培訓機構重大事項決策會議記錄制度

一、總則1.目的本制度旨在規范本培訓機構重大事項決策會議的記錄工作，確保會議信息的準確、完整留存，為后續的決策執行、監督檢查以及機構發展提供可靠依據，促進機構決策的科學性、透明性和高效性，保障機構運營符合企業文化和經營理念。2.適用范圍本制度適用于培訓機構全體涉及重大事項決策會議的組織、參與人員，包括但不限于高層管理人員、部門負責人以及其他經授權參與此類會議的員工。3.原則（1）真實性原則：會議記錄必須如實反映會議內容和決策過程，不得歪曲、篡改信息。（2）完整性原則：記錄應涵蓋會議的各個關鍵環節，包括會議基本信息、討論內容、決策結果等，確保無重要信息遺漏。（3）及時性原則：會議記錄工作應在會議進行過程中同步開展，并在會議結束后的規定時間內完成整理和審核，及時歸檔。（4）保密性原則：對于會議中涉及的敏感信息、商業機密等，嚴格按照機構保密制度進行管理，確保信息安全。二、組織架構與職責劃分1.會議組織方（1）負責確定會議的時間、地點、參會人員，并提前發布會議通知，確保相關人員能夠按時參加。（2）準備會議資料，包括議題說明、背景材料等，為參會人員提供充分的決策依據。（3）維護會議秩序，確保會議按照預定流程順利進行，引導參會人員充分發表意見，推動決策過程的高效開展。2.會議記錄人員（1）具備良好的文字記錄能力、速記技巧和理解能力，能夠準確、快速地記錄會議內容。（2）在會議過程中，認真傾聽各方發言，如實記錄討論要點、決策意見等關鍵信息，不得擅自增減或修改內容。（3）會議結束后，及時對記錄內容進行整理、編輯，形成規范的會議記錄文檔，并提交審核。3.審核人員（1）由機構內具有相應權限的管理人員擔任，負責對會議記錄的準確性、完整性進行審核。（2）審核過程中，如發現記錄存在問題，應及時與記錄人員溝通，要求其進行修改完善，確保記錄質量。（3）審核通過后，在會議記錄文檔上簽字確認，使其具備正式效力。4.存檔管理人員（1）負責接收審核通過的會議記錄文檔，并按照規定的分類方式和存儲路徑進行妥善存檔。（2）建立完善的檔案索引和檢索系統，方便后續對會議記錄的查詢和調閱。（3）定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全性和完整性，防止記錄丟失或損壞。三、管理流程1.會議通知與準備階段（1）會議組織方提前[X]個工作日確定會議議題、時間、地點等信息，并以正式的書面通知或內部管理系統公告的形式發送給參會人員。通知內容應詳細說明會議主題、議程安排、需提前準備的資料等事項。（2）參會人員在收到通知后，如有特殊情況無法參加會議，應至少提前[X]小時向會議組織方請假，并說明原因。未經請假缺席會議的，將按照機構相關規定進行處理。（3）會議組織方根據會議議題收集、整理相關資料，如市場調研報告、財務數據、項目進展情況等，并在會議前分發給參會人員，以便他們提前了解情況，做好決策準備。2.會議進行階段（1）會議記錄人員提前到達會議現場，準備好記錄工具，如筆記本電腦、錄音設備（如有需要）等，并調試好設備，確保記錄工作能夠順利開展。（2）會議開始時，記錄人員應記錄會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員、會議議程等內容。（3）在會議討論過程中，記錄人員要認真傾聽每一位發言者的觀點和意見，準確記錄關鍵語句、數據、決策要點等信息。對于重要的討論內容，可以采用錄音設備進行輔助記錄，但錄音資料僅作為補充參考，最終以書面記錄為準。（4）記錄人員應保持客觀、中立的態度，不得對發言內容進行主觀評價或修飾，確保記錄的真實性和客觀性。同時，要注意記錄會議中的表決情況，包括贊成、反對、棄權等票數及相關人員信息。3.記錄整理與審核階段（1）會議結束后，記錄人員應在[X]個工作日內完成會議記錄的初步整理工作。整理內容包括對原始記錄進行文字編輯、格式調整，確保記錄內容條理清晰、語句通順，并將會議中涉及的重要附件（如相關報告、方案等）一并整理歸檔。（2）整理完成的會議記錄文檔應提交給審核人員進行審核。審核人員應在收到記錄后的[X]個工作日內完成審核工作。審核過程中，要重點檢查記錄內容是否準確反映會議實際情況，決策結果是否明確、清晰，有無遺漏重要信息等問題。（3）如審核人員發現記錄存在問題，應及時與記錄人員溝通，提出具體的修改意見。記錄人員應根據審核意見及時進行修改完善，并再次提交審核，直至審核通過。4.存檔與查閱階段（1）審核通過的會議記錄文檔由存檔管理人員按照預先設定的分類方式進行存檔。存檔分類可根據會議主題、時間、決策事項等維度進行劃分，以便于查詢和管理。（2）建立電子檔案和紙質檔案雙重存儲機制，電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失；紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，做好防潮、防火、防蟲等措施。