展覽展示保密管理辦法一、前言親愛的各位同事，隨著公司業務的拓展，我們參與各類展覽展示活動日益頻繁。這些活動不僅是展示公司實力與產品魅力的重要平臺，也是與同行、客戶交流合作的絕佳機會。然而，在這個過程中，保密工作至關重要。一旦公司機密信息在展覽展示中泄露，可能給公司帶來不可估量的損失。為了保障公司的核心利益，確保展覽展示活動安全、有序地進行，我們制定了這份《展覽展示保密管理辦法》。希望大家認真閱讀并嚴格遵守，共同守護公司的商業機密。二、適用范圍本辦法適用于公司組織或參與的所有展覽展示活動，包括但不限于各類展會、產品發布會、技術交流會、商務洽談會等涉及展示公司產品、技術、業務等信息的活動。無論是在國內還是國外舉辦的活動，均需按照本辦法執行保密管理。三、保密工作原則1.最小化原則：在展覽展示活動中，我們應秉持最小化原則，僅展示和提供必要的信息。對于涉及公司核心機密的信息，除非絕對必要，且經過嚴格審批流程，否則不應進行展示或透露。例如，在展示產品時，對于關鍵技術參數，如果并非客戶直接詢問且與產品基本功能展示無關，盡量不主動提及。2.全程管控原則：保密工作應貫穿展覽展示活動的全過程，從活動策劃、展品準備、人員安排，到活動現場執行以及后續收尾工作，每個環節都要落實保密措施。我們鼓勵大家在活動籌備初期就將保密工作納入規劃，提前做好風險評估和應對預案。3.誰主辦誰負責原則：如果是公司主辦的展覽展示活動，主辦部門要承擔主要的保密責任，全面負責活動中的保密管理工作。若是參與外部機構組織的活動，公司指定的參與團隊負責人需對本公司在活動中的保密工作負責。希望各負責人切實履行職責，確保保密工作落到實處。四、保密管理職責分工1.公司保密委員會全面領導和統籌公司展覽展示保密管理工作，制定保密工作方針和政策。審議和批準重大展覽展示活動的保密方案和措施。對展覽展示保密工作中的重大問題進行決策和協調。2.保密辦公室負責具體落實公司保密委員會關于展覽展示保密工作的各項決策和部署。制定和完善展覽展示保密管理制度，并監督執行。組織開展展覽展示保密培訓和宣傳教育工作，提高員工保密意識。對展覽展示活動進行保密檢查和風險評估，及時發現和解決保密隱患。3.主辦部門/參與團隊在活動籌備階段，負責制定詳細的保密計劃，明確保密目標、措施和責任人。對參與活動的人員進行保密教育和培訓，確保其了解并遵守保密規定。對展品、宣傳資料、演示文稿等進行保密審查，防止涉密信息泄露。在活動現場，安排專人負責保密管理工作，監督執行保密措施。活動結束后，及時清理和回收涉及公司機密的物品和資料，妥善處理相關信息。4.其他相關部門如法務部門負責提供與展覽展示保密相關的法律法規咨詢和支持，確保公司的保密措施符合法律要求。技術部門協助對電子設備、網絡系統等進行保密技術檢查和防護，防止信息通過技術手段泄露。五、展覽展示活動前的保密管理1.活動策劃階段保密風險評估：主辦部門/參與團隊在策劃展覽展示活動時，應聯合保密辦公室對活動進行保密風險評估。分析活動的性質、規模、參與人員、展示內容等因素，確定可能存在的保密風險點。例如，如果活動有大量國外同行或潛在競爭對手參與，對于敏感技術和商業信息的展示就要格外謹慎。根據評估結果，制定相應的保密應對措施。制定保密計劃：根據保密風險評估結果，主辦部門/參與團隊要制定詳細的保密計劃。明確保密工作目標、任務、措施以及責任人。保密計劃應包括但不限于展品保密管理、宣傳資料保密審查、人員保密培訓、現場保密安排等內容。