廣告印刷費(fèi)用管理辦法總則目的為了加強(qiáng)公司廣告印刷費(fèi)用的管理，規(guī)范費(fèi)用支出流程，提高資金使用效率，確保廣告印刷工作的質(zhì)量和效益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)在開(kāi)展廣告宣傳活動(dòng)過(guò)程中發(fā)生的各類(lèi)印刷費(fèi)用的管理。包括但不限于宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、宣傳單頁(yè)、名片、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、包裝盒等印刷品的制作費(fèi)用。管理原則1.預(yù)算控制原則：廣告印刷費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和宣傳需求，合理編制廣告印刷費(fèi)用預(yù)算，并嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。2.效益優(yōu)先原則：在保證廣告宣傳效果的前提下，充分考慮成本效益，選擇性價(jià)比高的印刷供應(yīng)商和印刷方式，降低印刷費(fèi)用支出。3.規(guī)范審批原則：廣告印刷費(fèi)用的支出必須嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)審批的費(fèi)用不得報(bào)銷(xiāo)。4.透明公開(kāi)原則：廣告印刷費(fèi)用的管理應(yīng)做到公開(kāi)透明，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并向公司管理層和相關(guān)部門(mén)通報(bào)。職責(zé)分工需求部門(mén)1.負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出廣告印刷項(xiàng)目的申請(qǐng)，明確印刷品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、使用時(shí)間等信息。2.參與印刷供應(yīng)商的選擇和評(píng)估，對(duì)印刷品的設(shè)計(jì)、制作過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和質(zhì)量把控。3.負(fù)責(zé)對(duì)印刷品的驗(yàn)收工作，確保印刷品符合要求，并及時(shí)辦理相關(guān)的驗(yàn)收手續(xù)。4.按照規(guī)定的審批流程提交廣告印刷費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，并提供真實(shí)、完整的報(bào)銷(xiāo)憑證。采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合格印刷供應(yīng)商名錄，對(duì)印刷供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和管理。2.根據(jù)需求部門(mén)的申請(qǐng)，組織印刷項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購(gòu)活動(dòng)，選擇合適的印刷供應(yīng)商，并簽訂印刷合同。3.負(fù)責(zé)與印刷供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)工作，跟蹤印刷項(xiàng)目的進(jìn)度，確保印刷品按時(shí)交付。4.對(duì)印刷合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，及時(shí)處理合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核廣告印刷費(fèi)用預(yù)算的合理性和可行性，對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析。2.審核廣告印刷費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。3.定期對(duì)廣告印刷費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司管理層提供決策支持。4.對(duì)廣告印刷費(fèi)用的財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)廣告印刷費(fèi)用的支出情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.對(duì)印刷項(xiàng)目的采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作和舞弊行為。3.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改情況。預(yù)算管理預(yù)算編制1.每年年底，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)下一年度的業(yè)務(wù)計(jì)劃和宣傳需求，編制本部門(mén)的廣告印刷費(fèi)用預(yù)算草案，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司的整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，編制公司年度廣告印刷費(fèi)用預(yù)算草案。3.公司年度廣告印刷費(fèi)用預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審議通過(guò)后，正式下達(dá)各部門(mén)執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.廣告印刷費(fèi)用預(yù)算一經(jīng)確定，原則上不得隨意調(diào)整。如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或特殊情況確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.各部門(mén)如需調(diào)整廣告印刷費(fèi)用預(yù)算，應(yīng)填寫(xiě)《廣告印刷費(fèi)用預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、金額和調(diào)整后的預(yù)算安排，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，并報(bào)公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可調(diào)整預(yù)算。預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的廣告印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。如因特殊情況需要超預(yù)算支出的，應(yīng)按照預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)廣告印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并向公司管理層和相關(guān)部門(mén)通報(bào)。3.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的廣告印刷費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行自查和分析，及時(shí)采取措施解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。采購(gòu)管理供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格印刷供應(yīng)商名錄，對(duì)印刷供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇符合公司要求的印刷供應(yīng)商。2.對(duì)于新的印刷供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和樣品測(cè)試，確保其具備相應(yīng)的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。3.印刷項(xiàng)目原則上應(yīng)通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式選擇供應(yīng)商，以確保采購(gòu)過(guò)程的公平、公正、公開(kāi)。對(duì)于金額較小的印刷項(xiàng)目，可采用直接采購(gòu)的方式，但應(yīng)進(jìn)行至少三家供應(yīng)商的詢價(jià)比較。合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與印刷供應(yīng)商確定合作意向后，應(yīng)及時(shí)簽訂印刷合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印刷品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.印刷合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門(mén)審核通過(guò)后，方可簽訂。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本送達(dá)財(cái)務(wù)部門(mén)和需求部門(mén)。采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照印刷合同的要求，及時(shí)向印刷供應(yīng)商下達(dá)生產(chǎn)訂單，并跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，確保印刷品按時(shí)交付。2.在印刷過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與印刷供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。需求部門(mén)應(yīng)配合采購(gòu)部門(mén)對(duì)印刷品的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.印刷品交付時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織需求部門(mén)、質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員在《印刷品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理報(bào)銷(xiāo)憑證要求1.廣告印刷費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、完整的報(bào)銷(xiāo)憑證，包括印刷合同、發(fā)票、印刷品驗(yàn)收單等。發(fā)票應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)法規(guī)的要求，內(nèi)容應(yīng)與印刷合同和驗(yàn)收單一致。2.報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的要求進(jìn)行粘貼和整理，確保憑證的清晰、整潔。報(bào)銷(xiāo)流程1.需求部門(mén)在印刷品驗(yàn)收合格后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《廣告印刷費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》，并附上相關(guān)的報(bào)銷(xiāo)憑證，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，費(fèi)用支出是否符合預(yù)算和相關(guān)規(guī)定等。審核通過(guò)后，報(bào)公司管理層審批。3.公司管理層對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定的付款方式進(jìn)行付款。報(bào)銷(xiāo)時(shí)間要求1.廣告印刷費(fèi)用應(yīng)在印刷品驗(yàn)收合格后的[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。如因特殊情況不能及時(shí)報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)齊報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。2.對(duì)于超過(guò)規(guī)定時(shí)間未辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)的，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)暫停該部門(mén)的廣告印刷費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，直至補(bǔ)齊手續(xù)為止。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)廣告印刷費(fèi)用的支出情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審計(jì)印刷項(xiàng)目的采購(gòu)過(guò)程、合同簽訂、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)等環(huán)節(jié)，檢查是否存在違規(guī)操作和舞弊行為。3.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改情況。被審計(jì)部門(mén)應(yīng)按照審計(jì)建議及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給審計(jì)部門(mén)。財(cái)務(wù)檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)廣告印刷費(fèi)用的財(cái)務(wù)管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括預(yù)算執(zhí)行情況、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證的真實(shí)性和合法性、資金支付情況等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，公司將視情節(jié)