星級酒店會議管理制度一、總則（一）目的為了規范星級酒店會議管理流程，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。本制度適用于酒店內各類會議的組織、安排、記錄及跟進。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門組織召開的各類會議，包括但不限于部門例會、業務研討會、工作協調會、管理層決策會等。（三）會議原則1.精簡高效原則：會議應主題明確、內容簡潔，注重解決實際問題，避免冗長繁瑣。2.充分準備原則：會前應明確會議目的、議程、參會人員等，確保參會人員有充分時間準備相關資料。3.嚴肅紀律原則：參會人員應按時到會，遵守會議紀律，不得隨意遲到、早退、缺席或中途退場。4.責任落實原則：會議應明確各項工作的責任人及完成時間節點，確保會議決策得到有效執行。二、會議分類及組織（一）部門例會1.召開周期：各部門每周至少召開一次部門例會，具體時間由各部門自行安排。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內容：總結上周工作進展，分析存在的問題，部署本周工作計劃。4.組織安排：由部門負責人主持會議，指定專人負責會議記錄。會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、會議內容、工作安排及責任人等信息，并在會后及時整理歸檔。（二）業務研討會1.召開周期：根據業務需要不定期召開。2.參會人員：相關業務部門的負責人、業務骨干及相關專家。3.會議內容：針對酒店業務發展中的重點、難點問題進行深入研討，提出解決方案和建議。4.組織安排：由發起部門負責確定會議主題、議程及參會人員，并提前通知相關人員準備資料。會議由發起部門負責人主持，指定專人負責會議記錄。會議結束后，應形成會議紀要，明確討論結果、工作安排及責任人等，并及時發送給參會人員及相關部門。（三）工作協調會1.召開周期：根據工作需要不定期召開。2.參會人員：涉及相關工作的部門負責人及工作人員。3.會議內容：協調解決工作中出現的跨部門問題，明確各部門職責和工作接口，確保各項工作順利推進。4.組織安排：由需要協調解決問題的部門發起會議，確定會議主題、議程及參會人員，并提前通知相關人員。會議由發起部門負責人或指定人員主持，指定專人負責會議記錄。會議結束后，應形成會議紀要，明確協調結果、工作安排及責任人等，并及時跟蹤落實情況。（四）管理層決策會1.召開周期：根據酒店經營管理需要不定期召開，原則上每月至少召開一次。2.參會人員：酒店管理層成員，包括總經理、副總經理、各部門總監等。3.會議內容：審議酒店重大決策、重要工作安排、財務預算及執行情況等，研究解決酒店經營管理中的重大問題。4.組織安排：由總經理辦公室負責確定會議主題、議程及參會人員，并提前通知相關人員準備資料。會議由總經理主持，指定專人負責會議記錄。會議結束后，應形成會議紀要，明確決策事項、工作安排及責任人等，并及時發送給參會人員及相關部門。會議紀要應作為酒店重要文件進行存檔，以備查閱。三、會議準備（一）確定會議主題和議程1.會議發起部門應根據工作需要，提前確定會議主題和議程，并報上級領導審批。2.會議主題應明確、具體，能夠準確反映會議的核心內容；議程應合理安排會議時間，確保各項議題得到充分討論。（二）通知參會人員1.根據會議主題和議程，確定參會人員名單，并提前[X]個工作日以書面形式（如郵件、通知等）通知參會人員。2.通知內容應包括會議時間、地點、主題、議程、參會要求及需準備的資料等信息。3.對于重要會議，應提前電話確認參會人員是否收到通知，并提醒其按時參會。（三）準備會議資料1.會議發起部門應根據會議主題和議程，準備相關會議資料，如匯報材料、數據報表、方案草案等。2.會議資料應內容完整、準確、清晰，數據真實可靠，并提前發送給參會人員，以便其提前了解會議內容，做好發言準備。（四）布置會議場地1.根據會議規模和類型，選擇合適的會議場地，并提前進行布置。2.會議場地應整潔、舒適、通風良好，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風、白板等，并確保設備正常運行。3.在會議桌上擺放會議資料、文具等物品，為參會人員提供便利。四、會議流程（一）簽到入場1.