保密計劃需報保密辦公室審核，重大活動的保密計劃還需提交公司保密委員會審議批準。2.展品準備階段展品篩選與審查：在選擇展品時，要充分考慮保密因素。對于可能涉及公司機密的展品，需進行嚴格審查。審查內容包括展品的技術原理、性能參數、使用方法等，確保展示的信息不會泄露公司核心機密。對于一些關鍵技術部件，可以采取適當的技術處理，如模糊關鍵參數、隱藏敏感結構等，既能展示產品的基本功能，又能保護公司機密。審查工作由主辦部門/參與團隊牽頭，會同技術部門、保密辦公室共同完成。展品標識與說明：為展品制作標識和說明時，要避免包含涉密信息。對于一些需要介紹產品特點和優勢的內容，要進行仔細斟酌，確保表述準確且不涉及機密。如果涉及到技術術語，要確保這些術語在公開領域有相關報道，不會因展示而泄露公司獨特的技術秘密。標識和說明的內容需經過保密審查后方可使用。展品存儲與運輸：展品在存儲和運輸過程中，要采取相應的保密措施。存儲展品的場所應具備一定的安全防護條件，防止無關人員接觸展品。運輸過程中，要選擇可靠的運輸公司，并簽訂保密協議，要求其對運輸過程中的展品信息嚴格保密。對于重要的涉密展品，最好安排專人押運，確保展品安全和信息保密。3.宣傳資料準備階段資料內容審查：無論是宣傳冊、海報、演示文稿還是視頻資料等，在制作完成后都要進行嚴格的保密審查。審查內容包括文字表述、圖片、數據等，確保不包含任何涉密信息。對于引用的數據和案例，如果涉及公司內部未公開的信息，要進行適當處理或替換。宣傳資料的審查工作由主辦部門/參與團隊負責，保密辦公室進行抽查復核。資料存儲與管理：宣傳資料在存儲過程中要按照保密要求進行分類存放，設置專門的存儲區域或設備，并采取相應的加密措施。對于電子宣傳資料，要設置訪問權限，僅限相關工作人員使用。在資料分發過程中，要嚴格控制分發范圍，記錄分發對象和數量，避免資料流失。4.人員準備階段人員選拔與審查：參與展覽展示活動的人員，包括工作人員、講解人員、技術支持人員等，都要進行嚴格的選拔和審查。優先選擇政治素質高、保密意識強、業務能力突出的人員。對人員的背景進行調查，確保其無不良記錄，不會對公司保密工作造成威脅。審查工作由主辦部門/參與團隊會同人力資源部門共同完成。保密培訓與教育：所有參與活動的人員都要接受專門的保密培訓和教育。培訓內容包括公司保密制度、展覽展示保密要求、常見的保密風險及防范措施等。通過培訓，使大家充分認識到保密工作的重要性，掌握必要的保密知識和技能。培訓工作由保密辦公室組織實施，培訓結束后要進行考核，考核合格者方可參與活動。六、展覽展示活動現場的保密管理1.現場布置階段場地安全檢查：在活動現場布置前，主辦部門/參與團隊要會同技術部門、安全保衛部門對場地進行全面的安全檢查。檢查內容包括場地的物理安全、網絡安全、通信安全等方面。確保場地沒有竊聽、偷拍等設備，網絡系統安全可靠，通信線路未被篡改。對于發現的安全隱患，要及時進行整改，確保活動場地符合保密要求。展品布置與保護：在布置展品時，要注意展品的擺放位置和方式，避免展品的敏感部位或關鍵信息被輕易獲取。對于一些重要的涉密展品，要設置專門的保護區域，安排專人值守，防止無關人員靠近。同時，要采取相應的技術防護措施，如設置電子圍欄、安裝監控設備等，確保展品安全。宣傳資料擺放與管理：宣傳資料要擺放在指定的區域，并安排專人負責管理。