圖文行業耗材管理辦法總則目的為加強圖文行業耗材管理，規范耗材的采購、使用、庫存等環節，降低運營成本，提高資源利用效率，保障圖文業務的正常開展，根據國家相關法律法規和行業標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及圖文業務的部門及人員，涵蓋了與圖文制作、印刷、復印等相關的各類耗材管理活動。定義本辦法所指的圖文行業耗材，是指在圖文制作過程中使用的各類材料，包括但不限于紙張、油墨、硒鼓、墨盒、膠片、相紙、裝訂材料等。管理職責采購部門1.負責根據各部門的需求，制定合理的耗材采購計劃。2.選擇優質的供應商，建立穩定的供應渠道，確保所采購的耗材質量符合要求。3.進行采購價格的談判和合同簽訂，爭取最優惠的采購價格和條款。4.負責采購訂單的下達、跟蹤和驗收工作。使用部門1.準確預估本部門的耗材需求，及時向采購部門提出采購申請。2.合理使用和保管耗材，避免浪費和損壞。3.配合倉庫管理部門進行耗材的盤點和庫存管理工作。倉庫管理部門1.負責耗材的入庫、存儲和出庫管理工作。2.定期對耗材進行盤點，確保庫存數量的準確性。3.按照先進先出的原則發放耗材，避免耗材過期或積壓。4.對庫存耗材的質量進行監控，及時處理損壞或變質的耗材。財務部門1.負責對耗材采購資金的預算和核算工作。2.審核采購合同和費用報銷憑證，確保采購資金的合理使用。3.定期對耗材成本進行分析，為公司的成本控制提供數據支持。采購管理采購計劃制定1.使用部門應根據業務需求和歷史使用情況，每月底向采購部門提交次月的耗材采購申請。采購申請應包括耗材名稱、規格型號、數量、預計使用時間等詳細信息。2.采購部門根據各部門的采購申請，結合庫存情況和市場供應狀況，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購的耗材種類、數量、預算金額、采購時間等內容。3.采購計劃需經部門負責人審核，報公司領導批準后執行。供應商選擇1.采購部門應建立供應商評估和選擇機制，對潛在供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。2.優先選擇具有良好信譽、產品質量穩定、價格合理、售后服務完善的供應商。對于重要耗材的供應商，應簽訂長期合作協議，以確保供應的穩定性和可靠性。3.定期對供應商進行考核和評價，對于表現不佳的供應商，應及時進行淘汰或更換。采購合同簽訂1.采購部門與供應商簽訂采購合同前，應仔細審核合同條款，確保合同內容符合公司的利益和要求。2.采購合同應明確耗材的名稱、規格型號、數量、價格、質量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本傳遞給財務部門和倉庫管理部門，以便相關部門做好資金安排和收貨準備工作。采購執行與驗收1.采購部門根據采購計劃和合同要求，及時下達采購訂單。采購訂單應明確采購的耗材信息、交貨時間、交貨地點等內容，并要求供應商簽字確認。2.供應商應按照合同約定的時間和地點交貨。倉庫管理部門在收到貨物后，應及時組織驗收。驗收內容包括耗材的數量、規格型號、質量等方面。3.驗收合格的耗材，倉庫管理部門應辦理入庫手續，并填寫入庫單。入庫單應注明耗材名稱、規格型號、數量、單價、金額、供應商等信息。對于驗收不合格的耗材，應及時通知采購部門與供應商協商處理。庫存管理入庫管理1.倉庫管理部門在辦理耗材入庫手續時，應嚴格按照驗收結果進行操作。對于驗收合格的耗材，應及時登記入賬，并按照規定的存儲方式進行存放。2.入庫的耗材應分類存放，標識清晰，便于管理和查找。對于易燃、易爆、有毒等危險耗材，應按照相關安全規定進行專門存儲和管理。3.倉庫管理部門應定期對庫存耗材進行檢查和維護，確保耗材的質量和安全。庫存盤點1.倉庫管理部門應每月對庫存耗材進行一次盤點，每季度進行一次全面盤點。盤點內容包括耗材的數量、規格型號、存放位置等方面。2.盤點過程中，應認真核對庫存數量與賬面數量是否一致。對于盤盈或盤虧的耗材，應查明原因，并及時進行賬務處理。3.盤點結束后，倉庫管理部門應編制庫存盤點報告，報公司領導和財務部門。盤點報告應包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果、差異原因分析及處理建議等內容。出庫管理1.使用部門需要領用耗材時，應填寫領料單。領料單應注明耗材名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.倉庫管理部門根據領料單發放耗材，并在領料單上簽字確認。發放耗材時，應按照先進先出的原則進行操作，確保耗材的合理使用。3.對于貴重耗材或限量供應的耗材，應嚴格控制領用數量，并建立領用審批制度。庫存控制1.倉庫管理部門應根據歷史使用數據和業務需求預測，合理確定各類耗材的安全庫存和最高庫存。對于庫存數量低于安全庫存的耗材，應及時通知采購部門進行補貨。2.定期對庫存耗材進行清理和整理，對于積壓、過期或損壞的耗材，應及時進行處理。處理方式包括報廢、退貨、變賣等。3.優化庫存管理流程，提高庫存管理效率，降低庫存成本。使用管理耗材使用規范1.使用部門應加強對員工的培訓，提高員工的節約意識和操作技能，確保員工正確使用耗材。2.員工在使用耗材時，應嚴格按照操作規程進行操作，避免因操作不當造成耗材的浪費和損壞。3.對于可重復使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，應進行回收和再利用。使用部門應建立回收制度，將使用過的耗材及時交回倉庫管理部門進行處理。耗材使用統計與分析1.使用部門應定期對本部門的耗材使用情況進行統計和分析，掌握耗材的使用規律和趨勢。2.分析耗材使用量與業務量之間的關系，找出影響耗材使用量的因素，并采取相應的措施進行控制。3.將耗材使用統計和分析結果及時反饋給采購部門和財務部門，為采購計劃的制定和成本控制提供參考依據。監督與考核監督檢查1.公司應建立健全耗材管理監督檢查機制，定期對各部門的耗材管理工作進行檢查和評估。2.檢查內容包括采購計劃的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、庫存管理情況、耗材使用情況等方面。3.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。考核評價1.建立耗材管理考核評價體系，對各部門和相關人員的耗材管理工作進行考核評價。2.考核指標包括耗材采購成本控制、庫存周轉率、耗