參會人員應提前到達會議場地，在簽到處簽到入場。2.會議工作人員應在會議開始前[X]分鐘組織參會人員簽到，并引導其就座。（二）會議開場1.會議主持人應提前到達會議場地，做好會前準備工作。2.會議開始時，主持人應簡要介紹會議目的、議程及參會人員，宣布會議開始。（三）會議進行1.按照會議議程，依次進行各項議題的討論。2.參會人員應積極發言，表達自己的觀點和意見，認真傾聽他人發言，不得隨意打斷。3.對于重要議題，應進行充分討論，確保決策的科學性和合理性。4.會議主持人應掌控會議節奏，引導討論方向，確保會議按議程順利進行。對于偏離主題或討論時間過長的情況，主持人應及時進行提醒和引導。（四）會議記錄1.會議應指定專人負責記錄，記錄人員應認真記錄會議內容，包括會議發言要點、討論結果、決策事項等。2.會議記錄應準確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。記錄過程中，如有疑問應及時向發言人員確認。3.會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式，記錄完成后應及時整理，確保記錄內容的準確性和規范性。（五）會議總結1.會議結束前，主持人應總結會議討論的主要內容，明確決策事項、工作安排及責任人等。2.對于會議中提出的問題和建議，應進行梳理和分類，明確后續跟進措施和責任部門。3.主持人應感謝參會人員的參與和支持，并宣布會議結束。（六）會議離場參會人員應有序離場，保持會議場地整潔。會議工作人員應清理會議場地，關閉會議設備，整理會議資料。五、會議紀要（一）紀要編制1.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，編制會議紀要。2.會議紀要應內容精煉、重點突出，準確反映會議討論的主要內容、決策事項及工作安排等。3.會議紀要應采用統一的格式，包括標題、編號、日期、會議主題、參會人員、會議內容、決策事項、工作安排及責任人等部分。（二）審核簽發1.會議紀要初稿編制完成后，應提交會議主持人審核。2.主持人審核通過后，會議紀要應發送給參會人員及相關部門征求意見。對于反饋的意見和建議，應進行認真研究和分析，如有必要應進行修改完善。3.經審核修改后的會議紀要，應由會議主持人或相關領導簽發。會議紀要簽發后，應作為酒店重要文件進行存檔，以備查閱。（三）分發與存檔1.會議紀要簽發后，應及時分發給參會人員及相關部門，并要求其認真閱讀，按照會議要求落實各項工作。2.會議紀要應定期進行整理歸檔，建立會議紀要檔案，以便于查詢和追溯。六、會議跟進與反饋（一）工作落實1.各部門應根據會議決策和工作安排，明確責任人及完成時間節點，制定詳細的工作計劃，并認真組織實施。2.責任人應定期向部門負責人匯報工作進展情況，確保工作按計劃順利推進。（二）進度檢查1.相關部門應定期對工作落實情況進行檢查，及時發現問題并協調解決。2.對于工作進展緩慢或未按要求完成的情況，應及時督促責任人加快工作進度，并追究相關責任。（三）反饋與調整1.在工作推進過程中，如發現原會議決策或工作安排存在問題，相關部門應及時向會議發起部門或上級領導反饋，并提出調整建議。2.會議發起部門或上級領導應根據反饋情況，及時組織相關人員進行研究和討論，必要時對會議決策或工作安排進行調整。七、會議紀律（一）參會紀律1.參會人員應按時到會，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會，應提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應遵守會議紀律，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間接聽電話、收發短信或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真傾聽他人發言，尊重他人意見，不得隨意打斷或進行人身攻擊。如有不同意見，應在他人發言結束后，禮貌地表達自己的觀點。（二）保密紀律1.對于會議中涉及的酒店機密信息、商業秘密及敏感信息，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.會議資料應妥善保管，不得隨意復印、傳播或帶出會議場地