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物業公司合同管理規定

一、總則1.目的為加強本直播帶貨公司(以下簡稱“公司”)合同管理,規范合同簽訂、履行、變更、解除等行為,防范合同風險,維護公司合法權益,結合公司實際情況,特制定本規定。2.適用范圍本規定適用于公司全體員工在經營活動中簽訂的各類合同,包括但不限于采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同等。與顧客相關的合同糾紛處理等也參照本規定執行。3.基本原則(1)合法合規原則:合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規及相關政策要求。(2)平等自愿原則:在合同簽訂過程中,雙方應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則。(3)維護公司利益原則:合同管理應始終以維護公司最大利益為出發點,確保合同條款有利于公司的運營和發展。(4)分級管理、歸口負責原則:實行分級管理與歸口負責相結合的合同管理體制,明確各部門在合同管理中的職責和權限。4.企業文化與經營理念體現本公司秉持“客戶至上,品質為先,創新共贏”的經營理念。在合同管理中,要充分考慮客戶需求,確保合同條款能夠保障為消費者提供優質服務,同時通過合理的合同安排推動公司創新發展,實現與合作伙伴的共贏局面。公司倡導扁平化管理,在合同審批等流程中,減少不必要的層級,提高決策效率,快速響應市場變化。二、組織架構與職責劃分1.合同管理委員會(1)組成:由公司高層管理人員、法務部門負責人、財務部門負責人等組成,主任由公司總經理擔任。(2)職責:負責審議公司重大合同,對合同管理中的重大事項進行決策;制定和調整公司合同管理戰略和政策;協調解決合同管理過程中的重大爭議和問題。2.法務部門(1)作為公司合同管理的歸口部門,負責制定、修訂和完善公司合同管理制度;(2)對合同文本進行法律審核,提供法律意見和建議,防范法律風險;(3)參與重大合同的談判、起草工作;(4)監督合同的履行情況,協助處理合同糾紛;(5)建立合同臺賬,對合同進行分類歸檔管理。3.業務部門(1)負責本部門業務范圍內合同的發起、談判、起草和簽訂工作;(2)確保合同內容符合業務實際需求和公司利益,及時將合同草案提交法務部門審核;(3)負責合同的具體履行,跟蹤合同執行情況,及時反饋履行過程中的問題;(4)配合法務部門處理與本部門業務相關的合同糾紛。4.財務部門(1)負責對合同的財務條款進行審核,包括付款方式、結算周期、稅務處理等;(2)根據合同約定進行財務核算和資金收付管理;(3)協助法務部門和業務部門對合同執行情況進行財務監督和分析。三、管理流程1.合同的發起(1)業務部門根據業務需求,確定合同相對方后,填寫《合同發起審批表》,詳細說明合同基本情況、業務背景、合同主要條款等內容。(2)在發起合同前,業務部門應對合同相對方的主體資格、信用狀況、經營能力等進行調查評估,形成書面調查報告,并作為合同發起材料的附件一并提交。2.合同的談判(1)業務部門負責組織合同談判工作,根據需要可邀請法務部門、財務部門等相關人員參與。談判過程中應充分了解對方的需求和意圖,爭取有利的合同條款。(2)談判人員應做好談判記錄,對談判過程中的重要事項和達成的共識進行詳細記載。談判結束后,談判記錄應作為合同起草的重要依據。3.合同的起草(1)合同起草原則上由業務部門負責,法務部門提供指導和支持。起草合同應優先使用公司制定的合同示范文本,如無示范文本,應參照相關法律法規和行業慣例,確保合同條款完整、準確、清晰,權利義務明確。(2)合同文本應包括當事人信息、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等基本條款。同時,應根據具體業務情況,對特殊事項進行明確約定。4.合同的審核(1)業務部門完成合同起草后,應將合同草案提交法務部門進行法律審核。法務部門應在規定時間內對合同的合法性、合規性、完整性等進行全面審核,并出具書面審核意見。(2)財務部門對合同的財務條款進行審核,重點關注付款方式、結算周期、稅務處理等方面,確保合同符合公司財務管理制度和相關法律法規要求。(3)其他相關部門根據各自職責對合同涉及的專業內容進行審核,提出意見和建議。