對于前來索取資料的人員，要進行登記，了解其身份和用途。如果發現可疑人員，要及時采取措施，防止資料被不當獲取。在活動過程中，要隨時關注資料的數量和擺放情況，及時補充和整理資料。2.活動進行階段人員行為管理：參與活動的所有人員要嚴格遵守保密規定，不得在活動現場隨意談論公司機密信息。講解人員在介紹展品和公司業務時，要按照事先審核通過的內容進行講解，不得擅自透露額外的涉密信息。工作人員要注意觀察現場情況，發現可疑人員或異常行為要及時報告并采取相應措施。希望大家時刻保持警惕，共同維護活動現場的保密秩序。信息交流管理：在與客戶、合作伙伴等進行交流時，要注意把握信息交流的尺度。對于對方提出的涉及公司機密的問題，要謹慎回答。如果無法當場確定是否涉密，應告知對方需要進一步核實后再給予答復。同時，要避免在公開場合討論公司內部的敏感決策、商業計劃等信息。技術設備管理：活動現場使用的電子設備，如電腦、投影儀、演示設備等，要進行嚴格的管理。設備中存儲的信息要進行保密檢查，確保無涉密信息。在使用外部設備連接公司網絡或設備時，要經過嚴格的審批和安全檢測，防止外部設備攜帶病毒或惡意軟件，導致信息泄露。活動結束后，要及時清理設備中的臨時數據和緩存信息。現場監控與應急處理：在活動現場設置監控設備，對活動全過程進行監控。監控信息要妥善保存，以備后續查閱。同時，制定應急處理預案，針對可能出現的保密突發事件，如展品被盜、資料泄露、信息被竊取等，明確應急處理流程和責任分工。一旦發生突發事件，要立即啟動應急預案，采取有效措施進行處理，盡量減少損失，并及時向上級報告。七、展覽展示活動后的保密管理1.展品回收與處理：活動結束后，主辦部門/參與團隊要及時組織對展品進行回收。對于回收的展品，要進行全面檢查，確保展品完好無損且未被篡改。對于涉及公司機密的展品，要按照規定的流程進行存儲和保管，防止信息泄露。如果展品需要進行處理，如報廢、出售等，要經過嚴格的審批，并采取相應的保密措施，確保展品中的機密信息得到妥善處理。2.宣傳資料清理與銷毀：對活動現場剩余的宣傳資料要進行清理和回收。對于未發放完的資料，要進行妥善保管，以備后續使用。對于需要銷毀的資料，要按照公司保密制度的規定，采用合適的方式進行銷毀，確保資料中的信息無法恢復。銷毀過程要進行記錄，包括銷毀的資料種類、數量、時間、方式以及執行人等信息。3.人員總結與反饋：參與活動的人員要對活動中的保密工作進行總結，回顧在活動過程中是否存在違反保密規定的行為，以及遇到的保密問題和解決方案。將總結情況反饋給主辦部門/參與團隊和保密辦公室。通過總結經驗教訓，不斷完善公司的展覽展示保密管理工作。4.保密檢查與評估：保密辦公室要對展覽展示活動的保密工作進行全面檢查和評估。檢查內容包括保密制度的執行情況、保密措施的落實情況、人員的遵守情況等。通過評估，分析活動中保密工作的成效和不足之處，提出改進建議和措施，為今后的活動提供參考。八、保密獎懲措施1.獎勵措施：對于在展覽展示保密工作中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發榮譽證書、給予物質獎勵、在績效考核中加分等。例如，能夠及時發現并成功阻止保密事故發生的人員，或者提出創新性保密措施并有效應用于活動中的部門，都將有機會獲得獎勵。我們鼓勵大家積極參與保密工作，為公司的信息安全貢獻力量。2.懲罰措施：對于違反本辦法，導致公司機密信息泄露或造成保密事