（3）機構內部員工因工作需要查閱會議記錄的，應填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱目的、所需查閱的會議記錄時間段等信息，提交所在部門負責人審批。審批通過后，憑申請表到存檔管理人員處辦理查閱手續。（4）對于涉及敏感信息或商業機密的會議記錄，查閱人員應嚴格遵守機構保密制度，不得向無關人員泄露記錄內容。查閱結束后，應及時將記錄歸還存檔管理人員。四、權利與義務1.參會人員權利（1）有權在會議前獲取充分的會議資料，以便對會議議題進行深入研究和思考，為決策提供有價值的意見和建議。（2）在會議過程中，有權充分發表自己的觀點和意見，不受他人干涉。對于不同意見，應在尊重他人的基礎上進行理性討論。（3）有權對會議記錄內容進行查閱，如發現記錄與自己的發言不符或存在其他問題，有權提出更正要求。2.參會人員義務（1）應按時參加會議，不得無故缺席。如因特殊情況無法參加，需提前履行請假手續。（2）在會議前，應認真研究會議資料，做好充分準備，積極參與會議討論，為機構重大事項決策貢獻自己的智慧和力量。（3）嚴格遵守會議紀律，不得在會議期間隨意打斷他人發言、接聽電話或進行與會議無關的活動，確保會議秩序和效率。（4）對會議中涉及的機密信息予以保密，不得向外部人員泄露會議內容和決策情況，維護機構的商業利益和信息安全。3.會議記錄人員權利（1）有權要求參會人員清晰表達觀點，對于不清楚的發言內容，可在適當時候請求發言者進行解釋說明，以確保記錄的準確性。（2）在記錄過程中，如有需要，可使用錄音設備進行輔助記錄，但應提前向參會人員說明情況，并遵守相關規定。（3）對記錄工作中遇到的困難和問題，有權向會議組織方或上級領導反映，尋求支持和解決方案。4.會議記錄人員義務（1）以高度的責任心和專業精神，認真、準確地記錄會議內容，確保記錄的真實性、完整性和及時性。（2）嚴格遵守保密制度，對會議記錄中的敏感信息和機密內容進行嚴格保密，不得泄露給無關人員。（3）按照規定的時間和流程完成記錄整理、審核和歸檔工作，不得拖延或敷衍了事。5.審核人員權利（1）有權對會議記錄進行全面、細致的審核，提出修改意見和建議，確保記錄質量符合要求。（2）對記錄中存在的疑問或不確定內容，有權向記錄人員或參會人員進行核實，以獲取準確信息。6.審核人員義務（1）認真履行審核職責，按照審核標準和要求，及時、公正地完成審核工作，不得無故拖延或敷衍塞責。（2）對審核過程中發現的問題，應以書面形式明確指出，并提出合理的修改建議，幫助記錄人員提高記錄質量。7.存檔管理人員權利（1）有權制定檔案管理的具體操作規范和流程，確保檔案管理工作的規范化和標準化。（2）對不符合存檔要求的會議記錄文檔，有權要求相關人員進行整改，直至達到存檔標準。（3）在遵守機構保密制度的前提下，有權根據工作需要對檔案進行定期檢查、整理和維護，確保檔案的安全性和完整性。8.存檔管理人員義務（1）嚴格按照規定的存儲方式和分類標準對會議記錄檔案進行妥善保管，建立完善的檔案索引和檢索系統，方便查詢和調閱。（2）為檔案查閱人員提供必要的協助和服務，但應嚴格按照查閱流程進行操作，確保檔案安全。（3）定期對檔案進行備份和清理，防止數據丟失或檔案堆積過多影響管理效率。五、監督與獎懲機制1.監督機制（1）建立內部監督小組，由機構不同部門的代表組成，負責對重大事項決策會議記錄制度的執行情況進行定期檢查和不定期抽查。（2）監督小組應重點檢查會議通知是否及時、準確傳達，會議記錄是否真實、完整，審核流程是否嚴格執行，檔案管理是否規范等方面的情況。（3）定期收集參會人員、記錄人員、審核人員以及存檔管理人員對制度執行情況的反饋意見，及時發現制度執行過程中存在的問題，并提出改進措施。（4）對于涉及重大決策事項的會議記錄，可邀請獨立的第三方審計機構進行審計，確保記錄的真實性和合規性，為機構決策提供可靠的信息支持。2.獎勵機制（1）對于在會議記錄工作中表現突出的個人，如記錄準確、及時、完整，為機構決策提供了重要支持的記錄人員、審核人員或存檔管理人員，給予一定的物質獎勵，如獎金、獎品等。（2）對積極參與會議討論，提出有價值的意見和建議，對機構重大事項決策起到關鍵推動作用的參會人員，給予公開表揚，并在績效考核、晉升等方面予以適當傾斜。（3）對于嚴格遵守會議記錄制度，在保密工作方面表現出色的員工，給予相應的獎勵，以鼓勵員工積極維護機構的信息安全。3.懲罰機制（1）對于未按照規定提前請假缺席重大事項決策會議的參會人員，給予警告處分，并在績效考核中扣除相應分數。多次無故缺席會議的，將根據情節嚴重程度進行進一步的紀律處分。（2）如發現會議記錄人員存在故意歪曲、篡改會議內容，或因疏忽大意導致記錄嚴重錯誤、遺漏重要信息等情況，視情節輕重給予批評教育、罰款、降職等處分。（3）審核人員如未認真履行審核職責，導致存在問題的會議記錄通過審核，給予警告處分，并要求其重新審核相關記錄。因審核不力給機構造成損失的，將追究其相應責任。（4）存檔管理人員若未按照規定對會議記錄檔案進行妥善保管，導致檔案丟失、損壞