(4)業務部門根據各部門審核意見對合同草案進行修改完善,形成正式合同文本,提交公司領導審批。5.合同的簽訂(1)經公司領導審批通過的合同,由法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂合同前,應取得法定代表人的書面授權委托書。(2)合同簽訂應采用書面形式,并加蓋公司公章或合同專用章。合同文本應一式多份,公司各相關部門、合同相對方等各執一份。6.合同的履行(1)合同簽訂后,業務部門作為合同履行的責任主體,應按照合同約定全面、及時地履行合同義務,并跟蹤合同執行情況,定期向公司領導和相關部門匯報。(2)在合同履行過程中,如發現對方存在違約行為或可能影響合同正常履行的情況,業務部門應及時采取措施,收集相關證據,并通報法務部門,共同商討應對方案。7.合同的變更與解除(1)合同履行過程中,如需變更或解除合同,業務部門應提出書面申請,說明變更或解除的原因、內容及對公司的影響,經法務部門審核、公司領導審批后,與合同相對方協商一致,簽訂變更或解除協議。(2)變更或解除合同的協議應按照合同簽訂的審核審批流程進行管理。8.合同的歸檔與保管(1)法務部門負責建立合同臺賬,對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行詳細記錄。合同履行完畢后,法務部門應將合同及相關資料整理歸檔,妥善保管。(2)合同檔案應包括合同文本、審批文件、談判記錄、履行情況記錄、糾紛處理材料等。合同檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執行。四、權利與義務1.公司的權利(1)要求合同相對方按照合同約定履行義務,提供符合質量要求的產品或服務。(2)對合同履行過程進行監督檢查,有權要求合同相對方提供相關資料和信息。(3)在合同相對方出現違約行為時,有權要求其承擔違約責任,維護公司合法權益。(4)依法變更或解除合同的權利。2.公司的義務(1)按照合同約定履行自己的義務,按時支付款項、提供必要的協助等。(2)對合同相對方的商業秘密和技術秘密予以保密,不得泄露給第三方。(3)在合同履行過程中,及時與合同相對方溝通協調,解決出現的問題。3.員工的權利(1)員工有權了解與所負責合同相關的信息,包括合同背景、條款內容等,以便更好地履行職責。(2)在合同管理工作中,員工有權提出合理化建議和意見,對公司合同管理制度的完善和改進發表自己的看法。(3)對于因履行合同管理職責而獲得的獎勵和表彰,員工有權享受相應的榮譽和待遇。4.員工的義務(1)嚴格遵守公司合同管理制度,按照規定的流程和要求開展合同管理工作。(2)保守公司商業秘密和合同涉及的機密信息,不得擅自泄露給他人。(3)積極履行合同管理職責,認真做好合同的發起、談判、起草、審核、簽訂、履行等工作,確保合同的順利執行。五、監督與獎懲機制1.監督機制(1)公司建立合同管理監督檢查制度,定期對合同管理情況進行檢查和評估。法務部門作為監督檢查的主要責任部門,應制定詳細的檢查計劃,對合同管理制度的執行情況、合同的簽訂和履行情況等進行全面檢查。(2)財務部門應加強對合同執行過程中的財務監督,確保公司資金的安全和合理使用。審計部門可根據需要對合同管理情況進行專項審計,發現問題及時提出整改意見。(3)鼓勵員工對合同管理中的違規行為進行舉報,公司對舉報屬實的員工給予適當獎勵,并對舉報人信息嚴格保密。2.獎勵機制(1)對于在合同管理工作中表現突出的部門或個人,公司將給予表彰和獎勵。表現突出包括但不限于成功簽訂重大合同、有效防范合同風險、提出創新性合同管理建議并取得顯著成效等。(2)獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升機會、培訓機會等,具體獎勵標準根據公司績效考核制度和實際情況確定。3.懲罰機制(1)對違反公司合同管理制度的行為,公司將視情節輕重給予相應的處罰。違規行為包括但不限于未經授權簽訂合同、擅自變更或解除合同、未按合同約定履行義務、泄露合同機密信息等。(2)處罰方式包括警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等。構成犯罪的,依法移送司法機關追究刑事責任。同時,因違規行為給公司造成經濟損失的,相關

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