及時與原檔案保管單位或新員工溝通，要求補充或更正相關材料。3.檔案入庫階段經審核無誤的檔案，檔案管理人員應及時將其存入公司檔案管理庫，并在檔案管理系統中錄入檔案的基本信息，更新員工檔案狀態，確保電子檔案與紙質檔案信息一致，方便后續的查詢與管理。我們希望檔案管理人員認真細致做好檔案入庫工作，為公司人才資源管理提供詳實準確的檔案支持。（二）內部員工檔案調入1.崗位變動申請階段當公司內部員工因崗位晉升、調動等原因需調入檔案時，由所在部門填寫《內部員工檔案調轉申請表》，注明調動原因、新崗位信息等內容，并經部門負責人簽字確認后提交至人力資源部門。希望各部門能及時準確提交申請，以便人力資源部門合理安排檔案調轉工作。人力資源部門審核通過后，向員工原檔案保管部門發出檔案調入通知。原檔案保管部門接到通知后，按照規定流程將員工檔案轉遞至公司人力資源部門。2.檔案審核與整合階段檔案調入后，人力資源部門檔案管理人員對檔案進行審核，重點審查檔案中與崗位變動相關的材料是否齊全，如崗位變動審批表、考核評價材料等。同時，將新調入的檔案與員工在公司已有的檔案進行整合，確保檔案內容的連貫性與完整性。對于審核過程中發現的問題，及時與原檔案保管部門及員工所在部門溝通解決，確保檔案能夠準確反映員工在公司的工作經歷和發展情況。3.檔案歸庫階段完成檔案審核與整合后，將檔案存入公司檔案管理庫相應位置，并在檔案管理系統中更新員工檔案信息，確保檔案信息的及時性與準確性。五、檔案調出管理（一）員工離職檔案調出1.離職申請階段員工提出離職申請并獲批后，需填寫《人事檔案調出申請表》，注明離職原因、檔案接收單位名稱、地址、聯系方式等信息，并提交離職證明復印件等相關材料。我們希望離職員工認真填寫申請表，確保檔案能夠順利轉遞至正確的接收單位。員工所在部門對申請表及相關材料進行審核，確認無誤后簽字蓋章，提交至人力資源部門。2.檔案審核與整理階段人力資源部門收到《人事檔案調出申請表》后，對員工檔案進行全面審核，重點檢查檔案材料是否完整，有無未歸檔的重要文件。同時，整理檔案材料，確保檔案裝訂規范、整潔。對于存在問題的檔案，及時與員工溝通，要求其補充或更正相關材料。若員工無法按時提供或解決問題，檔案管理人員應記錄在案，并在檔案轉遞時向接收單位說明情況。3.檔案轉出階段審核通過的檔案，按照員工提供的接收單位信息，通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式轉遞檔案。檔案轉出后，檔案管理人員應及時將轉遞憑證留存歸檔，并在檔案管理系統中更新檔案狀態為“已轉出”。同時，告知員工檔案轉出情況及查詢方式，方便員工跟蹤檔案進度。（二）員工因外部借調、升學等原因檔案調出1.申請與審批階段員工因外部借調、升學等原因需調出檔案時，需向公司提交《人事檔案調出申請表》，詳細說明借調或升學的單位名稱、期限等情況，并附上相關證明材料，如借調函、錄取通知書等。所在部門對申請進行審核，確認情況屬實后簽署意見，提交人力資源部門。人力資源部門根據公司相關規定進行審批，若同意調出，通知員工辦理檔案調出手續。2.檔案處理階段與離職檔案調出類似，檔案管理人員對檔案進行審核、整理后，按照規定方式將檔案轉遞至相應單位。在檔案轉出前，可應員工要求，為其提供檔案材料的復印、密封等服務，以滿足其借調或升學的相關要求。檔案轉出后，做好檔案轉出記錄及信息更新工作，同時告知員工檔案轉遞情況，以便其及時與接收單位對接。六、檔案調轉中的特殊情況處理1.檔案材料缺失在檔案調入或調出審核過程中，若發現檔案材料缺失，檔案管理人員應及時與原檔案保管單位或員工本人溝通，了解缺失原因，并要求補充相關材料。對于無法補充的重要材料，應要求原單位或相關部門出具情況說明，并加蓋公章，隨檔案一并轉遞。希望大家理解檔案完整性的重要性，積極配合解決檔案材料缺失問題。2.檔案信息不一致當發現檔案中部分信息與員工提供的信息或公司記錄不一致時，需進一步核實。如涉及學歷、工作經歷等關鍵信息，應要求員工提供相關證明材料，或與原單位核實情況。經核實后，根據實際情況對檔案信息進行更正或備注說明，確保檔案信息的真實性與準確性。3.原單位拒絕轉出檔案若遇到原單位拒絕轉出檔案的情況，人力資源部門應積極與原單位溝通，了解拒絕原因。如原單位因員工存在未結清款項、未完成工作交接等問題拒絕轉出檔案，公司應協助員工盡快解決相關問題。若原單位無正當理由拒絕轉出檔案，可尋求法律途徑解決，維護員工合法權益及公司檔案管理工作的正常進行。4.接收單位無法接收檔案若出現接收單位因政策調整、檔案管理規定變化等原因無法接收檔案的情況，檔案管理人員應及時與接收單位溝通，了解具體原因及解決方案。同時，與員工協商，確定檔案的臨時保管方式或等待接收單位具備接收條件后再進行轉遞。在此期間，妥善保管好員工檔案，確保檔案安全。七、檔案調轉的監督與檢查1.定期自查人力資源部門應定期對檔案調轉工作進行自查，每月至少進行一次全面檢查。檢查內容包括檔案調轉流程的執行情況、申請材料的完整性、檔案審核的準確性、檔案轉遞的及時性與安全性等方面。通過自查，及時發現檔案調轉工作中存在的問題，并采取有效措施加以整改。自查結果形成書面報告，報公司領導審閱。2.內部審計公司內部審計部門每年應對檔案調轉工作進行專項審計。審計范圍涵蓋檔案調轉管理制度的健全性、執行的有效性、檔案管理的合規性等方面。通過內部審計，對檔案調轉工作進行全面評估，發現潛在風險和漏洞，提出改進建議和意見。人力資源部門應積極配合內部審計工作，提供相關資料和數據。3.責任追究對于在檔案調轉過程中違反本管理辦法，如故意拖延檔案調轉時間、篡改檔案信息、