廣告加工材料管理辦法總則目的為了加強廣告加工材料的管理，規范材料的采購、使用、庫存等環節，降低成本，提高材料使用效率，保證廣告加工業務的順利進行，根據國家相關法律法規和行業標準，結合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內所有與廣告加工材料管理相關的部門和人員，包括采購部門、倉庫管理部門、生產部門以及使用廣告加工材料的其他相關部門。管理原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和行業標準，確保材料的采購、使用和管理合法合規。2.成本效益原則：在保證材料質量的前提下，合理控制采購成本，提高材料的使用效率，實現成本效益最大化。3.準確性原則：材料的采購、庫存、使用等數據記錄要準確無誤，為公司的決策提供可靠依據。4.安全原則：確保材料的儲存、運輸和使用安全，防止發生安全事故。材料分類與編碼材料分類根據廣告加工材料的性質和用途，將其分為以下幾類：1.印刷材料：如紙張、油墨、膠片等。2.展示材料：如展板、展架、燈箱片等。3.標識材料：如金屬標識、塑料標識、亞克力標識等。4.包裝材料：如紙箱、泡沫、塑料袋等。5.輔助材料：如膠水、膠帶、螺絲等。材料編碼為了便于材料的管理和識別，對每一種材料進行唯一的編碼。編碼規則如下：1.編碼采用數字和字母組合的方式，長度為[X]位。2.前[X]位表示材料的類別，如“YS”表示印刷材料，“ZS”表示展示材料等。3.中間[X]位表示材料的具體名稱和規格。4.后[X]位表示材料的版本號或批次號。采購管理采購計劃制定1.各使用部門根據廣告加工業務的需求，提前[X]天制定材料采購計劃，注明材料的名稱、規格、數量、預計使用時間等信息。2.采購部門對各使用部門提交的采購計劃進行匯總和審核，結合庫存情況，制定公司的月度采購計劃。3.采購計劃需經部門負責人和公司領導審批后執行。供應商選擇與評估1.采購部門負責尋找和篩選合格的供應商，建立供應商檔案。供應商應具備良好的信譽、穩定的產品質量和合理的價格。2.對新供應商進行實地考察和評估，包括供應商的生產能力、質量管理體系、售后服務等方面。3.定期對現有供應商進行評估，根據供應商的交貨質量、交貨期、價格等指標進行綜合評分，對于評分較低的供應商進行警告或淘汰。采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括材料的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。2.采購合同需經公司法律部門審核后簽訂。采購執行與驗收1.采購部門按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，并跟蹤訂單的執行情況。2.材料到貨后，倉庫管理部門負責組織驗收。驗收內容包括材料的數量、規格、質量等方面。對于不符合要求的材料，及時與供應商溝通退換貨事宜。3.驗收合格的材料辦理入庫手續，倉庫管理人員在入庫單上簽字確認。庫存管理倉庫設置與布局1.根據材料的類別和性質，設置不同的倉庫，如印刷材料倉庫、展示材料倉庫等。2.倉庫內要合理規劃布局，設置貨架、貨位等，確保材料擺放整齊、有序，便于管理和查找。3.倉庫要配備必要的消防、通風、防潮等設施，確保材料的儲存安全。庫存盤點1.倉庫管理部門定期對庫存材料進行盤點，每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點內容包括材料的數量、規格、質量等方面。盤點結果要與庫存臺賬進行核對，對于盤盈盤虧的材料要查明原因，及時進行處理。3.盤點結束后，倉庫管理部門要編制庫存盤點報告，報部門負責人和公司領導審批。庫存預警1.倉庫管理部門根據材料的使用情況和采購周期，設定庫存預警線。當庫存數量低于預警線時，及時通知采購部門進行補貨。2.對于長期積壓的材料，要及時進行處理，如降價銷售、與供應商協商退貨等。使用管理材料領用1.各使用部門根據廣告加工業務的需求，填寫材料領用單，注明材料的名稱、規格、數量、用途等信息。2.材料領用單需經部門負責人審批后，到倉庫領取材料。倉庫管理人員按照領用單的要求發放材料，并在領用單上簽字確認。3.對于貴重材料和限量使用的材料，實行限額領用制度，嚴格控制領用數量。材料使用監督1.生產部門要加強對材料使用過程的監督，確保材料的使用符合工藝要求和質量標準。2.對于浪費材料的行為，要及時進行制止和糾正，并對相關責任人進行處罰。余料回收1.各使用部門在廣告加工業務完成后，要及時將剩余的材料退回倉庫。倉庫管理人員要對退回的材料進行驗收，辦理退庫手續。2.對于可重復使用的余料，要進行分類整理和保管，以便下次使用。質量管理材料質量標準1.采購部門要根據國家相關法律法規和行業標準，制定廣告加工材料的質量標準，并在采購合同中明確規定。2.倉庫管理部門在驗收材料時，要嚴格按照質量標準進行檢驗，確保入庫材料的質量符合要求。質量問題處理1.對于在使用過程中發現的材料質量問題，使用部門要及時通知采購部門和倉庫管理部門。2.采購部門要與供應商溝通協商，要求供應商承擔相應的責任，如退換貨、賠償損失等。3.對于因材料質量問題導致的廣告加工產品質量問題，要及時進行返工或重新制作，確保產品質量符合客戶要求。信息化管理管理系統建設公司要建立廣告加工材料管理信息系統，實現材料采購、庫存、使用等環節的信息化管理。數據錄入與維護1.倉庫管理部門和采購部門要及時將材料的采購、入庫、出庫、庫存等信息錄入管理系統，確保數據的準確性和及時性。2.定期對管理系統中的數據進行備份，防止數據丟失。數據分析與應用1.利用管理系統中的數據進行分析，如材料的采購成本分析、庫存周轉率分析等，為公司的決策提供支持。2.根據數據分析結果，及時調整采購計劃和庫存管理策略，提高材料管理的效率和效益。人員培訓與考核培訓內容1.組織相關人員進行廣告加工材料管理辦法的培訓，包括采購管理、庫存管理、使用管理等方面的內容。2.對倉庫管理人員進行倉儲管理知識和技能的培訓，提高其業務水平。考核指標1.建立廣告加工材料管理考核指標體系，包括采購成